Купля-продажа товаров за наличный расчет (С.В. Булаев, "Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2012 г.)

Купля-продажа товаров за наличный расчет

Купля-продажа товаров за наличный расчет по сей день присутствует в деятельности многих организаций торговли. На наличное денежное обращение наложен ряд серьезных ограничений, вынуждающих продавцов и покупателей производить большинство расчетов в безналичном порядке. Но практика показывает, что полностью обойтись без покупки и продажи товаров за наличные деньги невозможно. Поэтому предлагаем рассмотреть основные вопросы по расчетам, учету и налогообложению купли-продажи за наличку.

Покупка товаров

Сначала перечислим основные вопросы, с которыми может столкнуться организация (предприниматель), покупающая товары за наличный расчет, и дадим на них краткие ответы.

1. Может ли компания-продавец наличную выручку от продажи товаров расходовать на последующее приобретение других товаров? Да, может, но с условием выполнения некоторых требований, которые диктует кредитным организациям и их клиентам Банк России.

2. Действует ли лимит расчета наличными при покупке товаров через подотчетное лицо? Действует, но не всегда, все зависит от того, как оформлено приобретение товара.

3. Вправе ли бухгалтер принять к вычету НДС по товарному (кассовому) чеку при отсутствии счета-фактуры? Да, если в выданных документах выделен предъявляемый к вычету налог, правда, в этом случае свою позицию, возможно, придется отстаивать в суде.

4. Можно ли подотчетному лицу перечислить деньги на банковскую карточку, которой он будет расплачиваться за приобретенные для предприятия товары? Да, это возможно, но нужно сделать это грамотно, чтобы подотчетные суммы не обложили "зарплатными" налогами.

5. Какие сложности возникают с признанием расходов при покупке товаров за наличку? Трудности связаны с документальным оформлением затрат, так как розничные продавцы не всегда выписывают нужные и, самое главное, правильно оформленные документы.

Далее обоснуем и укажем источники сделанных выводов.

1. В действующем Положении о порядке ведения кассовых операций (утверждено ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П) ничего не сказано о том, на какие цели организация может тратить наличную выручку, полученную от покупателей. Если обратиться к Указанию ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У, то оно позволяет юридическим лицам и предпринимателям не сдавать в банки поступившие в кассы наличные деньги за реализованные товары (работы, услуги) (Решение ВС РФ от 28.06.2010 N ГКПИ10-497): эти денежные средства можно расходовать на выплату заработной платы работникам, на оплату командировочных расходов, а также товаров (работ, услуг), включая наличные расчеты за возвращенные товары (невыполненные работы, неоказанные услуги). Таким образом, покупка товаров за счет поступившей в кассу выручки не является нарушением действующего законодательства. При этом нужно помнить, что организации обязаны сдавать в обслуживающие банки все суммы, превышающие допустимый лимит хранения денег в кассе.

Следующий момент. Представим, что организация получила деньги из банка (например, на оплату командировочных расходов), но израсходовала их не по целевому назначению (приобрела через своего сотрудника товары). Раньше это бы считалось нарушением кассовой дисциплины, в настоящее время (с вступлением в силу нового положения) - нет. В названном положении не сказано, что полученные в банке деньги должны расходоваться на цели, указанные в чеке. То есть сейчас цель расходования подотчетных сумм - это оплата расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица (предпринимателя). На что именно будут расходоваться деньги - решать руководителю, который, в свою очередь, определяет сумму и срок выдачи денег.

2. Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У установлен лимит расчета наличными денежными средствами по одной сделке между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и предпринимателем в размере 100 тыс. руб. В случае, когда полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками при расчетах по договорам, заключаемым на основании доверенности или по уже заключенным договорам с другими юрлицами (предпринимателями), должен соблюдаться предельный размер расчетов наличными (см. приложение к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т). Таким образом, если торговая организация постоянно работает с одним и тем же партнером по безналичному расчету, но в силу тех или иных причин решила оплатить очередную партию товаров наличкой, то при выдаче денег подотчетному лицу следует соблюдать действующий лимит расчета наличными. За нарушение данного требования наказать могут обоих участников сделки: того, кто передает деньги (то есть инициатора нарушения) (Постановление ФАС УО от 31.08.2010 N Ф09-5561/10-С1), и того, кто принимает деньги сверх лимита (соучастника правонарушения) (Постановление ФАС ВВО от 30.11.2010 N А28-2959/2010). Таким образом, покупатель товаров за наличные деньги сверх лимита может подставить и себя, и своего постоянного партнера. Заметим, что запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 тыс. руб., распространяется на обязательства, предусмотренные договором и (или) вытекающие из него и исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия (Официальное разъяснение ЦБ РФ от 28.09.2009 N 34-ОР).

В случае расходования сотрудниками организации полученных ими под отчет наличных денег в связи с выполнением служебных обязанностей в командировке (с оказанием услуг, оплаченных сотрудниками от своего имени) требования о соблюдении лимита наличными не применяются.

3. Правомерность налогового вычета по НДС при приобретении товаров за наличку - одна из претензий налоговиков. Поэтому при покупке товаров через подотчетное лицо компания рискует остаться без налогового вычета, так как при отсутствии счета-фактуры (в рознице он не выписывается) свое право на вычет перед ревизорами приходится отстаивать в том числе в судебном порядке. Благо, шансы получить налоговый вычет у налогоплательщика есть. Нормы п. 7 ст. 168 НК РФ предписывают розничным продавцам вместо счетов-фактур выдавать кассовый чек или иной документ установленной формы. Если в нем выделен НДС, то организация (предприниматель), купившая товары через своего работника, как конечный получатель товаров вправе принять налог к вычету (Постановление ФАС МО от 23.08.2011 N КА-А41/7671-11). Здесь нужно учесть два момента. Во-первых, НДС в документах может и не быть, если розничный продавец пользуется преимуществами спецрежимов и не является плательщиком данного налога. Во-вторых, поставить к вычету налог по приобретенным товарам удастся не ранее того момента, как они будут оприходованы, а это, в свою очередь, произойдет после утверждения авансового отчета руководителем и списания задолженности с подотчетного лица. Если по тем или иным причинам авансовый отчет не будет утвержден, то вычета быть не должно.

4. Товары, приобретаемые организацией за наличный расчет, могут стоить недешево. Выдавать на руки большие суммы денег небезопасно, проще перечислить их на карточку. Но вправе ли сотрудник оплатить ею товары? В большинстве случаев да, так как операции с банковскими картами контролируются банками и самими организациями. Существует несколько способов покупки товаров с помощью банковской карты (при этом не обязательно расплачиваться именно ей, можно снять деньги в ближайшем банкомате). На какую же карту и как лучше перечислить деньги?

Раньше, да и сейчас, успешно использовались корпоративные карты, на которые перечисляются деньги с расчетных счетов предприятия. Такой картой работник расплачивается фактически от имени юридического лица, а в бухгалтерии средства, находящиеся на ней, учитываются как средства на специальных счетах в банках. Другой вариант - оформление карты непосредственно на сотрудника. В таком случае комиссия взимается не с предприятия, а с физического лица. (Намеренно не упоминаем кредитные карты, так как навряд ли сотрудник будет использовать их для исполнения своих служебных обязанностей и платить проценты.)

Есть еще один вариант: оказывается, для расчетов с подотчетными лицами можно использовать так называемые зарплатные карты, на которые перечисляется вознаграждение за исполнение трудовых обязанностей. Ничего удивительного, при определенных условиях на эти карточки можно перечислять подотчетные суммы*(1). Нужно только, чтобы направление их расходования соответствовало указанным в документах целям. А для того, чтобы подстраховаться, в платежных поручениях в поле "назначение платежа" целесообразно указать, что средства перечислены на пополнение счета пластиковой карты (номер), Ф.И.О. подотчетного лица (командировочные расходы или на хозяйственные нужды), НДС и НДФЛ не облагается. Но это еще не все, одной лишь надписью в платежном поручении налоговые риски не снять. Нужно документально подтвердить фактическое расходование подотчетных сумм с карточки.

5. Документальное подтверждение покупки товаров через подотчетных лиц часто оставляет желать лучшего, поэтому несет в себе определенные налоговые риски. Во-первых, напомним: чтобы кассовый чек имел силу оправдательного документа, он должен быть оформлен в соответствии с действующем законодательством и содержать все необходимые реквизиты (п. 4 Положения по применению ККТ*(2)):

- наименование организации;

- идентификационный номер организации-налогоплательщика;

- заводской номер контрольно-кассовой машины;

- порядковый номер чека;

- дату и время покупки (оказания услуги);

- стоимость покупки (услуги);

- признак фискального режима. Указание других данных, предусмотренных техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения допустимо.

При этом на практике возникают ситуации, когда в результате хранения отраженная на кассовом чеке информация стирается. По мнению Минфина, во избежание недоразумений (чтобы иметь возможность подтвердить понесенные организацией расходы) целесообразно делать ксерокопии с таких кассовых чеков (в Письме Минфина РФ от 17.09.2008 N 03-03-07/22 чиновники рекомендуют ксерокопии чеков ККТ заверять подписью должностного лица и печатью организации).

Во-вторых, еще раз повторимся: если работник действует от имени организации и представляет ее интересы, то для получения товаров ему понадобится доверенность, если же он действует как физическое лицо - доверенность не нужна.

Особое внимание в расчетах с подотчетными лицами следует уделять предприятиям, применяющим УСНО. Поясним почему. Дело в том, что "упрощенцы" применяют кассовый метод признания доходов и расходов, и если сотруднику организации не хватило денег, выданных бухгалтером на покупку материальных ценностей, и он оплатил часть товаров за свой счет, учесть данные затраты можно только после того, как организация погасит перед работником задолженность за приобретенные товары (Письмо Минфина РФ от 17.01.2012 N 03-11-11/4). Не стоит также забывать о закрытом перечне расходов (пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Продажа товаров

При продаже товаров за наличный расчет наиболее проблемным вопросом является правомерность неприменения кассового аппарата и выдача иных предусмотренных законодательством документов. Но автор хочет обратить внимание не на это. Интерес представляет регламент Минфина для ФНС по контролю за полнотой учета выручки в организациях и у предпринимателей (далее - Регламент по контролю учета выручки)*(3). Очевидно, что данный регламент принят не просто так, а с целью вывода "из тени" неучтенных финансовых потоков, с которых не платятся налоги. Как понимаете, речь идет об организациях, применяющих общий режим или "упрощенку", налоговые обязательства которых зависят от размера полученной выручки. Интересен он будет и плательщикам ЕНВД. В двух словах поясним, в чем суть нового документа.

При проведении контрольных процедур по осуществлению наличных расчетов налоговики в первую очередь будут проверять огрехи в документах. У тех, кто использует ККТ, проверке подвергнутся все регистрационные документы, тем, кто использует БСО, следует быть готовым предъявить бумаги по их учету, хранению и выдаче. Есть еще одна категория - плательщики ЕНВД (они обходятся и без ККТ, и без БСО), с них налоговики могут потребовать товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие прием денег за реализованный товар. Таким образом, этот предварительный этап проверки коснется всех, кто производит наличные расчеты и получает выручку в кассу от покупателей и заказчиков. Полный список документов, которые могут запросить налоговики, приведен в п. 29 Регламента по контролю за учетом выручки:

а) журнал кассира-операциониста;

б) акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;

в) журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;

г) распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;

д) контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;

е) приходные и расходные кассовые ордера;

ж) журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

з) авансовые отчеты;

и) кассовая книга;

к) справка-отчет кассира-операциониста;

л) сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;

м) бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;

н) информация из автоматизированной системы о выпущенных документах;

о) акт приемки бланков строгой отчетности;

п) книга учета бланков строгой отчетности;

р) акт о списании бланков строгой отчетности;

с) книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя;

т) книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСНО;

у) книга учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих УСНО на основе патента;

ф) книга учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (ЕСХН);

х) распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;

ц) иные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, которые необходимы инспекции для исполнения государственной функции.

Кроме того, если проверяемые объекты осуществляют наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности, специалисты инспекции имеют право получить информацию о выпущенных документах из автоматизированных систем, формирующих бланки строгой отчетности.

Однако напомним, что цель Регламента по контролю за учетом выручки - это не проверка кассовых операций, а контроль полноты учета выручки. Самый простой способ такой проверки - сравнить учетные и фактические данные об остатках денежных средств. В этом регламенте рекомендуется сверить суммы денег, находящихся в денежном ящике ККТ, с данными, отраженными в фискальном отчете, контрольной ленте ККТ, и с записями в журнале кассира-операциониста. Записи в последнем документе сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов. Если все данные соответствуют, то на этом основной этап проверки можно считать законченным. В обратном случае, если сумма выручки по данным проверки больше или меньше, чем сумма выручки по учетным данным, выясняются причины, вызвавшие расхождения, запрашиваются подробные объяснения и делаются выводы о полноте учета выручки наличных денежных средств. Наряду с этим фиксируется применение (неприменение) ККТ, БСО (товарных чеков, квитанций и иных документов) и делаются заключения об иных возможных причинах выявленной недостачи (наличии излишков) денежной наличности.

По завершении проверки полноты учета выручки налоговики составляют акт проверки, который подписывается проверяемым лицом. Перечень того, что указывается в акте, есть в п. 48 Регламента по контролю за учетом выручки. По фактам нарушений, отраженным в акте проверки, от проверяемого лица принимаются письменные объяснения (замечания, возражения), о чем в акте проверки делается соответствующая запись. В случае выявления фактов нарушений законодательства ревизоры возбуждают и ведут производство по делу об административном правонарушении в порядке, установленном КоАП РФ. При этом нарушителю следует ожидать худшего, но не стоит сразу падать духом: налоговики тоже люди и могут ошибаться. Следует быть готовым к тому, чтобы обжаловать необъективное решение (действия, бездействие) должностных лиц. Лучше попытаться сделать это до суда, тогда решение вопроса займет меньше времени. В регламенте есть детальные рекомендации о том, как правильно составить жалобу и получить ответ на нее. Если в досудебном порядке обжаловать неправомерные действия должностного лица не удалось, то организация вправе обратиться в суд. Правомерным основанием для отказа в удовлетворении жалобы может быть ее необоснованность, но никак не тот факт, что заявитель воспользовался несколькими способами защиты своих прав и законных интересов.

* * *

В завершение остается добавить, что проверка полноты учета выручки - одна из излюбленных контрольных процедур ФНС. Однако практика показала, что у ревизоров нет четкого представления о том, что и в какой последовательности нужно проверять. Будем надеяться, что разработанный Минфином Регламент по контролю за учетом выручки внесет ясность. И, возможно, тогда из-за наличных операций не будут возникать разногласия между ревизорами и проверяемыми лицами. Поживем - увидим.

С.В. Булаев,

эксперт журнала "Торговля:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) На возможность перечисления денег на банковские карточки сотрудников для оплаты командировочных расходов указано в Письме ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513. Банки иногда идут навстречу клиентам и перечисляют в таком порядке подотчетные суммы на другие цели (например, на хозяйственные нужды).

*(2) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745.

*(3) Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 N 133н.