Энциклопедия решений. Экспертиза ценности документов АО (ноябрь 2024)

Экспертиза ценности документов АО

Акционерное общество обязано хранить документы, перечень которых установлен действующим законодательством, в течение указанных для этого сроков (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее - Закон об АО).

Отбор документов АО на хранение и уничтожение, порядок уничтожения документов АО с истекшими сроками хранения осуществляется в соответствие с Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее - Положение о хранении документов АО). Рекомендуется разработать внутренний документ АО, посвящённый данным вопросам, поскольку нормативными правовыми актами они не регламентированы подробно.

АО вправе создать архив документов. В таком случае необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила архивного фонда). Данные правила также могут быть использованы для разработки внутреннего документа АО.

Для проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности АО, с целью отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (п. 4.1 Положения о хранении документов АО).

В целях отбора документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда РФ, проводится экспертиза ценности всех документов независимо от видов носителей и способов записи (п.п. 4.3, 4.5 Правил архивного фонда). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (абз. четвертый п. 4.5 Правил архивного фонда).

Экспертиза ценности документов в АО должна проводиться ежегодно (п. 4.10 Правил архивного фонда):

- в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел АО и при подготовке дел к передаче в архив;

- в архиве АО - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

В целях проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности АО, должна быть создана экспертная комиссия (далее также - ЭК). В АО, имеющем сложную структуру, также создаются центральные экспертные комиссии (п. 4.1 Положения о хранении документов АО, п.п. 4.7, 4.8 Правил архивного фонда).

Экспертная комиссия (центральная ЭК) - совещательный орган при руководителе АО. Как правило, председателем экспертной комиссии, назначается один из руководителей АО (п. 4.1 Положения о порядке хранения документов, п. 4.8 Правил архивного фонда).

Задачи и функции экспертных комиссий определяются положением, утверждаемым руководителем АО (п. 4.8 Правил архивного фонда).

ЭК (центральная ЭК) рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Внимание

Решения экспертных комиссий вступают в силу только после их утверждения руководителем АО (п. 4.2 Положения о хранении документов АО).

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях АО:

- составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, на основе которых в архиве АО составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (п. 4.11 Правил архивного фонда);

- на дела с истекшими сроками хранения составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на основе которых составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. приложение N 21 к Правилам архивного фонда). Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п.п. 4.11, 4.12 Правил архивного фонда).

Акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией и утверждаться руководителем АО (п. 4.4 Положения о хранении документов АО, п. 4.11 Правил архивного фонда).

Тема

Условия хранения документов АО. Архив АО

См. также

Экспертная комиссия по экспертизе ценности документов

Формы документов

Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Договор на хранение документов между архивом и организацией

Акт приема-передачи документов на хранение в архив

Еще...

Практические ситуации

Построить список