Работодатели-страхователи в "стране чудес" с названием "Новый больничный лист" (Л. Вронская, "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 12, декабрь 2011 г.)

Работодатели-страхователи в "стране чудес" с названием "Новый больничный лист"

Разъяснения аудитора Лики Вронской к положениям приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.11 N 624н "Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности".

С 1 июля 2011 года на территории РФ применяется бланк больничного листа, утверждённый приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.11 N 347н. Порядок выдачи и заполнения нового листка нетрудоспособности утверждён приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.11 N 624н (далее - порядок выдачи) (комментарии к этим документам опубликованы в "720 часов" N 8-11, 2011).

У работодателей-страхователей в практической работе возникают проблемы как с отбраковкой больничных по причине неправильного заполнения медицинскими организациями, так и с оформлением раздела "Заполняется работодателем". Новые правила не допускают наличия ошибок в больничном листе. И даже незначительный недочёт может послужить поводом для того, чтобы ФСС России отказал страхователю в возмещении расходов.

Если неточность допущена медицинской организацией, то бланк считается испорченным и взамен него должен выдаваться новый больничный лист. О том, как должны вносить правку работодатели, сказано в пункте 56 порядка выдачи. В нём, в частности, сказано, что работодатель, вносящий исправления в своём разделе, обязан аккуратно зачеркнуть ошибочную запись, вместо неё внести правильную, но почему-то на оборотной стороне бланка, подтвердив её записью "Исправленному верить", подписью и печатью работодателя. Такой порядок исправления многим кажется необычным, особенно если речь идёт об исправлении неточности, связанной с нарушением порядка заполнения информации с первой ячейки. Например, средний заработок работника для исчисления пособия составил 140 020 руб. 00 коп. В строке, предназначенной для этого показателя, отведено 7 ячеек для записи суммы в рублях и две для записи копеек. Бухгалтер проставил сумму, начиная со второй ячейки, следующим образом:

1

4

0

0

2

0

р

0

0

к

Это неправильно. Заполнять данные о сумме среднего заработка надо было с первой ячейки. Выходит, что нужно зачеркнуть правильную сумму, а на обороте бланка написать ту же самую сумму, заверив её записью "Исправленному верить"?

Приведённый пример является ярким подтверждением того, что порядок заполнения новых больничных листов требует корректировок, позволяющих упростить этот процесс. Это понимают и в Минздравсоцразвития России, и в ФСС России. Эти ведомства работают над поправками, которые предполагается внести во II квартале 2012 года. По сообщению ФСС России, рассматривается вопрос о допустимости исправления ошибочных записей лечащим врачом. Он сможет вносить до трёх исправлений, что позволит высвободить драгоценное время на работу с пациентом, которое сейчас тратится на переоформление испорченных банков. По сообщению ФСС России, в III квартале 2011 года медиками был испорчен каждый десятый больничный лист из 14 млн. выданных бланков.

Сегодня процесс заполнения бланков уже существенно оптимизирован. Фонд разработал и разместил на своём сайте и сайтах региональных отделений специальную программу для заполнения бланков листков нетрудоспособности медицинскими организациями. Эта программа исключает логические и "механические" ошибки, связанные, в частности, с выходом букв за пределы границ отведённых ячеек.

Что касается исправления информации правильной, но указанной не с первой ячейки, то в индивидуальных разъяснениях специалисты ФСС России советуют в такой ситуации правильные сведения (в том числе сумму) не зачёркивать. Но чтобы у проверяющих не было вопросов и придирок к неправильному заполнению бланка, нужно выполнить требование о внесении исправления. С этой целью на оборотной стороне листка нетрудоспособности надо написать, что запись в соответствующей строке (в нашем примере - в строке "Средний заработок для исчисления пособия"), сделанную со второй ячейки, следует считать записью, сделанной с первой ячейки. Такая "корректирующая" запись должна быть заверена соответствующим образом - подписью руководителя и печатью организации. Если запись вносит предприниматель, то он заверяет исправление печатью при её наличии.

На новом бланке предусмотрено место для матричного кода. Но пока медицинские организации его не заполняют. Является ли это ошибкой?

Действительно, на лицевой стороне в левом верхнем углу листка нетрудоспособности отведено поле для заполнения матричного или бинарного кода. В нём должна кодироваться причина нетрудоспособности, отметки о нарушении режима больного, если они имели место, родственная связь (если больничный выдаётся по уходу за членом семьи) и другие сведения, позволяющие исключить возможность подделки. Согласно информации ФСС России от 24.06.11 пока этот код не является обязательным элементом заполнения. Но по мере технического оснащения медицинских организаций код станет неотъемлемой частью документа.

Вместе с тем необходимо отметить, что работодатели-страхователи не наделены полномочиями по проверке правильности заполнения как этого кода, так и другой информации, которую вносит медицинская организация. При возникновении сомнений страхователю рекомендуется обращаться в региональные отделения фонда, а не самостоятельно инициировать переоформление документа.

Раньше адрес медицинской организации указывался на штампе. Теперь проставление штампа порядком выдачи не предусмотрено. Исключение составляют отдельные медицинские организации, которые могут использовать специальные печати и штампы без указания профиля организации. Если работник представил больничный лист, в котором в строке "адрес медицинской организации" не указано название города, является ли это ошибкой?

Да, такой листок нетрудоспособности отделение фонда признает заполненным с нарушениями. Ведь в пункте 58 порядка выдачи ясно сказано, что в упомянутой строке медицинская организация должна указать адрес оказания медицинских услуг, который включает в себя помимо названия улицы, номера дома, корпуса ещё и название городского или сельского поселения. Причём этот адрес должен соответствовать адресу фактической выдачи больничного листа и осуществления медицинской деятельности согласно лицензии. Поэтому в отношении такого листка нетрудоспособности следует обратиться за разъяснением в территориальное отделение фонда. Скорее всего, такой больничный придётся вернуть работнику для переоформления в медицинском учреждении.

Пунктом 56 порядка выдачи установлено требование об использовании при заполнении записей ручек (гелевых, капиллярных или перьевых) с чернилами лишь чёрного цвета. Чем обусловлено такое ограничение? Почему нельзя заполнять бланк ручкой с синей пастой?

Косвенный ответ на этот вопрос можно найти в пункте 1 приказа N 347н, которым установлено, что бланк листка нетрудоспособности является защищённой полиграфической продукцией со степенью защиты уровня "В". Что это значит? Ответ можно найти в технических требованиях и условиях изготовления такой продукции, утверждённых приказом Минфина России от 07.02.03 N 14н "О реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. N 817".

Согласно этим техническим требованиям (п. 4.2) защищённая полиграфическая продукция, отнесённая к продукции уровня "В", должна изготавливаться на бумаге массой 70-120 г/кв. м с водяным знаком ограниченного распространения. Этот знак должен обладать выраженной контрастностью, обеспечивающей его надёжный визуальный контроль. Бумага не должна иметь свечения (видимой люминесценции) под действием ультрафиолетового излучения, должна содержать не менее двух видов волокон, контролируемых в видимой или иных областях спектра. Допустима замена одного из видов волокна на другие виды включений - конфетти, полимерные нити, капсулированный люминофор. Не допускается применение специальных волокон, имеющих видимую люминесценцию голубого цвета под действием ультрафиолетового излучения.

Больничные листы в скором времени будут подвергаться сканированию. И если записи будут сделаны шариковой ручкой синего цвета, то не исключено, что сканер просто не сможет "прочесть" такие записи, так как они могут сливаться с волокнами в контролируемой зоне.

Этими же требованиями можно объяснить и установление жёстких правил выполнения записей печатными буквами только в пределах границ ячеек, проставления печатей в пределах отведённых мест.

При изготовлении защищённой полиграфической продукции уровня "В" используются традиционные способы печати. Обязательно наличие наложения двух фоновых сеток с переменным шагом, хотя бы одна из которых должна быть с ирисовым раскатом. Если больничный оформлен с нарушением указанных правил и часть текста закрывается печатью или выходит за пределы контролируемых полей, это препятствует распознаванию написанных символов. Больничный лист с такими нарушениями к учёту приниматься не будет.

Сотрудник организации длительное время болел. Вместо утраченных нескольких оригиналов больничных листов (первичного и с продолжением) он принёс дубликат, в котором период нетрудоспособности указан одной строкой. Не сочтёт ли отделение Фонда социального страхования такую запись ошибкой? Ведь медицинский работник имеет право выдавать больничный лист единовременно на срок до 10 календарных дней.

Нет, претензий со стороны проверяющих из фонда к такому листку нетрудоспособности не будет. Это утверждение основано на положениях пункта 60 порядка выдачи. В нём прямо указано, что при оформлении дубликата листка нетрудоспособности в графах "С какого числа" и "По какое число" таблицы "Освобождение от работы" весь период нетрудоспособности указывается одной строкой, несмотря на то что в оригиналах было заполнено несколько строк.

Фамилия сотрудника двойная, пишется через дефис, и количество символов в ней превышает количество имеющихся ячеек соответствующей строки. Как врач должен записать такую фамилию в больничном листе?

В соответствии с пунктом 58 порядка выдачи в строке "ФИО" в соответствующих ячейках указываются полностью фамилия, имя и отчество (при его наличии) временно нетрудоспособного гражданина. Запись должна соответствовать документу, удостоверяющему личность. Если фамилия двойная и ячеек для её указания недостаточно, то врач прекратит запись по мере заполнения имеющихся ячеек. Таким образом, может получиться, что отдельные буквы фамилии останутся непрописанными. На сегодняшний момент это не является ошибкой. О возможности произвольного сокращения информации (наименования, фамилии, имени, отчества и т.п.) в пределах отведённых ячеек сказано в письме ФСС России от 14.09.11 N 14-03-11/15-8605.

Эту проблему обещают урегулировать при внесении поправок в порядок выдачи. Предположительно врачам разрешат выносить записи, не умещающиеся в выделенные поля (место работы - наименование организации, а также длинные фамилии), на поля бланка.

Л. Вронская,

аудитор

"Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 12, декабрь 2011 г.