"Российский менталитет мешает эффективным коммуникациям внутри компании" (интервью с И. Барановой, директором по персоналу ООО "Крахмальный завод Гулькевичский") (Н. Свистунова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 4, апрель 2012 г.)

"Российский менталитет мешает эффективным коммуникациям внутри компании" (интервью с И. Барановой, директором по персоналу ООО "Крахмальный завод Гулькевичский")

О корпоративных коммуникациях наш журнал поговорил с директором по персоналу ООО "Крахмальный завод Гулькевичский" Ириной Барановой. Она рассказала о сложностях внедрения коммуникаций внутри компании, о том, как добиться их эффективности, почему выпуск собственной газеты лучше поручить подрядчикам, а не делать это самим, а также о других результативных методиках развития корпоративных коммуникаций.

"Топ-менеджеры стали понимать, что диалог с работниками - залог успеха бизнеса"

- В последнее время одним из популярных HR-трендов, обсуждаемых на всевозможных форумах и конференциях, является развитие системы внутренних коммуникаций в компании. Как Вы считаете, насколько необходимы корпоративные коммуникации?

- Действительно, это новое для России направление, в котором мы пока существенно отстаем от западных компаний: нет подготовленных кадров, четкого понимания того, что это такое и для чего необходимо. Как десять лет назад кадровики учились быть HR-специалистами, так и сейчас последние учатся внутренним коммуникациям.

Современный топ-менеджмент готов к изменениям и признает, что корпоративные коммуникации необходимы компании любого уровня, а конструктивный диалог с работниками - залог успеха бизнеса. Без осознания работниками чувства причастности общему делу, понимания будущего, лояльности и мотивации на работу в команде развитие просто невозможно.

- Ирина, давайте для начала определимся, на что влияют внутрикорпоративные коммуникации.

- Грамотно выстроенная система внутренних коммуникаций решает множество важных для бизнеса задач. Во-первых, она предоставляет объективную информацию о развитии и перспективах компании, достоверные сведения о всевозможных изменениях в структуре предприятия, кадровом составе, методах управления, системе оплаты труда и мотивации. Во-вторых, дает возможность управлять информированностью персонала, позволяет создавать благоприятный имидж руководства в глазах сотрудников. В-третьих, формирует "образ будущего" в сознании работников, укрепляет положительный имидж предприятия, HR-бренда. В-четвертых, позволяет развивать адекватную корпоративную культуру, поддерживает ценности и традиции коллектива, мотивирует сотрудников на профессиональные достижения. Ну и напоследок отмечу еще одну довольно существенную задачу - управление лояльностью своих работников.

"Горизонтальные коммуникации результативнее вертикальных"

- Положительные моменты, что называется, налицо. Но многие HR жалуются, что при развитии корпоративных коммуникаций сталкиваются с трудностями. В связи с чем это происходит?

- Проблема внутрикорпоративных коммуникаций - в российском менталитете, в тяге к неформальным коммуникациям - в курилке, за обедом, по дороге на работу и прочее. Проблема в том, что нет подготовленных специалистов. Ну и зачастую в том, что все внутренние коммуникации порой превращаются в некое подобие "агиток", не содержат достоверной информации, им не доверяют и игнорируют.

- Тогда возникает вопрос, как избежать этих проблем? Можно ли добиться эффективности коммуникаций?

- Говоря об эффективности коммуникаций, следует отметить, что их результативность зависит от того, как идет коммуникативный поток. По данным исследований, вертикальные коммуникации - как восходящие, так и нисходящие - нерезультативны. Известно, что при вертикальных коммуникациях - сверху вниз - мастер, например, выносит из кабинета директора тридцать процентов информации, начальник цеха - сорок процентов. Коммуникации снизу вверх еще менее результативны. Представьте, до руководства доходит лишь десять процентов информации! Поэтому хочу обратить внимание, что один из действительных минусов существующих коммуникаций - это многолетняя традиция однонаправленных коммуникаций сверху вниз. А между тем горизонтальные коммуникации, согласно данным исследования, результативны на девяносто процентов.

Следовательно, при построении системы коммуникаций необходимо учиться выстраивать диалог между работником и работодателем, оперативно реагировать на все нововведения, тем самым предотвращая слухи в кулуарах.

На эффективность коммуникаций влияет, в частности, наличие межличностных конфликтов, несовпадение статусов. Согласитесь, что негативную информацию начальству подчиненные преподносят далеко не всегда. А что говорить об организациях с многоуровневой структурой, где высока вероятность информационных искажений!

- Ирина, поделитесь опытом создания системы внутрикорпоративных коммуникаций на своем предприятии.

- Наш завод начал работу над планомерным созданием системы внутрифирменных коммуникаций четыре года назад - в 2008 году. Прежде всего мы провели анализ существующих коммуникаций. На основе опросника для рабочих были выявлены потребности сотрудников. Как оказалось, важнейшей из них была потребность в причастности. Людям необходима информация о том месте, где они проводят большую часть времени, о перспективах предприятия, о правилах поведения, системе поощрений и наказаний и прочих бытовых и "политических" нюансах жизни в коллективе.

Затем на основании имеющейся информации о базовых потребностях сотрудников был разработан план действий. Он состоял из нескольких пунктов. Первый включал проведение регулярных встреч с персоналом, оперативное информирование сотрудников об изменениях на предприятии, получение обратной связи.

Второй заключался в создании информационных стендов.

- А об использовании интранета для этих целей не думали?

- Думали. В идеале это и должен быть интранет. Но в нашем случае его использование будет неэффективным, поскольку предприятие производственное и 83 процента персонала не имеют доступа к Интернету. Именно поэтому мы используем информационные стенды, которые мы разбили на три категории. Во-первых, мотивационный стенд с информацией о текущем выполнении плана производства и прогнозируемом проценте премии по сменам с учетом прогноза выполнения плана за месяц. Обновление информации на стенде производится один раз в неделю. Во-вторых, общеинформационный стенд для работников и посетителей. На нем представлена информация о заводе, история, выпускаемая продукция и сферы применения, интересная информация о продукции, награды завода, российские праздники текущего месяца, именинники, вакансии и информация для ищущих работу. Стенд обновляется по мере необходимости. В-третьих, стенд с информацией для работников по итогам месяца. Сюда относятся новости завода, итоги работы производства за месяц, определение лучшей смены по итогам месяца, промежуточные итоги сезона, информация о дополнительной премии из фонда директора, выплатах материальной помощи, дисциплинарных взысканиях, депремировании, кадровых перестановках.

Третий пункт наших действий по внедрению внутрикорпоративных коммуникаций заключался в организации и проведении профессиональных конкурсов, например, на лучшую смену, лучшего по профессии. Была создана "Доска почета". Четвертый пункт затрагивал новичков и заключался в их информационной поддержке. Для облегчения адаптации новичка в коллективе была разработана Книга нового работника - свод правил поведения, содержащий также информацию о заводе, его продукции, системе оплаты труда, включая премирование, и другие важные и необходимые сведения.

"Предпосылкой создания корпоративной газеты была идея организовать площадку для дискуссии"

- На Вашем заводе выпускается корпоративная газета. Как Вы пришли к идее выпуска корпоративного СМИ?

- Как правило, любая работа по созданию и внедрению системы внутрикорпоративных коммуникаций начинается со стандартных мероприятий - регулярных встреч с коллективом в целях донесения важной информации и получения обратной связи, информационных стендов, рассылки сообщений по электронной почте, распространения листовок, проведения анкетирования по разным темам, опроса персонала, корпоративных мероприятий, соревнований по профессии и прочего. Так было и у нас на заводе, однако летом 2010 года стало ясно, что этих мероприятий недостаточно. Девиз завода - постоянное развитие, движение вперед. Мы находимся в режиме постоянных изменений, и персонал должен получать эту информацию "из первых рук".

Предпосылкой создания корпоративной газеты была идея организовать площадку для дискуссий, обмена мнениями по актуальным темам, вовлечения персонала в жизнь предприятия, формирования причастности к общему делу.

Особенности нашего производства заключаются в том, что завод работает круглосуточно. И у рядовых работников нет компьютеров, чтобы получать электронные рассылки, "серфить" Интернет. Специалист на рабочем месте ограничен в действиях. Поэтому газета, которая создана здесь же, на заводе, позволяет преодолеть подобные ограничения, ведь это информация, которая напрямую касается каждого сотрудника.

- Кому принадлежит идея создания газеты?

- Генеральному директору завода, Сергею Евгеньевичу Клыкову. И это большая удача. Как правило, подобные идеи принадлежат HR-специалистам, но при отсутствии поддержки первых лиц любое начинание обречено на провал. Тем более что выпуск газеты - довольно затратное мероприятие, нужны специалисты "на месте", у которых есть опыт и желание заниматься таким хлопотным делом, нужно оплачивать работу подрядчиков, фотографов, типографии.

Тем не менее в сентябре 2010 года управляющая компания утвердила бюджет на выпуск издания, но при условии, что "если газета "не пойдет", будет неактуальной, то весь тираж будет выкуплен директором завода". С того момента вышло уже четыре номера корпоративной газеты, и от номера к номеру популярность и качество издания только растут.

"Обращения работников в корпоративную газету - это сигнал руководству о том, что их интересует и волнует"

- Какие цели Вы преследуете, выпуская собственное издание?

- В условиях современной рыночной экономики и достаточно жесткой конкурентной среды многие российские компании имеют собственные подразделения по связям с общественностью, рекламные и пиар-службы. Но в первую очередь престиж и репутацию компании подтверждает наличие у нее собственного корпоративного медиа. Это не только модно, но и говорит о высоком уровне и больших возможностях предприятия, которое прочно стоит на ногах и вполне может позволить себе издавать собственное средство массовой информации, влияя на умы и сердца своих сотрудников, а иногда и партнеров.

Выпуская собственную газету, мы преследуем различные цели, которые условно можно разделить на несколько блоков. С одной стороны, это все, что связано с информированностью, с другой - с имиджем. Если мы говорим об информированности, то здесь мы преследуем цель управлять потоком информации и доносить необходимые сведения до персонала, то есть предоставить объективную информацию о развитии и перспективах завода, достоверные сведения о всевозможных изменениях: в структуре предприятия, кадровом составе, методах управления, системе оплаты труда и мотивации. Вместе с тем мы заинтересованы в защите интересов работников, предоставляя информацию об изменениях в законодательстве. Каждый работник может обратиться с волнующим его вопросом в редакцию газеты и получить ответ. Более того, для руководства эти вопросы - сигналы о том, что интересует и волнует работников.

Если же взять имиджевую составляющую, то с помощью газеты мы создаем благоприятный имидж руководства в глазах сотрудников, формируем и укрепляем положительный имидж завода, формируем образ будущего в сознании работников, развиваем адекватную корпоративную культуру, укрепляем ценности и традиции коллектива, мотивируем на профессиональные достижения.

- Кто является основной целевой аудиторией корпоративного СМИ на Вашем заводе? На кого рассчитана газета?

- Основная целевая аудитория, конечно, персонал нашей компании. Несмотря на это, приятно было отметить, что корпоративная газета вызвала, так сказать, ажиотаж среди наших клиентов и партнеров. Неожиданно для себя мы отметили не только повышение лояльности персонала к политике, проводимой нашей компанией, но и возросший уровень доверия со стороны наших партнеров.

Кроме того, распространяем газету в государственных и муниципальных органах - центрах занятости, налоговых инспекциях, судах, государственной инспекции по труду. Это формирует положительный имидж завода-работодателя в органах государственной власти.

"Язык корпоративного издания должен быть специфичен, доступен и понятен каждому читателю"

- Поделитесь с нашими читателями, как организован выпуск Вашего корпоративного СМИ? Сами ли Вы занимаетесь производством газеты или привлекли для этих целей сторонних специалистов?

- Приняв решение выпускать корпоративную газету, руководство предприятия уже на начальном этапе понимало, что заниматься этим собственными силами не стоит. Издание высокого качества возможно сделать только при помощи профессионалов. Партнером завода в создании и тиражировании газеты стал крупный издательский дом, являющийся лидером на рынке корпоративных СМИ. При выборе подрядчика мы ориентировались именно на наличие у него большого опыта в издании корпоративной прессы, поскольку у внутренней газеты есть ряд отличий и особенностей, например, от городской прессы. Городская газета - это бизнес, который должен приносить прибыль. От корпоративной газеты этого не ожидают, и язык корпоративного издания должен быть специфичен, доступен и понятен каждому читателю.

- А кто занимался разработкой концепции? Завод или подрядчик? Наверное, рискованно полностью доверять работу по созданию корпоративного СМИ стороннему лицу? Как была решена эта проблема?

- Концепция издания изначально разрабатывалась совместно с подрядчиком. Дизайн-макет газеты, ее внешний вид были созданы издательским домом на основе пожеланий заказчика. В процессе работы, от выпуска к выпуску, мы дорабатывали рубрикатор, расставляли приоритеты, но стиль газеты не менялся: это та же самая цветовая палитра, геометрия полос, наполненность инфографикой и фото. Газета выглядит современно, ярко, солидно и презентабельно за счет подобранной качественной бумаги, правильно выбранной типографии, профессионализма дизайнера, использования современных тенденций верстки.

- Несколько слов о производственном процессе. Как он организован? Контролируете ли Вы печать издания на каждом этапе производства или только на начальном и заключительном этапах?

- Производственный процесс у нас отлажен буквально до мелочей. За два месяца до планового выхода газеты совместно с первым лицом компании разрабатывается рубрикатор - информационное наполнение газеты. Определяется основная тема номера, в соответствии с которой и выстраивается вся его концепция. Если номер, к примеру, посвящается профессиональному празднику (День работника перерабатывающей промышленности), который на заводе совпадает с началом нового сезона переработки кукурузы, то в газете отражаются итоги прошедшего сезона. Третью полосу традиционно украшают фотографии передовиков производства, определяется лучшая смена по итогам сезона.

Далее рубрикатор передается подрядчику. Поскольку подрядчик находится в Краснодаре, а завод - в области, мы заранее договариваемся о дате приезда на завод, заблаговременно оповещаем персонал, с которым будут проводить интервью, готовим информацию, которая будет необходима издателю. День приезда издателя и фотографа на завод расписан поминутно. Потом начинается "переписка", обмен статьями, сокращение текстов до требуемого объема и их согласование. В самом финале издание передается в типографию, и после остается лишь дождаться нового номера газеты, ставшей на заводе уже любимой и читаемой "от корки до корки".

Однако отдавать процесс подрядчику полностью - не правильно. Также не совсем верно передавать корпоративное СМИ в PR-отдел. Необходимо обязательное участие службы персонала, ведь именно здесь сконцентрирована информация обо всех работниках, об их интересах и пожеланиях.

"Корпоративное СМИ не должно быть рассчитано на клиентов, иначе проблемы будут замалчиваться из-за страха их потерять"

- Знакомый начальник HR-отдела компании, выпускающей детали трубопроводов, с гордостью рассказал, что электронный корпоративный журнал сначала был рассчитан на персонал и партнеров, затем стал изданием для клиентов. На Ваш взгляд, это удачный пример или все же этого делать не стоит?

- На мой взгляд, смешивать эти аудитории ни в коем случае нельзя. Не всегда информация, которую мы доносим до работников, должна быть известна клиентам, и наоборот. В противном случае корпоративная газета или журнал имеют все шансы превратиться в издание, не отражающее темы дня, незлободневное и неактуальное. Проблемы и сложности будут замалчиваться, чтобы не пугать клиентов возможной негативной информацией.

- Какие не озвученные ранее способы и методы развития корпоративных коммуникаций Вы используете на заводе?

- У нас четко работает процедура адаптации персонала, разработана "Книга нового сотрудника", о которой я говорила ранее. В книге детально прописаны "правила поведения" на заводе, новичкам уделяется особое внимание - по окончании испытательного срока каждому сотруднику дается информация о качестве его работы. Проводятся конкурсы профессионального мастерства. Традиционно проводим конкурс детского рисунка. 14 февраля - конкурс "Почта любви", с выбором Мистера и Мисс завод. В апреле проводится субботник с привлечением всего персонала - мы сажаем деревья, разбиваем цветники.

Большое внимание отводится корпоративным праздникам. У нас их несколько. Основной - это День работника перерабатывающей промышленности, затем День строителя, ведь мы постоянно строим завод, возводим новые цеха, День автомобилиста - завод самостоятельно перевозит свою продукцию во все уголки страны, День энергетика - наше предприятие весьма энергоемкое, и этот праздник значим для нас. Ну и, конечно, отмечаются, традиционные праздники - Новый год и организация детской елки, 23 февраля и 8 Марта. Не оставляем в стороне и юбиляров - каждому вручается поздравительная открытка либо благодарственное письмо.

Справка. Баранова Ирина Владимировна

Директор по персоналу ООО "Крахмальный завод "Гулькевичский"

Родилась в 1977 году в г. Ташкенте. Замужем, дочери 10 лет.

Окончила Адыгейский государственный университет. По образованию филолог, преподаватель русского языка и литературы. С 2005 года работает в службах персонала региональных компаний. С 2006 по 2007 год являлась начальником отдела кадров ОАО "Главновосибирскстрой" - крупнейшего предприятия строительного комплекса Сибири.

С 2007 по 2008 год работала начальником отдела развития персонала группы компаний "Югптицепром". С 2008 года по настоящее время является директором по персоналу ООО "Крахмальный завод "Гулькевичский". Направления деятельности предприятия - переработка кукурузы и производство крахмала, патоки, глютена, кормов. По объемам производства - второе предприятие в отрасли в РФ.

Беседовала

Н. Свистунова

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 4, апрель 2012 г.