Организация учета воинских перевозочных документов в системе МВД (С. Валова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2012 г.)

Организация учета воинских перевозочных документов в системе МВД

Законодательными актами РФ предусмотрен льготный порядок проезда и перевозки личного имущества сотрудников органов МВД, граждан, уволенных со службы из этих органов, членов их семей. Данное право реализуется посредством выписки воинских перевозочных документов либо возмещения расходов на проезд в случае их оплаты сотрудником ОВД из личных средств. Как должен быть организован учет перевозочных документов в системе МВД?

Основным нормативным документом, регулирующим порядок учета воинских перевозочных документов в системе МВД, является Положение о порядке оформления, использования, хранения и обращения с воинскими перевозочными документами в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации (далее - Положение), утвержденное Приказом МВД РФ от 22.08.2003 N 667 "О порядке возмещения расходов, связанных с перевозками, а также оформления, использования, хранения и обращения с воинскими перевозочными документами в системе МВД России".

В силу п. 1 Положения воинские перевозочные документы выписываются сотрудникам ОВД, имеющим на это право, на проезд и провоз личного имущества железнодорожным, воздушным, водным и междугородным автомобильным (за исключением такси) транспортом общего пользования.

Основанием для выдачи воинских перевозочных документов являются (п. 17 Положения):

1) в ОВД и подразделениях внутренних войск, где воинские перевозочные документы выписываются сотрудникам ОВД, военнослужащим внутренних войск, гражданскому персоналу, - предписания, отпускные и командировочные удостоверения, выписки из приказов, заверенные подписью соответствующего должностного лица и гербовой печатью.

При следовании членов семьи совместно с сотрудниками ОВД, военнослужащими внутренних войск воинские перевозочные документы на их проезд выписываются на основании записи в предписаниях или отпускных удостоверениях данных о составе семьи с указанием года и месяца рождения детей, а при следовании отдельно - на основании рапорта сотрудника ОВД, военнослужащего внутренних войск и справки установленной формы, выдаваемой кадровым органом;

2) заключения военно-врачебной комиссии, путевки в санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, выданные гражданам, имеющим право проезда на стационарное лечение, в санаторно-курортные и оздоровительные учреждения (санатории, дома отдыха, пансионаты, туристические базы). Копии указанных заключений и путевок приобщаются к корешкам выданных воинских перевозочных документов;

3) другие документы (в том числе неиспользованные воинские перевозочные документы, справки о возврате билетов в транспортные организации).

Формы воинских перевозочных документов

В соответствии с п. 5 Положения к воинским перевозочным документам относятся:

а) требование формы 1 - для оформления пассажирских билетов на проезд различными видами транспорта одиночно следующих сотрудников ОВД, гражданского персонала*(1), граждан, уволенных со службы, и членов их семей (близких родственников), а также воинских команд.

Требования формы 1 выписываются на проезд в прямом беспересадочном сообщении. При отсутствии прямого беспересадочного сообщения требования формы 1 выписываются на каждый участок пути с наименьшим количеством пересадок в соответствии с указателями пассажирских маршрутов в кратчайшем сообщении. Требования формы 1 обмениваются на пассажирские билеты в билетных кассах транспортных предприятий (организаций);

б) требование-накладная формы 2 - на оформление перевозки воинских эшелонов, транспортов, грузов, багажа, грузобагажа, караулов, личного имущества сотрудников ОВД, военнослужащих внутренних войск, граждан, уволенных со службы, и членов их семей.

Требования-накладные формы 2 оформляются как на станции отправления, так и на станции назначения в соответствии с правилами оформления воинских перевозок и расчетов за них, а также по указанию Главного центра специальных перевозок МВД.

Снабжение воинскими перевозочными документами происходит за счет средств федерального бюджета путем централизованного снабжения органов ОВД.

Получение и доставка перевозочных документов

В соответствии с п. 12-16 Положения воинские перевозочные документы выдаются органами спецперевозок органам внутренних дел и подразделениям внутренних войск по доверенностям. На них составляется накладная в двух экземплярах, первый экземпляр которой выдается представителю ОВД или подразделения внутренних войск вместе с воинскими перевозочными документами.

Представитель ОВД или подразделения внутренних войск, получающий воинские перевозочные документы, обязан проверить их принадлежность соответствующему органу внутренних дел или подразделению внутренних войск, соответствие количества пачек (упаковок) данным, указанным в сопроводительных документах, целостность упаковки, пломб или печатей.

Обратите внимание! Проверка перевозочных документов осуществляется полистно, если они выданы отдельными листами (п. 15 Положения).

Сохранность воинских перевозочных документов при доставке их от места получения до места дислокации ОВД или подразделения внутренних войск обеспечивает лицо, получившее воинские перевозочные документы.

Пересылка воинских перевозочных документов производится через органы федеральной фельдъегерской связи ценными письмами, посылками или бандеролями.

Учет воинских перевозочных документов

В соответствии с п. 52 Положения бланки воинских перевозочных документов имеют типографскую нумерацию и подлежат строгому учету.

Приказом начальника ОВД или командира подразделения внутренних войск из числа сотрудников ОВД, военнослужащих внутренних войск, проходящих службу по контракту, или гражданского персонала назначается лицо, ответственное за получение, учет, хранение, оформление, подписание и выдачу воинских перевозочных документов (п. 53 Положения).

При убытии лица, ответственного за получение, учет, хранение, оформление, подписание и выдачу воинских перевозочных документов, воинские перевозочные документы, книги учета и другие материалы передаются по акту другому лицу, временно назначенному ответственным за воинские перевозочные документы, которое на этот период назначается приказом начальника ОВД или командира подразделения внутренних войск.

При убытии лица, ответственного за получение, учет, хранение, оформление, подписание и выдачу воинских перевозочных документов, к новому месту несения службы или его увольнении производится внеочередная проверка наличия воинских перевозочных документов внутренней проверочной комиссией. Их наличие при передаче от одного ответственного лица другому проверяется полистно.

В соответствии с п. 58 Положения ОВД или подразделения внутренних войск, получающие воинские перевозочные документы для снабжения ими прикрепленных ОВД или подразделений внутренних войск и для текущей потребности, ведут количественный учет этих документов в книгах учета бланков воинских перевозочных документов установленной формы.

Бланки воинских перевозочных документов, полученные ОВД или подразделением внутренних войск, приходуются по учету на основании накладной в день их получения.

Одновременно поступившие бланки документов принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовый счет 03 в условной оценке один бланк - 1 руб. (п. 337 Инструкции N 157н*(2)).

Отметим, что нормы п. 338 Инструкции N 157н обязывают дополнительно к Книге учета бланков перевозочных документов вести аналитический учет всех бланков строгой отчетности по каждому их виду и месту хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) с указанием их вида, серии и номера.

Израсходованные бланки воинских перевозочных документов списываются один раз в месяц не позднее 5-го числа следующего месяца на основании отчета, утвержденного начальником органа внутренних дел или командиром подразделения внутренних войск (п. 60 Положения).

На основании данного отчета также заполняется акт приема-передачи бланков строгой отчетности. Отражение в бухгалтерском учете выдачи бланков производится по той же стоимости, по которой они были приняты к учету ранее (п. 337 Инструкции N 157н).

Бухгалтерские записи по учету бланков строгой отчетности будут следующими:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Поступление воинских перевозочных документов в ОВД	Забалансовый счет 03
Внутреннее перемещение воинских перевозочных документов между ответственными лицами: - списание с подотчета одного материально-ответственного лица; - принятие в подотчет другим материально-ответственным лицом	Забалансовый счет 03	Забалансовый счет 03
Выбытие воинских перевозочных документов вследствие их порчи, выдачи		Забалансовый счет 03

По окончании квартала (до 5-го числа квартала, следующего за отчетным) ОВД или подразделения внутренних войск в Книге учета бланков воинских перевозочных документов производят следующие записи (п. 65 Положения):

- остаток воинских перевозочных документов на 1-е число отчетного квартала (по сериям и номерам);

- поступило воинских перевозочных документов в течение отчетного квартала (по сериям и номерам);

- передано воинских перевозочных документов другим органам внутренних дел или подразделениям внутренних войск (по сериям и номерам) за отчетный квартал;

- испорчено воинских перевозочных документов органом внутренних дел или подразделением внутренних войск (по сериям и номерам) за отчетный квартал;

- утеряно воинских перевозочных документов органом внутренних дел или подразделением внутренних войск (по сериям и номерам) за отчетный квартал;

- выписано воинских перевозочных документов (по сериям и номерам) за отчетный квартал;

- остаток воинских перевозочных документов на конец отчетного квартала (по сериям и номерам).

О выявленных фактах утраты бланков воинских перевозочных документов ОВД или подразделения внутренних войск немедленно уведомляют орган спецперевозок с приложением копий акта об утрате и копий материалов служебной проверки (административного расследования) (п. 66 Положения).

Хранение воинских перевозочных документов

В силу норм, приведенных в п. 67-75 Положения, воинские перевозочные документы и их корешки должны храниться в закрытых и опечатанных металлических шкафах (сейфах) в служебных помещениях, сдаваемых под охрану. Допуск к воинским перевозочным документам разрешается только лицу, ответственному за эти документы.

Обратите внимание! Корешки израсходованных и испорченных воинских перевозочных документов хранятся в таком же порядке в течение пяти лет после ревизии финансово-хозяйственной деятельности, а затем уничтожаются по акту установленной формы. В акте указываются наименования уничтоженных документов, количество, их серии и номера, а также период времени, за который они были выданы. Сам акт составляется в одном экземпляре и хранится в делах органа внутренних дел или подразделения внутренних войск в течение трех лет, после чего уничтожается (п. 69-71 Положения).

Для ведения переписки по вопросам обеспечения воинскими перевозочными документами (актов проверок, отчетов, накладных, справочных материалов и т.п.) в ОВД или подразделении внутренних войск ведется отдельное дело, срок хранения которого - пять лет после ревизии финансово-хозяйственной деятельности.

При утрате воинских перевозочных документов начальник ОВД или командир (начальник) подразделения внутренних войск обязан назначить служебную проверку (административное расследование), принять необходимые меры к розыску утраченных документов и в тот же день уведомить начальника довольствующего органа, выдавшего эти документы, с указанием их серий и номеров. Лица, виновные в утрате воинских перевозочных документов, привлекаются к ответственности согласно законодательству РФ.

С. Валова,

эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Под гражданским персоналом в целях Положения понимаются работники ОВД и гражданский персонал внутренних войск МВД.

*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.