Когда нужно оформлять бухгалтерскую справку (П.А. Лисицына, "Упрощенка", N 11, ноябрь 2011 г.)

Когда нужно оформлять бухгалтерскую справку

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Расходы вы не учитываете, однако составлять бухгалтерские справки, подтверждающие сумму доходов, нужно и вам.

Документы, необходимые для учета, могут поступать не только от поставщиков и покупателей. Существуют операции, которые не связаны с деятельностью контрагента, однако по ним все равно возникают доходы или расходы. Прежде всего речь идет о суммах, которые появляются в результате внутренних расчетов. Их тоже нужно оформлять первичными документами. И эти документы бухгалтер выписывает для своей компании сам. Чаще всего операции, являющиеся результатом внутренних расчетов, оформляют бухгалтерской справкой.

Несмотря на то что справку составляют достаточно часто, информации о том, как она должна выглядеть, в законодательстве нет. Единственное упоминание о том, что такой первичный документ вообще существует, содержится в статье 313 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что бухгалтерская справка подтверждает данные налогового учета. Правда, эта статья адресована организациям, работающим на общем режиме и являющимся плательщиками налога на прибыль. Однако никто не мешает и "упрощенцам" считать бухгалтерскую справку первичным учетным документом.

Составляя справку, бухгалтер должен указать в ней все обязательные реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). А именно: наименование документа (бухгалтерская справка или бухгалтерская справка-расчет), дату, название организации, содержание хозяйственной операции, измерители, наименование должностей ответственных лиц и их подписи. Можно разработать форму справки один раз и приложить ее к приказу об учетной политике. Теперь давайте рассмотрим ситуации, когда бухгалтерская справка пригодится в учете при упрощенной системе.

Ситуация N 1. Нужно внести исправления в Книгу учета доходов и расходов

Чтобы исправить ошибку в налоговом учете, необходимо доначислить или сторнировать конкретную сумму. Основанием для такой записи в Книге учета доходов и расходов как раз служит бухгалтерская справка. В ней отражают причины возникновения ошибки и дату исправления.

Пример 1. Исправления в налоговом учете

ООО "Квинтет" применяет упрощенную систему налогообложения и платит единый налог с доходов.

В ноябре 2011 года бухгалтер ООО "Квинтет" выявил ошибку, допущенную в июне этого же года. Доходы от реализации товаров в Книге учета доходов и расходов были отражены неверно, поскольку 28 июня 2011 года от ООО "Сапфир" организация получила 158 000 руб., а в учете отразила только 150 000 руб.

Ошибка была обнаружена при проведении сверки расчетов с ООО "Сапфир". Для того чтобы внести исправления, бухгалтер ООО "Квинтет" составил бухгалтерскую справку (рис. 1 на с. 30). Так как ошибка выявлена до окончания налогового периода, уточненную декларацию по единому налогу ООО "Квинтет" сдавать не нужно.

Рисунок 1

Бухгалтерская справка о внесении исправлений

ООО "Квинтет"

15 ноября 2011 года

Бухгалтерская справка

28 июня 2011 года ООО "Квинтет" получило от ООО "Сапфир" денежные средства по договору от 05.05.2011 N 412 за реализованные товары в сумме 158 000 руб. (платежное поручение N 312). В результате технической ошибки в Книге учета доходов и расходов была отражена сумма 150 000 руб. Ошибка исправлена 15 ноября 2011 года, учтен дополнительно доход в сумме 8000 руб. (158 000 руб. - 150 000 руб.). Доначислен налог при упрощенной системе в сумме 480 руб. (8000 руб. х 6%).

Главный бухгалтер

Соловьева

А.А. Соловьева

Памятка. "Упрощенцы" подают налоговые декларации по УСН по окончании налогового периода. До 31 марта включительно - организации и до 30 апреля включительно - индивидуальные предприниматели (ст. 346.23 НК РФ).

Ситуация N 2. У организации возникли нормируемые расходы

Бухгалтерская справка необходима в том случае, когда для отражения доходов или расходов требуются расчеты. В частности, это касается расходов, которые при упрощенной системе учитываются в пределах норм.

Возьмем затраты на рекламу. "Упрощенцы" имеют право их учитывать на основании подпункта 20 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. А состав рекламных расходов установлен пунктом 4 статьи 264 НК РФ. И там указаны расходы, которые можно учитывать при налогообложении полностью, то есть без норм. А все рекламные затраты, не упомянутые в списке, являются нормируемыми. При расчете единого налога их можно учитывать в сумме, не превышающей 1% от выручки.

Для справки. Если рекламный расход не упомянут в пункте 4 статьи 264 НК РФ, значит, его разрешено включать в налоговую базу только в пределах нормы.

Таким образом, независимо от того, что все затраты на рекламу подтверждают документы от контрагентов, если расходы являются нормируемыми, их сумму нужно рассчитать в бухгалтерской справке. Именно на ее основании бухгалтер сможет сделать запись в Книге учета доходов и расходов.

Пример 2. Расчет нормы расходов на рекламу

ООО "Забава" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. В ноябре 2011 года общество проводило рекламную кампанию с розыгрышем призов. Покупная стоимость призов составила 313 500 руб. (без НДС), задолженность перед поставщиком призов погашена.

Какую сумму общество сможет включить в расходы, если величина доходов от реализации за 2011 год составит 10 400 250 руб., а иных нормируемых расходов на рекламу в 2011 году у ООО "Забава" нет?

Затраты на призы, которые будут раздаваться в ходе рекламной кампании, являются нормируемыми. Поэтому бухгалтер ООО "Забава" составил бухгалтерскую справку (рис. 2).

Рисунок 2

Бухгалтерская справка о расчете нормируемых рекламных расходов

ООО "Забава"

11 января 2012 года

Бухгалтерская справка-расчет

30 ноября 2011 года ООО "Забава" провело розыгрыш призов в рамках рекламной кампании. Данные расходы являются нормируемыми, соответственно их можно отразить в налоговой базе в сумме, не превышающей 1% от величины доходов от реализации (подп. 20 п. 1 ст. 346.16 и п. 4 ст. 264 НК РФ). Покупная стоимость призов составила 313 500 руб. (договор от 01.11.2011 N 112 и накладная от 25.11.2011 N 241).

Задолженность перед поставщиком призов погашена 24 ноября 2011 года (платежное поручение N 318). Сумма доходов от реализации за 2011 год равна 10 400 250 руб. Иных нормируемых расходов на рекламу в 2011 году у ООО "Забава" нет. Стоимость призов, которую можно учесть в налоговой базе при упрощенной системе, составляет:

10 400 250 руб. x 1% = 104 002,5 руб.

Главный бухгалтер

Беляева

С.А. Беляева

Для справки. Величина расходов на рекламу, превышающая норму, на следующий налоговый период не переносится и, следовательно, пропадает для налогообложения.

Ситуация N 3. В учете нужно отразить операцию, подтвержденную большим количеством документов

Следующий случай, когда бухгалтерская справка окажется полезной, - отражение в Книге учета доходов и расходов сумм, для признания которых требуется одновременно выполнить несколько условий. Ведь записи в Книге учета делают на основании подтверждающих документов. Для доходов это, как правило, платежное поручение или иной документ, подтверждающий поступление.

Памятка. Все расходы, учитываемые в налоговой базе при УСН, должны быть оплачены. А для некоторых видов расходов в пункте 2 статьи 346.17 НК РФ предусмотрены еще и дополнительные условия.

Оплату затрат также подтверждает платежное поручение. Однако не для всех видов расходов достаточно только лишь их оплаты. Например, стоимость покупных товаров можно списать в расходы, после того как они будут оприходованы, оплачены поставщику и реализованы. Таким образом, в графу 2 раздела 1 Книги учета бухгалтеру придется вписывать реквизиты сразу трех документов. А если товары оплачивались частями, то документов будет даже больше.

Согласитесь, записывать реквизиты нескольких документов в одной маленькой графе неудобно - не хватает места. Поэтому можно пойти другим путем - составить бухгалтерскую справку и уже именно в ней отразить реквизиты всех документов, подтверждающих право на списание расходов. Тогда в графе 2 Книги учета достаточно будет указать уже только реквизиты этой справки.

Пример 3. Списание стоимости покупных товаров

ООО "Лазурь" применяет "упрощенку" с объектом доходы минус расходы. 28 ноября 2011 года общество реализовало партию товаров. Их общая покупная стоимость составляет 385 250 руб. (без НДС). Товары покупной стоимостью 107 500 руб. были приобретены у ЗАО "Аметист", стоимостью 86 350 руб. - у ООО "Берег" и стоимостью 191 400 руб. - у ООО "Василек".

Задолженности перед поставщиками погашены, но оплату перечисляли частями. Чтобы не делать много записей в Книге учета, бухгалтер решил сделать одну запись на основании бухгалтерской справки (рис. 3).

Рисунок 3

Бухгалтерская справка на списание стоимости покупных товаров

ООО "Лазурь"

28 ноября 2011 года

Бухгалтерская справка

Согласно подпункту 2 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ стоимость покупных товаров можно включить в расходы при УСН после оплаты и реализации. Товары покупной стоимостью 385 200 руб. были реализованы ООО "Крона" 28 ноября 2011 года.

Факт реализации подтверждает накладная на продажу от 28.11.2011 N 821. Факт покупки товаров подтверждают накладные:

1) от 05.10.2011 N 214 на сумму 107 500 руб., выдана ЗАО "Аметист";

2) от 01.11.2011 N 631 на сумму 86 350 руб., выдана ООО "Берег";

3) от 28.10.2011 N 428 на сумму 191 400 руб., выдана ООО "Василек".

Факт оплаты товаров подтверждают платежные поручения:

1) от 06.10.2011 N 305 на сумму 50 000 руб., от 10.10.2011 N 315 на сумму 57 500 руб. (оплата ЗАО "Аметист");

2) от 31.10.2011 N 407 на сумму 86 350 руб. (оплата ООО "Берег");

3) от 28.10.2011 N 394 на сумму 100 000 руб., от 07.11.2011 N 415 на сумму 91 400 руб. (оплата ООО "Василек").

Главный бухгалтер

Кольцова

Е.П. Кольцова

Ситуация N 4. У организации есть валютные ценности, из-за чего возникают курсовые разницы

В состав доходов "упрощенцы" должны включать не только выручку от реализации, но и внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). К таковым в том числе относятся положительные курсовые разницы (п. 10 ст. 250 НК РФ). Напомним, что курсовые разницы возникают в результате переоценки валютных ценностей или обязательств, выраженных в валюте. Проводить переоценку нужно по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций с валютой либо обязательствами в валюте. А также в последний день отчетного (налогового периода). Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 14.05.09 N 03-11-06/2/90.

Понятно, что из-за колебаний курса валют, устанавливаемого ЦБ РФ, в учете могут возникать как положительные разницы, так и отрицательные. И если первые "упрощенцы" включают во внереализационные доходы, то вторые можно учесть в расходах (подп. 34 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но только если вы считаете единый налог с разницы между доходами и расходами.

Для справки. Курсовые разницы, возникающие при продаже или покупке валютных ценностей по курсу выше или ниже установленного ЦБ РФ, включаются во внереализационные доходы, а в расходах не учитываются (п. 2 ст. 250 и п. 1 ст. 346.15 НК РФ).

Хотим обратить также ваше внимание, что во внереализационные доходы "упрощенцы" включают также положительные курсовые разницы, возникающие при продаже или покупке валютных ценностей по курсу выше или ниже установленного ЦБ РФ (п. 2 ст. 250 и п. 1 ст. 346.15 НК РФ). А вот отрицательные курсовые разницы, которые возникают при таких операциях, в расходах при упрощенной системе не учитываются. Поскольку они не указаны в закрытом перечне расходов пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Проводить переоценку иностранной валюты или обязательств бухгалтеру нужно самостоятельно. И для того чтобы обосновать расчеты, как раз потребуется такой документ, как бухгалтерская справка.

Пример 4. Расчет курсовых разниц

ООО "Елла" применяет УСН с объектом доходы. У общества имеется валютный счет в банке. На 30 июня 2011 года остаток на счете составлял 2400 евро, за III квартал движения по счету не было. Необходимо рассчитать курсовую разницу и заполнить бухгалтерскую справку при условии, что курс евро, установленный ЦБ РФ на 30 июня, был равен 40,4153 руб. за евро, а на 30 сентября - 43,5418 руб. за евро (значения условные).

В течение квартала курс евро вырос, поэтому у общества возникла положительная курсовая разница. Эту величину общество должно отразить во внереализационных доходах 30 сентября 2011 года. А документом, подтверждающим сумму доходов, будет бухгалтерская справка (рис. 4).

Рисунок 4

Бухгалтерская справка-расчет

ООО "Елла"

5 октября 2011 года

Бухгалтерская справка-расчет

Остаток средств на валютном счете организации N 40702978600010000005:

- на 30 июня 2011 года - 2400 евро (выписка банка от 01.07.2011 N 2118);

- 30 сентября 2011 года - 2400 евро (выписка банка от 01.10.2011 N 2119).

Курс евро, установленный ЦБ РФ, составил:

- на 30 июня 2011 года - 40,4153 руб./евро;

- 30 сентября 2011 года - 43,5418 руб./евро.

За III квартал 2011 года положительная курсовая разница составила:

(43,5418 руб./евро - 40,4153 руб./евро) х 2400 евро = 4503,6 руб.

Эту сумму необходимо отразить в Книге учета доходов и расходов в последний день III квартала 2011 года - 30 сентября 2011 года.

Главный бухгалтер

Комарова

А.В. Комарова

П.А. Лисицына,

налоговый консультант

Нюансы, требующие особого внимания

Бухгалтерская справка составляется в свободной форме, однако должна содержать реквизиты, обязательные для всех первичных учетных документов.

Оформлять бухгалтерскую справку необходимо, когда возникает доход или расход, а первичных документов для таких операций законодательством не предусмотрено.

Организация может разработать форму справки один раз и приложить ее к приказу об учетной политике.

"Упрощенка", N 11, ноябрь 2011 г.