Новый порядок ведения кассовых операций (В. Семенихин, "Аудит и налогообложение", N 3, март 2012 г.)

Новый порядок ведения кассовых операций

С 1 января 2012 г. вступил в силу новый порядок ведения кассовых операций, который распространяется на всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Решением ЦБ РФ от 12.10.2011 г. N 373-П утверждено новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (далее - Положение N 373-П).

В связи с принятием данного Положения с 1 января 2012 г. Указанием Банка России от 13.12.2011 г. N 2750-У признаны утратившими силу следующие документы:

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России 22.09.93 г. N 40;

- Положение Банка России от 05.01.98 г. N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации";

- Указание Банка России от 31.10.2002 г. N 1201-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 05.01.98 г. N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации";

- Письмо Банка России от 04.10.93 г. N 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации".

Согласно п. 1.2 Положения N 373-П для ведения кассовых операций юридическое лицо, индивидуальный предприниматель устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге (0310004) суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).

Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Для вновь созданного юридического лица, индивидуального предпринимателя необходимо учитывать ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле, приведенной в Приложении к Положению N 373-П.

Обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, для совершения операций которого юридическим лицом в кредитной организации или ЦБ РФ открыт банковский счет, устанавливает лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренном Положением N 373-П для юридического лица.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель издают об установленном лимите остатка наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом.

Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 03.06.2009 г. N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами", банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27.06.2011 г. N 161-ФЗ "О национальной платежной системе", при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые ими при осуществлении указанной деятельности.

Накопление юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни:

- выплат заработной платы;

- выплат стипендий;

- выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты;

- выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.

Обратите внимание: в других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается!

Таким образом, с 1 января с.г. юридические лица и индивидуальные предприниматели самостоятельно устанавливают объем наличных денежных средств, который можно хранить в кассе. Более того, теперь не требуется уведомлять банк о размере установленного лимита остатка кассы.

Согласно п. 1.6 Положения N 373-П кассовые операции ведутся у юридического лица, индивидуального предпринимателя кассовым работником (кассиром), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассовые операции также могут проводиться и руководителем.

Исходя из положений пп. 2.1-2.6 Положения N 373-П, кассовые операции оформляются на основе пяти документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта от 30.12.93 г. N 299. Такими документами являются:

- кассовая книга (0310004) для обобщения информации о кассовых операциях юридического лица, индивидуального предпринимателя;

- приходный кассовый ордер (0310001) для оприходования в кассу наличных денежных средств;

- расходный кассовый ордер (0310002) для оформления выдачи из кассы наличных денежных средств;

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (0310005) для учета движения наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня;

- расчетно-платежная ведомость (0301009) или платежная ведомость (0301011) для расчета и выплаты заработной платы, стипендий и других выплат через кассу.

Кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя могут оформляться:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя;

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовые документы, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться не только на бумажном носителе, но и с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

В случае ведения кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в названных документах данных на электронном носителе информации и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения данных.

При оформлении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств с применением технических средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами по усмотрению руководителя может осуществляться с распечатыванием или без распечатывания на бумажном носителе листа этой книги.

При применении технических средств лист кассовой книги в конце рабочего дня распечатывается в двух экземплярах на бумажном носителе. Нумерация листов должна быть в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) подбираются в хронологической последовательности, затем брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется печатью юридического лица (при ее наличии).

Контроль за ведением кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

Порядок приема наличных денег установлен главой 3 Положения N 373-П. Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от работников, как уже отмечалось, проводится по приходным кассовым ордерам (ПКО).

При получении ПКО кассир проверяет:

- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;

- соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

- наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег. Если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО и квитанцию к нему. На квитанции кассир проставляет оттиск штампа и выдает ее вносителю наличных денежных средств.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму или возвращает излишне вносимую сумму.

В соответствии с п. 3.3 Положения N 373-П при ведении юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется ПКО на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом) помимо ПКО, указанного в п. 3.3 Положения N 373-П, оформляется ПКО на общую сумму принятых ими наличных денег.

Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по ПКО. Прием юридическим лицом сдаваемых наличных денег от уполномоченного представителя обособленного подразделения в порядке, определенном юридическим лицом, осуществляется также по ПКО.

Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по расходным кассовым ордерам (РКО), расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир также проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.

При выдаче наличных денег кассир передает РКО получателю денег, который указывает в нем получаемую сумму и подписывает его. После выдачи денег кассир должен подписать РКО.

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П для выдачи наличных денег работнику под отчет РКО оформляется согласно письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Старший кассир под роспись выдает необходимую сумму наличных денег кассирам. Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму денег и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику для подписания. Работник пересчитывает полученные им наличные деньги и расписывается в ней.

В последний день выдачи наличных денег кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет эти суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм. Нумерация реестров депонированных сумм производится в хронологической последовательности с начала календарного года.

После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется РКО, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемых из кассы юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Кассир сверяет данные кассовой книги с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.

Пунктом 5.6 Положения N 373-П определено, что обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу. В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги.

Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.

Согласно ст. 15.1 КоАП нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей;

- на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей.

В. Семенихин,

руководитель "Экспертбюро Семенихина"

"Аудит и налогообложение", N 3, март 2012 г.