Командировочное удостоверение. Нюансы оформления (Е. Сайфетдинова, "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2011 г.)

Командировочное удостоверение. Нюансы оформления

Если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии (убытии), расходы на командировку можно подтвердить косвенными документами. Кроме того, фирма вправе не оформлять командировочные удостоверения на работников.

Нередко возникают ситуации, когда нет возможности оформить командировочное удостоверение. Например, если работник направляется в обособленное подразделение или к физическому лицу, которые не имеют печатей. Как в таком случае подтвердить командировочные расходы и избежать возможных споров с налоговиками, рассмотрим в статье.

Если отметка отсутствует

Фирма может воспользоваться рекомендациями специалистов Минфина России. По их мнению, командировочные расходы подтверждаются косвенными документами*(1):

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

- проездными документами, из которых следуют даты прибытия в место назначения и выбытия из него;

- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командировки.

Не лишним в таком случае будет локальным правовым актом установить порядок направления работника в командировку на основании приказа.

Судебная практика показывает, что арбитры на стороне компаний*(2). Они считают, что факт пребывания работника в командировке можно подтвердить не только оформленным командировочным удостоверением. Так, было принято решение в пользу фирмы, которая вместе с проездными документами, квитанциями на приобретение топлива и счетами за проживание в гостиницах представила служебные задания сотрудников*(3). Из заданий следовало, что работники направлены именно в служебные командировки. В них было указано место направления сотрудников (город), срок пребывания (даты начала и окончания командировки, продолжительность в календарных днях), вид задания и отметки о его выполнении.

Командировочное удостоверение можно не оформлять?

Из писем Минфина России следует, что фирма вправе не оформлять командировочное удостоверение *(4). Она может издать локальный нормативный акт, в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Наравне с командировочным удостоверением таким документом может быть приказ. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности, по мнению финансового ведомства, не обязательно.

Однако письма Минфина России носят исключительно рекомендательный характер и не являются нормативным документом. Если фирма утвердит порядок, при котором оформляется только приказ на командировку, суточные будут выплачиваться на его основании, а компенсация других командировочных расходов - на основании документов на проезд и по найму жилья. При отсутствии всех перечисленных документов отнести суточные на расходы будет нельзя. А командировочное удостоверение может подтвердить срок пребывания работника в командировке - дату приезда в пункт назначения и дату выезда из него.

При направлении работника в служебную командировку оформляется именно командировочное удостоверение *(5). Кроме того, в части, не противоречащей Трудовому кодексу и Положению, в настоящее время продолжает действовать Инструкция о служебных командировках в пределах СССР*(6). Согласно этому документу по усмотрению руководителя компании направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказом *(7). То есть удостоверение признается главным документом. Если компания хочет избежать возможных налоговых споров с проверяющими в части документального подтверждения расходов на командировки, ей следует оформлять командировочные удостоверения, когда условия служебной поездки работника позволяют делать в нем отметки.

Примечание. Факт пребывания работника в командировке можно подтвердить не только оформленным командировочным удостоверением. Приказ о направлении в командировку, проездные документы и счет из гостиницы также подтвердят служебную поездку.

Е. Сайфетдинова,

ведущий бухгалтер компании "Гостиницы АЛРОСА"

Экспертиза статьи:

В. Комарова,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ

Мнение. Если отметки в командировочном удостоверении отсутствуют

Евгения Семендяева, аудитор компании "Эдвайзгруп"

Может возникнуть ситуация, когда работник не имеет возможности проставить в командировочном удостоверении отметки о своем прибытии в место командирования и выбытии из него. В таком случае доказать факт нахождения в месте командировки в установленное время и обосновать расходы помогут косвенно подтверждающие документы (приказ о командировке, служебное задание и отчет о его выполнении, проездные документы, счета из гостиниц и т.д.). С этим согласно и финансовое ведомство (письмо Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7). Арбитры также на стороне компаний. Они указывают, что отсутствие отметок о прибытии и убытии (при наличии всех остальных документов, предусмотренных для оформления командировки) не может являться основанием для признания расходов документально не подтвержденными (пост. ФАС МО от 10.02.2011 N КА-А40/18048-10 по делу N А40-5572/10-20-75, ФАС СЗО от 21.11.2006 N А05-2791/2006-9).

Отметим, что, если работник направлен в командировку для проведения встречи с физическим лицом, отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении могут быть проставлены сотрудниками гостиницы, в которой остановился командированный сотрудник.

"Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) письмо Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7

*(2) пост. ФАС МО от 10.02.2011 N КА-А40/18048-10 по делу N А40-5572/10-20-75, ФАС УО от 08.12.2008 N Ф09-9149/08-С3, ФАС СЗО от 21.11.2006 N А05-2791/2006-9

*(3) пост. ФАС МО от 10.02.2011 N КА-А40/18048-10 по делу N А40-5572/10-20-75

*(4) письма Минфина России от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442, от 29.07.2003 N 16-00-25/04, от 06.12.2002 N 16-00-16/158

*(5) п. 7 Положения, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение)

*(6) Инструкция, утв. Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 (далее - Инструкция)

*(7) п. 2 Инструкции