Управление имущественным комплексом на базе единого учета основных средств холдинга (И.М. Акиньшина, "Нормативные акты для бухгалтера", N 8, апрель 2012 г.)

Управление имущественным комплексом на базе единого учета основных средств холдинга

Создание единого информационного ресурса данных по основным средствам крупных компаний позволит решить сразу несколько задач: повысить качество управления основными фондами, оптимизировать затраты по обслуживанию имущества, в том числе минимизировать расходы на ремонты, обеспечить прозрачность и достоверность финансовой отчетности и т.д.

Основные средства можно смело отнести к главной составляющей основных фондов компании. И это подтверждается тем количеством внутренней корпоративной отчетности, которую обязаны составлять филиалы и иные дочерние и зависимые общества (далее - ДЗО) в отношении учета основных средств. Как правило, холдинги составляют отчетность, охватывающую оценку объектов основных средств и результатов хозяйственных бизнес-процессов с ними, по нормам отечественного бухгалтерского учета (РСБУ), налогового законодательства, а также по стандартам международной финансовой отчетности (МСФО).

Группы основных средств

Филиалы и дочерние (зависимые) компании обладают основными средствами, все они должны учитываться при формировании сводной корпоративной отчетности холдинга.

Чаще основные средства подразделяются на такие основные группы:

- здания;

- сооружения и передаточные устройства;

- машины и оборудование;

- транспортные средства;

- производственный и хозяйственный инвентарь;

- рабочий скот;

- продуктивный скот;

- многолетние насаждения;

- земельные участки и объекты природопользования;

- капитальные вложения на коренное улучшение земель;

- прочие основные средства.

Для внутренней корпоративной отчетности установлены и более детализированные срезы информации. Например, по группе объектов "Сооружения и передаточные устройства" данные собираются отдельно по земляному полотну, верхним строениям, передаточным устройствам и прочим сооружениям.

Характеристики основных средств

В целом, все основные средства (ОС) должны учитываться в различных ракурсах, требуемых для ведения учета, обеспечения управления основными фондами, составления финансовой отчетности и пр. Характеристики объекта ОС рассматриваются в системе как постоянные данные об объекте и показатели, зависящие от времени и связанные с движением объекта.

К постоянным данным относятся основные характеристики, которые присваиваются ОС при постановке на учет (инвентарный, серийный, заводской номер, комплектность, стоимость приобретения, первоначальная стоимость, срок полезного использования, амортизационная группа, сведения технического учета). К данным, зависящим от времени, как правило, относят такие показатели, которые исчисляются регулярно (сумма амортизации, остаточная стоимость) либо имеют свойство изменяться со временем (данные об уменьшении первоначальной стоимости; сумма обесценения; сумма затрат на достройку, дооборудование, реконструкцию объекта). Помимо этого, в инвентарной карточке основного средства учитывают информацию о движении объекта. С этой целью в карточку ОС заносят определенную отметку (имущество предназначено для передачи в лизинг или для продажи; объект получен в аренду; объект передан в залог, прокат, доверительное управление; объект переведен на консервацию; имущество перемещено между подразделениями холдинга).

Большинство данных об основном средстве влияет на показатели корпоративной отчетности компании, отражающие как ее финансовое, так и имущественное положение. В рамках холдинга технологии формирования отчетности должны учитывать взаимоисключающие показатели, связанные с внутрихозяйственными расчетами между головной структурой и филиалами, а также между отдельными филиалами внутри холдинга.

В карточке ОС показатели объекта, участвующие в формировании отчетности для целей бухгалтерского учета (БУ), необходимо дополнять данными, соответствующими требованиям налогового учета (НУ). Так, согласно Налоговому кодексу РФ понятие амортизируемого имущества, определение его стоимости в ряде случаев, а также методы и порядок расчета амортизационных отчислений, принимаемых для целей исчисления налога на прибыль, существенно отличаются от принятых в бухгалтерском учете. К примеру, в ряде случаев суммы начисленной амортизации необходимо делить на прямые и косвенные расходы.

Кроме того, все холдинги формируют отчетность по международным стандартам (МСФО). В связи с этим возникают совершенно новые характеристики ОС (данные о реклассификации объекта ОС в инвестиционную собственность и обратно; стоимость материалов, приобретенных для строительства ОС; учет авансов, выданных на приобретение ОС и других капвложений; сумма капитализированных ремонтов ОС и пр.).

Технические данные (ТУ) объектов ОС, как правило, учитываются непосредственно в системах учета первичного уровня, т.е. в технических службах филиалов, отдельных зависимых предприятий и пр. На этом же уровне осуществляются физические процессы с ОС, и их результаты фиксируются в карточке объекта (например, результаты проверок технического состояния на соответствие критериям технической надежности).

Задачи учета

Одной из основных задач, которую призваны решать и российские и международные стандарты финансовой отчетности, - это унификация порядка оценки активов (обязательств) и надлежащего раскрытия соответствующей информации в отчетности, предоставляемой заинтересованным лицам.

Цель раскрытия информации - формирование полного представления о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении, повышение прозрачности деятельности компании.

Соответствие принципам формирования консолидированной отчетности (полноты; непротиворечивости; достоверности) должно обеспечивать получение необходимой и достаточной, не содержащей существенных искажений, сводной информации об имущественном положении и результатах хозяйственной деятельности всех компаний, входящих в холдинг, в отношении которых проводится консолидация. Из этого вытекает одно из основных требований к обобщаемой информации: она должна быть сопоставимой. А для этого, как минимум, необходимо единообразие в учете первичной информации об объектах. Решением данной задачи должна стать унификация учетных процессов во всех предприятиях, входящих в холдинг.

Какие проблемы могут быть

В дополнение рассмотрим "узкие" места в учете основных средств.

Масштабной задачей для любого холдинга можно назвать разработку унифицированной технологии выполнения процессов по учету ОС во всех филиалах и зависимых организациях (по возможности). Это обеспечит единообразие информации об объектах ОС, собираемой в разных предприятиях группы компании, т.к. использование в филиалах и ДЗО локальных (местных) справочников не позволяет однозначно идентифицировать объекты и корректно группировать в статистические группы.

Любой учет начинается с постановки объекта на учет. Каждому новому объекту основного средства присваиваются уникальные параметры, идентифицирующие объект, а именно наименование и код классификации, основанный на кодах ОКОФ.

Например, будет ошибкой присвоить однотипным объектам разные коды и неунифицированные наименования. Пример:

Код ОКОФ	Наименование
14 3520650	Разгонщик
14 3520651	Рельсоразгонщик
14 3520651	Гидроразгонщик

Кроме того, унификация бизнес-процессов необходима и для увязки данных об объекте в разных его аспектах - БУ, НУ, МСФО, управленческий и производственный учет.

Подчеркнем, что информация, характеризующая разные аспекты основных средств, содержится в отдельных, не интегрированных между собой учетных системах, которые ведутся в разных подразделениях и службах предприятий холдинга. А существующая процедура задания параметров уникального идентификатора объекта, т.е. присвоения кода классификации объекту, не позволяет однозначно определить объект в бухгалтерском, техническом и имущественном учете.

Помимо этого, как правило, процент заполнения карточки основного средства невысокий. Вследствие этого, информация из нее не востребована в полной мере. "Слепые" бухгалтерские проводки по операциям с основными средствами не фиксируются в карточке учета конкретного объекта. Например, в карточках может быть недостаточно данных о ремонтах, выручке при реализации имущества и пр.

Способом решения перечисленных выше задач может стать разработка единой технологии по учету основных средств и консолидация данных об объектах основных средств компании в единой учетной системе основных средств (назовем эту систему единый регистр ОС). Такой регистр призван стать тем механизмом, который позволит унифицировать бизнес-процессы по учету основных средств всех предприятий холдинга и интегрировать разнопрофильные учетные системы внутри этих предприятий с целью получения сопоставимой информации.

В основе концепции такого регистра ОС должны лечь две основные идеи - интеграция автономных детализированных первичных данных об ОС в едином хранилище и разделение массивов первичных данных в необходимых для анализа аспектах, которые будут использоваться для оперативной обработки и применяться для решения задач анализа и подготовки отчетности.

Модель единых данных по учету ОС

Общая модель регистра ОС должна включать в себя три системы - систему сбора данных, систему хранения данных и систему подготовки отчетности. Сопоставление же срезов данных из разных форм учета должно происходить на уровне корпоративной отчетности холдинга. Это значит, что объединение первичных, временных и расчетных данных об основных средствах на уровне корпоративных отчетов позволит хранить в регистре ОС полностью актуальные сведения вне привязки к первичным учетным системам.

Кратко структуру регистра ОС можно представить в виде следующих групп данных:

- идентификаторы объекта основных средств;

- основные данные объекта основных средств;

- данные хозяйственных операций с основными средствами.

Каждая хозяйственная операция должна хранить автоматическую ссылку на электронный первичный документ учетной системы, и именно это позволит достичь одной из главных целей регистра ОС - обеспечение прозрачности учета имущества. При этом, первичный документ не рассматривается как только унифицированный первичный документ бухгалтерского учета. Помимо договоров, актов ввода в эксплуатацию объекта в карточке основного средства может устанавливаться привязка к таким документам, как страховой полис, инвентаризационная ведомость и прочее.

Преимущества единых данных холдинга

С технической точки зрения единый регистр ОС должен обеспечить следующие возможности автоматизированной системы сбора и хранения информации:

- контроль целостности получаемых из внешних систем данных;

- высокую скорость обмена данными с внешними системами;

- высокую скорость построения отчетов;

- простоту построения отчетов;

- широкие возможности анализа.

А какие возможности и преимущества появятся у холдинга? Это:

1. Оптимизация процессов управления активами. Совершенствование учета основных средств, обеспечение контроля и сохранности объектов, правильное оформление документов и своевременное отражение поступлений основных средств, их внутренних перемещений и выбытий.

2. Осуществление оперативного анализа за состоянием основных фондов в целях стратегического планирования развития холдинга. Возможность комбинирования финансовых и нефинансовых данных объектов ОС для углубленного анализа показателей эффективности.

3. Осуществление анализа эффективного использования имущества для формирования предложений о передаче имущества внутри холдинга (между предприятиями или филиалами компании) для его более эффективного использования или реализации неэффективного имущества.

4. Формирование достоверных стоимостных оценок основных средств и результатов хозяйственных операций с ними, в том числе за счет формирования фактических затрат, связанных с принятием к бухгалтерскому учету активов, определения убытков при выбытии основных средств пр.

5. Возможность анализа и оптимизации затрат по основным средствам, включая затраты на содержание имущества, на восстановление объектов.

6. Централизованное управление процессами сбора, трансформации и консолидации отчетности по объектам основных средств. Возможность оперативного и полного сбора данных об объектах основных средств, находящихся в разных организациях холдинга, в том числе расположенных в различных географических регионах.

7. Получение достаточной информации об основных средствах, необходимой для раскрытия в бухгалтерской и налоговой отчетности, в отчетности по МСФО. Получение сопоставимой информации за счет единой технологии учета в филиалах и предприятиях холдинга.

В заключение отметим, что формально, создание единого регистра основных средств направлено на развитие системы формирования корпоративной отчетности крупных компаний. Практически же, реализация этого проекта предоставляет компаниям инструмент оперативного контроля и управления основными фондами в части основных средств и доходных вложений в материальные ценности. Убедительный пример - использование регистра ОС как инструмента управления затратами, относимыми на конкретное основное средство. В результате у компании появляется возможность контролировать целесообразность таких затрат, планировать их объемы, а также формировать отчеты по эффективности использования ресурсов.

И.М. Акиньшина,

налоговый консультант

"Нормативные акты для бухгалтера", N 8, апрель 2012 г.