Выставляем документы в праздник (Л. Иванова, "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2012 г.)

Выставляем документы в праздник

В некоторых случаях налоговики признают расходы неподтвержденными, если они основаны на документах, датированных выходным или праздничным днем. Как следствие, доначисляют налог на прибыль, пени и штрафы.

В связи с производственной необходимостью некоторым работникам приходится трудиться в выходные и праздничные дни. Так, например, руководители заключают сделки, подписывают договоры, принимают на работу новых сотрудников. Работники, трудясь в праздничный день, могут приобретать что-либо из канцелярских товаров, заправлять служебные автомобили на бензоколонке и т.д.

Получается, все подтверждающие документы, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет, датированы праздничным днем, что заставляет инспектора усомниться в производственной необходимости и обоснованности таких расходов.

Расходы в выходной день

Одно из требований Налогового кодекса - это документальное подтверждение произведенных расходов*(1).

Однако ни Налоговый, ни Трудовой, ни Гражданский кодексы не обязывают составлять договоры, подписывать иные документы только в рабочие дни.

То, что договоры могут быть заключены и в праздничные дни, подтверждает и арбитражная практика.

Так, в одном из своих постановлений судьи пришли к выводу, что если трудовой договор заключен в выходной день, не аннулирован работодателем и не признан в судебном порядке незаключенным, то он обладает юридической силой и обязателен для сторон трудовых правоотношений со всеми вытекающими последствиями*(2). Судьи, рассматривая претензии со стороны ФСС России, определили, что основополагающим условием для возникновения трудовых правоотношений является волеизъявление сторон. Свои выводы судьи сделали на основе анализа норм трудового права, согласно которым трудовой договор может быть либо аннулирован работодателем, либо признан недействительным и незаключенным в судебном порядке в рамках трудового спора.

Согласно Трудовому кодексу ненадлежащее оформление трудового договора при этом не является безусловным основанием для признания его недействительным или незаключенным*(3). В случае оформления трудового договора ненадлежащим образом трудовые отношения возникают при фактическом допущении работника к работе*(4).

Материалами дела подтверждена воля сторон на сохранение и признание трудовых отношений независимо от того, что трудовой договор датирован выходным днем.

В другом деле, по рассмотрению спора с налоговой инспекцией, судом приведены доводы в пользу компании, которые подтверждают позицию, что дата оформления договора или акта не означает факта оказания компании услуг работником именно в нерабочее время*(5).

Арбитры зачастую поддерживают компании и считают, что первичные документы могут быть датированы нерабочим, праздничным днем. Например, арбитры Московского округа пришли к выводу, что заправка бензином машины в нерабочее время не является фактом того, что работник использовал автомобиль для личных нужд*(6).

Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 11 октября 2010 г. N А33-13602/2008

<...> Факт выписки путевых листов в праздничные и выходные дни не свидетельствует об их недостоверности, принимая во внимание режим работы торговых представителей в указанные дни. <...>

Отметим, что коммунальные службы (теплоснабжающие, электроснабжающие, водоснабжающие организации), а также операторы связи и арендодатели акты выполненных работ и счета-фактуры датируют последним днем месяца, даже если это выходной или праздничный день. В этих случаях претензии со стороны проверяющих пока не отмечены в судебной практике. Ведь в выходные и праздничные дни договор аренды не прекращает своего действия, не прерывается энерго- и теплоснабжение помещения.

Чтобы избежать претензий проверяющих по поводу использования сотовой связи во внерабочее время, необходимо закрепить в локальных нормативных актах, приказах об использовании мобильной связи и должностных инструкциях, что работники вправе вести переговоры в производственных целях после рабочего дня. Такой вывод следует из писем Минфина России*(7), а также из решений суда*(8).

Чиновники разъясняют, что в случае ведения переговоров по сотовому в производственных целях во время нахождения работника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг мобильной связи могут признаваться расходами при исчислении налога на прибыль, но при этом они должны быть документально подтверждены*(9). Подробнее о том, какие документы необходимы для подтверждения сотовых расходов, читайте в "АБ" N 12, 2011 на с. 61.

Отстоять позицию

Что же можно сделать, чтобы не судиться с проверяющими, если руководство заключает сделки в выходные и праздники, а работники приобретают что-либо для производственных нужд в выходные дни? Ведь трудовое законодательство прямо указывает, что работники должны выполнять свои трудовые обязанности в рабочее время*(10).

Прежде всего необходимо отслеживать и контролировать даты оформления документов. Если же расходы произведены в выходной день или документы составлены датой выходного или праздничного дня, то лучше оформить сотруднику, подписавшему договор или оказавшему услугу, официальный выход на работу в выходной день. Для этого необходимо правильно и своевременно оформить документы: распоряжение руководителя организации на выход в нерабочий день, получить письменное согласие работника. В табеле учета рабочего времени необходимо поставить отметки о работе в праздничный день. А также произвести оплату.

Не следует забывать, что праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере*(11). Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут быть установлены коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

По желанию сотрудника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работу в выходной оплачивают в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Л. Иванова,

ведущий эксперт компании "ЦБА"

"Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2012 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 1 ст. 252 НК РФ

*(2) пост. ФАС ЦО от 26.03.2009 N А14-3810-2008/125/34

*(3) ч. 3 ст. 57 ТК РФ

*(4) ч. 3 ст. 16, ст. 67 ТК РФ

*(5) пост. ФАС МО от 16.09.2009 N КА-А41/8984-09 по делу N А41-9745/08

*(6) пост. ФАС МО от 11.06.2009 N КА-А40/5274-09

*(7) письмо Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178

*(8) пост. ФАС МО от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08

*(9) письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418

*(10) ст. 91 ТК РФ

*(11) ст. 153 ТК РФ