Персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного страхования (Т. Сильвестрова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2012 г.)

Персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного страхования

Учреждения силовых министерств и ведомств являются страхователями в системе обязательного пенсионного страхования в отношении физических лиц, с которыми заключены трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера. Страхователи представляют персонифицированные сведения по формам, утвержденным Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (далее - Инструкция N 192п). О том, на что бухгалтерам следует обращать внимание при составлении форм отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету, расскажем в статье.

Сроки представления форм отчетности

Согласно п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ*(1) страхователь ежеквартально не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ о страховых взносах начисляются страховые взносы) следующие сведения:

1) страховой номер индивидуального лицевого счета;

2) фамилию, имя, отчество;

3) дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;

4) дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;

5) периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

6) сумму заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы обязательного пенсионного страхования;

7) сумму начисленных страховых взносов обязательного пенсионного страхования;

8) другие сведения, необходимые для правильного назначения трудовой пенсии;

9) суммы страховых взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом профессиональной пенсионной системы;

10) периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом профессиональной пенсионной системы.

Последними датами сдачи отчетности в 2012 году являются 15 февраля, 16 мая, 15 августа и 15 ноября.

Формы отчетности

С 1 января 2012 года учреждения силовых министерств и ведомств, являющиеся страхователями в системе обязательного пенсионного страхования по персонифицированному учету, составляют и представляют в ПФР два отчета.

Первый отчет - традиционный, содержащий сведения о начисленных и уплаченных в расчетном периоде страховых взносах, страховом стаже. Представляется по формам СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-2, АДВ-6-3. Ниже приведем краткую характеристику данных форм.

Форма СЗВ-4-1 "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица" заполняется при представлении сведений о застрахованном лице, у которого в расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, которые отражаются в таблице "Стаж работы за отчетный период", либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д.

Форма СЗВ-4-2 "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица" заполняется при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии.

Заметим, что формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, подаваемые о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, формируются отдельной пачкой (п. 11 Инструкции N 192п).

Также страхователь заполняет и представляет в ПФР в составе форм отчетности форму АДВ-11 "Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование". В соответствии с нормами п. 48 Инструкции N 192н в ней, в частности, отражаются:

- дата, которой соответствуют сведения, представленные в ведомости, и год, соответствующий расчетному периоду;

- количество пачек документов с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 с типом сведений "Исходящие" и "Назначение пенсии";

- число застрахованных лиц, информация о которых представляется за расчетный период страховщиком по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2;

- признак тарифа;

- сумма начисленных за расчетный период страховых взносов на обязательное пенсионное страхование на страховую и накопительную часть пенсии;

- иная информация, предусмотренная формой.

Согласно п. 6 Инструкции N 192п учреждение группирует представляемые в территориальный орган ПФР документы в пачки. В пачке документов допускается наличие не более 200 документов. Для пачек, содержащих формы СЗВ-4-2, число застрахованных лиц не должно превышать 200. Пачка документов сопровождается описью документов, передаваемых в ПФР (АДВ-6-1) (правила заполнения этой формы установлены п. 32 Инструкции N 192п). Опись документов, передаваемых в ПФР, является неотъемлемой частью пачки документов. Опись документов, передаваемых страхователем (работодателем) в территориальный орган ПФР, подписывается исполнителем (по требованию руководителя), заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации. Страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет опись личной подписью.

В силу п. 12 Инструкции N 192н по согласованию с территориальным органом ПФР допускается следующий порядок оформления пачки документов, содержащей сведения о начисленных и уплаченных в расчетном периоде страховых взносах и страховом стаже:

- пачка прошивается и пронумеровывается;

- концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на который ставится печать организации и делается надпись: "В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ... листов";

- к пачке прикладывается список застрахованных лиц, на которых представляются сведения, в произвольной форме; указанный список брошюруется в пачке после описи;

- все документы, входящие в пачку, заверяются печатью организации и подписью руководителя, проставляемыми на описи, которая дополняется словами: "Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно";

- заверенная подписью руководителя и печатью организации пачка документов не подлежит расшифрованию.

Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, если в отчетном периоде необходимо указать отпуск без сохранения содержания и (или) получение пособия по временной нетрудоспособности и (или) работу застрахованного лица с необходимостью заполнения реквизитов "Территориальные условия труда (код)", "Особые условия труда (код)", "Исчисление страхового стажа", "Условия для досрочного назначения трудовой пенсии", отражаются по форме СЗВ-6-1. Перечень реквизитов формы и правила заполнения приведены в п. 71 Инструкции N 192п.

Данные, отраженные в форме СЗВ-6-1, переносятся в реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц, который составляется по форме СЗВ-6-2.

К формам СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 составляется опись передаваемых страхователем в ПФР документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц (форма АДВ-6-3) и опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-2).

Опись сведений, передаваемых страхователем (форма АДВ-6-2), содержит данные в целом по страхователю, которые представляются в территориальный орган ПФР, и сопровождает пачки документов и реестров входящих исходных сведений АДВ-6-3, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 (п. 68 Инструкции N 192п).

Второй отчет - новый отчет, который представляется страхователями один раз в год за отчетный период "календарный год". Он содержит сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных страхователями в пользу физических лиц за прошедший календарный год. Этот отчет стал формироваться в результате внесения изменений в Инструкцию N 192п Постановлением Правления ПФ РФ от 24.03.2011 N 59п. Отчет составляется по формам (п. 73, 74 Инструкции N 192п):

- СЗВ-6-3 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица". В ней отражаются индивидуальные сведения о физических лицах, в отношении которых были произведены выплаты и иные вознаграждения (Ф.И.О., страховой номер); вид договора, по которому были совершены выплаты (трудовой, гражданско-правовой); сведения о плательщике страховых взносов - страхователе (регистрационный номер страхователя в ПФР, ИНН, КПП, наименование организации); тип сведений (является ли данная форма исходящей, корректирующей или отменяющей), суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица (представляются по месяцам с выделением сумм, на которые были начислены страховые взносы на ОПС);

- АДВ-6-4 "Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица". Данная опись составляется к пачке входящих исходных (корректирующих, отменяющих) документов, содержащих сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физических лиц документов (к формам СЗВ-6-3).

Впервые отчетность в ПФР по этим формам сдавалась страхователями в ПФР за 2011 год одновременно с представлением отчета о начисленных и уплаченных страховых взносах на ОПС и страховом стаже застрахованных лиц за IV квартал 2011 года.

Для представления в территориальный орган ПФР сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых в пользу физического лица, страхователь также формирует их в пачки. Основные требования к комплектованию пачек такие же, как и при формировании сведений о начисленных и уплаченных в расчетном периоде страховых взносах и страховом стаже. А именно:

- количество документов СЗВ-6-3 в пачке не более 200;

- каждая пачка входящих исходных (корректирующих, отменяющих) форм СЗВ-6-3 сопровождается формой АДВ-6-4;

- пачки документов с формами СЗВ-6-3 должны быть пронумерованы по типу GGNNN, где GG - две последние цифры года, за который представляются сведения, NNN - порядковый номер пачки.

Вместе с пачками документов страхователи должны представить список застрахованных лиц, на которых подаются сведения, в произвольной форме. Ниже приведем пример составления такого списка (на основе п. 34 Инструкции N 192п).

Учреждение: ГУ МЧС по N-й области
Регистрационный номер ПФР: 062-088-016499
Поименный список работников к пачке N 1
N	Ф.И.О.		Страховой номер
1	Данилов Константин Николаевич		136-453-457 57
2	Иванов Антон Сергеевич		134-744-035 58
3	...
Наименование должности руководителя
Подпись		/Расшифровка подписи/
Дата заполнения

Представление корректирующих сведений. В Письме ПФ РФ от 18.05.2011 N 08-26/5320 "О представлении страхователями корректирующих сведений персонифицированного учета" сообщается, как отразить в отчетности по персонифицированному учету начисление страховых взносов на суммы занижения базы по начислению страховых взносов страхователем, выявленные в ходе проведения выездной проверки.

На застрахованное лицо (застрахованные лица), на выплаты в пользу которых в результате выездной проверки доначислены страховые взносы, представляются корректирующие формы индивидуальных сведений по формам СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за тот отчетный период, в котором страхователем начислены выплаты или вознаграждения в пользу указанных застрахованных лиц. Корректирующие сведения по форме СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 представляются вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором органом контроля вынесено решение по результатам рассмотрения материалов проверки.

При этом форма АДВ-6-2, сопровождающая исходные индивидуальные сведения за отчетный период, будет содержать и данные о корректирующих индивидуальных сведениях (раздел "Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях" формы АДВ-6-2), в частности сумму доначисленных страховых взносов (равную сумме доначисленных страховых взносов, указанной в строке 120 формы РСВ-1).

Правила заполнения форм отчетности, представляемой в ПФР

В соответствии с нормами п. 13 Инструкции N 192п пачка входящих документов, подаваемая страхователями в ПФР, может сопровождаться электронным представлением информации, содержащейся во всех документов пачки, в соответствии с Правилами подготовки документов персонифицированного учета в электронной форме (формат данных), приведенными в приложениях 3 и 4 к Инструкции N 192п.

В том случае, когда пачка документов в электронном представлении заверяется электронной подписью, наличие документов в письменной форме не требуется.

При представлении информации, подготовленной средствами вычислительной техники, в качестве документов допускается использование распечаток в форме, согласованной с территориальным органом ПФР. При этом отклонение от утвержденного состава реквизитов не допускается (п. 15 Инструкции N 192п).

Каждой пачке документов, сопровождаемой электронным представлением, страхователь (работодатель) присваивает порядковый номер. Он указывается на описи документов, передаваемых страхователем (работодателем) в ПФР.

Машинный носитель электронного представления пачки документов возвращается страхователю (работодателю) после обработки содержащейся на нем информации. На нем работник ПФР проставляет штамп, подтверждающий сдачу отчетности.

Таким образом, страхователи формируют и представляют в ПФР отчеты в электронном виде и на бумажном носителе. Формы отчета на бумажном носителе должны быть заполнены без помарок и исправлений.

К сведению. Форма СЗВ-6-3 нужна при сдаче отчетности как на бумаге, так и в электронном виде. В свою очередь, форма АДВ-6-4 при электронной сдаче отчетности в ПФР не формируется.

Правила проверки документов персонифицированного учета, представляемых в электронной форме

В Информационном сообщении ПФР от 20.12.2011 содержатся Правила проверки документов персонифицированного учета, представляемых в электронной форме (далее - Правила). Они, в частности, включают в себя следующие разделы:

- последовательность выполнения проверок;

- описание правил проверки файлов, содержащих документы персонифицированного учета, в зависимости от типа документа;

- допустимые соотношения страховых взносов;

- допустимые соотношения суммы страховых взносов на накопительную и страховую части трудовой пенсии (учетом изменений в Федеральном законе от 20.07.2004 N 70-ФЗ);

- описание проверок пакета документов, представляемых страхователями в рамках отчетного периода (во взаимосвязи всех типов документов).

Как установлено в разд. 1 Правил, проверки выполняются в два этапа.

На первом этапе проверяются файлы (каждый по отдельности) в соответствии с правилами раздела 2 с учетом требований раздела 4 для документов, содержащих сведения о стаже.

На втором этапе проверяется полный пакет документов в соответствии с разделом 3 (в нем содержится описание проверки пакета документов, представляемых страхователями в рамках отчетного периода (во взаимосвязи всех типов документов)).

Проводятся "перекрестные" проверки, то есть проверки показателей, содержащихся в разных формах документов.

Независимо от того, на каком из этапов проверки обнаружены ошибки, проводится весь комплекс проверок.

По окончании проверки формируется протокол.

Пакет документов считается правильным, если результат всех этапов проверки положительный.

Не представляется возможным полностью описать правила проверки документов персонифицированного учета, представляемых в электронной форме, в рамках статьи. Вы можете самостоятельно ознакомиться с ними, прочитав информационное письмо. Хотелось бы немного остановиться на правилах проверки файлов, содержащих документы персонифицированного учета, в зависимости от типа документа. Пунктом 3 разд. 3 Правил установлено, что подготовленные страхователем сведения индивидуального (персонифицированного) учета (далее - индивидуальные сведения) проверяются в части данных о суммах выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица.

Пакет документов индивидуальных сведений, представляемый в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи за календарный год, должен отвечать следующим требованиям:

- вместе с расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам (РСВ-1) за календарный год с кодом корректировки 000 и ненулевыми суммами начисленных страховых взносов за последние три месяца отчетного периода (строки 111, 112, 113 раздела 1) представляются сведения индивидуального (персонифицированного) учета (СЗВ-6-1 (СЗВ-1-2), АДВ-6-3 и АДВ-6-2) по типу "Исходные" с ненулевыми суммами начисленных и (или) уплаченных страховых взносов и сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица (СЗВ-6-3, АДВ-6-4);

- вместе с расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам (РСВ-1) за календарный год с кодом корректировки 000 с нулевыми суммами начисленных страховых взносов за последние три месяца отчетного периода (строки 111, 112, 113 раздела 1) и ненулевыми суммами начисленных страховых взносов с начала расчетного периода (строка 110 раздела 1) представляются сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица (СЗВ-6-3, АДВ-6-4).

Пакет вышеуказанных документов формируется и направляется в территориальный орган ПФР полным комплектом.

Если в РСВ-1 есть начисления за последние три месяца (IV квартал), в пакете должны быть формы СЗВ-6-1 (СЗВ-6-2) и СЗВ-6-3. При отсутствии СЗВ-6-1 (СЗВ-6-2) или СЗВ-6-3 программа выдаст ошибку.

Для форм документов СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-К, СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 стаж работы застрахованного лица представляется блоками "Основная строка", "Дополнительные строки" и входящим в их состав блоком "Особенности учета".

Для форм документов СПВ-1 и СЗВ-6-1 стаж работы застрахованного лица представляется блоками "Стажевый период", "Льготный стаж" и "Особенности учета".

В документе приведены особенности для каждого представления и описание совпадающей части.

Код категории застрахованного лица, указанный в форме СЗВ-6-3, должен совпадать с кодом категории застрахованного лица, приведенным в форме СЗВ-6-1 (при ее наличии в отчетности за IV квартал) или форме СЗВ-6-2 (при ее наличии в отчетности за IV квартал).

Ответственность за несвоевременное представление сведений

На основании ст. 17 Закона N 27-ФЗ за непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям, в том числе физическим лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся соответственно за отчетный период и истекший календарный год платежей в ПФР. Взыскание указанной суммы производится органами ПФР в судебном порядке.

Т. Сильвестрова,

главный редактор журнала "Силовые министерства

и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".