Кадровая безопасность: подбор персонала (А. Калачева, "Актуальная бухгалтерия", N 4, апрель 2012 г.)

Кадровая безопасность: подбор персонала

Работодателю нужно заботиться о кадровой безопасности. Если в поиске кандидата на вакансию участвует кадровое агентство, в договоре с ним нужно предусмотреть важные условия, которые обеспечат компании защиту информации и персональных данных сотрудников.

Компании могут подбирать персонал самостоятельно или привлекать кадровое агентство. Однако наибольшее распространение получила смешанная система, когда HR-департамент компании подыскивает персонал на линейные позиции и позиции среднего уровня, а в кадровое агентство передаются вакансии более высокого уровня либо те, которые по разным причинам не удается закрыть собственными силами.

Как выбрать кадровое агентство?

После получения заявки на подбор кандидата сотрудник HR-департамента приступает к мониторингу рынка (как правило, использует специализированные базы данных в Интернете либо собственные базы), размещает объявление о вакансии или передает заявку на исполнение в кадровое агентство.

Выбор кадрового агентства может быть обусловлен спецификой отрасли. Однако еще до заключения договора с агентством необходимо тщательно провести в отношении него due diligence. То есть проанализировать его деятельность, выявить правовые и иные риски, получить представление о деловой репутации агентства. Серьезным минусом для агентства может оказаться нестабильное финансовое положение, наличие судебных споров, доказанные случаи распространения конфиденциальной информации, негативные отзывы со стороны клиентов и т.п.

Директор по персоналу не должен иметь право единолично принимать решение о сотрудничестве с кадровым агентством. Более безопасным представляется заключение договора в результате проведенного специальным департаментом исследования рынка.

Важные условия договора с кадровым агентством

Для того чтобы оценить работу, проведенную кадровым агентством, и получить ожидаемый результат - нового квалифицированного сотрудника, компании-работодателю следует внимательно отнестись к составлению договора со сторонними рекрутерами. В договоре с агентством желательно предусмотреть следующие условия.

1. Предоставление "длинного списка" прошедших формальный отбор кандидатов на позицию с кратким резюме по каждому.

2. Проведение первичного интервью с выбранными клиентом кандидатами ("короткий список") и предоставление по его результатам подробного отчета с рекомендациями по каждому кандидату. Желательно, чтобы такого рода отчет содержал мнение рекрутера в отношении как профессионализма кандидата, так и его личности.

3. Поиск кандидата в случае, если ранее найденный этим же агентством кандидат покинул компанию в течение непродолжительного времени после трудоустройства без вины компании в этом. При этом поиск нового кандидата должен быть произведен без взимания дополнительной платы.

4. Выплата части вознаграждения по факту выхода кандидата на работу.

Как защититься работодателю?

Поскольку организация при работе с кадровым агентством передает ему важную внутреннюю информацию - вакансии, уровень зарплаты и т.д., необходимо в договоре предусмотреть "защитные" пункты.

1. Запрет на публикацию наименования работодателя либо требование о поиске кандидата без объявления о вакансии (если речь идет о ключевой позиции). Это важно для предотвращения получения информации об изменениях в компании путем конкурентной разведки.

2. Запрет на разглашение третьим лицам любой информации касательно исполнения договора. Такой запрет может быть наложен установлением режима конфиденциальности информации либо режима коммерческой тайны*(1). Соблюдение режима коммерческой тайны - достаточно трудоемкий процесс, но мы все же рекомендуем выбирать именно его, поскольку в гражданских правоотношениях только он сможет обеспечить действительную защиту нарушенных прав.

3. В силу ужесточения законодательства в сфере охраны персональных данных*(2) в договор рекомендуется включить пункт следующего содержания: "Стороны гарантируют правомерное получение персональных данных, их передачу второй Стороне и подтверждают возможность их обработки Сторонами в связи с исполнением настоящего Договора, включая, но не ограничиваясь: сбор, использование, хранение, передачу".

Пример

ООО "Актив" заключает договор с кадровым агентством на поиск персонала и устанавливает режим коммерческой тайны. Для этого в договоре с агентством предусмотрен такой пункт: "За исключением случаев, предусмотренных настоящим Договором или применимым законодательством, ни одна из Сторон не вправе раскрывать третьим лицам содержание настоящего Договора и/или документов, составленных для его исполнения. Получающая сторона обязуется сохранять конфиденциальность указанной выше информации разумным и адекватным образом и предпримет разумные меры в целях ее защиты в той же степени, что и при защите собственной конфиденциальной информации. Получающая сторона проинформирует своих партнеров и работников об обязательствах Получающей стороны в соответствии с настоящим Договором.

В случае разглашения конфиденциальной информации виновная Сторона обязуется возместить другой Стороне причиненные этим убытки и уплатить штраф в размере 100 000 руб. за каждый случай".

В правом верхнем углу договора нужно обязательно проставить гриф коммерческой тайны (фрагмент договора см. на с. 125).

Фрагмент договора с кадровым агентством на подбор персонала

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Коммерческая тайна ООО "Актив", Россия, 141000, г. Мытищи, Олимпийский проспект, д. 24.

Договор N 177-ОП-03

г. Москва                                       Дата: 2 апреля 2012 г.

                                                      - ------   --

Общество с ограниченной ответственностью "Актив", именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице Генерального директора Смирнова Евгения Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью "Кадровое агентство "Рекрутер", именуемое в дальнейшем "Исполнитель", в лице Генерального директора Соловьева Сергея Владимировича, действующего на основании Устава, с другой стороны, вместе именуемые "Стороны", заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательство оказать услуги по подбору персонала. Заказчик обязуется принять и оплатить данные услуги.

Внутренняя кадровая безопасность

Кадровое агентство передает список кандидатов сотруднику HR-департамента компании-работодателя. Этот человек имеет большое значение в процессе подбора и с точки зрения кадровой безопасности, поскольку от его действий зависит успешность укомплектования компании кадрами. Поэтому необходимо удостовериться в его лояльности и профессионализме.

Процесс подбора персонала должен быть регламентирован и описан во внутренних документах компании.

С каждым работником кадровой службы следует заключать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации и информации, составляющей коммерческую тайну. Более того, с ними рекомендуется заключать соглашение о неконкуренции (или подписать заявление о неконкуренции).

Однако следует иметь в виду, что такое соглашение (заявление) достаточно распространенное за рубежом, не защищено в полной мере российским правом.

Пример

Некоторые условия заявление о неконкуренции:

1. Я не вправе использовать имущество, интеллектуальную собственность, деловую репутацию, деловые связи и возможности Работодателя в личных целях.

2. В случае, если у меня существует/возник конфликт интересов (например, если родственник или друг работает у потенциального/существующего контрагента Работодателя), я обязан немедленно сообщить об этом своему руководителю.

3. В случае расторжения трудового договора с ООО "Актив" обязуюсь не вступать в трудовые отношения с конкурентами ООО "Актив" в течение шести месяцев с даты увольнения.

Сотрудники HR-службы также должны быть ознакомлены с системой защиты персональных данных и своими обязанностями при получении, хранении и обработке таких данных. Доступ сотрудников HR-службы к сведениям и документам даже внутри самой службы должен быть строго разграничен. Так снижается риск утечки информации и использования ее в противоречии с интересами компании.

Примечание. Соглашение (заявление) о неконкуренции - отдельный документ или условия трудового договора, который обязывает работника воздержаться от конкурирующей деятельности.

А. Калачева,

начальник юридического отдела компании "Цеппелин Русланд"

Мнение. Источники информации о сотрудниках

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного человека. Работодатели, которые обрабатывают персональные данные, являются операторами персональных данных. Таким образом, и бывший, и нынешний работодатели - операторы персональных данных.

Операторы обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия сотрудников (как бывших, так и текущих), если иное не предусмотрено федеральным законом.

Работодателю не запрещено собирать информацию о своих сотрудниках, если такие действия не нарушают прав и свобод работников. Если текущий работодатель запрашивает какие-либо данные о сотруднике с его бывшего места работы, прежний работодатель до передачи персональных данных обязан получить согласие бывшего работника на передачу сведений о нем третьим лицам. Без такого согласия передавать данные нельзя.

Максимально полную информацию о сотруднике работодатель может получить либо от него самого, либо из общедоступных источников (справочников, Интернета, СМИ). Теоретически сведения о работнике можно запрашивать у любых органов и организаций, однако указанные источники обязаны соблюдать конфиденциальность.

Мнение. Оформление отношений с кадровым агентством

Ирина Щербинина, ведущий юрисконсульт общеправового отдела Юридического управления компании "Газпром Нефтехим Салават"

Если компания привлекает к поиску новых сотрудников кадровое агентство, ей нужно позаботиться о грамотном документальном оформлении отношений. Это позволит с большей уверенностью ждать выполнения обязанностей агентства, а также с меньшими рисками учесть расходы на оплату услуг агентства в базе по налогу на прибыль.

В самом начале сотрудничества работодатель подает в HR-агентство заявку на поиск кандидата. Далее компания и агентство заключают договор на подбор персонала, в котором прописываются объем и сроки исполнения услуг, цена договора и прочие условия.

Обычно на практике стороны подписывают договор возмездного оказания услуг, который требует обязательного оформления в последующем акта выполненных работ (ст. 783 ГК РФ). Унифицированного бланка акта для HR-услуг нет, поэтому его можно составлять в свободной форме. Акт должен содержать обязательные реквизиты: наименование и дату составления документа, название компании и агентства, от имени которых составлен документ, содержание хозяйственной операции, ее измерители в натуральном и денежном выражении, а также должности и подписи ответственных лиц. При этом сторонам также необходимо обезопасить себя, удостоверившись в наличии у представителей стороны-контрагента полномочий по подписанию актов данного содержания. Только в этом случае акт будет иметь юридическую силу.

Мнение. Ограничивать труд нельзя

Дмитрий Пелах, директор компании "Агентство финансовых консультаций"

Так называемое соглашение о неконкуренции обязывает сотрудника после увольнения не работать у конкурентов (компаний, которые ведут конкурентную деятельность по отношению к бывшему работодателю). Такое ограничение накладывается на определенный период времени, установленный данным соглашением.

За рубежом условие о неконкуренции при устройстве на работу довольно распространено. Однако с точки зрения российского трудового права не вполне законно накладывать такого рода обязательства. Хотя прямого запрета в Трудовом кодексе нет, но такое условие ограничивает права человека, в частности право на свободный труд, предоставленное Конституцией РФ и Трудовым кодексом (ст. 37 Конституции РФ, ст. 2 ТК РФ). Человек волен выбирать себе род деятельности и работодателя по своему усмотрению и потребностям. Соглашение о неконкуренции не позволит человеку какое-то время реализовывать данное право после увольнения из определенной компании, с которой у него было заключено соглашение о неконкуренции.

"Актуальная бухгалтерия", N 4, апрель 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ

*(2) Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ