Информационное взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии (Р. Ерженин, Р. Гутгарц, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 5, май 2012 г.)

Информационное взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии

Между кадровой службой и бухгалтерией любой организации существует теснейшая взаимосвязь, поскольку денежные расчеты с персоналом осуществляются преимущественно на основе информации о кадрах. На протяжении десятилетий сформировались организационные и документационные регламенты такого взаимодействия. Однако современные информационные технологии требуют их пересмотра в целях сокращения непроизводительных затрат. Статья рассказывает о современных решениях и инновационных подходах.

Современные регламенты информационных взаимосвязей кадровой службы и бухгалтерии

В учете операций о финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов существенной составляющей является отражение "кадровой" информации. К "кадровым" документам, которые оказывают влияние на расчетные и отчетные данные бухгалтерского учета, можно отнести, в частности:

Документы, содержащие информацию из анкетных данных сотрудников учреждений (личная карточка - форма Т-2, заявления сотрудников и др.).

Документы, отражающие информацию об изменении условий отплаты труда сотрудников учреждений (трудовые договоры, приказы, заявления сотрудников, табель учета рабочего времени и др.).

При выполнении своих непосредственных ежедневных обязанностей, связанных с персонифицированными расчетами по персоналу, специалисты структурного подразделения "Бухгалтерия" используют информацию, которую они получили или получают (в случае ее изменения) от другого структурного подразделения, относящегося к типу "Кадровая служба". Такой информационный поток в настоящее время имеет различную форму организации. Например, в условиях мелкого учреждения в лице одного работника выполняются одновременно роли и расчетчика заработной платы, и сотрудника отдела кадров. Для средних и крупных учреждений данные функции однозначно разделены, и поэтому в них существует информационный поток внутри информационной системы, в котором могут участвовать множество операторов: поставщиков и потребителей информации соответственно по этапам ее ввода и обработки.

Схематичное представление информационных взаимосвязей между кадровой службой и бухгалтерией, включая бухгалтерскую, бюджетную и статистическую отчетность, изображено на рис. 1.

Персонифицированная информация

Информация персонифицированного характера в бухгалтерском учете учреждений в первую очередь отражается в расчетах заработной платы, так как именно эти данные являются основополагающими для генерации лицевого счета сотрудника в карточке-справке (ф. 0504417). Кроме информации о фамилии, имени и отчестве важной информацией для расчетов и выплаты заработной платы является:

- информация о семейных особенностях сотрудника-плательщика платежей в бюджет НДФЛ, имеющего право на вычет, например, информация о дате рождения ребенка (иждивенца), которая в расчетах является контрольной для применения установленной законом соответствующего налогового вычета;

- информация о половозрастной характеристике сотрудника, учитываемая при расчете страховых взносов в фонды;

- информация о стаже работы, которая определяет, например, процентную надбавку за выслугу лет или стаж медицинского или педагогического работника, и т.д.;

- информация о паспортных данных сотрудника, используемая при формировании отчетных форм первичных бухгалтерских документов (расходный ордер), а также при формировании отчетов во внешнюю среду, например, сведения о доходах сотрудника по форме 2-НДФЛ.

Для передачи информации во "внешнюю среду" - в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд РФ, отчетов о суммах выплаченной заработной платы сотрудникам учреждений и уплаченных с этих сумм налогов (взносов) - используются отдельные показатели-идентификаторы плательщика налогов и взносов (ИНН, номер свидетельства в ПФР), которые являются частью анкетных данных сотрудников. Также информация об адресе проживания сотрудника является значимой для передачи информации о доходах сотрудника и может использоваться для подготовки различных справок для "внешней" среды.

Документы об условиях оплаты труда

К документам, отражающим информацию об изменении условий оплаты труда сотрудника или ее формы, можно отнести:

- приказ о приеме работника;

- приказ о командировке;

- приказ о предоставлении отпуска;

- приказ о переводе работника;

- приказ в связи со сменой работником фамилии;

- приказ о поощрении сотрудников;

- приказ о прекращении действия трудового договора.

Наряду с приказами существуют и другие сопутствующие документы, которые являются основанием для изменения расчетов в оплате труда или при расчетах с сотрудниками по подотчетным суммам. К таким документам относятся трудовые договоры, заявления сотрудников, а также к ним можно отнести исполнительные листы и другие документы.

Основанием для начисления заработной платы служит табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) (далее - Табель). Данный документ может составляться как сотрудниками из группы "отдела кадров" или группы "бухгалтерия" (рис. 1), так и любым другим уполномоченным лицом учреждения, например, старшей сестрой отделения учреждения здравоохранения. Табель содержит в себе информацию из анкетных данных (Ф.И.О.), предыдущих приказов руководителя (должность, норма рабочего времени) и текущего состояния рабочего времени, а также полное содержание отклонений от нормы рабочего времени. К таким отклонениям относятся: пропущенные по болезни дни, дни командировок, отпуска, прогулы и т.д.

Следовательно, документы, отражающие информацию об изменении условий отплаты труда сотрудников учреждений, или ее формы, являются особо значимыми при осуществлении начислений и выплаты заработной платы, проведению расчетов по платежам в бюджет и страховым взносам в государственные внебюджетные фонды. Информация такого характера имеет прямое отражение в показателях расчетов для оплаты по окладу за отработанное время, для оплаты отпускных и больничных, оплаты по среднему, для изменения надбавок, окладов и сумм премий.

Документы, косвенно влияющие на расчеты по оплате труда

Кроме этого существует ряд первичных документов, содержащих информацию о кадрах, не впрямую воздействующих на расчеты по оплате труда. Например, приказ о направлении сотрудника в командировку изменит не только содержание Табеля и заменит определенное приказом количество рабочих дней сотрудника на командировочные, но и определит количество дней для расчета суточных. Появление в Табеле информации о командировочных днях станет основанием для оплаты дней командировок не по окладу, а по среднему заработку за период нахождения сотрудника в командировке. Расчет суточных войдет в раздел учета расчетов с подотчетными лицами и будет "закрыт" только после предоставления сотрудником учреждения авансового отчета с "оправдательными" документами по командировке (командировочного удостоверения со всеми необходимыми отметками и подписями, а также проездных документов).

Данные сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами (табель учета рабочего времени, приказы руководителя и др.) систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в регистре бюджетного учета - "Журнал операций расчетов по оплате труда". Таким же способом отражаются расчеты по платежам в бюджет и страховые взносы в государственные внебюджетные фонды в регистре бюджетного учета "Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками", а авансовые отчеты командированных по приказам сотрудников в регистре бюджетного учета "Журнал операций расчетов с подотчетными лицами". Обороты журналов операций являются базовыми данными для "Главной книги" - официального документа учреждения, в котором содержится вся информация операционного характера о финансовом положении экономического субъекта.

Данные "Главной книги" по оплате труда, прочим выплатам сотрудникам, начислениям на оплату труда отражаются в расходах по методу начисления. Соответственно такие операции приводят к уменьшению чистой стоимости активов сектора государственного управления и классифицируются как отчисления и платежи учреждений по своим обязательствам. Такая информация представляется казенными учреждениями по приказу Минфина России от 29.12.2011 N 191н, автономными и бюджетными учреждениями по приказу Минфина России от 25.03.2011 N 33н для консолидации в вышестоящий орган (табл. 1).

Таблица 1

Формы отчетности

Форма	Приказ N 191н (формы)	Приказ N 33н (формы)
"Баланс"	0503130	0503730
"Отчет о финансовых результатах"	0503121	0503721
"Отчет о принятых БО"	0503128
"Отчет о принятых обязательствах"		0503738
"Сведения по кредиторской и дебиторской задолженности"	0503169	0503769

Распределение обязанностей по обработке документов

Информационный поток "кадровых" данных, поставляемых "внешней средой", обрабатывается специалистами, ответственными за ведение кадровой документации и бухгалтерского учета в учреждении. Взаимодействие этих структур в настоящее время организуется различными способами. В мелких учреждениях, численностью до 15-20 человек, отдельных специалистов кадровой службы содержать нецелесообразно, поэтому "роль" кадровиков выполняют чаще всего сами бухгалтеры, в редких случаях часть функций документирования закреплена за руководителем или другим специалистом по совместительству. Такие учреждения преимущественно относятся к органам местного самоуправления на поселенческом уровне. Более крупные учреждения района и городов имеют в своих штатах либо выделенных специалистов, либо в случае большой штатной численности учреждения - отделы кадров (кадровые службы).

Существенную оптимизацию деятельности отделов кадров учреждений можно добиться при использовании централизованной модели ведения учета учреждений. При такой организации бухгалтерского учета в форме централизованной бухгалтерии эффективным также будет являться и создание при централизованной бухгалтерии одного отдела кадров, который и будет обеспечивать кадровый учет сотрудников учреждений. Информационное взаимодействие с руководителями и сотрудниками учреждений может быть налажено как с использованием средств современных информационных технологий (ИТ), так и, в случае отсутствия возможности или целесообразности, без средств ИТ.

Существенное повышение производительности труда специалистов бухгалтерской службы достигается в случае использования единой информационной платформы при ведении электронного документооборота учреждения. Принцип "одного ввода" обеспечивает бухгалтерский учет достоверной и оперативной информацией для проведения расчетов и формирования бухгалтерской и бюджетной отчетности. Например, введенный в информационную систему приказ об отпуске с помощью удаленного рабочего места в рамках единой информационной системы (ИС) в тот же самый момент изменит табель учета рабочего времени и обеспечит расчетчика заработной платы всей необходимой информацией для проверки расчета, произведенного ИС на основании введенного приказа.

Инновационный подход к обработке формы Т-13

Вопросы информационного взаимодействия между кадровой службой и бухгалтерией, когда функции, выполняемые этими подразделениями, четко разграничены, представляют особый интерес в условиях использования современных ИТ.

Несмотря на то что принципы безбумажной технологии в нашей стране были предложены и технологически описаны академиком В.М. Глушковым еще в начале 1980-х годов, до сих пор они практически не реализованы. Поэтому процессы обработки различной информации, особенно кадровой, в большинстве случаев являются не оптимизированными. Они по-прежнему соответствуют жестким регламентам, сформированным еще в период господства "ручных" технологий и до сих пор сохранившимся в неизменном виде.

Поскольку любой процесс может быть изменен, процесс перемещения информации между кадровой службой и бухгалтерией также может быть подвергнут анализу и последующему либо эволюционному изменению, либо даже реинжинирингу с целью минимизации двух главных критериев - времени и затрат.

Проиллюстрируем данную рекомендацию на примере документа "Табель учета использования рабочего времени", который является типичным представителем документа, участвующего в процессе информационного обмена между кадровой службой и бухгалтерией. Этот документ включен в ОКУД (код 0301008), его вид имеет утвержденную форму Т-13 и он относится к унифицированной системе первичной учетной документации. Однако здесь следует учесть один факт. Первая редакция данного классификатора (в его современной трактовке) была предложена в 1993 году, когда новые ИТ только начали применяться повсеместно, включая автоматизированное рабочее место (АРМ) работника кадровой службы и бухгалтера. Проанализируем форму данного документа (его фрагмент приведен на рис. 2). При этом можно обнаружить следующие особенности:

Документ содержит явно избыточную информацию. Для каждого работника необходимо вписать фактически отработанное им ежедневное количество часов. Однако когда человек оформляет первичные документы при приеме на работу, то в них обязательно указывается (или предполагается "по умолчанию", если отсутствуют соответствующие ограничения), что его повседневная трудовая деятельность осуществляется в пределах 8-часового рабочего дня. Поэтому присутствие в Табеле пресловутой "восьмерки" не исполняет главную классическую функцию информации - "снятие неопределенности", то есть не сообщается ничего нового. Таким образом, для человека, отработавшего установленные законом 8 часов в день, наличие "восьмерок" в Табеле является явно излишней информацией. Она без всякого ущерба для дальнейшей обработки в рамках информационной системы организации (ИС) может быть исключена из рассматриваемого документа.

	Отработано за				Неявки по причинам
Х	половину месяца (I, II)	месяц			код	дни (часы)	код	дни (часы)
		рабоч.	ночн.	праздн.
31	дни
	часы
	5	6	7	8	9	10	11	12
Х
Х
Итого дней
Итого часов

Рис. 2. Фрагмент документа формы Т-13

Напротив, отметки об особых условиях работы (например, командировочные дни, отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) представляют собой ценную информацию, так как именно она оказывает влияние на расчет заработной платы за определенный период времени.

Графы 5-8 предусматривают выполнение "ручных" операций, что в условиях компьютерной обработки должно быть вообще недопустимо.

Ежемесячно по всей стране сотни тысяч работников (а, возможно, и больше) затрачивают свое рабочее время на непроизводительную работу, заполняя документ, большая часть информации из которого явно избыточна.

Таким образом, проведенный анализ позволяет сделать следующие выводы:

Структура формы Т-13 в настоящее время морально устарела и должна быть пересмотрена с учетом возможностей автоматизированной обработки, то есть включать в себя только ту информацию, которая действительно оказывает влияние на расчеты, связанные с отплатой труда персонала, осуществляемые в бухгалтерии.

Табель вообще может не иметь традиционной бумажной формы, а заполняться исключительно в экранном режиме в рамках действующей в организации ИС.

Подписи на документе могут быть заменены электронной цифровой подписью (Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10.01.2002 N 1-ФЗ, ред. от 08.11.2007, утратит силу с 1 июля 2012 года, Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (ред. от 01.07.2011).

Итак, расширение возможностей использования безбумажных технологий в рамках процессов информационного взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии требует пересмотра структурных особенностей, в частности, такого документа, как Табель. Конечно, задачу данного типа невозможно решить "в одночасье", поскольку, во-первых, стереотипы в области работы с документами формировались и существуют десятилетиями. Во-вторых, изменение стандартов требует большой методической и организационной подготовки. В-третьих, внедрение инновационных подходов к проектированию структур документов повлечет за собой необходимость изменений маршрутизации документов в электронной среде и разработки новых алгоритмов, позволяющих реализовать дополнительные управленческие функции (например, составление и отслеживание графиков предоставления документов для дальнейшей обработки).

Однако подобного рода задачи рано или поздно придется решать и для этого целесообразно привлекать специалистов в области ИТ.

Помимо рассмотренного документа принципы безбумажных технологий можно распространить и на некоторые другие типовые кадровые документы, например, приказы. Но эта задача слишком многогранна, и поэтому должна рассматриваться в рамках отдельной статьи.

Библиографический список

1. Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. - М.: Наука, 1987. - 552 с.

2. Гутгарц Р.Д. Параллельным курсом // Служба кадров. - 2005. - N 7. - С. 90-93.

3. Гутгарц Р.Д. Решая типовые задачи // Служба кадров и персонал. - 2007. - N 3. - С. 67-71.

4. Гутгарц Р.Д. Анализ информационного обеспечения на предприятии // Проблемы теории и практики управления. - 2008. - N 2. - С. 62-68.

5. Гутгарц Р.Д. Особенности проектирования управленческих документов // Инновационное развитие экономики России: ресурсное обеспечение: II Международная конференция, МГУ им. М.В. Ломоносова, экономический фак. 22-24 апреля 2009 года. Сб. статей: Т. 1 / Под ред. В.П. Колесова, Л.А. Тутова. - М.: Экономический фак. МГУ им. М.В. Ломоносова, 2009. - С. 255-260.

6. Гутгарц Р.Д. Оптимизация подготовки документов в вузе // Кадровик. - 2011. - N 8. - С. 173-177.

Р. Ерженин,

заместитель начальника управления

бюджетного учета и отчетности

Федерального казначейства

Р. Гутгарц,

д-р экон. наук, профессор кафедры

автоматизированных систем НИ ИрГТУ

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 5, май 2012 г.