Как менеджеру по персоналу организовать работу над проектом? (Г. Ускова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2011 г.)

Как менеджеру по персоналу организовать работу над проектом?

Можно ли специалисту в области управления человеческими ресурсами переквалифицироваться и стать менеджером проекта? Наверное, каждый должен заниматься своим делом: HR - управлением персоналом, а менеджер проекта - своим проектом. На самом деле эти два специалиста могут тесно взаимодействовать и даже отчасти выполнять работу друг друга. Давайте разбираться. Начнем с самого начала: что такое проект, откуда возник подобный термин и что за ним стоит.

Азбука управления проектами для HR-a

Как же определить, что такое управление проектами? На этот счет создано несколько теорий. Если обобщить все возможные определения, то управление проектами - это деятельность, которая направлена на определение и достижение четких целей, чему способствует сбалансированный подход к определению объема работ, ресурсов (бюджет, человеческие ресурсы, материалы и др.), времени, качества и возможных рисков. Успех любого проекта обеспечивает четкий план работы, а также способы минимизации рисков и отклонений от задуманного плана.

Что из сказанного выше полезно знать менеджеру по персоналу?

Во-первых, выполнение любого проекта связано с набором квалифицированных работников, которые в соответствии с определенной технологией будут выполнять задания. Приведем пример, иллюстрирующий подобную ситуацию.

Пример 1

Одна крупная IT-компания получила заказ на создание единого центра управления информационной системой сотового оператора. Это достаточно крупный проект, для работы над которым потребовалось порядка 100 сотрудников - программистов, консультантов, системных инженеров и др. В подборе персонала участвовали внутренние рекрутеры компании. Система работы состояла в следующем: рекрутеры искали резюме нужных специалистов, проверяли по внутренним базам. Затем приглашали на собеседование в отдел персонала и к непосредственному руководителю, который и принимал решение. Поскольку подбираемые специалисты были редкими на рынке труда, к работе подключали сотрудников компании, которые также рекомендовали своих друзей на подходящие вакансии. Благодаря слаженной работе отдела персонала, руководителей проекта и сотрудников компании команда проекта была сформирована.

Во-вторых, каждый проект - это не только люди, выполняющие работу, это деньги, которые вложены в проект. К слову, это еще и заработная плата работников. Сотрудники службы персонала и здесь могут оказать неоценимую помощь. Какую? Провести мониторинг компенсаций и социального пакета для тех специалистов, которые будут задействованы в проекте, а также, рассказывая о некоторых деталях проекта, заинтересовать будущих работников.

К сведению. Как сделать мониторинг (бенчмаркинг) компенсаций и социального пакета?

Способ первый - самостоятельное исследование.

1) Определить круг конкурентов компании, сформировать список.

2) Найти на сайтах поиска работы (например, hh.ru) бывших сотрудников компании из списка конкурентов.

3) Обзвонить соискателей и узнать от них о компенсационном и социальном пакетах.

4) Дополнить сведения теми данными, которые компании-конкуренты размещают в объявлениях о наборе сотрудников.

Способ второй - обратиться за информацией в консалтинговую компанию.

Мнение

Анна Васильева, руководитель службы персонала

Мне удалось убедить руководителей проектов, что успех их работы зависит от слаженных действий со службой персонала. А как иначе? Ведь мы подбираем персонал для проекта. Качество подбора зависит от точности предоставленной информации, круга компаний, в которых следует искать нужных специалистов, а также рекомендаций. Мы, HR-ы, знаем многое о бизнесе компании, но мы не выполняем эту специфическую работу, а значит, и не понимаем многих важных нюансов, которые могут раскрыть только руководители проектов. Поняв эту простую истину, мы наладили совместную работу с нашими менеджерами проектов - и проблем с качеством подбора персонала не стало.

Таким образом, управление проектом - это не что иное, как планирование, бюджетирование, определение ресурсов для достижения конкретной цели. А также определение уязвимых моментов и критериев оценки качества выполненных работ. Что из этого списка не выполняет хороший HR уровня руководителя отдела? Вопрос риторический...

Роли HR-a при работе над проектом

Чтобы понять, как специалисту по управлению персоналом организовать работу над проектом, давайте рассмотрим роли HR-a.

Рекрутер

Мы уже приводили пример того, как менеджер по персоналу помогает руководителю проекта подбирать персонал. Основные задачи:

- совместно с руководителем проекта определить численность персонала, занятого в работе;

- уточнить требования к соискателям, составить заявку на подбор;

- с помощью сайтов поиска работы, рекомендаций найти нужных специалистов;

- провести первые собеседования и организовать встречу с непосредственным руководителем.

Специалист по бенчмаркингу

Менеджер по персоналу проводит мониторинг рынка труда и собирает всю необходимую информацию по заработной плате, социальному пакету, условиям труда в компаниях, аналогичных вашей. Данные представляются в виде отчета с необходимыми пояснениями руководителю проекта. В какой форме представить всю информацию?

1. Указать наименование должности специалиста.

2. Предоставить список компаний-конкурентов, в которых трудятся требуемые работники.

3. Дать информацию о диапазоне ежемесячной денежной компенсации, бонусах (годовых, ежемесячных), премиях с разбивкой по компаниям-конкурентам.

4. Предоставить сведения об объеме выполняемых работ в компаниях-конкурентах.

5. Сформулировать выводы (сложность закрытия вакансии, наличие "свободных" специалистов требуемого уровня на рынке труда, необходимость прямого поиска и хедхантинга и т.п.).

К сведению. Кадровый бенчмаркинг (англ. bench mark - начало отсчета) - метод применения опыта по управлению персоналом в других компаниях, основанный на анализе практики их работы и ее использовании в собственной деятельности путем сравнения кадрового потенциала и бизнес-процессов своей организации с аналогами компаний-конкурентов.

Прямой поиск - технология подбора персонала, заключающаяся в поиске специалистов, работающих в компаниях-конкурентах.

Хедхантинг - переманивание топ-менеджера, редкого специалиста из компании-донора.

Конфликтолог

Проект - это несколько специалистов с разным опытом работы, неповторимыми характерами. Поэтому одна из ключевых задач руководителя проекта - создание команды единомышленников, а также управление конфликтами, которые порой возникают в ходе совместной работы. Как поможет менеджер по персоналу?

1. Выступит посредником между конфликтующими сторонами: выяснит причину конфликта, поговорит со спорщиками, предложит варианты выхода из конфликта.

2. Даст консультацию о способах предотвращения конфликтов в будущем.

3. Подскажет руководителю проекта, как мотивировать сотрудников и использовать межличностные конфликты для целей проекта.

Специалист по организации обучения персонала

При найме нового сотрудника для работы над проектом потребуется обучение. Например, технологическим стандартам компании, корпоративным правилам и т.п. Понятно, что менеджер по персоналу не будет обучать специальным знаниям (скажем, учить IT-технологиям, принятым в организации). Он выступает в качестве организатора процесса:

- собирает заявки на обучение специалистов от руководителей проектов;

- составляет списки обучающихся, формирует группы;

- договаривается с преподавателями из числа наиболее компетентных руководителей;

- составляет расписание занятий;

- готовит необходимые методические материалы и оборудование;

- оповещает о начале занятий.

Основные роли, которые чаще всего выполняет менеджер по управлению персоналом при совместной работе с руководителем проекта, - это рекрутер и специалист по бенчмаркингу. Теперь рассмотрим, как внедрить проектное управление в работу службы персонала.

Мнение

Никита Сверловский, директор по персоналу

У нас большой отдел по подбору персонала, поэтому мы всегда проводим кадровый бенчмаркинг собственными силами. Для этого есть особый специалист, который предоставляет нужную информацию. Считаю такую работу очень важной, так как мы всегда в курсе, что предлагает рынок труда и наши конкуренты редким специалистам. На основе подобных данных мы можем сделать контрпредложение и получить нужного нам менеджера. Кроме того, подобная информация о диапазоне зарплаты и социальном пакете весьма полезна нашим руководителям проектов, они закладывают ее в бюджет затрат на проект. Считаю, что служба персонала - это тот необходимый аналитический центр, который выполняет всю работу по поиску и подбору персонала и анализу всей информации о рынке труда, мотивации работников и адаптации новичков.

Будет ли место проектам в работе HR-отдела?

Чтобы ответить на этот вопрос, проанализируйте, на каком этапе находится ваша компания: переживает ли бурный рост с открытием филиалов и представительств или находится в фазе стагнации?

Если верно первое, то вы наверняка уже задействованы в подборе персонала для новых структурных подразделений компании. В этом случае для вас подойдет схема работы (а именно роли), о которой мы писали выше.

Если компания не растет и не открывает филиалы, то места проектам в вашей работе, скорее всего, нет. Продолжайте работать в обычном для вас ритме.

Бывает и так, что внезапно появляется заказ, а персонала, чтобы его выполнить, не хватает. Здесь применимы уже известные вам правила работы в паре с руководителем проекта. Порекомендуем следующее:

1. Определить цель проекта, то есть то, для чего затевается вся работа. В чем суть проекта, кто заказчик, какие средства (люди, время, деньги и др.) выделены или потребуются.

2. Выяснить свои задачи (подбирать персонал, проводить мониторинг и др.) и роль в работе над проектом (рекрутер, специалист по бенчмаркингу и др.).

3. Спланировать свою работу над проектом, то есть поставить задачу, определить сроки ее выполнения, необходимые ресурсы, их источники, бюджет и прочее.

4. Разбить работу над проектом на этапы: аналитический (сбор необходимой информации); этап конкретных действий по выполнению поставленной задачи (скажем, переговоры с конкретными соискателями о работе у вас, мотивация, интервью по компетенциям, собеседования), завершающий (прием на работу, составление отчетов).

Пример 2

Компания "И" получила заказ на разработку и наполнение информацией портала федерального уровня. Первая задача, которая возникла перед руководителем отдела персонала, - это поиск менеджера проекта, который смог бы организовать всю работу по проекту. Проанализировав рынок труда, были определены несколько специалистов, имевших проекты аналогичного уровня. С ними провели собеседование и отобрали одного руководителя проекта. Его пригласили на работу, предложив конкурентный компенсационный и социальный пакеты, достойные условия труда. Менеджер приступил к работе: сначала переговорил с заказчиком и выяснил, что требуется. Затем разработал концепцию проекта, бюджет необходимых затрат, список требуемых специалистов, которые будут выполнять всю рутинную работу, а также сроки, риски, трудности. Поскольку функция подбора персонала не совсем привлекала руководителя проекта, эту задачу он передал HR-y, а сам сконцентрировался на поиске инвесторов под проект. Служба персонала выяснила, какие специалисты требуются, сколько они желают зарабатывать, подготовила необходимый отчет и резюме вероятных кандидатов, провела предварительные собеседования и назначила встречи с руководителем проекта. Персонал был набран, и работа по созданию сайта началась вовремя.

Мнение

Галина Сучкова, директор по персоналу

Есть ли место проектам в работе менеджера по персоналу? Наверное, нет, если речь идет о небольшой компании, которая стабильно работает в своей нише. Здесь - обычная работа по удержанию персонала, аттестации и повышению квалификации, а также кадровому делопроизводству. Другое дело, если компания развивается, увеличивается штат сотрудников, особенно если требуются редкие специалисты. Это и есть проектная работа: один менеджер уже не справится, значит, надо найти помощника, поставить ему задачу, наладить контроль за его работой и прочее. А еще проектом можно считать любую работу, которая выполняется впервые. Например, отдел персонала решил внедрить регулярную оценку сотрудников, чего ранее не делал. А это и постановка задачи перед сотрудниками, и планирование, и бюджетирование, и распределение ресурсов, и прогнозы. Потом, когда работа пойдет на регулярной основе, это будет уже не проект, а одно из основных направлений работы отдела.

HR становится менеджером проекта

Такое возможно, приведем примеры. Допустим, компания решила сократить ставку менеджера по персоналу. Куда податься специалисту?

Консалтинг

Нередко, не найдя подходящей работы, HR решает самостоятельно искать проекты и давать консультации по управлению персоналом. Чаще всего это аудит кадровой документации, подбор топ-менеджера или редкого специалиста, разработка кадровой стратегии, кадровый бенчмаркинг, карьерное консультирование. Задача HR-a - используя свои связи, найти проект, то есть получить заказ. Затем уточнить задание и определить свои ресурсы, назначить цену. Если проект большой - подобрать помощника, обговорить гонорар, поручить ему часть своей работы, организовать взаимодействие по проекту.

Бизнес-обучение

Если специализация менеджера по персоналу - бизнес-тренинги, это еще один способ организовать самостоятельную работу над проектом и еще одна статья дохода. Как заявить о себе и рассказать о том, что вы готовы проводить тренинги? Заведите блог, откройте свой сайт, участвуйте в дискуссиях на специализированных форумах для HR-b, вступайте в профессиональные ассоциации бизнес-тренеров, расширяйте круг связей. Допустим, вы получили заказ на обучение персонала. Схема работы над проектом та же: уяснение задачи, планирование работы, определение ресурсов, прогнозы результатов, предоставление программы обучения заказчику и т.д.

Открытие специализированного бизнеса

Некоторые специалисты по управлению персоналом, особенно те, кто достаточно долго работал в одной отрасли и хорошо разбирается в соответствующих технологиях, могут открыть свое дело. Например, HR-ы уровня руководителей отделов в компаниях сотовых операторов открывают call-центры в небольших городах или организуют деловые клубы для профессионалов определенной отрасли, используя наработанные связи и контакты (из базы резюме).

Во всех случаях схема работы такая:

1. Поиск заказа/проекта.

2. Разработка концепции работы над проектом.

3. Уточнение целей, задач, ресурсов, сроков, критериев качества работы, рисков.

4. Определение размера гонорара.

5. Организация совместной работы с заказчиком.

6. Завершение работы над проектом.

Проектная работа - довольно распространенное явление в практике современных компаний. И, что особенно интересно, такой способ организации деятельности может встречаться и в работе специалиста по управлению персоналом. Наш совет - читайте специализированную литературу, статьи об организации проектов. Кто знает, может, придет время, когда вы сами станете менеджером проекта, и тогда эти знания вам пригодятся.

Г. Ускова,

консультант по управлению персоналом

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2011 г.