Вопрос: Наше автономное учреждение (культурно-досуговый комплекс) создано в целях: развития и поддержки любительского художественного творчества, самодеятельной творческой инициативы и социально-культурной активности населения; сохранения самобытных национальных культур, поддержки инициативных проектов, направленных на развитие народного творчества, национальных культур и межнационального сотрудничества; повышения уровня организации культурно-досуговой деятельности горожан (в частности, проведения городских массовых и социально значимых мероприятий); организации досуга жителей на базе учреждения... ("Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 6, июнь 2012 г.)

Наше автономное учреждение (культурно-досуговый комплекс) создано в целях:

- развития и поддержки любительского художественного творчества, самодеятельной творческой инициативы и социально-культурной активности населения;

- сохранения самобытных национальных культур, поддержки инициативных проектов, направленных на развитие народного творчества, национальных культур и межнационального сотрудничества;

- повышения уровня организации культурно-досуговой деятельности горожан (в частности, проведения городских массовых и социально значимых мероприятий);

- организации досуга жителей на базе учреждения (работа творческих коллективов).

В рамках выполнения задания учредителя по организации культурно-досуговой деятельности горожан между нашим учреждением и коммерческой организацией был заключен договор на проведение концерта. По условиям договора наше учреждение обязано оплатить проведение концерта и проезд участников. Сумма расходов по проезду участников концерта в договоре не оговорена. Договор предусматривает уплату аванса в размере 30% от стоимости договора.

Нами были приобретены через подотчетности электронные билеты для всех участников концерта (в кассе, где приобретались билеты, подотчетному лицу был выдан ККЧ). Однако незадолго до вылета один из приглашенных отказался принимать участие в концерте. Билет был сдан в кассу железнодорожного вокзала. При возврате его стоимость возмещена частично. Следовательно, мы понесли убытки. Впоследствии участник все же согласился принять участие в концерте и мы повторно для него приобрели билет.

Какие документы необходимы для подтверждения понесенных нами расходов на организацию концерта?

Соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей оформляется договором (ст. 420 ГК РФ). Договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. Форма договора, заключаемого между юридическими лицами, может быть только письменной (ст. 161 ГК РФ).

Следовательно, между вашим учреждением и сторонней организацией на выполнение работ по организации конкурса должен быть заключен договор в письменной форме, в котором определяются права и обязанности сторон.

Выполненные по договору работы (услуги) оформляются актом выполненных работ (услуг). Причем заметим, что акт может быть оформлен в одностороннем порядке, если заказчик отказывается от его подписания (Определение ВАС РФ от 09.03.2011 N ВАС-18556/10).

Акт выполненных работ (услуг) является первичным учетным документом, форма которого не унифицирована. Согласно нормам ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, которые поименованы как в ст. 9 вышеуказанного закона, так и в п. 7 Инструкции N 157н*(1). К данным реквизитам относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровка.

Расходы по приобретению билетов на проезд участников конкурса оформляются авансовым отчетом подотчетного лица, к которому прилагаются кассовый чек и бланк заказа билетов. Заметим, что бланк заказа, полученный при совершении покупки, не является проездным документом. Для посадки на поезд необходимо оформить билет на бланке ОАО "РЖД" или пройти электронную регистрацию на поезд.

Согласно п. 2 Приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 N 134 маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (выписка из автоматизированной информационной системы оформления перевозок) и багажная квитанция являются документами строгой отчетности. По мнению Минфина, изложенному в письмах, касающихся признания расходов в целях исчисления налога на прибыль, для подтверждения расходов на проезд с 1 января 2012 года достаточно контрольного купона электронного билета (см., например, Письмо от 08.11.2011 N 03-03-06/1/719).

Возврат билетов и возмещение средств оформляются только в билетных кассах транспортных компаний при предъявлении документа, удостоверяющего личность пассажира, и оформленного на бланке билета (даже в том случае, когда приобретен электронный билет). Возврат билета и возмещение денег за него оформляются квитанцией, которая прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

С. Бычков,

начальник отдела методологии

бюджетного контроля и аудита

Департамента бюджетной

политики и методологии

Минфина РФ

1 июня 2012 г.

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 6, июнь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".