Расчет страхового стажа: экспресс-семинар НСК (С.А. Шнайдер, "Кадровик.ру", N 11, ноябрь 2011 г.)

Расчет страхового стажа: экспресс-семинар НСК

В научной литературе рассматриваются разные виды стажа: общий, непрерывный, специальный, пенсионный, страховой. Пенсионный стаж важен прежде всего для самих сотрудников, которые оформляют себе пенсию, а также для работников пенсионных учреждений. Задача работодателя и кадровика - обеспечить сотруднику такую трудовую книжку, которая позволила бы ему впоследствии не потерять весь стаж, приобретенный в ходе трудовой деятельности, и получить более или менее достойную пенсию. А для кадровиков предметом самого живого интереса был и остается страховой стаж. О правилах и особенностях его расчета рассказала слушателям экспресс-семинара НСК практикующий юрист, эксперт департамента по работе с персоналом ОАО "Банк ВТБ" Светлана Анатольевна Шнайдер.

Законодательные нововведения, касающиеся оплаты больничных листов, появляются чуть ли не ежегодно. Изменяется порядок расчета страхового стажа, среднего заработка для оплаты листов нетрудоспособности и т.д. Основным документом, подтверждающим страховой стаж работника, для кадровика по сей день остается трудовая книжка.

Заключая трудовой договор с новым работником, работодатель в первую очередь проверяет наличие у него трудовой книжки. Как она должна выглядеть? На территории Российской Федерации действуют три вида трудовых книжек:

- образец 2003 г. с серой обложкой (самый новый из существующих);

- трудовая книжка, выпущенная в СССР в 1974 г., - с зеленой обложкой. Она может быть двуязычной, если документ оформлялся в одной из союзных республик;

- образец 1956 г. с темно-синей обложкой, без печати на титульном листе. Также существуют книжки колхозников.

Ограничения и проблемы

Если трудовая книжка работника была оформлена в другом государстве (например, в Беларуси или Украине), принять ее и использовать кадровики не имеют права. Тем не менее на основании приведенных в ней записей можно производить расчет трудового стажа. У России существуют соглашения со многими странами СНГ о том, что страховой стаж, полученный на территории одного государства, может включаться в трудовой стаж на территории другого. Соответственно, этот стаж может использоваться для начисления пособия по временной нетрудоспособности. Чтобы рассчитать страховой стаж по иностранной трудовой книжке, надо получить от работника нотариально заверенный перевод содержащихся в ней записей. Обратите внимание: бывает, что записи в трудовой книжке - на русском языке, а печати при этом стоят иностранные. В таком случае нотариально заверенный перевод потребуется обязательно.

Есть и другие ограничения, возникающие при приеме трудовой книжки. Если ее титульный лист оформлен некорректно, с ошибками, то и рассчитывать трудовой стаж на основании такого документа нельзя. Какие ошибки при заполнении титульного листа трудовой книжки встречаются чаще всего?

1. Не проставлена печать. Трудовая книжка без печати на титульном листе признается недействительной - это касается и всех внесенных в нее записей о трудовом стаже. Чтобы подтвердить в таком случае страховой стаж, необходимо получить справки со всех предыдущих мест работы гражданина.

2. Фамилия не соответствует в точности той, что указана в паспорте гражданина. В основном эта ошибка в употреблении буквы "е" в таких фамилиях, как Ковалев, Соловьев и т.п. Например, по паспорту гражданин - Ковалев (через "е"), а по трудовой книжке - Ковалёв (через "ё"). Признать такую трудовую книжку действительной кадровик не имеет права. Весь страховой стаж также должен подтверждаться справками с предыдущих мест работы. Вносить записи в такую трудовую книжку нельзя, необходимо оформить новую. Обратите внимание: это будет не дубликат, а именно новый документ. Первая запись в нем будет о работе в той организации, в которой трудовая книжка оформляется.

3. Вариативное написание имен и отчеств, например Наталья и Наталия, Геннадьевна и Геннадиевна и т.п. Трудовая книжка признается недействительной, если указанное в ней имя или отчество гражданина отличается от паспортного.

4. В трудовых книжках образца 1974 г. на фамилию отводится три строки, на имя - одна и на отчество - еще одна. Весьма часто в таких трудовых книжках и имя, и отчество вписываются в раздел "фамилия". Рассчитывать трудовой стаж по такому документу очень нежелательно.

5. Встречаются ошибки в записи даты рождения. Например, если работник родился 9 апреля 1970 г., дата рождения в трудовой книжке указывается в формате: 09.04.1970 (согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 N 69; далее - Инструкция). Указывать месяц в словесной форме ("апрель") или ставить сокращение "г." (год) - недопустимо. Это требование относится ко всем записям в трудовой книжке. Рассчитывать страховой стаж на основании документа с такой ошибкой кадровики не могут. Принять решение о возможности расчета страхового стажа может комиссия по социальному страхованию, если она существует в организации, либо специально уполномоченное лицо.

6. Отсутствует подпись ответственного лица либо самого работника. Подпись последнего можно получить. А вот без подписи ответственного работника трудовая книжка считается недействительной. Если получить такую подпись невозможно, придется заводить новый документ.

Это надо знать

Страховой стаж, полученный в странах СНГ, рассчитывается в соответствии с законодательством той страны, на территории которой он получен. Нельзя определять такой стаж по российским правилам.

Подделка? Недочет?

Не стоит забывать и о том, что встречаются поддельные или небрежно оформленные трудовые книжки. Следует тщательно проверить, соответствует ли документ установленному образцу.

Порой в некоторых организациях на работников, принятых в 2002-2003 гг., трудовые книжки заводили только в 2004 г., когда вышли бланки нового образца. Зачастую в таких случаях указывали дату оформления документа, совпадающую с датой приема на работу, - например, 09.08.2003. Это серьезная ошибка, т.к. в 2003 г. "новых" трудовых книжек еще не существовало. Следовательно, такой документ надо заменить на новый, и рассчитать по нему трудовой стаж нельзя. К сожалению, это явление распространено в компаниях, в которых несвоевременно ведется кадровый учет. Трудовая книжка является основным документом для расчета трудового стажа. И записи в ней должны делаться в точном соответствии с требованиями трудового законодательства РФ, действующего на момент их внесения.

Часто встречаются трудовые книжки с перечеркнутыми и исправленными записями, которые сопровождаются фразой "Исправленному верить". Многие кадровики считают, что такая запись правомерна во всех трудовых книжках, заведенных до 2004 г. К сожалению, это мнение ошибочно. В действовавшей ранее Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162 (далее - предыдущая Инструкция), был указан такой вариант оформления: "Запись за N ... недействительна". Поэтому на основании записи с пометкой "Исправленному верить" рассчитывать страховой стаж нельзя.

Надо ли отражать в трудовой книжке сведения об обучении в высшем учебном заведении? Нет, такие записи не вносятся, но с 2010 г. обучение в вузе включается в трудовой стаж для назначения пенсии. Периоды обучения, связанные с повышением квалификации, отражаются в трудовой книжке и также обязательно входят в трудовой стаж для назначения пенсии. Однако в страховой стаж для начисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам все указанные периоды не включаются.

Это надо знать

Штамп в трудовой книжке может быть только один - "Выдан вкладыш". Все остальные записи делаются ручкой.

Верное оформление

Самая первая запись, которая делается в новой трудовой книжке, - это запись о наименовании организации. Если до поступления на работу гражданин трудового стажа или страхового стажа не имел, то вносить данные сведения в книжку - неверно. Запись "Ранее до поступления на работу в... трудового страхового стажа не имел" ошибочна. Более того, такие записи не были законными даже в период действия предыдущей Инструкции.

Если на работу устраивается молодой человек, отслуживший в армии, запись о военной службе по призыву будет в трудовой книжке первой - она делается на основании военного билета. Второй записью будет наименование организации, а дальше необходимо привести сведения о приеме на работу.

Запись, содержащая наименование организации, не нумеруется. Номер присваивается только следующей записи: "Принят в... подразделение на должность..." - именно в такой последовательности.

В четвертом разделе "Основания внесения записи" запись делается строго в следующем порядке: приказ (распоряжение) со ссылкой на дату издания и номер, например "приказ от 19.02.2011 N 545".

Если в процессе деятельности организации произошло ее переименование, поступают следующим образом: ставится порядковый номер, вносится запись о переименовании, делается ссылка на документ-основание - приказ по организации.

Как изменить наименование должности сотрудника? Сделать это можно исключительно через перевод. Запись о том, что "должность... переименована в должность..." неправомерна, т.к. понятия "переименование должности" в трудовом законодательстве не существует. Если выполняется такой перевод, вносятся сведения об увольнении в точном соответствии с формулировкой Трудового кодекса Российской Федерации. В случае, если Инструкция противоречит ТК РФ, применяется ТК РФ. Записи вроде "уволен по инициативе работника" или "уволен по собственному желанию" являются недействительными, и весь стаж под такой записью в страховой стаж не включается. Более того, он не включается и в пенсионный стаж. Правильная запись: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника статья 77 часть первая пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации".

А если все-таки ошибка?

Для расчета/подтверждения стажа по не совсем корректно оформленной трудовой книжке в организации необходимо создать комиссию или избрать уполномоченного по социальному страхованию.

В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки сотрудника указано единственное место работы и период 2001-2010 гг., запись об увольнении: "Уволен по инициативе работника статья 77 часть первая пункт 3 ч. 1 ст. 77 (ст. 80) ТК РФ". При наличии у работника стажа свыше 8 лет (в данном случае с 2001 по 2011 гг.) в случае временной нетрудоспособности ему оплачивается 100% среднего заработка. Но при наличии такой ошибочной записи его страховой стаж будет рассчитываться с момента приема в новую организацию. Как помочь этому сотруднику? Стоит предложить ему получить справку с прежнего места работы - о трудовой деятельности.

В организации должно быть разработано положение об уполномоченном (комиссии) по социальному страхованию. Комиссия либо уполномоченный на основании заседания либо самостоятельной проверки документов выносят решение о том, какие именно трудовые книжки (с какими допущениями) могут использоваться в качестве оснований для расчета страхового стажа. Но, скорее всего, в случае ошибочных записей работникам все-таки потребуется предъявить справки с предыдущих мест работы.

Согласно п. 23 Правил подсчета страхового стажа, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 06.02.2007 N 91 (далее - Правила), документы, выдаваемые в целях подтверждения периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, должны содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы).

В соответствии с Правилами "документы, выданные работодателем застрахованному лицу при увольнении, могут приниматься в подтверждение страхового стажа и в том случае, если они не содержат основания для их выдачи". Если в справке указано, что она выдана при увольнении (не до и не после), то ее можно принять, даже если в ней отсутствуют основания. Во всех остальных случаях основания должны быть указаны. Аналогичным образом оформляются справки, предоставляемые для расчета стажа для начисления трудовой пенсии, - таково требование Пенсионного фонда РФ.

Согласно п. 9 Правил, документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовой договор. Однако реальная практика далеко не всегда позволяет применить это положение. Как определить дату прекращения трудовых отношений, если в трудовой книжке она указана некорректно, а в трудовом договоре отсутствует? Более того, она не подтверждается даже срочным трудовым договором. Единственный документ, который позволяет это сделать, - дополнительное соглашение о прекращении трудового договора с указанием даты, но на деле его заключают крайне редко.

Существуют различные периоды страхового стажа, которые подтверждаются разными справками. До 1991 г. это документы финансовых органов и справки учреждений социального страхования, после 1991 г. - справки из Фонда социального страхования РФ. Утверждена специальная форма подтверждения страхового стажа и суммы отчислений ФСС РФ. По письменному запросу самого работника ФСС РФ предоставляет ему такую справку, которая является основанием для расчета страхового стажа. Еще одним документом, который подтверждает страховой стаж работника, является военный билет при наличии в нем записей о прохождении воинской службы.

Как быть в случае, когда с работником заключается гражданский договор возмездного оказания услуг? В таком документе указываются период его действия и налоги и сборы, которые будут начисляться за данного исполнителя. Если отчисления в ФСС РФ подтверждены справками из Фонда, период работы по гражданскому договору может быть включен в страховой стаж. Если отчислений не было, одного гражданско-правового договора для начисления страхового стажа недостаточно.

Правила расчета страхового стажа

Предположим, работник отработал 72 месяца и 49 дней. Каким будет период страхового стажа? 73 месяца и 19 дней. 73 делим на 12 полных календарных месяцев (это 1 год) по 30 календарных дней. Получаем 6 лет, 1 месяц, 19 дней. 30 полных календарных дней принимаются за календарный месяц. Округляем результат до целого числа - либо до месяца, либо до года.

Согласно Федеральному закону от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ), с 2010 г. периоды воинской службы по призыву или по контракту включаются в страховой стаж для начисления пособия. В законе о трудовых пенсиях указано, что воинская служба по призыву включается в трудовой стаж для назначения пенсии, причем один год воинской службы засчитывается за два года работы (ст. 23 Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"). Однако при расчете страхового стажа год службы в армии принимается за год работы - как по призыву, так и по контракту. В Федеральном законе от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" речь идет о трудовом стаже. Периоды, которые включаются в трудовой стаж, указаны в п. 2.1 указанных выше Правил.

Это надо знать

Период лишения свободы включается в страховой стаж при условии ведения заключенным трудовой деятельности в период нахождения в исправительном учреждении.

Размер пособия по временной нетрудоспособности

Если у сотрудника стаж работы менее 5 лет, то пособие рассчитывается в размере 60% от среднего заработка, при стаже от 5 до 8 лет - 80%, при стаже более 8 лет - 100%. Что же означает "100% среднего заработка"? Если у работника заработная плата составляет 50 000 р. в месяц, какое максимальное пособие по временной нетрудоспособности он получит? Есть определенные ограничения. Из Закона N 255-ФЗ исключили такое понятие, как максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам. Но при этом существует Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ (ред. от 18.07.2011) "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования", в котором устанавливается определенная максимальная база для начисления. За 2010 г. она составляет 415 000 р.

Таким образом, на работника с зарплатой в 50 000 р. страховые взносы уплачиваются в сумме, не превышающей 415 000 р. Как только его заработная плата переходит этот предел, впоследствии максимальное пособие он может получить в размере 415 000 р. Соответственно, за временную нетрудоспособность пособие рассчитывается следующим образом: 415 000 р. : 365 дней (средний дневной заработок) х количество дней нетрудоспособности. Обратите внимание: в расчет принимается количество календарных дней нетрудоспособности - независимо от того, сколько рабочих и выходных дней входят в этот период.

Если у работника временная нетрудоспособность составила 7 дней: 415 000 р. : 365 дней х 7 дней = пособие в размере примерно 8000 р. в неделю. За месяц - около 34 000 р. по каждому работнику (это максимальный размер пособия).

Если у сотрудника размер пособия составляет 80% среднего заработка, то при зарплате в 50 000 р. 80% рассчитываются от максимального размера пособия за месяц (т.е. от 34 000 р.). Аналогичным образом определяется размер пособия в случае 60% среднего заработка.

В 2011 г. размер максимальной базы для начисления пособия по временной нетрудоспособности повысился до 463 000 р., но использоваться он будет только в следующем году - 2012-м. До окончания 2011 г. мы будем рассчитывать пособие исходя из заработной платы работника за 2010 и 2011 гг. и максимальной базы в 415 000 р. в год.

Внесены изменения в Закон N 255-ФЗ. Раньше расчет среднего заработка производился за 12 календарных месяцев, следующих подряд перед периодом временной нетрудоспособности. Так, для работника, заболевшего в сентябре 2008 г., брался в расчет период с сентября 2007 г. по август 2008 г. Теперь средний заработок рассчитывается за 2 календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Например, если работник заболел в сентябре 2011 г., в расчет берутся 2009 и 2010 гг.

Что происходит, если в 2009 г. сотрудник получал заработную плату в размере 7800 р. ежемесячно, а в 2010 г., когда он устроился в новую организацию, его зарплата достигла 50 000 р.? Каким будет его пособие по временной работоспособности, если он заболел в сентябре 2011 г.? Подсчитаем средний заработок за 2009 г.: 7800 р. х 12 месяцев = 100 000 р. За 2011 г. получается 415 000 р., т.к. это максимально возможная база. Вычислим средний заработок за 2 года: 100 000 р. + 415 000 р. = 515 000 р. Определим размер пособия: 515 000 р. : 730 календарных дней = 705 р. Это средний дневной заработок за период 2009-2010 гг. А теперь умножим этот результат на количество дней неработоспособности (например, 20): 705 р. х 20 дней = 14 100 р. То есть, если такой работник с зарплатой 50 000 р. проболеет в сентябре 2011 г. 20 дней, то его пособие практически за полный рабочий месяц составит 14 100 р.

Как определить размер среднего заработка, если в расчетный период сотрудник работал в другой организации? При увольнении работника ему должна выдаваться справка о среднем заработке и взносах в ФСС. Именно на основании этой справки новый работодатель будет производить расчет пособия по временной нетрудоспособности. Допустим, что сотрудник, получавший на прежнем месте работы "серую" зарплату, приходит в организацию с "белой" зарплатой. В случае болезни его пособие по временной нетрудоспособности, к сожалению, будет таким, как будто зарплата по-прежнему "серая". Чтобы размер пособия увеличился, ему надо отработать 2 года с "белой" зарплатой.

Как рассчитать средний заработок в случае отпуска по беременности и родам? Сейчас переходный период. Если у женщины отпуск по беременности и родам наступает в 2011 или 2012 гг., мы можем произвести расчет либо по описанным выше правилам, либо по правилам, действовавшим ранее - на 2010 г. Если у женщины пособие по "старым" правилам будет больше, она вправе выбрать этот вариант. Однако изначально размер среднего заработка в любом случае определяется по новым правилам, и только при наличии заявления работницы можно выполнить расчет "по-старому".

Работник отдела кадров организации заболел 1 сентября 2011 г. (четверг). В пятницу, 2 сентября, организацию предупредили о проверке ГИТ, которая должна была пройти 5 или 6 сентября. Это единственный сотрудник отдела кадров, поэтому 3-7 сентября он вышел на работу, несмотря на болезнь. Свой листок нетрудоспособности он закрыл 8 сентября в четверг следующей недели, и 9 сентября вернулся на рабочее место. Формально у сотрудника - 8 календарных дней болезни. Что будет стоять в табеле учета рабочего времени? 30 и 31 августа он был на работе - "явка". 1 и 2 сентября - больничный лист, т.е. "0". 3 и 4 сентября - "больничный/явка/работа в выходной день". 5-7 сентября - "больничный/явка". 8 сентября - больничный, т.е. "0".

Как произвести оплату в таком случае? 30 и 31 августа - зарплата. 1 и 2 сентября - пособие по временной нетрудоспособности. С 3 сентября сотрудник выходил на работу, значит, он имеет право на зарплату. Кроме того, нарушался режим, установленный лечащим врачом. В соответствии со ст. 8 Закона N 255-ФЗ выход на работу без разрешения врача является основанием для снижения пособия по временной нетрудоспособности. Соответственно, за этот день работник получит оплату листка нетрудоспособности, но в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц. МРОТ за месяц делится на количество рабочих дней, и эта сумма добавляется к зарплате за день. За работу в выходные (3 и 4 сентября), согласно ст. 153 ТК РФ, сотруднику полагается либо двойная оплата сверх оклада, либо дополнительный день отдыха и оплата в одинарном размере сверх оклада плюс МРОТ за день. Что получит работник за 8 сентября? В соответствии со ст. 8 Закона N 255-ФЗ снижение происходит с дня, когда было допущено нарушение, до окончания листка нетрудоспособности. Т.е. за 8 сентября пособие будет рассчитано исходя из МРОТ, установленного федеральными законами. Решение о снижении пособия по временной нетрудоспособности принимается комиссией по социальному страхованию и закрепляется документально.

Отметку о нарушении режима в больничном листе должен сделать врач. Не поставить работнику явку, если он пришел на работу в период временной нетрудоспособности, кадровик не может. В ТК РФ подчеркивается, что работодатель обязан вести точный учет всего отработанного времени по каждому сотруднику.

Кадровик имеет право зачесть в стаж только те периоды, записи о которых сделаны в соответствии с трудовым законодательством РФ. Но если комиссия по социальному страхованию либо уполномоченный по соцстраху примут соответствующее решение, стаж, о котором сделаны ошибочные записи в трудовой книжке, может быть засчитан в качестве страхового. Также можно обратиться в ФСС с вопросом о включении периода, оформленного некорректной записью, в страховой стаж.

В трудовой книжке значится, что гражданин работал в одной организации с 1993 по 2011 гг. и уволен по инициативе работника. На следующем месте работы ему рассчитали пособие по временной нетрудоспособности в размере 100% зарплаты, но ФСС заявил, что по этому сотруднику не было отчислений с 2005 г. При обращении к прошлому работодателю выяснилось, что сотрудник просто "пропал" на несколько лет, а потом пришел и договорился об увольнении по инициативе работника. Является ли новый работодатель при этом добросовестным плательщиком взносов в ФСС? Ведь запись в трудовую книжку внесена верно, и страховой стаж определялся по трудовой книжке, которая является основным документом для такого расчета. Поэтому нести ответственность за то, что работник прогуливал и не уплачивались взносы в ФСС, новый работодатель не должен, применить к нему штрафные санкции будет нельзя.

С.А. Шнайдер,

практикующий юрист, эксперт департамента по работе с персоналом ОАО "Банк ВТБ"

"Кадровик.ру", N 11, ноябрь 2011 г.