Учет расходов на семинар, вебинар (Т. Сильвестрова, "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2012 г.)

Учет расходов на семинар, вебинар

Наша компания регулярно проводит семинары и вебинары для бухгалтеров бюджетных учреждений. Семинар - групповое практическое занятие (цикл таких занятий) работников организации (нескольких организаций) определенной отрасли по каким-либо специальным вопросам (предмету, теме) в целях их более глубокого изучения и повышения квалификации работников.

Проведение онлайн-семинара через Интернет в режиме реального времени называется вебинаром. Во время проведения вебинаров каждый из участников находится у своего компьютера, а связь между ними поддерживается через Интернет посредством загружаемого приложения, установленного на компьютере каждого участника, или веб-приложения.

Из статьи вы узнаете, как отразить расходы на участие в семинаре и вебинаре в бухгалтерском и налоговом учете.

Согласно нормам Приказа Минфина РФ от 21.12.2011 N 180н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации" расходы учреждения по оплате договоров на выполнение работ по проведению семинаров и вебинаров отражаются по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ. Для совершения оплаты в Плане финансово-хозяйственной деятельности должны быть предусмотрены денежные средства по этой статье расходов.

Здесь же хотелось бы обратить внимание читателей на то, что обучение сотрудников может проводиться в форме повышения квалификации (переподготовки кадров) и консультационных семинаров. Подготовка и переподготовка кадров - более глобальная деятельность, нежели проведение консультационных семинаров. По окончании подготовки (переподготовки) кадров осуществляется итоговая аттестация слушателей и выдается документ об образовании. Консультационные семинары, проводимые в форме разовых занятий и не сопровождающиеся итоговой аттестацией и выдачей документов об образовании, не подлежат лицензированию (п. 4 Постановления Правительства РФ от 16.03.2011 N 174 "Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности"). Таким образом, если организация проводит консультационные или информационно-консультационные семинары без итоговой аттестации и выдачи документа, подтверждающего обучение, то она не обязана иметь лицензию на осуществление образовательной деятельности. Следовательно, если вы являетесь слушателем информационного или информационно-консультационного семинара, то требовать от проводящей его организации лицензию на осуществление образовательной деятельности не следует. Относительно проведения вебинара ситуация аналогична. Продолжительность вебинаров, организуемых нашей фирмой, составляет два часа, по итогам которых аттестационный экзамен не проводится и документ об образовании не выдается. Организации, проводящие вебинары, не имеют лицензии на осуществление образовательной деятельности, так как эта деятельность - нелицензируемая.

Расходы по организации семинара могут быть оплачены за счет:

- субсидий, выделенных учреждению на выполнение задания учредителя;

- средств, получаемых учреждением от приносящей доход деятельности.

Если расходы на семинар производятся за счет сумм субсидий, выделяемых на выполнение задания учредителя...

Размер субсидии, предоставляемой бюджетному учреждению, определяется исходя из расчета себестоимости единицы работы (услуги), выполняемой (оказываемой) бюджетным учреждением, увеличенной на плановое количество работ (услуг), которые должно выполнить (оказать) учреждение в расчетном периоде. Себестоимость единицы работы (услуги) устанавливается путем использования методики определения расчетно-нормативных затрат. В частности, Приказом Минфина РФ от 22.10.2009 N 105н утверждены расчетно-нормативные затраты на оказание федеральными органами исполнительной власти и (или) находящимися в их ведении федеральными государственными бюджетными учреждениями государственных услуг (выполнение работ), а также расчетно-нормативные затраты на содержание имущества федеральных государственных бюджетных учреждений. Используя эту методику, учредитель определяет себестоимость единицы услуги и устанавливает размер субсидии, предоставляемой подведомственному учреждению. Исходя из объема выделяемых субсидий учреждение определяет и утверждает в Плане финансово-хозяйственной деятельности направления использования субсидий. Как разъясняют специалисты Минфина, направления расходования субсидий не обязаны совпадать с калькуляционными статьями затрат, включаемыми в себестоимость единицы услуги (работы). Учреждение самостоятельно определяет, на что ему необходимо потратить средства субсидий для выполнения задания учредителя. Учреждение вправе потратить некий объем субсидии на оплату семинара, вебинара, в случае если изначально денежные средства на оплату расходов для участия в семинаре, вебинаре не были заложены в План финансово-хозяйственной деятельности путем перераспределения денежных средств между статьями расходов.

Для принятия расходов к бухгалтерскому учету они должны быть оформлены документально с соблюдением всех норм законодательства.

Если расходы на семинар производятся за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности...

Согласно нормам п. 3 ст. 298 ГК РФ бюджетное учреждение вправе осуществлять приносящую доход деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых оно создано, и соответствует этим целям, при условии что такая деятельность указана в его учредительных документах. Доходы, полученные от такой деятельности, и приобретенное за счет этих доходов имущество поступают в самостоятельное распоряжение бюджетного учреждения. Следовательно, если учреждение решит часть своих доходов, полученных в рамках приносящей доход деятельности, потратить на оплату участия в семинаре, вебинаре и необходимый объем денежных средств будет предусмотрен в Плане финансово-хозяйственной деятельности (изначально или после внесения изменений), оно будет вправе это сделать. Принятие данных расходов к налоговому учету возможно при соблюдении ряда условий, о которых мы поговорим ниже.

Способ заключения договора на проведение семинара, вебинара

Заказы на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд бюджетных учреждений размещаются с учетом норм Закона о государственных закупках*(1). Этот закон предусматривает несколько способов размещения заказов. Самый простой и удобный - размещение заказа у единственного поставщика. Случаи, когда можно воспользоваться данным способом размещения заказа, поименованы в ст. 55 данного закона. В частности, договор на оказание услуг по проведению семинара может быть заключен в соответствии с пп. 14 п. 2 ст. 55 Закона о государственных закупках. В этом подпункте сказано, что размещение заказа у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) осуществляется заказчиком, в случае если объем поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг для нужд заказчиков не превышает установленный ЦБ РФ предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке*(2). При этом заказы на поставки одноименных товаров, выполнение одноименных работ, оказание одноименных услуг заказчик вправе размещать в течение квартала в соответствии с вышеуказанным пунктом на сумму, не превышающую указанного предельного размера расчетов наличными деньгами. По итогам размещения таких заказов могут быть заключены контракты, иные гражданско-правовые договоры в соответствии с ГК РФ. Таким образом, если стоимость услуг по оплате семинаров в квартал не превышает 100 000 руб. (а, как правило, так и бывает), то можно смело заключать договор (договоры) на проведение семинара, используя способ размещения заказа "у единственного поставщика".

Согласно нормам п. 14.1 Закона о государственных закупках договор на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд театров, учреждений, осуществляющих концертную деятельность, государственных образовательных учреждений, телерадиовещательных учреждений, цирков, музеев, домов культуры, клубов, библиотек, архивов на сумму, не превышающую 400 000 руб., можно заключить, используя способ "у единственного поставщика". При этом заказы на поставки одноименных товаров, выполнение одноименных работ, оказание одноименных услуг заказчик также вправе размещать в течение квартала, используя этот способ, на сумму, не превышающую 400 000 руб.

В случае если размер расходов на участие в семинарах, вебинарах превышает установленный предел (свыше 100 000, 400 000 руб.), договор заключается по итогам проведения:

- запроса котировок;

- конкурса;

- аукциона.

Документальное оформление семинара, вебинара

Между организацией, проводящей семинар, вебинар, и учреждением-слушателем заключается договор, в котором прописываются условия оказания услуг. Для оплаты семинара, вебинара учреждением, оказывающим эти услуги, выставляется счет-фактура *(3) (счет). После проведения семинара, вебинара организацией-исполнителем оформляется акт оказанных услуг.

Поездка работника на выездной семинар, на наш взгляд, является командировкой. Наша позиция основана на нормах ст. 166 ТК РФ. В ней сказано, что служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При прослушивании семинаров работник решает производственные задачи - повышение своих профессиональных знаний, обмен опытом в рамках проведения круглого стола, знакомство с последними изменениями в законодательстве и изучение их сути.

Отправляя работника на семинар, необходимо оформить следующие документы.

Служебное задание для направления в командировку (ф. Т-10а *(4)). Оно подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (ф. Т-9 или Т-9а).

Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (ф. Т-10) и авансовым отчетом (ф. АО-1).

Приказ, в котором следует указать, куда едет сотрудник.

Постановлением N 1 утверждены унифицированные формы приказов о направлении работников в командировки:

- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9);

- Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. Т-9а).

Приказы заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(и) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

При направлении работника на семинар следует оформить приказ по одной из приведенных выше форм.

Командировочное удостоверение по форме N Т-10, которая утверждена Постановлением N 1. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. После возвращения из командировки работник (подотчетное лицо) составляется Авансовый отчет (ф. АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

По возвращении с семинара работник составляет Авансовый отчет (ф. 0504049) *(5). Он применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне Авансового отчета (ф. 0504049) и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документами, подтверждающими поездку работника на семинар, в частности, являются:

- командировочное удостоверение;

- проездные документы (в случае если семинар проводится не в городе, в котором осуществляет трудовую деятельность и зачастую живет работник);

- счет за проживание в гостинице (если стоимость услуг по проживанию в гостинице не была включена в цену семинара).

Данные документы нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Налоговый учет расходов на семинар, вебинар

Целью проведения консультационно-информационных семинаров является не обучение работника по определенному курсу, а получение им полезных знаний и информации по соответствующей теме (темам). Слушатель такого семинара не сдает итоговых экзаменов или зачетов и не получает никаких документов об образовании. Он слушает лекции и по возможности задает интересующие его вопросы (а заодно и обменивается личными знаниями и опытом с другими специалистами-слушателями).

В конечном итоге консультационный семинар, безусловно, повышает квалификацию работника, однако для целей учета расходов при налогообложении прибыли затраты на оплату такого семинара как расходы на обучение не рассматриваются. Как же их учесть?

По нашему мнению, затраты на участие в семинаре, вебинаре следует принимать к учету при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов на юридические и информационные услуги, а также консультационные и иные аналогичные услуги (пп. 14 и 15 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом для признания расходов в налоговом учете должны быть также соблюдены условия, установленные ст. 252 НК РФ: расходы должны быть документально подтверждены, экономически обоснованы и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Для этого налогоплательщику понадобятся следующие документы:

1) договор возмездного оказания услуг (в нем не должно быть слов об обучении работника, о повышении его квалификации и т.п., в противном случае у налоговых органов могут возникнуть подозрения, что это учебный семинар, и ввиду отсутствия лицензии на проведение семинара расходы придется возмещать за счет чистой прибыли учреждения);

2) акт об оказании услуг;

3) подробная программа семинара, вебинара (либо отчет), из которой будут видны предмет и суть вопросов, рассматриваемых на семинаре, вебинаре.

В случае если тематика семинара, вебинара и круг рассматриваемых в ходе него вопросов (отражены в программе семинара) соответствуют профессиональной деятельности учреждения, у налоговиков не возникнет вопросов относительно экономической обоснованности данных расходов.

Заметим, что если в документах по семинару (в договоре, акте, отчете, счете-фактуре) затраты на проезд и проживание не выделены отдельными строками, то вопрос об их учете у проверяющих обычно не возникает (они учитываются как расходы на оплату семинара).

Командировочные расходы при поездке на семинар

Согласно нормам ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов утверждены законодательно, при этом размеры расходов, возмещаемых работникам за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Например, работникам, работающим в учреждениях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы на проезд возмещаются в размерах, утвержденных пп. "в" п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Заметим, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется не только возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, но и сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).

Мы не будем углубляться в правила и нормы компенсации командировочных расходов работников, ездивших на семинар, поскольку это может быть темой отдельной статьи, отметим только: вне зависимости от того, был работник обеспечен бесплатным питанием в командировке или нет, учреждение обязано выплатить ему суточные. Подробнее об этом читайте статье А. Гусева "Типовые ошибки, допускаемые при расчетах с подотчетными лицами", опубликованной в данном номере журнала под рубрикой "Практика проверок".

Бухгалтерский учет расходов на семинар

Предлагаем рассмотреть на примере, как в бухгалтерском учете бюджетного учреждения в соответствии с нормами Инструкции N 174н *(6) отражаются расходы на участие в семинаре, вебинаре.

Пример

В мае 2012 г. учреждение направило бухгалтера на информационно-консультационный семинар в г. Санкт-Петербург. Тема семинара - "Формирование себестоимости готовой продукции (работ, услуг) в соответствии с нормами инструкций N 157н, 1б2н, 174н, 183н". Программа семинара включала в себя следующие подтемы:

- условия признания расходов в качестве затрат;

- состав затрат, формирующих себестоимость продукции (работ, услуг) и влияющих на финансовый результат деятельности учреждения;

- виды и классификация затрат;

- формирование себестоимости продукции (работ, услуг) и обоснование цены реализации;

- характеристика затрат по их элементам и статьям калькуляции;

- характеристика счетов, с использованием которых осуществляется учет затрат (10960, 10970, 10980, 40150);

- организация учета по элементам затрат;

- учет доходов, расходов и финансовых результатов по разным видам деятельности.

Стоимость участия в семинаре 1 человека составляет 35 900 руб. Она включает в себя обучение, проживание в гостинице в стандартном номере со всеми удобствами (телефон, телевизор, душ).

Организация, проводящая семинар, выставляет счет-фактуру на его стоимость и договор. По условиям договора аванс по нему составляет 100%. Учреждение приобретает для своего сотрудника проездные документы (их стоимость равна 9 000 руб.). Суточные, выданные сотруднику перед поездкой, составили 700 руб. Расходы на проведение семинара оплачиваются за счет субсидий на выполнение задания учредителя.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислены расходы на оплату услуг по участию в семинаре	4 109 хх 226	4 302 26 730	35 900
Оплачены расходы на участие в семинаре	4 302 26 830	4 201 11 610	35 900
Выданы под отчет из кассы учреждения денежные средства:
- на приобретение проездных документов	4 208 22 560	4 201 34 510	9 000
- суточные	4 208 12 560	4 201 34 510	700
По прибытии подотчетное лицо представило авансовый отчет со всеми оправдательными документами. На основании этого отчета бухгалтером были сделаны следующие записи:
- приняты к учету расходы на проезд	4 109 хх 222	4 208 22 660	9 000
- приняты к учету суточные	4 109 хх 212	4208 12 660	700

Т. Сильвестрова,

главный редактор журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

*(2) Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У предельный размер расчетов наличными деньгами и расходования наличных денег, поступивших в кассу юридического лица по одной сделке, составляет 100 000 руб.

*(3) Он должен отвечать требованиям, установленным ст. 169 НК РФ.

*(4) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

*(5) Форма авансового отчета утверждена Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(6) Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению".