Вопрос: Прошу Вас дать разъяснения по вопросу отчета сотрудника по командировке, какие подтверждающие документы по оплате проезда по электронному билету, если за него оплату произвело третье лицо по своей пластиковой карте? И возможна ли такая оплата по командировочным расходам, то есть, не является ли это передачей подотчетной суммы третьему лицу? (ООО "Аудит-новые технологии", январь 2012 г.)

Прошу Вас дать разъяснения по вопросу отчета сотрудника по командировке, какие подтверждающие документы по оплате проезда по электронному билету, если за него оплату произвело третье лицо по своей пластиковой карте?

И возможна ли такая оплата по командировочным расходам, то есть, не является ли это передачей подотчетной суммы третьему лицу?

В соответствии со Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

В ТК РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Аналогичное положение содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее по тексту - Положение). В соответствии с п. 26 Положения, работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

В данном случае ТК РФ, а также Положение указывают на компенсацию понесенных работником расходов, что предполагает, что расходы понесены физическим лицом - работником Общества, направленным в командировку. В тех же случаях, когда оплата произведена третьим лицом, а не лицом, направленным в командировку, по нашему мнению, нет оснований говорить о том, что расходы понесло командированное лицо, в связи с чем стоимость авиабилета компенсации не подлежит. Также не подтверждает указанное обстоятельство выписка по счету лица, осуществившего платеж (третьего лица), так как данная выписка не свидетельствует о том, что данные расходы могут быть признаны расходами командированного лица.

В отношении электронного билета, отметим следующее.

Согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут (квитанция) электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

При этом, как следует из содержания электронного билета, указанного в приложении к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134, помимо прочих реквизитов, он должен включать сведения о пассажире, а также форму оплаты электронного билета. При этом отсутствует указание на то, что в электронном билете должно содержаться указание на лицо, которое фактически произвело его оплату.

Минфин России, в некоторых своих письмах, рассматривал вопрос о документальном подтверждении и компенсации расходов на командировки в том случае, если электронный билет приобретен не самим работником, а третьи лицами. В частности, он указал, что при приобретении электронного билета, в том числе, третьими лицами (как следует из запроса), оправдательными документами, подтверждающими расходы будут являться сформированная автоматизированной системой оформления воздушных перевозок маршрут (квитанция) электронного билета на бумажном носителе, в котором указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (письмо от 18.10.2011 N 03-03-07/46). Таким образом, согласно позиции Минфина России оплата электронного билета третьим лицом не исключает компенсации расходов в качестве командировочных и возможность учета данных сумм в целях исчисления налога на прибыль.

Отметим также следующее. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. Решением Совета директоров Центрального банка России от 22.09.93 N 30, передача выданных под отчет наличных денежных средств не допускается. Как указал Минфин России в письме от 15.08.2011 N 03-03-07/2, согласно сообщению Центрального банка РФ, указанный выше Порядок ведения кассовых операций не содержит положений, устанавливающий требования к перечню документов, подтверждающих расходы, связанные со служебными командировками, а также формы оплаты указанных расходов.

В письме от 19.10.2011 N 03-03-07/44 Минфин России указал также, что случае оплаты электронных билетов не наличными денежными средствами, полученными в кассе, а пластиковой картой третьего лица, документально подтвердить расходы необходимо помимо указанных выше расходов, также документами, свидетельствующими об оплате работником электронного билета третьим лицом по поручению и за счет работника.

Полагаем, что Обществу целесообразно воспользоваться указанной позицией Минфина России, а именно, в том случае если оплата электронных билетов произведена третьим лицом по его пластиковой карте, а не самим подотчетным лицом, потребовать предоставления договора, в соответствии с которым работник поручает приобрести либо оплатить электронный билет третьему лицу, за счет работника. Наличие такого документа в совокупности с электронным билете в бумажном виде, в котором в качестве пассажира указано командированное лицо, а также посадочным талоном, подтверждающим его перелет, с учетом позиции Минфина России, позволит Обществу компенсировать стоимость билета в качестве командировочных расходов без каких-либо рисков.

Вывод:

При наличии электронного билета в бумажном виде, оплаченного третьим лицом по поручению и за счет работника, направленного в командировку, в котором в качестве пассажира указано командированное лицо, а также посадочного талона, подтверждающего его перелет, с учетом позиции Минфина России, Общество может компенсировать стоимость билета в качестве командировочных расходов без каких-либо рисков. Целесообразно в данном случае потребовать представления документа, из которого бы следовало, что приобретение либо оплата электронного билета третьим лицом произведена по поручению и за счет работника.

15 января 2012 г.

ООО "Аудит-новые технологии", январь 2012 г.