Премирование группы сотрудников и форма N Т-11а: конфиденциальность информации, налоговые риски (Е. Орлова, "Налоговый вестник", N 11, ноябрь 2011 г.)

Премирование группы сотрудников и форма N Т-11а: конфиденциальность информации, налоговые риски

Во многих коммерческих компаниях действуют положения об оплате труда и премировании, согласно которым ежемесячные выплаты (100%), причитающиеся каждому работнику, состоят из должностного оклада (50-80%) и премии (20-50%), рассчитанной по определенным показателям. При этом в ежемесячных приказах о поощрении на всех работников по форме N Т-11а, как правило, нет их подписей в графе 6 или эта графа вообще удалена либо из-за установленного работодателем требования о неразглашении сведений о размере зарплаты третьим лицам, либо из-за того, что работников в компании много и они работают в разных местах, потому собрать подписи затруднительно. В результате ежемесячные премии нередко оформляются приказом по самостоятельно разработанной форме, с указанием основания премирования, фамилий работников и сумм причитающихся им премий (без графы "С приказом ознакомлен. Личная подпись работника"). Рассмотрим, как подобное оформление выплаты премий скажется на налоговых обязательствах работодателя по налогу на прибыль и как избежать налоговые риски.

Разбираемся с формой N Т-11а

В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Согласно пп. 1 и 2 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся, в частности:

- суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда;

- начисления стимулирующего характера, в т.ч. премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели.

По смыслу указанных норм Налогового кодекса РФ расходами на оплату труда являются только те денежные выплаты, которые предусмотрены законодательством РФ, трудовым законодательством, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Причем данные выплаты должны производиться за исполнение работником должностных функций (должностных обязанностей), т.е. за труд, и несение таких расходов является обязанностью работодателя в соответствии с трудовым законодательством (письмо ФНС России от 01.04.2011 N КЕ-4-3/5165).

При этом в соответствии с п. 21 ст. 270 НК РФ в целях налогообложения прибыли не учитываются расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов).

Кроме того, по общему правилу согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами, учитываемыми в целях налогообложения прибыли, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии их связи с деятельностью налогоплательщика, направленной на получение дохода.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т.ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, который должен обеспечивать формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.

Пунктом 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ определено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (в случае, если соответствующая форма предусмотрена в данных альбомах).

В соответствии со ст. 313 НК РФ налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основании данных налогового учета, которые формируются в т.ч. на основании первичных учетных документов.

С учетом приведенных выше норм для учета сумм премий в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли необходимо (письмо ФНС России от 01.04.2011 N КЕ-4-3/5165):

- наличие документов, подтверждающих отношение выплат в виде премий к системе оплаты труда в организации. Для этого выплаты должны быть установлены в трудовых договорах с работниками или трудовые договоры должны содержать ссылку на локальный нормативный акт, регулирующий обязанности работодателя в части оплаты и (или) стимулирования труда работников. При этом отношения по оплате труда можно считать установленными, если условиями трудового договора или локальных нормативных актов размер причитающихся к получению работником выплат может быть однозначно определен из согласованных условий. Иными словами, совокупность документов, определяющих обязанность работодателя по оплате и стимулированию труда, должна четко определять систему отношений по выплате премий за труд, т.е. однозначный порядок расчета обязательных к выплате работодателем премий, которые основой для своего исчисления имеют конкретные показатели оценки труда работников (время труда, объем труда, качество труда (при возможности его формализации), иные показатели, характеризующие итоги труда). В противном случае если условия трудовых договоров или локальных нормативных актов не позволяют однозначно определить причитающуюся к выплате работнику сумму исходя из достигнутых им (или трудовым коллективом) показателей оценки труда, то права и обязанности работника и работодателя в этой части следует считать неустановленными;

- документы, подтверждающие достижение работниками конкретных показателей оценки труда (фактически отработанное время, количество созданных трудом материальных ценностей, суммы полученных с привлечением труда доходов и пр.);

- первичные документы о начислении конкретных сумм выплат в пользу работников по действующей в организации системе оплаты труда, оформленные в соответствии с законодательством.

Унифицированная форма N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - постановление Госкомстата России N 1). Эта форма, как и форма N Т-11, обязательна для применения всеми организациями, кроме бюджетных учреждений (ч. 2 постановления Госкомстата России N 1).

Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России N 1, предусмотрено, что приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Он составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник.

Подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

Таким образом, для документального подтверждения расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли приказ о поощрении работников должен быть составлен по унифицированной форме N Т-11а (письмо Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/1/288, письма УФНС России по г. Москве от 25.04.2011 N 16-15/040299@, от 24.11.2010 N 16-15/123356@, от 13.04.2007 N 20-12/034132).

Произвольная форма приказа о поощрении не допускается (письмо УФНС России по г. Москве от 27.12.2007 N 20-12/124747).

При этом графа 6 "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника" формы N Т-11а является обязательной для заполнения, т.к. это предусмотрено постановлением Госкомстата России N 1 (см. письмо УФНС России по г. Москве от 24.11.2010 N 16-15/123356@).

Кстати, заполнение графы 6 формы N Т-11а проверят не только налоговые органы, но и инспекторы ГИТ, оценивающие как работодатель соблюдает трудовое законодательство.

Трудовой кодекс РФ прямо не предусматривает доведение приказа о поощрении до работника под расписку. Но унифицированные формы N Т-11а, Т-11 содержат специальную графу, в которой работник(и) ставит роспись, свидетельствующую об ознакомлении с приказом.

Поэтому работодатель обязан ознакомить работников с приказом о поощрении под роспись. Ведь именно отметка об ознакомлении с приказом о поощрении служит письменным подтверждением факта доведения этого документа до сведения премируемых работников. Отсутствие документального подтверждения факта ознакомления работников с этим документом может повлечь за собой административный штраф для должностных лиц компании (руководителя компании, главного бухгалтера, начальника отдела кадров) в размере от 1000 до 5000 руб., а для самой компании - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме того, что правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и премировании компании может предусматриваться доведение работниками бухгалтерии или отдела кадров содержания приказа (распоряжения) о поощрении до сведения всего коллектива.

Отметим, что позиция московских налоговиков по вопросу заполнения графы 6 формы N Т-11а крайне непоследовательна и ранее они придерживались совсем другой точки зрения. Так, в письме УФНС России от 27.12.2007 N 20-12/124747 было дано следующее разъяснение: учитывая, что унифицированная форма N Т-11а, предназначенная для оформления поощрений работников, является первичным документом для учета начисленных расходов на оплату труда в виде премий за производственные результаты, выплата которых предусмотрена трудовыми договорами, она должна быть заполнена в порядке, установленном постановлением Госкомстата России N 1, включая обязательное заполнение графы 6 "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника". Вместе с тем к числу обязательных реквизитов первичных документов, принимаемых для целей налогообложения прибыли, относятся реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Следовательно, приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а), имеющий все реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, при отсутствии записи об ознакомлении работников с приказом может быть принят в качестве документального подтверждения произведенных расходов в целях исчисления налога на прибыль.

Отметим также, что некоторые арбитражные суды признают позицию налоговых органов несостоятельной в части несоответствия приказов на премирование унифицированным формам N Т-11а, Т-11, утв. постановлением Госкомстата России N 1, считая, что данные формы предназначены не для обычного премирования, а для особого поощрения, которое фиксируется в трудовой книжке и личной карточке работника. В обоснование такой позиции судьи ссылаются на постановление Госкомстата России N 1, в котором относительно применения данных форм указано, что они подписываются руководителем организации или уполномоченным им на то лицом, объявляются работнику(ам) под расписку.

На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника. Поэтому судьи разъясняют, что если компания не расценивает конкретную премию как особое поощрение и не осуществляет записи в трудовые книжки и личные карточки работников, то заполнять формы N Т-11а, Т-11 не требуется (см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.11.2009 N 09АП-15238/2009-АК по делу N А40-47225/09-129-263, решение Арбитражного суда г. Москвы от 02.07.2009 по делу N А40-47225/09-129-263).

Получается, что, по мнению судей, формами N Т-11а, Т-11 должны оформляться только премии вне системы оплаты труда (разовые и не связанные с трудовыми достижениями).

По мнению автора, это весьма спорная позиция судов в силу следующих причин.

Как следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в постановлении Госкомстата России N 1, формы N Т-11а, Т-11 применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

При этом в данном документе нет оговорок о том, что эти формы применяются для особого поощрения, а не для обычного премирования, предусмотренного системой оплаты труда или выплачиваемого на регулярной основе.

А в отношении обоснованности ссылки судей на заполнение личных карточек работника и трудовых книжек в части поощрения работника отметим следующее.

Согласно п. 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

В личные карточки работника в раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания" формы N Т-2 и в раздел VIII "Государственные и ведомственные награды, почетные звания" формы N Т-2ГС(МС) вносятся сведения о поощрениях, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии), сведения о других видах поощрений работников за труд, определенных коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине, а также государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ).

По смыслу ч. 1 ст. 191 ТК РФ премия является поощрительной выплатой, связанной с добросовестным исполнением трудовых обязанностей работниками.

Упоминая в ч. 1 ст. 191 ТК РФ о возможности поощрения работника, в т.ч. в виде премии, законодатель для таких случаев не предусмотрел облечение воли работодателя в какой-либо определенный вид премирования (особое премирование или премирование только в рамках системы оплаты труда). Напротив, в ч. 2 ст. 135 ТК РФ сказано, что системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в т.ч. за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Поэтому, исходя из системного толкования норм ч. 1 ст. 191, ч. 2 ст. 135 ТК РФ, можно сделать вывод о том, что при заполнении сведений о поощрениях денежными премиями в личных карточках работников нужно указывать любые виды премий, принятые у данного работодателя. Но на практике в разделе VII формы N Т-2 и в разделе VIII формы N Т-2ГС(МС) фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовую книжку работника.

А ведь прямого указания на такое заполнение сведений о поощрении работников в формах N Т-2, Т-2ГС(МС) нет и в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России N 1.

Анализ приведенных выше норм трудового законодательства и постановления Госкомстата России N 1, регулирующего порядок заполнения форм N Т-11а, Т-11, позволяет сделать вывод о том, что указанные формы обязательны для применения и заполнения при любых видах премирования, как предусмотренных системой оплаты труда, так и для премий вне этой системы.

Обратите внимание! Позиция, согласно которой выдача работникам премий, предусмотренных системой оплаты труда компании (Положением об оплате труда и премировании, коллективным и (или) трудовыми договорами) или выплачиваемых на регулярной основе, не обязательно должна оформляться изданием приказов по унифицированным формам N Т-11а и Т-11, является спорной и может привести к налоговым спорам с проверяющими из ИФНС.

Учитывая изложенное, в целях снижения налоговых рисков мы рекомендуем для документального подтверждения расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли:

- оформлять выплату премий унифицированной формой N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ).

Применение самостоятельно разработанной формы такого приказа может привести к спору с проверяющими из ИФНС (см. постановление ФАС Московского округа от 17.02.2010 N КА-А40/368-10 по делу N А40-47225/09-129-263);

- заполнять графу 6 формы N Т-11а (с учетом позиции налоговых органов, изложенной в письме УФНС России по г. Москве от 24.11.2010 N 16-15/123356@).

Пример

ООО "Альфа" ежемесячно выплачивает своим сотрудникам ежемесячные премии, предусмотренные системой оплаты труда Общества и трудовыми договорами с работниками.

Так, Положением об оплате труда и материального стимулирования ООО "Альфа" установлено, что в целях стимулирования производительности труда работников выплачиваются ежемесячные премии в размере 30% должностного оклада каждого работника за выполнение ежемесячных планов по суммарному объему полученных оплат и произведенных отгрузок, суммарной стоимости выполненных работ по сервисному обслуживанию и складскому хранению, суммарной стоимости доставленного и собранного товара. С этим документом все работники общества ознакомлены под роспись (ст. 22 ТК РФ).

Основанием для выплаты премии согласно данному Положению является выполнение конкретного перечня расчетных показателей, приведенного в этом документе, и представление к поощрению от коммерческого директора на основе оперативных данных, представляемых бухгалтерией ежемесячно.

В трудовых договорах с работниками дана отсылка на это Положение (письма Минфина России от 22.09.2010 N 03-03-06/1/606, от 26.02.2010 N 03-03-06/1/92, ФНС России от 01.04.2011 N КЕ-4-3/5165).

Согласно утвержденному графику документооборота ООО "Альфа" выплата ежемесячных премий, предусмотренных системой оплаты труда, оформляется формой N Т-11а.

Выплата ежемесячной премии по итогам работы ООО "Альфа" за октябрь 2011 года была оформлена следующими документами (см. рис. 1, 2).

Администрация	Генеральному директору ООО "Альфа" Ю.М. Баринову
Представление 03.11.2011 N 15 К поощрению работников по итогам работы за октябрь 2011 года	Менеджеру по кадрам А.Л. Серовой Подготовить проект приказа о ежемесячном премировании всех работников по итогам работы за октябрь Баринов 03.11.2011
По итогам работы Общества за октябрь 2011 года выполнение основных показателей ежемесячного премирования, установленных Положением об оплате труда и материального стимулирования ООО "Альфа", составило (расчетные показатели бухгалтерии приведены в приложении к Представлению): - выполнение плана октября по суммарным объемам продаж - 100,15%; - выполнение плана октября по суммарной стоимости выполненных работ по сервисному обслуживанию - 100,24%. В связи с выполнением установленных показателей премирования предлагаю премировать всех работников Общества за активное участие в выполнении производственного плана и достижение высоких показателей по итогам работы за октябрь 2011 года. Приложение: расчетные показатели бухгалтерии по итогам работы ООО "Альфа" за октябрь 2011 года (на 2-х листах).
Коммерческий директор		Старостин	И.Ю. Старостин
В дело N 03-06/7 Седова 03.11.2011

Рисунок 1.

Унифицированная форма N Т-11а

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301027  |

     Общество с ограниченной ответственностью               |-----------|

        "Альфа" (ООО "Альфа")                        по ОКПО|           |

---------------------------------------------------         \-----------/

                  наименование организации

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                                 |       26-к        |    09.11.2011    |

                         Приказ  \--------------------------------------/

                     (распоряжение)

                 о поощрении работников

за активное  участие в выполнении ежемесячного плана за  октябрь  по

объемам продаж и суммарной стоимости выполненных работ по сервисному

обслуживанию

-------------------------------------------------------------------------

                           мотив поощрения

ежемесячная премия по итогам работы за октябрь 2011 года

-------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

 вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. - указать)

Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия)	Сумма, руб.	С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника.
1	2	3	4	5	6
Баринов Юрий Михайлович	4	Администрация	Генеральный директор	50 000	Баринов
Титов Андрей Иванович	2	Администрация	Финансовый директор	40 000	Титов
Старостин Игорь Юрьевич	3	Администрация	Коммерческий директор	40 000	Старостин
Миронова Инна Петровна	1	Администрация	Секретарь-референт	10 000	Миронова
Ковалев
Константин
Валерьевич	5	Отдел продаж	Начальник отдела продаж	30 000	Косарев
Трофимов Александр Тимофеевич	7	Отдел продаж	Менеджер отдела продаж	20 000	Трофимов
Северов Леонид Осипович	9	Отдел продаж	Менеджер отдела продаж	20 000	Серов
Полякова Ирина Сергеевна	6	Бухгалтерия	Главный бухгалтер	30 000	Полякова
Башмаков Сергей Викторович	8	Отдел программного обеспечения	Системный администратор	15 000	Башмаков
Серова Анна Леонидовна	10	Отдел кадров	Менеджер по кадрам	10 000	Серова

Основание: представление коммерческого директора от 03.11.2011 N 15

           к поощрению работников по итогам работы за октябрь 2011 года

-----------------------------------------------------------------------

                          генеральный

                           директор      Баринов      Ю.М. Баринов

Руководитель организации  -----------    --------    --------------

                          должность      личная       расшифровка

                                         подпись       подписи

Рисунок 2.

Как избежать общедоступности информации о выплаченных премиях?

Как было отмечено выше, необходимость заполнения графы 6 в форме N Т-11а приводит к тому, что информация о размерах премий становится общедоступной, что далеко не всегда желательно для работодателя. Поэтому многие работодатели вводят режим коммерческой тайны в отношении размеров оплаты труда работников.

На практике это подразумевает неразглашение работником сведений о размере зарплаты третьим лицам, а также обязанность работника не проявлять интереса к заработку своих коллег. В частности, такие условия могут быть указаны:

- либо в качестве одной из обязанностей работника в трудовом договоре;

- либо в отдельном договоре о неразглашении информации, в котором к коммерческой тайне отнесены "сведения о вознаграждении, получаемом сотрудниками компании";

- либо в локальном нормативном акте работодателя (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, Кодексе поведения, Положении об оплате труда, Положении о коммерческой тайне Компании и др.).

Разберемся, насколько обоснованны такие действия.

Согласно ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (далее - Закон N 98-ФЗ) коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении:

- сведений о системе оплаты труда (ч. 5 ст. 5 Закона N 98-ФЗ);

- сведений об оплате труда работников некоммерческих организаций (ч. 9 ст. 5 Закона N 98-ФЗ).

При этом "сведения о системе оплаты труда" и "сведения об оплате труда" - понятия не идентичные. Такой вывод можно сделать из положений ч. 2 ст. 41, ч. 1, 2 ст. 135, ст. 143 Трудового кодекса РФ. И главное их отличие заключается в том, что размер оплаты труда персонифицирован, поскольку определен в отношении каждого конкретного работника и установлен трудовым договором, в то время как система оплаты труда, установленная работодателем, не персонифицирована и включает в себя размеры тарифных ставок, окладов и должностных окладов, системы доплат и премирования и т.д.

Указом Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (в ред. Указа Президента РФ от 23.09.2005 N 1111) сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях (к которым, безусловно, относятся и доходы, получаемые гражданином), отнесены к Перечню сведений конфиденциального характера, распространение которых не допускается. Однако указанный Перечень утвержден в целях дальнейшего совершенствования порядка опубликования и вступления в силу актов Президента РФ, Правительства РФ и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

В соответствии с ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). В контексте ТК РФ персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ).

В трудовом договоре содержатся персональные данные работника - его доходы (размер заработной платы). Статьей 7 "Конфиденциальность персональных данных" Закона N 152-ФЗ установлено, что операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Согласно ч. 1 постановления Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" коммерческую тайну предприятия и предпринимателя не могут составлять сведения о заработной плате работающих. Но, как следует из преамбулы к этому постановлению, данный подзаконный нормативный акт принят в целях обеспечения деятельности государственной налоговой службы, правоохранительных и контролирующих органов, а также предупреждения злоупотреблений в процессе приватизации.

Однако текущая деятельность коммерческой компании, как правило, не связана с процессом приватизации, а уполномоченным государственным органам в силу ст. 6 Закона N 98-ФЗ при соблюдении определенных требований может быть предоставлена и информация, содержащая коммерческую тайну.

Анализ приведенных выше норм позволяет сделать следующие выводы:

- в некоммерческих организациях сведения о размере заработной платы не относятся к информации, составляющей коммерческую тайну (ч. 9 ст. 5 Закона N 98-ФЗ);

- в коммерческих организациях и у индивидуальных предпринимателей в отношении сведений о размере зарплаты по усмотрению работодателя может быть введен режим коммерческой тайны. Никаких законодательных ограничений на этот счет нет.

Итак, если работодатель (коммерческая организация) отнес сведения о доходах работника к режиму коммерческой тайны (в локальном нормативном акте, трудовом договоре или договоре о неразглашении информации), то заполнение графы 6 формы N Т-11а, оформляемой на всех премируемых работников, приведет к общедоступности информации о начисленных премиях, предусмотренных системой оплаты труда, по каждому работнику. Выходом из такого положения может быть оформление вместо формы N Т-11а, оформляемой сразу на всех премируемых работников, формы N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", составляемой индивидуально по каждому премируемому работнику.

В этом случае каждый работник ознакомится с индивидуальным приказом и не увидит суммы премий, начисленных его коллегам. Форма N Т-11 также утверждена постановлением Госкомстата России N 1. Конечно, такой вариант документального оформления ежемесячных премий добавит существенный объем технической работы бухгалтерии или кадровой службе (если оформление поощрений является функцией последней), особенно при средней и большой численности работающих в компании, зато позволит, во-первых, сохранить режим конфиденциальности такой информации, и, во-вторых, избежать налоговых рисков по налогу на прибыль. В противном случае свою позицию вам придется доказывать в арбитражном суде.

Выбранный вами порядок оформления выплаты премий (с использованием формы N Т-11а или формы N Т-11) рекомендуем закрепить в принятом в компании графике документооборота (п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).

В любом случае, чтобы не провоцировать конфликты с налоговыми органами и трудовой инспекцией при выплате премий, помните:

- выплата премий должна оформляться только унифицированными формами N Т-11а или N Т-11 с обязательным заполнением всех реквизитов этих форм (письмо УФНС России по г. Москве от 25.04.2011 N 16-15/040299@). Нельзя оставлять незаполненной графу 6 "С приказом ознакомлен. Личная подпись работника" формы N Т-11а;

- ни один из реквизитов (за исключением реквизита "в сумме _______ рублей ____ копеек", который может быть удален, если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения), в т.ч. строка 6 "С приказом ознакомлен. Личная подпись работника", из форм NN Т-11 и Т-11а не должен быть удален, поскольку обратное будет рассматриваться проверяющими из ИФНС как прямое нарушение Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20; а инспекторами ГИТ - как нарушение трудового законодательства;

- никакой установленный работодателем режим конфиденциальности информации в отношении доходов работников не поможет оправдать незаполнение графы 6 формы N Т-11а и избежать налоговых рисков по налогу на прибыль (пп. 1, 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ);

- оформление премий приказами (распоряжениями) по самостоятельно разработанной и утвержденной форме, предусматривающей все обязательные реквизиты, или в произвольной форме (без утверждения бланка формы поощрения) не позволит учесть такие расходы для целей налогообложения прибыли (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 25.04.2011 N 16-15/040299@).

Е. Орлова,

директор департамента внутреннего аудита ООО "Иомо"

"Налоговый вестник", N 11, ноябрь 2011 г.