Формы бланков для проведения инвентаризации и порядок их заполнения (А. Солнцева, "Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2011 г.)

Формы бланков для проведения инвентаризации и порядок их заполнения

Согласно Методическим указаниям *(1) основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества, сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в учете обязательств. Формы бланков для проведения инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ N 173н*(2). О порядке их заполнения пойдет речь в этой статье.

Общие положения

Согласно п. 1.5 Методических указаний перед составлением годовой бухгалтерской отчетности учреждения обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Исключение из этих правил предусмотрено в отношении инвентаризации:

- основных средств, которая может проводиться один раз в три года;

- библиотечных фондов - один раз в пять лет;

- товаров, сырья и материалов учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - в период их наименьших остатков.

Инвентаризация в учреждении проводится постоянно действующей инвентаризационной комиссией, в состав которой входят представители администрации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) (п. 2.3 Методических указаний).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита учреждения, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в учреждении ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

При проведении инвентаризации комиссия должна обеспечить полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации (п. 2.6 Методических указаний).

Перед началом проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "_______" (дата)", что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний).

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

При ручном способе описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

При заполнении инвентаризационных описей необходимо соблюдать следующие правила:

- наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;

- на каждой странице описи ставятся прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны;

- исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами;

- в описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются;

- на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Оформленные надлежащим образом описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (п. 2.10 Методических указаний).

Если учреждение имеет имущество, находящееся у него на ответственном хранении, а также арендованное или полученное для переработки, то на это имущество составляются отдельные описи (п. 2.11 Методических указаний).

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Порядок заполнения инвентаризационных описей

В ходе проведения инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Как было указано выше, они утверждены Приказом Минфина РФ N 173н. Приведем основные из них, которые могут использоваться в образовательных учреждениях при инвентаризации.

Название формы	Содержание
Инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081)	Применяется для отражения результатов инвентаризации ценных бумаг, а также финансовых вложений учреждений в ценные бумаги. В ней указывается наименование ценной бумаги и ее эмитента, а также серия и номер; стоимость по номиналу единицы ценной бумаги, код валюты, в которой номинирована ценная бумага, курс ЦБ РФ на дату проведения инвентаризации; количество принадлежащих учреждению ценных бумаг; номинальная стоимость имеющегося пакета ценных бумаг в иностранной валюте (в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу, указанному в описи), в рублях; первоначальная стоимость ценных бумаг в рублях
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082)	В ней отражаются результаты инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в учреждениях ЦБ РФ, кредитных организациях. В этой описи указывается наименование кредитной организации, номер счета в ней, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. Кроме того, в ней должна быть произведена запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками
Инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083)	Применяется для отражения результатов инвентаризации задолженности по кредитам, займам (ссудам), находящимся на учете в учреждении, и заполняется по видам задолженности в разрезе заемщиков и кредитных соглашений по соответствующим номерам счетов бухгалтерского учета. В данной описи отражаются: сумма задолженности в рублях и в иностранной валюте: по основному долгу, по начисленным и неуплаченным процентам, по штрафным санкциям за нецелевое использование средств, по штрафам (пеням) за несвоевременный возврат и неуплату процентов, а также сумма задолженности, подтвержденная дебиторами; сумма задолженности, не подтвержденная дебиторами; сумма просроченной задолженности (с истекшим сроком исковой давности)
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086)	Используется для отражения результатов инвентаризации бланков строгой отчетности и денежных документов, проведенной в учреждении. В ней путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Опись составляется по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, с распиской материально ответственного лица. В ней отражаются: наименования и коды бланков строгой отчетности, единица измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество), сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма), сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам - количество и сумма)
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087)	Применяется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов. В описи путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Данная опись составляется по материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, с распиской материально ответственного лица и отражает: наименование и код объекта учета, инвентарный номер, единицу измерения; сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество), сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма), сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам - количество и сумма)
Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088)	Применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения. Опись формируется комиссией учреждения и отражает: сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089)	Используется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, иными дебиторами и кредиторами, за исключением расчетов по долговым обязательствам, по которым составляются отдельные инвентаризационные описи. Эта опись формируется комиссией учреждения и в ней отражаются: сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности; наименование дебитора (кредитора), в случае отражения расчетов по обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы РФ данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) отражаются по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность; номер счета бухгалтерского учета, общая сумма задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденная дебиторами (кредиторами), не подтвержденная дебиторами (кредиторами), а также сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091)	Применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждений. В описи отражаются сведения по данным бухгалтерского учета, номер счета бухгалтерского учета, общая сумма задолженности плательщика ("всего"), в том числе подтвержденная дебитором, не подтвержденная дебитором, а также сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092)	В ней фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении
Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835)	Основанием для составления акта является Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092)

А. Солнцева,

эксперт журнала "Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

*(2) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".