Как учесть расходы на проведение годового собрания участников или акционеров общества (Е.В. Вайтман, "Российский налоговый курьер", N 7, апрель 2012 г.)

Как учесть расходы на проведение годового собрания участников или акционеров общества

Приближаются сроки созыва годовых собраний участников и акционеров. Такое мероприятие может оказаться затратным, особенно если большое число участников приезжают из других городов. Какие расходы не вызывают нареканий со стороны инспекторов, а какие признавать в учете опасно?

В обществе с ограниченной ответственностью годовое общее собрание участников необходимо провести в период с 1 марта по 30 апреля года, следующего за отчетным (ст. 34 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", далее - Закон N 14-ФЗ). В закрытом или открытом акционерном обществе годовое собрание акционеров должно пройти не позднее 30 июня следующего года (п. 1 ст. 47 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее - Закон N 208-ФЗ).

Конкретные сроки проведения годового собрания устанавливаются уставом общества. Основная цель его созыва заключается прежде всего в утверждении годового отчета и годовой бухгалтерской отчетности организации за истекший год. Кроме того, на таком собрании обычно решается вопрос о распределении чистой прибыли или покрытии убытков общества, полученных по итогам завершившегося года. За несвоевременное проведение годового собрания предусмотрена административная ответственность (подробнее об этом читайте во врезке справа).

Справка. За нарушение срока или порядка проведения годового собрания - штраф до 700 000 руб.

Общество с ограниченной ответственностью или акционерное общество могут оштрафовать на сумму от 500 000 до 700 000 руб. за любое из следующих нарушений (ч. 1, 5 и 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ):

- незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания участников или акционеров;

- нарушение требований федеральных законов и иных нормативных актов к порядку созыва, подготовки и проведения общего собрания участников или акционеров.

Кроме того, за указанные нарушения должностное лицо общества - как правило, это его руководитель - также привлекается к административной ответственности в виде штрафа в размере от 20 000 до 30 000 руб. А руководителя ЗАО или ОАО могут даже дисквалифицировать на срок до одного года.

В отношении ЗАО, ОАО и их должностных лиц в статье 15.23.1 КоАП РФ предусмотрена ответственность и за другие нарушения, допускаемые при проведении общих собраний акционеров. Размеры штрафов те же:

- на организацию - от 500 000 до 700 000 руб.;

- на должностное лицо - от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация максимум на один год.

Перечень расходов на общее собрание, которые можно признать в налоговом учете, является открытым

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с проведением общих собраний участников или акционеров общества, относятся к внереализационным. Примерный их перечень приведен в подпункте 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ. В нем, в частности, указаны:

- расходы на аренду помещения;

- расходы на подготовку и рассылку информации, необходимой для проведения собрания;

- иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания.

Казалось бы, этот перечень является открытым. Значит, в налоговом учете общество вправе признать любые обоснованные расходы, которые возникли у него при подготовке и проведении общего собрания участников или акционеров. Главное, чтобы у него имелись подтверждающие документы, оформленные надлежащим образом (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако инспекторы нередко отказывают компаниям в учете тех расходов на организацию общих собраний участников или акционеров, которые не названы в подпункте 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Больше всего претензий вызывают затраты на буфетное обслуживание и обеспечение охраны во время мероприятия, а также на проезд и проживание иногородних участников.

Аренда помещения. Обществам со значительным числом участников или акционеров для проведения собрания обычно приходится арендовать специальное помещение. Например, конференц-зал в бизнес-центре либо кинозал во дворце культуры или кинотеатре.

Примечание. При расчете налога на прибыль общество может учесть расходы на публикацию в СМИ или интернете информации не только о месте и времени созыва годового собрания, но и об итогах его проведения.

Поскольку расходы на аренду помещения упоминаются в подпункте 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ, их можно учесть при расчете налога на прибыль. Для документального подтверждения необходимы договор аренды или субаренды, акт приемки арендованного помещения от арендодателя и платежные поручения или иные документы, подтверждающие внесение арендной платы. Составлять акт об оказании услуг по договору аренды или субаренды не нужно (письма Минфина России от 16.11.11 N 03-03-06/1/763 и от 13.10.11 N 03-03-06/4/118).

В любом случае целесообразно удостовериться в том, что дата проведения годового собрания и дата, на которую было арендовано специальное помещение, совпадают. Дату, когда состоялось собрание, подтверждает прежде всего его протокол. Также можно сослаться на текст разосланных участникам уведомлений и объявления в средствах массовой информации о проведении собрания.

Проблемы с признанием расходов могут возникнуть, если конференц-зал был арендован на несколько дней, а собрание продолжалось только один день. Обосновать необходимость аренды помещения на дни, предшествующие собранию, можно тем, что в это время зал готовили к его проведению, завозили и устанавливали демонстрационное оборудование, доставляли раздаточные материалы для участников, продукты для буфетного обслуживания, рамки металлоискателей в целях обеспечения безопасности и т.п. А после завершения собрания демонтировали и вывозили оборудование и приводили помещение в порядок.

Эти факты можно подтвердить с помощью накладных на внутреннее перемещение, путевых листов служебных автомобилей, накладных на приобретение продуктов питания, документов охранного агентства, обеспечивавшего безопасность мероприятия, и др.

Дополнительно можно также сослаться на очень насыщенную повестку дня собрания. Из-за того, что в нее включено большое количество вопросов, изначально собрание было запланировано на несколько дней. Однако участники успели рассмотреть все вопросы и принять по ним решения за более короткий срок. В этом случае в уведомлениях, разосланных участникам до собрания, должно быть указано, что собрание намечено на несколько дней.

Рассылка участникам или акционерам извещений о собрании. О дате, времени и месте проведения годового собрания и его повестке дня общество обязано уведомить всех своих участников или акционеров (п. 1 и 2 ст. 36 Закона N 14-ФЗ, п. 1 и 2 ст. 52 Закона N 208-ФЗ). Общество с ограниченной ответственностью должно сделать это не позднее чем за 30 дней до проведения собрания, акционерное общество - не позднее чем за 20 дней.

Способ извещения устанавливается уставом общества. Это может быть направление участнику или акционеру заказного письма, вручение ему под роспись письменного сообщения или публикация объявления о собрании в конкретном печатном издании или интернете. Расходы именно на тот способ уведомления, который закреплен в уставе, общество вправе учесть при расчете налога на прибыль (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Общества с ограниченной ответственностью вместе с уведомлением о созыве годового собрания обязаны направить всем участникам (п. 1 и 3 ст. 36 Закона N 14-ФЗ):

- копию годового отчета и годовой бухгалтерской отчетности общества;

- копию аудиторского заключения по результатам проверки годовой бухгалтерской отчетности;

- копию заключения ревизионной комиссии или ревизора общества по результатам проверки годовой бухгалтерской отчетности и годовых отчетов;

- сведения о кандидатах в исполнительные органы, совет директоров или наблюдательный совет и ревизионную комиссию общества (если в повестку дня собрания включены выборы в указанные органы);

- проекты изменений и дополнений в устав общества (если запланированы такие изменения) либо проект устава в новой редакции;

- проекты внутренних документов общества;

- иную информацию и материалы, предусмотренные уставом, например рекомендации совета директоров или наблюдательного совета по распределению прибыли или погашению убытков, полученных по итогам года.

Поскольку ООО должно направить перечисленные документы всем своим участникам, в налоговом учете оно вправе признать расходы на их печать, ксерокопирование и пересылку (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Акционерные общества обязаны лишь предоставить акционерам возможность ознакомиться с указанными материалами в помещении компании (абз. 3 п. 3 ст. 52 Закона N 208-ФЗ). Выдать им копии перечисленных документов ОАО или ЗАО должно только по требованию акционера, причем оно вправе взять с него плату за их изготовление (абз. 4 п. 3 ст. 52 Закона N 208-ФЗ). Если эта плата не покрыла всех расходов общества на ксерокопирование документов по запросу акционера, сумму превышения ОАО или ЗАО может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Размещение в интернете или СМИ объявления о годовом собрании. Помимо рассылки участникам или акционерам уведомлений о проведении общего собрания, общество вправе дополнительно проинформировать о его созыве всех заинтересованных лиц через интернет, телевидение или радио (п. 1 ст. 52 Закона N 208-ФЗ). Стоимость размещения такого объявления можно включить во внереализационные расходы на основании подпункта 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ. С этим согласен и Минфин России (письмо от 10.11.09 N 03-03-06/1/736).

Примечание. Инспекторы обычно не возражают против признания в налоговом учете таких расходов, как плата за аренду специального помещения и за услуги по рассылке уведомлений о созыве собрания.

Охрана и обеспечение безопасности. Поскольку годовое собрание участников или акционеров в большинстве компаний является массовым мероприятием, организаторы обязаны принять меры по обеспечению безопасности при его проведении. Для этого общество может заключить договор с частным охранным предприятием (ЧОП) или отделом вневедомственной охраны, а при наличии собственной службы безопасности поручить ей решение этих вопросов.

Расходы на обеспечение безопасности на общем собрании непосредственно связаны с его проведением. Поэтому они включаются во внереализационные расходы (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ). К аналогичным выводам пришел, в частности, ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 10.08.06 N А29-4238/2005а.

Для подтверждения расходов на обеспечение безопасности во время годового собрания у общества должны быть:

- договор и акт об оказании услуг - если охраной занимался отдел вневедомственной охраны или стороннее ЧОП;

- приказ или распоряжение руководителя организации о возложении функций по охране собрания на собственную службу безопасности, накладные на внутреннее перемещение охранного оборудования, например рамок металлоискателей, путевые листы служебных автомобилей и т.п. Если, конечно, именно эта служба обеспечивала безопасность мероприятия.

Буфетное обслуживание. Кофе-брейки, перерывы на ланч или обед - это неотъемлемая часть практически любого годового собрания. Однако расходы на приобретение продуктов и организацию буфетного обслуживания во время собрания являются наиболее проблемными с точки зрения налогообложения. Дело в том, что они не упоминаются в подпункте 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Поэтому налоговики считают, что их нельзя включать во внереализационные расходы.

Чтобы все-таки признать в налоговом учете затраты на буфетное обслуживание и продукты для кофе-брейков во время годового собрания, рекомендуем относить их к представительским расходам (см. врезку на с. 46).

Кстати. Какие документы необходимы для подтверждения представительских расходов?

В главе 25 НК РФ не содержится ответа на этот вопрос. Примерный перечень таких документов привел Минфин России в письмах от 01.11.10 N 03-03-06/1/675, от 22.03.10 N 03-03-06/4/26 и от 13.11.07 N 03-03-06/1/807. В него включены:

- приказ или распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров, использованных при проведении представительского мероприятия (счета, накладные, чеки ККТ, товарные чеки и др.);

- первичные документы, подтверждающие приобретение у сторонних организаций работ и услуг, необходимых для проведения мероприятия (счета, акты выполненных работ или оказанных услуг, чеки ККТ и др.);

- отчет или акт о фактической сумме расходов на проведенное мероприятие.

Целесообразно также иметь следующие документы, утвержденные руководителем организации:

- программу или план представительского мероприятия с указанием его целей, места и сроков проведения;

- список участников мероприятия;

- отчет или акт о результатах проведенного мероприятия.

Вся информация, отражаемая в программе, списке участников и отчете, имеется в протоколе общего собрания участников или акционеров. Поэтому для подтверждения представительских расходов на такое мероприятие эти документы можно не составлять, а вместо них использовать протокол собрания.

Согласно определению, приведенному в пункте 2 статьи 264 НК РФ, к представительским в том числе относятся расходы на официальный прием и обслуживание участников, прибывших на заседание совета директоров, правления или иного руководящего органа налогоплательщика. Общее собрание участников или акционеров общества является высшим органом управления в ООО или АО соответственно (п. 1 ст. 32 Закона N 14-ФЗ и п. 1 ст. 47 Закона N 208-ФЗ). Значит, общество может признать в налоговом учете расходы на буфетное обслуживание во время общего собрания (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

К таким же выводам приходят и арбитражные суды (постановления ФАС Северо-Кавказского от 15.10.07 N Ф08-6877/2007-2552А и Уральского от 03.03.05 N Ф09-529/05-АК округов). К сожалению, разъяснений Минфина России или налоговых органов по данному вопросу найти не удалось.

Существенный минус предложенного варианта учета расходов на буфетное обслуживание заключается в том, что представительские расходы подлежат нормированию. При расчете налога на прибыль их можно признать в размере, не превышающем 4% от общей суммы расходов общества на оплату труда за текущий отчетный или налоговый период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Сверхнормативные суммы представительских расходов для целей налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Примечание. Расходы на буфетное обслуживание во время общего собрания и продукты для кофе-брейков безопаснее относить к представительским. Существенный минус - в налоговом учете представительские расходы подлежат нормированию.

Поскольку годовое собрание должно пройти в I или во II квартале, то есть в начале года, не исключено, что из-за превышения норматива организация не сразу сможет признать всю сумму, затраченную на буфетное обслуживание. Скорее всего, она полностью учтет эти расходы только по итогам 9 месяцев или календарного года. Ведь предельный размер представительских расходов, которые можно признать в налоговом учете, определяется нарастающим итогом с начала года до окончания соответствующего отчетного периода или года (п. 3 ст. 318 НК РФ).

Проезд и проживание иногородних участников и акционеров. По мнению Минфина России, расходы на проезд иногородних участников или акционеров до города или места, в котором проводится общее собрание, и на их проживание в этом городе не относятся к представительским (письма от 01.12.11 N 03-03-06/1/796 и от 16.04.07 N 03-03-06/1/235). Ведь перечень представительских расходов, приведенный в пункте 2 статьи 264 НК РФ, является закрытым, а подобные затраты в нем не упоминаются.

Вместе с тем есть несколько примеров судебных решений, в которых арбитражные суды разрешили включить в состав представительских расходов стоимость перелета акционера общества к месту проведения общего собрания (постановления ФАС Поволжского округа от 09.10.07 N А57-4062/2006-9 и от 31.08.06 N А65-18519/2005-СА2-22).

Учитывая, что эти судебные акты были приняты почти пять лет назад, и притом федеральным арбитражным судом одного округа, признавать такие расходы в налоговом учете очень рискованно. Как вариант, их можно включить в прочие обоснованные расходы на основании подпункта 20 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

Объяснить, почему именно общество оплатило проезд иногородних участников или акционеров к месту проведения собрания и их проживание в этом городе, можно следующим. Если бы оно не обеспечило прибытие участников, то собрание не имело бы кворума. Значит, оно не было бы правомочным для принятия решений (п. 8 ст. 37 Закона N 14-ФЗ и п. 1 ст. 58 Закона N 208-ФЗ).

Примечание. В Минфине России убеждены, что расходы общества на доставку иногороднего участника к месту проведения годового собрания нельзя относить к представительским. Однако некоторые арбитражные суды разрешают это делать.

Вознаграждение секретарю собрания. Если с лицом, выполняющим функции секретаря общего собрания участников или акционеров, заключен трудовой или гражданско-правовой договор, то выплаты или доплаты такому работнику относятся к расходам на оплату труда. Значит, общество вправе учесть их при расчете налога на прибыль (п. 1, 3 или 21 ст. 255 НК РФ).

Допустим, с секретарем собрания не заключен ни трудовой, ни гражданско-правовой договор. Выплаченное ему вознаграждение нельзя включить в расходы на оплату труда. Тем не менее эта выплата непосредственно связана с проведением указанного мероприятия. Ведь, как правило, секретарь ведет протокол собрания и наряду с председательствующим обязан подписать этот документ. Нередко в ЗАО и ОАО именно секретарь занимается организацией собрания.

Таким образом, сумму вознаграждения секретарю, не состоящему с обществом в трудовых отношениях, в налоговом учете можно включить во внереализационные расходы на основании подпункта 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

Размещение в интернете или СМИ информации об итогах собрания. В Минфине России считают, что расходы на публикацию указанных сведений общество вправе учесть как внереализационные расходы согласно подпункту 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ (письмо от 10.11.09 N 03-03-06/1/736).

Если организацией общего собрания занималась специализированная компания

Общество может поручить подготовку и проведение общего собрания участников или акционеров стороннему исполнителю. В этом случае всю сумму, причитающуюся исполнителю, оно вправе включить во внереализационные расходы (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ). При этом особое внимание необходимо уделить оформлению подтверждающих документов.

У общества должен быть договор с исполнителем и акт выполненных работ или оказанных услуг. В договоре следует максимально подробно изложить, что именно обязан сделать исполнитель. Это особенно важно в случаях, когда часть функций заказчик оставляет за собой, например он готовит материалы для рассылки участникам собрания, а их доставкой и остальными организационными вопросами занимается специализированная компания.

В акте выполненных работ или оказанных услуг, помимо перечня проделанной исполнителем работы, необходимо также указать:

- дату проведения общего собрания;

- адрес помещения, в котором оно проходило;

- стоимость выполненных работ или оказанных услуг (каждого этапа в отдельности или общую сумму);

- другие существенные сведения, например перечень документов, формы которых разрабатывал исполнитель (бюллетень для голосования, уведомление участнику о проведении общего собрания и т.п.). Образцы подготовленных документов целесообразно приложить к акту.

Дополнительным плюсом будет наличие у заказчика заявки или технического задания исполнителю, а также отчета последнего о фактически проделанной работе. Но если договором составление указанных документов не предусмотрено, их можно не оформлять, а всю значимую информацию отразить в договоре и акте выполненных работ.

Примечание. Вознаграждение секретарю общего собрания можно признать в налоговом учете либо в составе расходов на оплату труда, либо как внереализационные расходы, связанные с проведением собрания.

Е.В. Вайтман,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 7, апрель 2012 г.