Как учесть материалы, купленные для ремонта арендованного офиса (П.А. Лисицына, "Упрощенка", N 5, май 2012 г.)

Как учесть материалы, купленные для ремонта арендованного офиса

В офисе проводился текущий ремонт?

              Да                                Нет 

/------------------------------\ /--------------------------------------\

|Расходы арендатора на текущий | |В договоре есть условие о том, что    |

|ремонт  будут обоснованными,  | |капитальным ремонтом должен заниматься|

|если в договоре нет условия   | |арендатор?                            |

|о том, что текущим ремонтом   | \--------------------------------------/

|должен заниматься арендодатель|        Да               Нет 

\------------------------------/ /------------------\/------------------\

                                 |Расходы арендатора||Расходы арендатора|

                                 |на капитальный    ||на капитальный    |

                                 |ремонт будут      ||ремонт учесть     |

                                 |обоснованными     ||не получиться     |

                                 \------------------/\------------------/

"Упрощенцы" вправе отразить расходы на ремонт основных средств согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Причем разрешается учитывать в расходах стоимость ремонта как собственных, так и арендованных объектов. Если ремонт проводит сторонняя организация, учет затрат несложен. В расходы при УСН включается оплаченная стоимость ремонтных работ. При условии, что есть договор и подписанный двумя сторонами акт выполненных работ. Также желательна смета расходов на ремонт, тогда препятствий к налоговому учету затрат точно не возникнет.

Суть вопроса. Стоимость материалов, использованных для отделки помещения, можно отразить в составе расходов на ремонт.

Другое дело, когда ремонт выполняется собственными силами. Для ремонта приобретаются материалы. Как при этом списывать расходы на их покупку? Отнести цену материалов на затраты в налоговом учете при упрощенной системе можно как на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ (ремонтные расходы), так и на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ (материальные расходы). Вне зависимости от того, какую именно норму вы выберете, условия для признания расходов одинаковы: затраты должны быть оплачены, документально подтверждены и обоснованны. Отметим, что траты будут обоснованными, если помещение, в котором проводится ремонт, используется в хозяйственной деятельности. Например, в нем размещается офис, производственный цех или склад, где хранятся товары.

А какие подтверждающие документы нужны, если ремонтные работы вы ведете собственными силами? Прежде всего, калькуляция всех затрат. Этот документ вы составляете самостоятельно в произвольной форме. В калькуляции укажите все материалы, которые использовались для ремонта, их количество и стоимость.

Передавать материалы в ремонт нужно посредством оформления лимитно-заборной карты (форма N М-8) или требования-накладной (форма N М-11). Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а. При этом не забудьте, что в наличии у вас также должны быть документы, подтверждающие покупку (накладные или товарные чеки) и оплату (платежные поручения или чеки ККТ) использованных для ремонта материалов.

Если помещение, в котором проводился ремонт, не собственное, а арендованное, обратите внимание вот на какой момент. Расходы на ремонт арендованных основных средств признаются обоснованными, только если по договору или закону именно вы как арендатор были обязаны производить этот ремонт.

Для справки. По закону текущим ремонтом должен заниматься арендатор, а капитальный проводить арендодатель.

По общим нормам гражданского законодательства поддерживать в исправном состоянии и проводить за счет своих средств текущий ремонт арендованного имущества обязан арендатор. А заниматься капитальным ремонтом входит в обязанности арендодателя (ст. 616 ГК РФ). Поэтому, даже если вы осуществили текущий ремонт, а в договоре не указано, что им должен заниматься арендодатель, с учетом расходов проблем не будет. Также вы имеете право учесть расходы на текущий ремонт, если в договоре аренды вовсе нет положения об этом. Ведь тогда будет действовать норма закона.

Если же проведенный ремонт считается капитальным, то учесть расходы арендатор сможет лишь в случае, когда согласно договору обязанность по этому виду ремонта лежит именно на нем. Если нет, расходы считаются необоснованными.

П.А. Лисицына,

налоговый консультант

"Упрощенка", N 5, май 2012 г.