Актуальная первичка в электронном формате (О.Л. Алексеева, "Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2012 г.)

Актуальная первичка в электронном формате

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичными документами. В настоящее время совершенно не обязательно, чтобы первичка была именно в бумажном варианте; ей на смену приходит электронная документация. Главное, чтобы цифровой вариант первички соответствовал определенным форматам. Налоговое ведомство утвердило форматы товарной накладной и акта приемки-сдачи.

ФНС России издала приказ от 21 марта 2012 г. N ММВ-7-6/172 "Об утверждении форматов первичных учетных документов". Этим документом утверждены форматы (т.е. требования к файлам обмена передачи по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС)) следующих первичных учетных документов:

- товарной накладной;

- акта приемки-сдачи работ (услуг).

Сразу отметим, что форматы имеют статус рекомендованных. Их установили для того, чтобы налогоплательщики могли воспользоваться правом на направление по требованию налоговой инспекции по ТКС первичных документов, которые формируются между хозяйствующими субъектами (индивидуальными предпринимателями, коммерческими организациями, некоммерческими организациями, ведущими предпринимательскую деятельность) в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи. Такие документы служат основанием для исчисления и уплаты налогов.

О том, что названные документы, составленные в электронном виде, могут быть направлены в ИФНС России по месту учета налогоплательщика по ТКС при истребовании их налоговыми органами в рамках контрольных мероприятий, говорится в статьях 93 и 93.1 Налогового кодекса.

О формате товарной накладной

Начнем с того, что унифицированная форма товарной накладной N ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. Она применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Утвержденный рекомендуемый формат описывает требования к файлам обмена передачи по ТКС электронной товарной накладной. Он содержит в отношении сделки купли-продажи сведения продавца (титул продавца) и сведения покупателя (титул покупателя). При этом первичный учетный документ товарная накладная (ТОРГ-12) в электронном виде считается оформленным при наличии:

- титула продавца, подписанного его электронной подписью;

- подписанного электронной цифровой подписью покупателя титула покупателя.

Он должен содержать обязательные идентификационные сведения о титуле продавца и сведения о получении товара на указанных продавцом условиях.

О формате акта

Утвержденный рекомендуемый формат описывает требования к файлам обмена передачи по ТКС акта о выполнении работ (оказании услуг), составленного в электронном виде.

Унифицированная форма такого акта официально не утверждена. Но следует иметь в виду, что применение документов, отсутствующих в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, регулируется пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ.

Участники обмена информацией рассматриваемого электронного документа - это экономические субъекты, осуществляющие сделки и операции, которые оказывают или способны оказать влияние на их финансовое положение, финансовый результат их деятельности и (или) движение денежных средств, оформляющие такие факты хозяйственной жизни первичными учетными документами в электронном виде.

Поэтому акт о выполнении работ (оказании услуг), составленный в электронном виде, содержит в отношении оказания услуг (выполнения работ) сведения исполнителя (титул исполнителя) и заказчика (титул заказчика).

Документ в электронном виде считается оформленным при наличии:

- титула исполнителя, подписанного его электронной подписью;

- титула заказчика, подписанного электронной цифровой подписью заказчика.

Этот показатель должен содержать обязательные идентификационные сведения о титуле исполнителя и сведения о выполнении работ (оказании услуг) на условиях, указанных исполнителем.

Преимущества электронных документов

С изданием опубликованного приказа у организаций (индивидуальных предпринимателей) и налоговых органов появилась возможность полноценно обмениваться товарными накладными и актами о выполнении работ (оказании услуг) в электронном виде.

В числе преимуществ внедрения юридически значимых электронных документов значатся:

- во-первых, реальная экономия средств. Снижаются затраты на почтовые и курьерские услуги, на ведение архива документов на бумажном носителе, на бумагу, печать, уплату штрафов и пеней за несвоевременную оплату счетов, судебные издержки и т.п.;

- во-вторых, систематизированное хранение всех документов в электронном архиве. Поэтому оперативно найти нужный документ не составит никакого труда;

- в-третьих, существенная экономия времени: увеличивается скорость передачи документов контрагентам, территориально удаленным друг от друга;

- в-четвертых, безопасность и надежность. Ведь электронно-цифровая подпись способна обеспечить контроль целостности передаваемых документов, а оператор связи гарантирует их доставку.

Отметим также, что по данным международных исследований внедрение электронного документооборота позволяет сократить время обработки документов на 70 процентов, а общая экономия от использования бухгалтерских и финансовых документов в электронном виде составляет 2-3 процента валового оборота компании.

Действуем по-старинке

Тем не менее бумажные варианты товарной накладной и акта приемки-сдачи по-прежнему остаются актуальными. Вы все также вправе представлять указанные документы при их истребовании налоговиками по-старинке, то есть в виде копий.

В подобном случае копии представляемых документов потребуется заверить. Делает это сам налогоплательщик. Тратиться на нотариуса в данном случае не потребуется. Дело в том, что налоговики попросту не вправе требовать представлять именно нотариально заверенные копии, о чем говорится в пункте 2 статьи 93 Налогового кодекса.

Как же заверять бумажные копии?

Все просто. Для того чтобы копия считалась заверенной, достаточно проставить подпись руководителя и печать организации. Такой порядок подтверждения подлинности истребуемых документов, не нуждающихся в нотариальном удостоверении, предусмотрен приказом ФНС России от 31 мая 2007 г. N ММ-3-06/338@ "Об утверждении форм документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах".

Ответственность

Каким бы способом налогоплательщик ни представлял истребуемые инспекторами документы, он должен сделать это в четко регламентируемые сроки. Так, документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования. Если речь идет о консолидированной группе налогоплательщиков, для них срок исполнения требования больше. Он составляет 20 дней.

Нарушение сроков чревато привлечением к налоговой ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса. Речь идет о 200 рублях за каждый непредставленный документ. Цена ошибки невелика. Однако, если организация попросту отказалась такие бумаги сдавать, цена вопроса возрастает. Согласно пункту 2 статьи 126 Налогового кодекса, подобное нарушение наказуемо штрафом в размере 10 000 рублей.

О.Л. Алексеева,

налоговый консультант

"Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2012 г.