Переходящий отпуск: расчет НДФЛ в программе "1С" (О.Я. Леонова, "Зарплата", N 4, апрель 2012 г.)

Переходящий отпуск: расчет НДФЛ в программе "1С"

Как настроить "1С" для правильного расчета НДФЛ с переходящего отпуска? Этот вопрос задал посетитель форума www.zarp.ru. Ответ на него найдете в статье.

Вопрос о переходящем отпуске не первый год волнует бухгалтеров. Рассмотрим, как его решить в программе "1С".

Два варианта расчета НДФЛ с отпускных в программах "1С"

Сотрудник взял ежегодный оплачиваемый отпуск с 30 января по 5 февраля 2012 года (7 календ. дн.).

Зарплата за отработанные 11 дней января равна 30 187,5 руб.

Сумма отпускных составила:

- за январь 2012 года (30 и 31 января) - 2091,68 руб.;

- за февраль 2012 года (с 1 по 5 февраля) - 5229,2 руб.

Всего начислено 37 508,38 руб. (30 187,5 руб. + 2091,68 руб. + 5229,2 руб.).

У сотрудника двое детей, и соответственно ему нужно предоставить вычет в размере 2800 руб. (1400 руб. + 1400 руб.) за месяц.

В двух используемых программах расчет был осуществлен по-разному:

Первый вариант расчета НДФЛ (расчет производится в конфигурации "1С: Бухгалтерия 7.7" (релиз 7.70.534).

Сумма НДФЛ за январь 2012 года составила 4512 руб. [(37 508,38 руб. - 1400 руб. - 1400 руб.) х 13%].

Второй вариант расчета НДФЛ. В конфигурации "1С: Зарплата и Кадры" (релиз 7.70.320) программа рассчитала НДФЛ так:

- 3832 руб. [(30 187,5 руб. + 2091,68 руб. - 2800 руб.) х 13%] - за январь 2012 года;

- 316 руб. [(5229,2 руб. - 2800 руб.) х 13%] - за февраль 2012 года.

Общая сумма НДФЛ равна 4148 руб. (3832 руб. + 316 руб.).

То есть программа применила вычет на двух детей два раза - 2800 руб. за январь и 2800 руб. за февраль 2012 года. В справке по форме 2-НДФЛ так и отражено.

Вопрос посетителя форума. Какая сумма НДФЛ правильная - 4512 или 4148 руб.? И как нужно изменить настройки, чтобы программа рассчитывала верно?

Дата получения дохода в виде отпускных

Прежде чем ответить на вопрос, обратимся к теории, в частности к положениям Налогового кодекса. Необходимо определить, какая дата является датой получения дохода в виде отпускных.

Отпускные - плата за труд?

С одной стороны, суммы начисленных отпускных включаются в систему оплаты труда, гарантируются трудовым договором и с этих позиций могут быть отнесены к плате за труд. Такого мнения придерживаются некоторые арбитражные судьи (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2009 N А46-11967/2009 и ФАС Уральского округа от 05.08.2010 N Ф09-9955/09-С3 и ФАС Северо-Западного округа от 30.09.2010 N А56-41465/2009). А если отпускные - это заработная плата, то вполне допустимо применение нормы пункта 2 статьи 223 Налогового кодекса: датой фактического получения налогоплательщиком дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход.

Отпуск - время отдыха, а не труда

Специалисты Минфина России считают, что отпуск - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по собственному усмотрению. Следовательно, его оплата - не выплата за исполнение трудовых обязанностей. В целях исчисления НДФЛ в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса датой фактического получения дохода в виде отпускных признается день их выплаты (перечисления на банковский счет работника). При этом месяц, за который начислены отпускные, значения не имеет (письма Минфина России от 24.01.2008 N 03-04-07-01/8, от 06.03.2008 N 03-04-06-01/49 и от 15.11.2011 N 03-04-06/8-306). Такая же позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 N 11709/11.

Сроки удержания и перечисления НДФЛ с сумм отпускных

Работодатель обязан удержать НДФЛ с суммы отпускных в момент ее выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), а перечислить сумму удержанного налога в следующие сроки (п. 6 ст. 226 НК РФ):

- при выдаче отпускных наличными деньгами из кассы организации за счет средств, снятых с расчетного счета в банке специально для выплаты отпускных, - не позднее дня получения наличных денег в банке;

- выдаче отпускных наличными деньгами из кассы организации за счет средств, имеющихся в кассе (из выручки), - не позднее дня, следующего за днем получения работником отпускных;

- перечислении отпускных с расчетного счета организации на счет работника в банке либо по его поручению на банковские счета третьих лиц - не позднее дня перечисления денег со счета организации.

Отражение отпускных сумм в программах "1С"

Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом 8", "1С: Зарплата и Кадры 7.7", "1С: Управление производственным предприятием 8" можно настроить и так, чтобы суммы отпускных распределялись пропорционально месяцам отпуска (отпускные - это оплата труда), и так, чтобы эти суммы были отнесены к доходам сотрудника полностью в месяце выплаты (отпускные - не оплата труда).

Примечание. Момент смены настроек

Не рекомендуется менять настройку не с начала налогового периода. Дело в том, что после установки настройки все документы по оформлению отпуска и расчету НДФЛ за год необходимо пересчитать с начала налогового периода (года). Кроме того, существует риск при перерасчете начислений прошлых налоговых периодов изменить НДФЛ, по которому уже сдана отчетность. Если вы все же решили, что настройки необходимо изменить, советуем обратиться к специалистам.

Реализация в "1С" варианта "отпускные - оплата труда"

Если придерживаться мнения, что отпускные - это оплата труда, суммы переходящих отпускных следует распределять по месяцам, за которые эти суммы начислены. В нашем случае за январь и февраль 2012 года. При этом стандартные налоговые вычеты на детей будут применены к каждой части отпуска, то есть и за январь, и за февраль.

Стандартная настройка конфигураций "1С: Зарплата и Управление персоналом 8", "1С: Зарплата и Кадры 7.7", "1С: Управление производственным предприятием 8" предусматривает именно этот вариант отражения доходов в виде отпускных.

Типовой настройкой перечисленных выше конфигураций для отражения сумм отпускных для целей учета НДФЛ предусмотрен код дохода "2012 - Суммы отпускных выплат".

При расчете заработной платы и НДФЛ за февраль программа корректно учтет уже предоставленные при выплате отпускных суммы вычетов за февраль и второй раз их не посчитает.

При таком подходе сумма дохода за дни отпуска января будет отражена в отчетности по НДФЛ за период "Январь", а февраля - за период "Февраль".

Если не распределять НДФЛ по месяцам переходящего отпуска. Вариант "отпускные - не оплата труда"

Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом 8", "1С: Зарплата и Кадры 7.7", "1С: Управление производственным предприятием 8" можно настроить так, чтобы суммы отпускных были отнесены к доходам сотрудника полностью в месяце выплаты.

Код дохода по НДФЛ для отражения отпускных - "2012 - Суммы отпускных выплат".

Чтобы изменить порядок отражения этих сумм в случае переходящих отпусков, нужно совершить всего два действия.

Первое действие - создать новый код дохода по НДФЛ, скопировав предопределенный код 2012 (старый и новый коды будут отличаться значком - у предопределенных элементов есть желтый кружок) (см. рис. 1 на с. 54).

Второе действие - созданный код указать в видах начислений по отпускам (включая дополнительные) на закладке "Налоги", выбрав вместо предопределенного кода 2012 (см. рис. 2 ниже).

При такой настройке сумма отпускных за февраль будет отражена в отчетности за январь и вычеты за февраль не будут применены.

В конфигурации "1С: Зарплата и Кадры 7.7"

Для настройки отражения отпускных по периоду выплаты придется указать для отпуска другой код дохода по НДФЛ. Рекомендуем код "4800 - Иные доходы". Использовать в этом варианте учета код 2012 не удастся.

Во всех видах начислений отпусков (включая дополнительные) на закладке "Налоговый учет" нужно будет указать код дохода 4800 (см. рис. 3 ниже).

В конфигурации "1С: Бухгалтерия 7.7" возможен только один вариант расчета НДФЛ

В отличие от названных выше программ конфигурация "1С: Бухгалтерия 7.7" не позволяет выполнять сложные расчеты зарплаты и отпускных.

Так, с ее помощью невозможно распределять отпуск на несколько месяцев. Следовательно, сумма отпускных будет учтена полностью в каком-то одном месяце, а вычеты применены один раз.

О.Я. Леонова,

руководитель отдела автоматизации кадрового учета

и расчета заработной платы компании "Микротест"

"Зарплата", N 4, апрель 2012 г.