Работник идет в отпуск не по графику (Е. Степина, "Актуальная бухгалтерия", N 6, июнь 2012 г.)

Работник идет в отпуск не по графику

График отпусков обязателен для работодателя и сотрудников. Однако часто случаются ситуации, когда работники просят перенести отпускные дни на другой период. Решение о переносе принимает руководитель.

График ежегодных оплачиваемых отпусков утверждается заранее, при этом работодатель учитывает пожелания сотрудников и выбранные ими даты для отдыха. Однако иногда работники по личным причинам в силу возникших обстоятельств хотят изменить запланированный период отпуска. Как быть в такой ситуации работодателю и какие документы нужно оформить, расскажем в статье.

Решение принимает работодатель

Чтобы пойти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (пример заявления см. на рис. 1). В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причины его переноса.

Рис. 1. Заявление на перенос отпуска

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Директору ООО "Актив"

Петрову А.М.

от менеджера по продажам

Касаткиной Е.Л.

Заявление

Прошу перенести начало моего очередного ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней с 18 июня 2012 года на 2 июля 2012 года.

Причина: мной получено направление на санаторное лечение хронического заболевания на период с 3 по 13 июля 2012 года (копия направления прилагается).

01.06.2012

Касаткина

Работодатель подтверждает свое согласие на перенос отпуска, проставляя на заявлении сотрудника резолюцию "Не возражаю" и свою подпись. Если в компании есть структурные подразделения, заявление должен подписать сначала руководитель подразделения, а затем руководитель компании*(1).

Оформляем кадровые документы

Далее издается приказ по внесению изменений в график отпусков (см. рис. 2).

Рис. 2. Приказ о внесении изменений в график отпусков

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

ООО "Актив"

Приказ
о внесении изменений в график отпусков

4 июня 2012 г. N 5-к

г. Москва

На основании личного заявления Касаткиной Е.Л. о переносе отпуска в связи с получением направления из медучреждения на санаторное лечение

Приказываю:

1. Перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска за 2012 г. Касаткиной Е.Л. на 2 июля 2012 года в связи с личными обстоятельствами (сотрудницей получено направление на санаторное лечение в июле 2012 г.).

2. Начальнику отдела кадров Степановой Е.Д. обеспечить своевременное и полное внесение изменений в личную карточку Касаткиной Е.Л., график отпусков и другую учетную документацию по персоналу.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: график отпусков работников на 2012 г., заявление Касаткиной Е.Л. от 01.06.2012 г.

Директор ООО "Актив"               Петров           Петров А.М.

                                 ---------         -------------

Ознакомлены:                   Касаткина Е.Л.     Степанова Е.Д.

                               -------------      --------------

Формой графика отпусков Т-7*(2) предусмотрена возможность переноса отпуска на другие даты. Если период отпуска сотрудника меняется, кадровик (или ответственный за ведение кадровых документов) заполняет графы 8 и 9 "Перенесение отпуска". В графе 8 нужно указать название документа, на основании которого меняется период отдыха. Как правило, это заявление работника с указанием причины переноса (состояние здоровья, положение в семье и т.д.) с приложением необходимых документов: листка нетрудоспособности, вызова или приглашения из суда или других документов, подтверждающих наличие особых обстоятельств. В графе 9 нужно указать дату предполагаемого отпуска. Причину, по которой отдых переносится, можно указать в графе 10 "Примечание".

Пример внесения данных о переносе отпуска см. на рис. 3 (использованы данные рис. 1 и 2).

Рис. 3. Запись о перенесенном отпуске в форме Т-7 (фрагмент)

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Отпуск					Примечание
				количество календарных дней	дата		перенесение отпуска
					запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Отдел продаж	Менеджер по продажам	Касаткина Елена Львовна	017	14	18.06.2012		заявление	02.07.2012	Направление на санаторное лечение

В личной карточке по форме Т-2 в записи об отпуске, который переносится, следует указать, какое количество дней отпуска использовано. В качестве основания для внесения такой записи необходимо отразить реквизиты приказа о переносе отпуска. Пример см. на рис. 4 (использованы данные рисунков 1 и 2).

Рис. 4. Запись об отпуске не по графику в личной карточке Т-2 (фрагмент)

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

VIII. Отпуск

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
Ежегодный	01.01.2012	31.12.2012	14	02.07.2012	15.07.2012	Приказ от 04.06.2012 N 5-к

Е. Степина,

эксперт по финансовому законодательству

Экспертиза статьи:

И. Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Мнение. Работодатель может отказать в переносе

Ирина Щербинина, начальник отдела правового сопровождения деятельности ДЗО юридического управления компании "Газпром Нефтехим Салават"

Предположим, работник написал заявление, в котором изъявил желание пойти в отпуск не по графику, но не встретил при этом понимания со стороны работодателя. Как быть при этом работодателю? Обязан ли он объяснять сотруднику причины своего несогласия?

Отвечая на данные вопросы, необходимо исходить из следующего.

Во-первых, при составлении графика учитывались как производственные возможности работодателя, так и пожелания самих работников, то есть график - это результат достигнутого соглашения обеих сторон трудовых отношений.

Во-вторых, и что более важно, после его утверждения в качестве локального акта график приобретает силу документа, обязательного как для работника, так и для работодателя.

Если человек хочет пойти в отпуск не по графику, но работодатель не признает причину переноса уважительной или не имеет производственной возможности отпустить в данный период сотрудника, считаем, что в таком случае работодатель не связан какими-либо обязательствами и не должен объяснять причину своего несогласия, давать письменный отказ.

Представителю работодателя (руководителю или его заместителю) на заявление работника достаточно будет наложить лаконичную резолюцию "Не согласен", не вдаваясь в иные производственные моменты. Работникам же при этом необходимо помнить, что самовольное использование отпуска, равно как и его перенесение без согласования с работодателем, законодательно квалифицируется как прогул и может стать для работодателя основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.

Мнение. Если работник пришел в середине года

Ирина Сидорова, финансовый консультант юридической компании "Налоговик"

График отпусков составляется заранее, поэтому если сотрудник начал работать в компании не с начала года, данных о его отпуске в графике на текущий год не будет. Однако это не может стать причиной отказа новому работнику в отпуске. Он вправе написать заявление на отпуск и, если работодатель даст свое согласие, отгулять его в удобное для себя и работодателя время. Виза руководителя предприятия на заявлении будет подтверждением достигнутой договоренности о периоде отпуска.

Необходимость и порядок внесения изменений в график отпусков законодательно не определены. Если работодатель примет решение об изменении графика отпусков, то делать это следует в том же порядке, в каком утверждался основной график. Целесообразно с определенной периодичностью составлять к основному утвержденному графику отпусков дополнительный график по той же форме Т-7 с включением в него вновь принятых сотрудников, которые начали работать в компании не с начала года.

"Актуальная бухгалтерия", N 6, июнь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Указания, утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 N 1

*(2) утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 N 1