Осуществление расчетов с использованием банковских карт (Т. Шильникова, "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2011 г.)

Осуществление расчетов с использованием банковских карт

Для расчетов с работниками государственных учреждений по заработной плате, по выплате командировочных расходов, а в образовательных учреждениях - для выплаты стипендий применяются электронные банковские карты. Такие расчеты удобны как для работников учреждения (картой удобно пользоваться при расчетах за товары и услуги, а также появляется возможность участвовать в "зарплатных" проектах банка при получении кредита на льготных условиях), так и для работодателей, которые могут сэкономить средства на доставку наличных денег в кассу учреждения и на оплату услуг по охране кассира. В статье рассмотрим порядок проведения операций по перечислению денежных средств на банковские карты работников, а также вопросы, касающиеся отражения данных операций в бухгалтерском учете.

Расчеты по оплате труда

Согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата может выплачиваться сотруднику в месте выполнения работы либо перечисляться на банковский счет. Условия выплаты устанавливаются коллективным либо трудовым договором.

Перечисление заработной платы на расчетную (дебетовую) банковскую карту (далее - банковскую карту) осуществляется на основании личного заявления работника. Если работник по какой-либо причине не согласен получать заработную плату с использованием банковской карты, учреждение не вправе его к этому принуждать. В данном случае выплата заработной платы осуществляется через кассу учреждения.

Порядок выдачи пластиковых карт для сотрудников регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее - Положение N 266-П). В соответствии с ним выдача банковских карт для физических лиц осуществляется кредитной организацией на основании заключенного между учреждением и кредитной организацией договора, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт.

Учреждение представляет банку заявления сотрудников на получение банковской карты, список сотрудников организации, график перечисления заработной платы, заверенный руководителем, необходимые личные данные сотрудников, а также сведения о лице, которое будет решать текущие вопросы, связанные с перечислением денежных средств (например, о главном бухгалтере).

Согласно ст. 136 ТК РФ перечисление заработной платы должно осуществляться не реже двух раз в месяц, при этом работодатель обязан предоставлять своим работникам расчетные листки, содержащие сведения обо всех начислениях и удержаниях денежных средств. Если дата перечисления денежных средств совпадает с выходным или праздничным днем, работодатель обязан перечислить заработную плату сотруднику раньше.

На основании платежной ведомости (ф. 0504403), утвержденной Приказом Минфина N 173н*(1), бухгалтер учреждения составляет реестр на перечисление заработной платы с указанием номера, даты, реквизитов отделения банка, общей суммы, подлежащей перечислению, а также подписи руководителя и главного бухгалтера учреждения. Реестр в количестве двух экземпляров вместе со списком сотрудников, в котором указаны их банковские счета и суммы заработной платы, представляется в банк. Один экземпляр остается в банке, второй экземпляр реестра банк возвращает учреждению с соответствующими отметками, подтверждающими перечисление денежных средств на счета сотрудников.

Возможность оплаты за счет средств соответствующего бюджета услуг кредитных организаций по выплате заработной платы с использованием банковских карт относится к компетенции главного распорядителя, в ведении которого находится казенное учреждение, в соответствии с общими требованиями, установленными Минфином (Письмо Минфина РФ от 18.05.2009 N 02-03-09/2039). В случае принятия решения об оплате банковских услуг в бюджетной смете учреждения должны быть предусмотрены следующие виды расходов:

1) по перечислению денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы (денежного содержания), на банковские счета работников получателей бюджетных средств;

2) по обналичиванию перечисленной заработной платы (денежного содержания) работниками получателей бюджетных средств;

3) по открытию счетов в кредитной организации работникам получателей бюджетных средств;

4) по изготовлению банковских карт работникам получателей бюджетных средств;

5) по возмещению кредитной организации сумм годового обслуживания счетов банковских карт, держателями которых являются работники получателей бюджетных средств.

Иные расходы, связанные с осуществлением каких-либо операций с использованием пластиковых карт, должны осуществляться за счет самих работников.

Если сотрудники самостоятельно открывают счета с использованием банковской карты в выбранном ими банке, то расходы по открытию и обслуживанию счета несут сами работники учреждения. В этом случае комиссионное вознаграждение удерживается из суммы заработной платы, перечисленной на карту.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 N 190н (далее - Указания N 190н), расходы по перечислению заработной платы отражаются по подстатье 211 "Заработная плата" КОСГУ, а расходы по открытию счетов, на которые будет перечисляться заработная плата сотрудников, их обслуживанию, изготовлению пластиковых карт подлежат отражению по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Операции по выплате заработной платы работникам казенных учреждений отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с положениями Инструкции N 162н*(2). Согласно п. 108 указанной инструкции суммы заработной платы, подлежащие перечислению на банковскую карту работника, отражаются следующим образом:

Дебет счета 1 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит счета 1 304 03 730 "Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда"

Перечисление суммы заработной платы с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника оформляется записью:

Дебет счета 1 304 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда"

Кредит счета 1 304 05 211 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по заработной плате"

Пример 1

Заработная плата сотрудника Е.И. Петрова, начисленная за счет бюджетных средств, составила 20 000 руб. На основании личного заявления заработная плата перечисляется на банковскую карту. Согласно условиям договора, заключенного учреждением с кредитной организацией, комиссия банка за обслуживание карты составляет 0,1% от перечисленного на нее объема денежных средств. Стоимость изготовления банковской пластиковой карты - 300 руб. Все расходы предусмотрены в составе бюджетной сметы и осуществляются за счет бюджетного финансирования.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена стоимость услуг по изготовлению банковской пластиковой карты	1 401 20 226	1 302 26 730	300
Произведена оплата изготовления банковской пластиковой карты	1 302 26 830	1 304 05 226	300
Начислена заработная плата	1 401 20 211	1 302 11 730	20 000
Удержан НДФЛ (20 000 руб. x 13%)*	1 302 11 830	1 303 01 730	2 600
Отражена сумма заработной платы, подлежащая перечислению на банковскую пластиковую карту	1 302 11 830	1 304 03 730	17 400
Перечислен НДФЛ в бюджет	1 303 01 830	1 304 05 211	2 600
Перечислена заработная плата на счет банковской пластиковой карты работника	1 304 03 830	1 304 05 211	17 400
Начислена комиссия банка (17 400 руб. x 0,1%)	1 401 20 226	1 302 26 730	17,40
Перечислены денежные средства в уплату комиссии банка	1 302 26 830	1 304 05 226	17,40
* В целях упрощения примера стандартные налоговые вычеты не рассматриваются.

К сведению. Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ учреждение - налоговый агент обязано перечислить в бюджет суммы НДФЛ не позднее дня фактического перечисления заработной платы. Поэтому одновременно с перечислением заработной платы учреждение направляет в Казначейство РФ платежный документ на перечисление в бюджет суммы НДФЛ.

Расчеты по командировочным расходам

Согласно п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление N 749) работникам выдается денежный аванс на оплату командировочных расходов.

По вопросу перечисления командировочных расходов на банковские карты командированных лиц можно сказать следующее.

В соответствии с п. 2.3 Положения N 266-П клиент - физическое лицо при помощи банковской карты осуществляет следующие операции:

- получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории России; получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами РФ;

- оплата товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории России, а также в иностранной валюте - за пределами РФ;

- иные операции в валюте РФ, не запрещенные законодательством РФ;

- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников, определяются коллективными договорами, локальными нормативными актами.

Следовательно, учреждение может локальным нормативным актом установить порядок возмещения сумм командировочных расходов путем их перечисления на банковскую карту работника, так как данный способ не запрещен законодательством РФ. К такому же выводу пришел Департамент регулирования расчетов в Письме ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513.

Согласно трудовому законодательству в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии с Указаниями N 190н командировочные расходы на оплату суточных отражаются в учете учреждения по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ, транспортные расходы - по подстатье 222 "Транспортные услуги", оплата расходов по найму жилого помещения - по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Согласно п. 84 Инструкции N 162н операции по перечислению средств в возмещение командировочных расходов с использованием банковских карт следует отражать бухгалтерскими записями:

Дебет счетов 1 208 12 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам", 1 208 26 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг", 1 208 22 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг"

Кредит счета 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом" (по соответствующим подстатьям 212, 222, 226 КОСГУ)

Пример 2

Работник федерального казенного учреждения С.П. Громов в октябре 2011 г. направлен в служебную командировку на территории РФ. По возвращении из командировки он представил в бухгалтерию авансовый отчет без приложения к нему документов на оплату проживания в гостинице, так как они были утеряны. Сумма перечисленного на банковскую карту аванса на командировочные расходы составила 9 800 руб. (из них 5 000 руб. - на оплату проезда, 300 руб. - суточные, 4 500 руб. - на оплату проживания в гостинице). Срок командировки - три дня. Трудовым соглашением предусмотрены расчеты по оплате командировочных расходов с использованием банковской карты сотрудника. Расходы произведены за счет средств федерального бюджета.

В соответствии с п. 1 Постановления N 749 возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, осуществляется в размере 12 руб. в сутки.

В учете учреждения будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен на банковскую карту работника аванс на оплату суточных	1 208 12 560	1 304 05 212	300
Перечислен на банковскую карту работника аванс на оплату проезда	1 208 22 560	1 304 05 222	5 000
Перечислен на банковскую карту работника аванс на оплату найма жилого помещения	1 208 26 560	1 304 05 226	4 500
Принята к учету сумма расходов по оплате суточных	1 401 20 212	1 208 12 660	300
Принята к учету сумма расходов по оплате проезда	1 401 20 222	1 208 22 660	5 000
Принята к учету сумма расходов по оплате найма жилого помещения (12 руб. х 3 сут.)	1 401 20 226	1 208 26 660	36
Поступление в кассу учреждения остатка денежных средств, перечисленных на оплату найма жилого помещения (4 500 руб. - 36 руб.)	1 201 34 510	1 208 26 660	4 464

Выплата стипендии

Для осуществления расчетов по стипендии с использованием банковских карт, так же как при расчетах по оплате труда, учреждению необходимо заключить договор на банковское обслуживание с кредитной организацией и представить в банк заявления учащихся (студентов) на получение банковской карты. Порядок выдачи банковских карт для учащихся и студентов также регламентирован Положением N 266-П.

Для справки. Выплата стипендии осуществляется в соответствии с Типовым положением о стипендиальном обеспечении*(3).

Рассмотрим, каким образом отражаются операции по начислению и перечислению стипендии на банковские карты в учете казенных учреждений.

В соответствии с Указаниями N 190н расходы за счет стипендиального фонда отражаются по подстатье 290 "Прочие расходы" КОСГУ.

Суммы начисленной стипендии в соответствии с п. 102 Инструкции N 162н отражаются следующим образом:

Дебет счета 0 401 20 290 "Прочие расходы"

Кредит счета 0 302 91 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам"

При перечислении стипендии на банковские пластиковые карты будут сделаны следующие проводки (п. 108 Инструкции N 162н):

- отражены суммы стипендии к перечислению:

Дебет счета 0 302 91 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам"

Кредит счета 0 304 03 730 "Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда"

- отражено перечисление суммы стипендии:

Дебет счета 0 304 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда"

Кредит счета 0 304 05 290 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами"

Пример 3

В октябре 2011 г. ФГОУ НПО N 45, являясь получателем бюджетных средств, перечислило на банковские карты учащихся стипендию в сумме 200 000 руб. В соответствии с условиями договора с кредитным учреждением уплачена комиссия в размере 0,2% от объема средств, перечисленных на банковские карты.

В бухгалтерском учете будут отражены следующие операции:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начисление стипендии учащимся	1 401 20 290	1 302 91 730	200 000
Отражение суммы стипендии, подлежащей перечислению на банковские карты учащихся	1 302 91 830	1 304 03 730	200 000
Перечисление суммы стипендии на банковские карты учащихся	1 304 03 830	1 304 05 290	200 000
Начислена комиссия банка (200 000 руб. x 0,2%)	1 401 20 226	1 302 26 730	400
Перечислены денежные средства в уплату комиссии банка	1 302 26 830	1 304 05 226	400

Т. Шильникова,

редактор журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(3) Типовое положение о стипендиальном обеспечении и других формах материальной поддержки учащихся федеральных государственных образовательных учреждений начального профессионального образования, студентов федеральных государственных образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, аспирантов и докторантов, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.06.2001 N 487.