Электронный билет: новое в нормативном регулировании (О. Фирсова, "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 12, декабрь 2011 г.)

Электронный билет: новое в нормативном регулировании

Комментарий к приказу Минтранса России от 31.08.11 N 228 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте" (зарегистрирован Минюстом России 12.10.11 за N 22022).

Комментируемым приказом Минтранса России от 31.08.11 N 228 утверждена новая форма электронного билета на железнодорожном транспорте. С 2012 года купон такого проездного документа наделяется статусом документа строгой отчётности.

Форму проездных билетов утверждает Минтранс

Наличные денежные расчёты и (или) расчёты с использованием платёжных карт допускается осуществлять без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи соответствующих бланков строгой отчётности (БСО) (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов с использованием платёжных карт").

Положение о порядке проведения подобных расчётов утверждено постановлением Правительства РФ от 06.05.08 N 359 (далее - положение). В нём установлены реквизиты БСО, которые являются обязательными во всех случаях, за некоторыми исключениями.

К таким исключениям (п. 5 положения) относятся БСО, утверждённые федеральными органами исполнительной власти, если такие полномочия возложены на них по закону.

В соответствии со статьёй 786 ГК РФ формы билета и багажной квитанции устанавливаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами.

Уставом железнодорожного транспорта и Воздушным кодексом РФ полномочия утверждать формы проездных документов для авиа- и железнодорожных перевозок возложены на Минтранс России.

Поэтому обязательные реквизиты проездных билетов, в том числе электронных, не совпадают с реквизитами, общеобязательными для прочих БСО.

Документальное подтверждение проездных расходов необходимо...

...в случае направления в служебную командировку

Компенсировать работнику командировочные расходы работодатель обязан в силу положений статьи 168 ТК РФ. К командировочным, в частности, относятся расходы на проезд, которые подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 N 749).

Для целей налогообложения прибыли расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

...в случае поездки в отпуск работников-северян

Лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счёт средств работодателя (организации, финансируемой из федерального бюджета) стоимости проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов. Окончательный расчёт производится по возвращении из отпуска на основании предоставленных работником билетов или других документов. Работодатель внебюджетной сферы из этих же регионов вправе компенсировать своим работникам аналогичные "отпуско-проездные" расходы. Порядок такой компенсации для бюджетников устанавливается нормативными правовыми актами органов власти соответствующего уровня, а для внебюджетных организаций - коллективными договорами, локальными нормативными актами (ст. 325 ТК РФ).

Правила компенсации "отпуско-проездных" расходов для организаций, финансируемых из федерального бюджета, утверждены постановлением Правительства РФ от 12.06.08 N 455. В соответствии с пунктом 12 этих правил компенсация расходов производится учреждением на основании представленного работником заявления с приложенными к нему подлинниками проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов).

В налоговом учёте фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) включаются в расходы на оплату труда в порядке, предусмотренном действующим законодательством, - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем, - для иных организаций (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Подтверждаем расходы на авиаперелёт

В действовавшей до 4 июля 2010 года редакции пункта 2 приказа Минтранса России от 08.11.06 N 134, которым утверждены формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации, было предусмотрено два способа оформления таких документов. Маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции оформлялась на утверждённом в качестве БСО пассажирском билете и багажной квитанции. Если маршрут-квитанция оформлялась не на БСО, то в придачу к ней было предписано выдавать подтверждающий произведённую оплату перевозки документ, оформленный на утверждённом БСО, или чек, оформленный посредством ККТ. Напомним, что маршрут-квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) - это информация о факте бронирования и оплаты электронного билета, распечатанная на простой бумаге на обычном компьютерном принтере. Пассажир, который бронирует билет самостоятельно, может сам распечатать маршрут-квитанцию.

Порядок применения прежней редакции приказа N 134 Минфин России прокомментировал в письмах от 05.02.10 N 03-03-07/4, от 18.01.10 N 03-03-07/2 следующим образом.

При приобретении работником электронного билета подтверждающими расходы (оплату билета) документами являются (по выбору налогоплательщика):

- чек ККТ;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский карточный счёт, о проведённой операции по оплате электронного билета;

- другой документ об оплате перевозки, оформленный на утверждённом БСО.

О состоявшейся перевозке свидетельствует посадочный талон.

Кроме того, проездные командировочные расходы в случае приобретения электронных проездных билетов можно подтвердить косвенными документами, свидетельствующими о направлении сотрудника в командировку (документами на проживание в месте командирования и иными первичными документами). К ним следует прилагать распечатки электронного билета и посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

С 4 июля 2010 года поправками, внесёнными в приказ N 134 приказом Минтранса России от 18.05.10 N 117, маршрут-квитанция электронного пассажирского билета (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) наделена статусом документа строгой отчётности. И теперь она применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения ККТ.

Новый порядок оформления электронного авиабилета Минфин прокомментировал в письмах от 07.06.11 N 03-03-07/20, от 01.02.11 N 03-03-07/1 и др. В них разъяснено, что если авиабилет приобретён в бездокументарной форме (электронный билет), то подтвердить расходы на его приобретение можно сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанцией электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелёта. К квитанции следует приложить посадочный талон, подтверждающий перелёт подотчётного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

В отношении документального подтверждения "отпуско-проездных" расходов северян финансовое ведомство придерживается аналогичного подхода (письмо от 27.07.10 N 03-03-07/25), даже несмотря на то, что северяне - работники бюджетной сферы обязаны отчитываться перед бухгалтерией работодателя подлинниками проездных документов.

Поскольку порядок выплаты компенсации стоимости проезда в отпуск и обратно северянам, работающим во внебюджетной сфере, устанавливает сам работодатель, то вид подтверждающих проездных документов, в том числе электронных, определяется коллективным договором или локальным нормативным правовым актом (приказом, распоряжением по организации) (письмо Минфина России от 12.11.09 N 03-03-06/1/743).

Подтверждаем расходы на проезд поездом

В отношении формы электронного железнодорожного билета Минтранс придерживается аналогичного подхода. Вот только его статус изменён несколько позже, чем статус авиабилета.

До 2012 года действует приказ Минтранса России от 23.07.07 N 102, которым утверждена действующая ныне форма электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте. Структура электронного билета состоит из электронного проездного документа и электронного контрольного купона, наличие которых является обязательным.

В пункте 2 приказа N 102 установлено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утверждённом в качестве БСО проездном документе (билете). К бездокументарному проездному документу дополнительно должен быть выдан документ, подтверждающий произведённую оплату перевозки посредством ККТ (чек).

В отношении налогового учёта осуществлённых до 2012 года расходов на проезд по железной дороге по электронным билетам можно воспользоваться письмами Минфина России от 04.06.10 N 03-03-06/1/384, от 04.02.09 N 03-03-07/3.

В них приведены подтверждающие расходы документы, аналогичные тем, которые были рекомендованы налогоплательщикам для электронного авиабилета до изменения его статуса (они перечислены ранее).

На бездокументарные железнодорожные билеты распространяются и разъяснения специалистов главного финансового ведомства о подтверждении проездных расходов косвенными доказательствами.

С 1 января 2012 года приказ N 102 утратит силу и начнёт действовать комментируемый приказ N 228 (опубликован в "Российской газете" от 19.10.11).

В новом приказе говорится, что контрольный купон - это выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.

Электронный билет и контрольный купон должны вместо указания идентификатора заказа (до 2012 года) иметь серию и уникальный номер (с 2012 года) и содержать следующую обязательную информацию о перевозке пассажира:

- дату и время заказа;

- номер поезда;

- железнодорожные станции отправления и назначения;

- дату и время отправления поезда;

- дату и время прибытия поезда;

- номер и тип вагона;

- класс обслуживания (категория поезда - если применяется);

- номер места в вагоне;

- наименование и (или) код перевозчика;

- признак купе (женское, мужское или смешанное - если применяется);

- сведения о пассажире: фамилию, имя, отчество (или инициалы), наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность;

- тариф (билет, плацкарта);

- итоговую стоимость перевозки (в том числе налог на добавленную стоимость);

- форму оплаты;

- сборы (если применяются);

- дату оформления;

- наименование агентства (перевозчика), оформившего билет.

К сожалению, уточнения о том, что НДС в итоговой стоимости билета должен выделяться отдельной строкой (суммой), в новом приказе N 228 нет.

Зато в нём введена обязанность оформлять и направлять контрольный купон билета (именно) пассажиру в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, что может быть не всегда удобно, если заказывает и оплачивает билет не сам пассажир, а третье лицо.

Как и при действующем ныне порядке, с 2012 года перевозчик вправе включить в электронный билет другую (необязательную) дополнительную информацию об условиях перевозки или особенностях обслуживания пассажиров.

Главное новшество - это придание контрольному купону электронного железнодорожного билета статуса документа строгой отчётности, который применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения ККТ (п. 2 приказа N 228).

Таким образом, Минтранс России продемонстрировал единообразие подхода к статусу выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок и выписки из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Эти выписки сами по себе признаются БСО.

Пока разъяснений к новому приказу N 228 не выпущено. Но, скорее всего, у Минфина России тоже будет единообразный подход к подтверждению для целей налогового учёта фактических расходов на приобретение электронного авиа- и железнодорожного билета.

Об НДС и бухучёте

Отдельно скажем о принятии к вычету НДС, предъявленного железнодорожниками. Суммы налога, уплаченные в составе расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, подлежат вычету, если сами расходы признаются в налоговом учёте (п. 7 ст. 171 НК РФ).

В пункте 10 Правил ведения журналов учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчётах по НДС (утв. постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914) установлено следующее. При приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке БСО (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включённые им в отчёт о служебной командировке.

Таким образом, с 2012 года новый купон электронного железнодорожного билета (БСО) будет соответствовать всем условиям для принятия к вычету входящего в его стоимость НДС, если сумма налога будет выделена в купоне отдельной строкой (суммой).

Пример

Для командированного сотрудника организация приобрела по интернету железнодорожный билет, оплатив его при помощи корпоративной банковской карты. Стоимость билета составляет 1180 руб. (в том числе НДС 180 руб.). Работник представил авансовый отчёт, приложив к нему билет.

В бухгалтерском учёте производятся следующие записи.

На дату приобретения билета:

Дебет 60 Кредит 55

- 1180 руб. - оплачен билет при помощи карты;

Дебет 50-3 Кредит 60

- 1180 руб. - стоимость билета отражена в составе денежных документов.

При направлении работника в командировку:

Дебет 71 Кредит 50-3

- 1180 руб. - выдан билет командированному работнику.

На дату утверждения авансового отчёта:

Дебет 26 (44) Кредит 71

- 1000 руб. (1180 - 180) - отражены командировочные расходы на проезд;

Дебет 19 Кредит 71

- 180 руб. - отражён НДС в составе расходов на проезд;

Дебет 68, субсчёт "Расчёты по НДС" Кредит 19

- 180 руб. - принят к вычету НДС в составе расходов на проезд.

Впрочем, в некоторых судебных решениях говорится, что суммы НДС по командировочным расходам, предъявляемые к вычету, могут подтверждаться не только счетами-фактурами, но и иными документами, а выделение в них отдельной строкой НДС не является обязательным (например, постановление ФАС Центрального округа от 25.05.07 N А48-2510/06-8).

О. Фирсова,

налоговый консультант

"Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 12, декабрь 2011 г.