Энциклопедия решений. Экспертиза ценности документов АО (май 2025)

Экспертиза ценности документов АО

Акционерное общество обязано хранить документы, перечень которых установлен действующим законодательством, в течение указанных для этого сроков (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее - Закон об АО).

Отбор документов АО на хранение и уничтожение, порядок уничтожения документов АО с истекшими сроками хранения осуществляется в соответствие с Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее - Положение о хранении документов АО). Рекомендуется разработать внутренний документ АО, посвящённый данным вопросам, поскольку нормативными правовыми актами они не регламентированы подробно.

АО вправе создать архив документов. В таком случае необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.., утв. приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила архивного фонда). Данные правила также могут быть использованы для разработки внутреннего документа АО.

В целях отбора документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда РФ, проводится экспертиза ценности всех документов независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п.п. 14, 17 Правил архивного фонда).

В целях проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности АО, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения должна быть создана экспертная комиссия (далее также - ЭК). В АО, имеющем сложную структуру, также создаются центральные экспертные комиссии. Экспертная комиссия (центральная ЭК) - совещательный орган при руководителе АО. Как правило, председателем экспертной комиссии, назначается один из руководителей АО. ЭК, ЦЭК действует на основании положения, утверждаемым руководителем АО (п.п. 14, 18 Правил архивного фонда, п. 4.1 Положения о порядке хранения документов.

Экспертиза ценности документов в АО должна проводиться ежегодно (п. 20 Правил архивного фонда).

Экспертиза ценности проводится (п. 22 Правил архивного фонда):

а) при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;

б) при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив (в структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов);

в) при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;

г) при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

Внимание

Решения экспертных комиссий вступают в силу только после их утверждения руководителем АО (п. 4.2 Положения о хранении документов АО).

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются (п. 23 Правил архивного фонда):

а) номенклатуры дел структурных подразделений;

б) описи дел, документов, описи электронных документов структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

в) проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

г) предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Тема

Условия хранения документов АО. Архив АО

См. также

Экспертная комиссия по экспертизе ценности документов

Формы документов

Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Договор на хранение документов между архивом и организацией

Акт приема-передачи документов на хранение в архив

Еще...