Деньги директору под отчет по новым правилам (Н. Шорохова, "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2012 г.)

Деньги директору под отчет по новым правилам

Директор компании, как и любой другой работник, должен написать заявление о выдаче ему денег под отчет для оформления расходного кассового ордера. Составить этот документ можно в произвольной форме.

С 1 января 2012 года действует новый порядок выдачи денег под отчет*(1). Выдавать их можно только по заявлению, на котором директор ставит свою разрешительную подпись*(2). А что делать, если необходимо выдать денежные средства самому директору? Должен ли он писать заявление?

Деньги на затраты, связанные с деятельностью фирмы, работнику - подотчетному лицу выдают по расходным кассовым ордерам при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность*(3). Теперь расходный кассовый ордер бухгалтер оформляет по письменному заявлению сотрудника, составленному в произвольной форме. На этом заявлении обязательно должны быть подпись руководителя, дата, а также разрешительная надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выданы. Раньше для выдачи подотчетных сумм было достаточно подписей руководителя и главного бухгалтера на расходном кассовом ордере. Работник не должен был предоставлять заявление о выдаче наличных*(4).

Положение Банка России от 12 октября 2011 N 373-П

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Выдать Астраханскому М.И. 5000 руб.                        В ООО "Мастер"

Срок для отчета не позднее 18.03.2012           от генерального директора

Генеральный директор ООО "Мастер"                      Астраханского М.И.

Астраханский М.И.

13.03.2012

Заявление

Необходимо выдать денежные средства в размере 5000 руб. на приобретение монитора.

13.03.2012

Астраханский

Астраханский М.И.

Возникает вопрос: должен ли директор компании писать заявление о выдаче денег на свое имя? Ведь разрешительную надпись на этом документе будет ставить он же. Есть три варианта:

- заявление о выдаче денег можно заменить приказом директора, в котором будет указана сумма наличных денег;

- заявление о выдаче денег можно не оформлять, достаточно подписи директора на расходном кассовом ордере;

- директор должен написать заявление о выдаче денег под отчет в общеустановленном порядке.

По нашему мнению, первые два варианта не обоснованы действующим законодательством. Положением не предусмотрено, что основанием для выписки расходного кассового ордера и выдачи подотчетных сумм может быть приказ руководителя компании. Данный нормативный документ не содержит также никаких исключений, которые позволяли бы кому-либо из работников не оформлять заявление о выдаче ему подотчетных сумм. Поэтому более верной является третья позиция. Руководитель компании, как и любой другой сотрудник, должен писать заявление. Ведь именно этот документ является основанием для оформления расходного кассового ордера*(5). Кроме того, из положений трудового законодательства следует*(6), что директор одновременно является и руководителем компании, и ее работником. То есть требование о составлении заявления в полной мере распространяется и на него.

Отметим, что Кодекс об административных правонарушениях не предусматривает наказания за оформление расходного кассового ордера без заявления работника. Но чтобы избежать ненужных претензий со стороны проверяющих, лучше все же соблюдать нормы, установленные Положением. Даже те, нарушение которых непосредственно не влечет за собой штрафные санкции. Если руководитель компании напишет заявление по форме, которую используют все работники, ничего страшного не произойдет. Важно лишь наличие документа как основания для выписки расходного кассового ордера. Заявление о выдаче денег под отчет директору можно составить по образцу, представленному выше.

Н. Шорохова,

налоговый консультант компании UHY "Янс-Аудит"

Мнение. Директор тоже пишет заявление

Александр Елин, генеральный директор аудиторской компании "Академия аудита"

Действующий с 2012 года порядок выдачи денежных средств под отчет не содержит никаких исключений для руководителя компании. Директор - такой же сотрудник фирмы, как и остальные, ведь с ним заключен трудовой договор. Основанием для оформления расходного кассового ордера при вы даче денежных средств под отчет любому работнику является завизированное заявление с указанием суммы и срока, на который выдаются деньги.

Следовательно, данный документ обязателен для всех! Не будет ошибкой, если заявление напишет и завизирует сам руководитель.

В крупных компаниях полномочия руководителя относительно принятия решения о выдаче денежных средств под отчет могут быть делегированы и другим сотрудникам (например, финансовому директору), поэтому на заявлении руководителя может стоять подпись финансового директора.

"Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение, утв. приказом ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение)

*(2) п. 4.4 Положения

*(3) пп. 4.1, 4.2 Положения

*(4) п. 14 Порядка, утв. решением совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40

*(5) п. 4.4 Положения

*(6) гл. 43 ТК РФ