На ошибках учатся (Л.М. Вялова, "Кадровик.ру", N 5, май 2012 г.)

На ошибках учатся

В рубрике "На ошибках учатся" "Кадровик.ру" показывает и подробно разъясняет наиболее распространенные ошибки в оформлении документов. Образцы правильно оформленных кадровых документов и разъяснения допущенных ошибок - на стр. 82-86. Проверьте себя!

Внимание! Ошибка

Задание 1. Акт об отказе от подписи в трудовой книжке при увольнении

Найдите ошибки в оформлении акта об отказе от подписи в трудовой книжке при увольнении.

Общество с ограниченной ответственностью "Светоч"  Утверждаю

(ООО "Светоч")                                     Директор ООО "Светоч"

                                                   Коршунов Л.Т. Коршунов

                                                   18.03.2012

Акт

15.03.2012 N 14

Владивосток

В нашем присутствии начальник отдела кадров Теплова С.Т. в последний день работы заведующего складом Каткова О.И. предложила ему поставить подпись в трудовой книжке после записи об увольнении по собственному желанию. Катков О.И. отказался. Свой отказ он ничем не мотивировал.

Инспектор отдела кадров                  Ломова              Д.Т. Ломова

Экономист отдела планирования            Морев               В.Л. Морев

Секретарь руководителя                   Торшина             В.М. Торшина

С актом ознакомлен:

Заведующий складом                                           О.И. Катков

                                        ------------

Задание 2. Оформление приказа о внесении дополнений в должностную инструкцию секретаря руководителя

Найдите ошибки, допущенные при оформлении приказа о внесении дополнений в должностную инструкцию секретаря руководителя.

Закрытое акционерное общество "Громада"

(ЗАО "Громада")

Приказ

12.03.2012 N 19

О внесении дополнений в должностную

инструкцию секретаря руководителя

Во исполнение Федерального закона от 02.05.2006

"О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

Приказываю:

1. Раздел "Функции" дополнить пунктом 7 в следующей редакции: "вести делопроизводство по обращениям граждан".

2. Раздел "Обязанности" дополнить пунктом 12 в следующей редакции: "регистрировать все без исключения обращения граждан, контролировать сроки исполнения обращений, формировать дела, содержащие документы по обращениям граждан, обрабатывать дела и передавать в архив".

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Волкову И.М.

Генеральный директор                  Торопов                Н.Н. Торопов

Визы:

Зам. генерального директора

Вовк            Е.Л. Вовк

10.03.2012

Начальник ОТИЗ

Назарова        С.И. Назарова

10.03.2012

Начальник отдела кадров

Волкова         И.М. Волкова

10.03.2012

А.В. Мохова

365 66 23

В дело 02-16

Урывская    14.03.2012

Проверьте себя

Задание 1. Акт об отказе от подписи в трудовой книжке при увольнении

При оформлении акта об отказе от подписи в трудовой книжке при увольнении были допущены следующие ошибки.

1. Гриф утверждения на данном акте не проставляется. Этот документ подписан не комиссией, созданной руководителем, а сотрудниками, которые стали очевидцами того, как работник при увольнении отказался поставить подпись в трудовой книжке (из управленческой практики).

2. В реквизите "место составления или издания документа" букву "г" не ставят только перед городами федерального значения - Москвой и Санкт-Петербургом (п. 2.3.2.12 ГСДОУ).

3. Отсутствует краткий заголовок к акту. Допускается не указывать заголовок к тексту организационно-распорядительного документа, оформленного на бланках формата А5 (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. Отсутствует реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" (п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003).

"Рис. 1. Допущенные ошибки"

Правильный вариант оформления акта об отказе от подписи в трудовой книжке

Общество с ограниченной ответственностью "Светоч"

(ООО "Светоч")

Акт

15.03.2012 N 14

г. Владивосток

Об отказе Каткова О.И. расписаться

в трудовой книжке при увольнении

Инспектор отдела кадров                  Ломова              Д.Т. Ломова

Экономист отдела планирования            Морев               В.Л. Морев

Секретарь руководителя                   Торшина             В.М. Торшина

С актом ознакомлен:

 Заведующий складом                                          О.И. Катков

                                        ------------

В дело 03-16

Комова    16.03.2012

Задание 2. Оформление приказа о внесении дополнений в должностную инструкцию секретаря руководителя

При оформлении приказа о внесении дополнений в должностную инструкцию секретаря руководителя были допущены следующие ошибки.

1. Поскольку в организации используется бланк с продольным расположением реквизитов, наименование вида документа располагается в середине листа, а реквизиты "дата документа" и "регистрационный индекс" - по краям (рис. Б.1 ГОСТ Р 6.30-2003).

2. Отсутствует реквизит "место составления или издания документа", наличие которого на общем бланке организации обязательно (п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003).

3. В констатирующей части приказа не указан номер Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан", являющегося в данном случае документом-основанием. Согласно п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003, при ссылке на документ-основание необходимо указать его реквизиты: наименование организации (автора документа), дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Но ссылка на законы является исключением. В этом случае указывают дату нормативного акта, номер и наименование.

4. Глагол "приказываю" в организациях, не относящихся к федеральным органам исполнительной власти, набирается прописными буквами по левому полю, не по центру (из делопроизводственной практики).

"Рис. 2. Допущенные ошибки"

Правильный вариант оформления приказа о внесении дополнений в должностную инструкцию

Закрытое акционерное общество "Громада"

(ЗАО "Громада")

Приказ

12.03.2012

N 19

г. Мурманск

О внесении дополнений в должностную
инструкцию секретаря руководителя

Во исполнение Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" Приказываю:

1. Раздел "Функции" дополнить пунктом 7 в следующей редакции: "вести делопроизводство по обращениям граждан".

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Волкову И.М.

Генеральный директор                  Торопов                Н.Н. Торопов

Визы:

Зам. генерального директора

Вовк            Е.Л. Вовк

10.03.2012

Начальник ОТИЗ

Назарова        С.И. Назарова

10.03.2012

Начальник отдела кадров

Волкова         И.М. Волкова

10.03.2012

А.В. Мохова

365 66 23

В дело 02-16

Урывская    14.03.2012

Л.М. Вялова,

канд. ист. наук, доцент кафедры документоведения

историко-архивного института РГГУ

"Кадровик.ру", N 5, май 2012 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.