Арендуем автомобиль работника (Е. Степина, "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2011 г.)

Арендуем автомобиль работника

Плату за аренду личного автомобиля сотрудника можно учесть в расходах по налогу на УСН. При этом размер арендных платежей нужно установить на рыночном уровне, иначе налоговая инспекция зафиксирует нарушение, пересчитает налог и начислит пени.

Компания может арендовать автомобиль работника и использовать его в служебных целях*(1). Для этого нужно заключить договор аренды, в котором будут зафиксированы условия использования машины и величина арендных платежей*(2). Такой договор должен быть составлен в письменном виде*(3). После подписания соглашения компания может распоряжаться автомобилем как своим собственным в течение срока аренды.

Для фирмы на "упрощенке" аренда транспортного средства сотрудника имеет свои преимущества. При расчете налога на УСН арендные платежи учитываются в расходах в полном размере, в то время как компенсация за использование личного автомобиля работника при списании в расход лимитируется.

Автомобиль можно взять в аренду с экипажем (с водителем) и без него. В первом случае компания получает во временное владение и пользование сам автомобиль и его водителя, который будет оказывать услуги по перевозке и технической эксплуатации транспортного средства*(4). При аренде без экипажа перевозка и техобслуживание производятся силами компании-арендатора*(5).

Налоги и взносы по договорам аренды

При любом варианте договора аренды плата за использование автомобиля будет являться доходом сотрудника, с которого нужно удержать НДФЛ*(6).

Сложнее дело обстоит со страховыми взносами. По общему правилу страховые взносы на арендные платежи не начисляются*(7). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний нужно начислять и платить, только если это прямо прописано в договоре аренды транспортного средства с экипажем*(8).

Однако такой договор является смешанным, в нем два объекта - аренда и оказание услуг. При заключении подобного соглашения компании-арендатору придется начислить и заплатить страховые взносы с вознаграждений, выплаченных за оказание услуг перевозки и техобслуживания автомобиля*(9). Если стоимость этих услуг не выделена в договоре отдельной суммой, взносы нужно начислить и заплатить со всей стоимости договора. Дело в том, что фирмы не вправе дифференцировать платежи и самостоятельно рассчитывать базу для начисления взносов, разделяя суммы договора аренды на собственно аренду и вознаграждение за услуги сотруднику*(10).

Арендные платежи включаем в расходы

Компания на УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы" может уменьшить базу по "упрощенному" налогу на сумму арендных платежей, указанных в договоре*(11), и расходов на техническую эксплуатацию автомобиля (например, ГСМ)*(12). При этом затраты должны быть подтверждены документами*(13). Признать их в расходах можно только после фактической оплаты*(14).

Налоговая инспекция при проверке правильности начисления налога по УСН может обратить внимание на предусмотренную договором арендную плату. Ее размер должен быть установлен на рыночном уровне ставок по аренде*(15). Если контролеры обнаружат, что сумма арендных платежей отклоняется от рыночного уровня более чем на 20 процентов, они пересчитают налог и начислят пени.

Пример

Компания применяет УСН с объектом "доходы минус расходы". В июле 2011 г. был взят в аренду автомобиль сотрудника сроком на один год. Был оформлен договор аренды без экипажа. Арендная плата по договору - 8000 руб. в месяц.

При расчете "упрощенного" налога за 2011 г. из налоговой базы будут исключены суммы арендных платежей за 6 месяцев (с июля по декабрь 2011 г.):

8000 руб. х 6 мес. = 48 000 руб.

Суммы арендной платы включаются в доход сотрудника, облагаемый НДФЛ. Ежемесячный НДФЛ, который удерживает компания, составит:

8000 руб. х 13% = 1040 руб. (при условии, что работнику не предоставляются стандартные налоговые вычеты).

Ежемесячная сумма, которую будет получать работник на руки, составит:

8000 - 1040 = 6960 руб.

Страховые взносы на суммы арендных платежей не начисляются.

Е. Степина,

эксперт по финансовому законодательству

Экспертиза статьи:

О. Шаркаева,

аттестованный профессиональный бухгалтер,

аттестованный преподаватель ИПБ России, к.э.н.

Мнение. Транспортный налог платит владелец авто

Дмитрий Пелах, директор компании "Агентство финансовых консультаций"

Сотрудник, которому принадлежит автомобиль, должен самостоятельно заплатить транспортный налог, даже если он заключил с компанией договор аренды (ст. 357 НК РФ). Эта обязанность связана с тем, что транспортное средство зарегистрировано именно на сотрудника. Перечислять транспортный налог по поручению сотрудника компания-арендатор не вправе (ст. 45 НК РФ), даже если будет оформлена доверенность на право уплачивать налог за сотрудника. Такая доверенность не будет иметь юридической силы.

Мнение. Подтвердите аренду документально

Ольга Шаркаева, аттестованный преподаватель ИПБ России, аттестованный профессиональной бухгалтер к.э.н

Если у компании возникают арендные отношения с сотрудником, нужно очень внимательно подходить к оформлению документов. Договор аренды автомобиля подразумевает переход права владения и пользования на время действия договора к компании (ст. 606 ГК РФ). То есть фактически автомобиль перестает принадлежать сотруднику, и он не имеет права использовать его в своих личных целях, даже когда рабочее время закончилось. Если договором аренды предусмотрено право сотрудника в нерабочее время пользоваться автомобилем в личных целях, компания, будучи временным владельцем имущества, должна передать его сотруднику по акту приемки-передачи. Точно так же по акту приемки-передачи транспортного средства сотрудник должен вернуть автомобиль к началу следующего рабочего дня. Если акты не оформлены, налоговая инспекция может зафиксировать подмену договоров (не аренда, а простое использование машины работника в служебных целях, за которое нужно заплатить компенсацию). В связи с этим будет доначислен налог по УСН с объектом "доходы минус расходы", ведь суммы компенсации учитываются в расходах в пределах норм, установленных законодательно (подп. 12 п. 1 ст. 346.16, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; пост. Правительства РФ от 08.02.2002 N 92).

Кроме актов приема-передачи, у компании должны быть и другие документы, подтверждающие использование автомобиля в хозяйственной деятельности. Это путевые листы, чеки на оплату ГСМ, авансовые отчеты о суммах, потраченных на ремонт или техобслуживание автомобиля, и т.д.

"Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13

*(2) ст. 606 ГК РФ

*(3) п. 1 ст. 609 ГК РФ

*(4) ст. 632 ГК РФ

*(5) ст. 642, 645 ГК РФ

*(6) подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ

*(7) ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ)

*(8) п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ

*(9) ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ

*(10) п. 4 ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ

*(11) подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

*(12) подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

*(13) п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ

*(14) п. 2 ст. 346.17 НК РФ

*(15) ст. 40 НК РФ