Заполняем журнал кассира-операциониста ресторана (О.А. Фролова, "Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2011 г.)

Заполняем журнал кассира-операциониста ресторана

Одним из основных документов, которые оформляются предприятиями общественного питания, использующими в своей деятельности контрольно-кассовую технику, является Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4 *(1)). Рассмотрим порядок его заполнения.

Применение ККТ в предпринимательской деятельности, как отмечено в Письме УФНС по г. Москве от 24.07.2009 N 1715/076525, необходимо для ведения учета поступления и выдачи наличных денег при совершении сделок, что отражается на определении налоговой базы и размере налогов, подлежащих уплате. Контрольно-кассовая техника используется в соответствии с Федеральным законом N 54-ФЗ*(2). Порядок снятия сменного Z-отчета регламентирован технической документацией на применяемую ККТ.

Журнал кассира-операциониста необходим для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации (предпринимателя), а также он служит контрольно- регистрационным документом показаний счетчиков. Сначала журнал необходимо прошнуровать, пронумеровать и скрепить подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера и печатью.

Требования к работе кассира в течение смены, в том числе к ведению записей в журнале кассира-операциониста, утверждены Письмом Минфина РФ от 30.08.1993 N 104*(3). При этом согласно указаниям по заполнению формы КМ-4, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ N 132, записи в журнале ведутся кассиром ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Все вносимые исправления должны быть оговорены и заверены подписью кассира, руководителя и главного (старшего) бухгалтера. В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и конец рабочего дня. Разница между этими показателями составляет дневную выручку, и она должна совпадать с суммой, сданной кассиром и отраженной в кассовом отчете.

В графе 1 записывается дата смены, которая указана в Z-отчете, а в графе 2 - номер отдела или секции (запись делается, если есть разбивка на отделы и секции). В графе 3 указывается Ф.И.О. кассира, а в графе 4 - порядковый номер Z-отчета (указан на нем). Графа 5 предназначена для показаний контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика (количество продаж за смену).

В графах 6 и 9 делается запись о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены, а также о величине выручки (графа 10). Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 и 8). Показания в графе 6 за текущую смену совпадают с показаниями Z-отчета, указанными в графе 9 за предыдущую смену (исключение - замена блока фискальной памяти, когда счетчик нарастающего итога обнуляется). Сумма выручки в графе 10 с целью проверки может быть также рассчитана по формуле: графа 9 - графа 6.

В графе 11 журнала отражается сумма выручки, сданная наличными, а в графах 13, 12 "Оплачено по документам" - сумма продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов (при отсутствии таких операций ставится прочерк). Напомним, что при совершении операции с использованием платежной карты, помимо кассового чека, составляется документ на бумажном носителе и (или) в электронной форме (Письмо УФНС по г. Москве от 20.01.2011 N 17-15/4707). Покупатель (клиент) расписывается в данном документе, который и является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

В графе 14 журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13). Сумма денег, выплаченная клиентам по возращенным ими чекам, записывается в графу 15, и на эту сумму уменьшается сумма выручки ККТ за день. Также в графе 15 отражается сумма по ошибочно пробитым кассовым чекам. В подтверждение членами комиссии оформляется Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (форма КМ-3) в одном экземпляре и вместе с погашенными чеками сдается в бухгалтерию организации (предпринимателя). В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру. Напомним, что из денежного ящика ККТ возвращать деньги можно только по чекам, пробитым за этот день.

Таким образом, в графе 11 необходимо указать сумму наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм оплаченных денег по документам (графа 11 = графа 10 - графа 13 - графа 15). Если не было оплат пластиковыми картами, возврата клиентам или ошибочно пробитых чеков, то значение графы 11 равно значению графы 10.

Если показания на начало и конец дня совпадают, их заносят в журнал за текущий день (смену) на начало работы (графа 6) и заверяют подписями кассира и администратора (графы 7, 8).

В графах 16, 17, 18 ставится подпись на конец рабочего дня (смены) кассира, администратора, руководителя (старшего кассира).

Журнал кассира-операциониста должен отражать достоверную и полную информацию о полученной ежесменной выручке по каждой эксплуатируемой ККТ. Новый журнал оформляется при полном заполнении старого.

Заметим, организации (предприниматели), работающие без кассира-операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта) вместо журнала по форме КМ-4 вправе заполнять Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма КМ-5). Согласно указаниям по заполнению данной формы (утвержденным Постановлением Госкомстата РФ N 132) он также должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера и печатью. Оформляется он специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок (исправления оговариваются и заверяются). Записи вносятся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации и продавца, официанта и других лиц.

Рассмотрим порядок заполнения журнала кассира-операциониста на примере.

Пример

В ресторане ООО "Спутник" зафиксированы следующие операции:

- 07.11.2011 налоговым органом при вводе ККТ в эксплуатацию (ККМ Samsung ER-250RK (версия 02)) снят Z-отчет N 0001, в котором зарегистрирована продажа на сумму 1,11 руб.;

- 08.11.2011 согласно Z-отчету N 0002 сумма выручки составила 63 020 руб., а необнуляемого итога - 63 021,11 руб. За время смены возвратов, ошибок не было, услуги общепита пластиковыми картами не оплачивались;

- 09.11.2011 согласно Z-отчету N 0003 сумма выручки составила 12 000 руб., а необнуляемого итога - 183 021,11 руб. За время смены возвратов, ошибок не было. В этот день была произведена оплата услуг общепита пластиковой картой на сумму 2 500 руб.;

- 10.11.2011 согласно Z-отчету N 0004 сумма выручки в связи с отключением электричества на несколько часов в течение смены составила 0,00 руб.

Кассир - Смирнова О.В., администратор - Иванова Н.Н., директор - Сидоров О.К.

Пример заполнения журнала кассира-операциониста приведен на стр. 74-76.

                                  Унифицированная форма N КМ-4

                                 Утверждена постановлением Госкомстата РФ

                                  от 25.12.1998 N 132

                                                              /---------\

                                                              |   Код   |

                                                              |---------|

                                                 Форма по ОКУД| 0330104 |

                                                              |---------|

ООО "Спутник" г. Иваново, ул. Ленина, д. 11            по ОКПО|         |

------------------------------------------------------        |---------|

 (организация, адрес, номер телефона)                         |         |

__________________________________________________________ ИНН|---------|

                  ресторан                                    |         |

--------------------------------------------------------------+---------|

   (структурное подразделение)        Вид деятельности по ОКПД|         |

                                              /---------------+---------|

             ККМ Samsung ER-250RK        номер|производителя  |         |

Контрольно-      версия (02)                  |               |         |

кассовая ---------------------------------    |---------------+---------|

машина    (модель (класс, тип, марка))        |регистрационный|         |

                                              \---------------+---------|

Прикладная программа                                          |         |

                     -----------------------------------------+---------|

                           (наименование)         Вид операции|         |

                                                              \---------/

                                   Журнал

                           кассира-операциониста

             за период с   07.11.2011  по                года

                         --------------   --------------

Лицо, ответственное за ведение журнала      кассир      Смирнова О.В.

                                       --------------- ------------------

                                         (должность)     (фамилия, имя,

                                                            отчество)

Дата (смена)	Номер отдела (секции)	Фамилия, имя, отчество кассира	Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)	Показания					Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп
				контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика	суммирующих денежных счетчиков
					на начало рабочего дня (смены)			на конец рабочего дня (смены)
					сумма, руб. коп	подпись		сумма, руб. коп
						кассира	администратора
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
07.11.11	-	Смирнова О.В.	0001	-	0,00	-	-	1,11	0,00
08.11.11	-	Смирнова О.В.	0002	-	1,11	Смирн.	Иван.	63021,11	63020,00
09.11.11	-	Смирнова О.В.	0003	-	63021,11	Смирн.	Иван.	183021,11	120000,00
10.11.11	-	Смирнова О.В.	0004	-	18021,11	Смирн.	Иван.	-	-
Итого за день (смену)						X	X

По данному образцу печатать четные страницы журнала по форме N КМ-4

Сдано				Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп	Подпись на конец рабочего дня (смены)
наличными, руб. коп	оплачено по документам		всего, руб. коп		кассира. Деньги и оплаченные счета сдал	администратора (старшего кассира). Показания счетчиков сняли. Деньги принял	руководителя (старшего кассира)
	количество	сумма, руб. коп
11	12	13	14	15	16	17	18
-	-	-	-	-	-	-	-
63020,00	-	-	63020,00	-	Смирн.	Иван.	Сидор.
11700,00	1	2500,00	120000,00	-	Смирн.	Иван.	Сидор.
-	-	-		-	-	-	-

По данному образцу печатать нечетные страницы журнала по форме N КМ-4.

О.А. Фролова,

эксперт журнала "Предприятия общественного питания:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.

*(2) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(3) Применяется в части, не противоречащей Федеральному закону N 54-ФЗ.