Практические проблемы глазами эксперта (Ю. Терновка, "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2011 г.)

Практические проблемы глазами эксперта

В работе каждого бухгалтера возникают вопросы, ответы на которые проще получить у квалифицированных специалистов. Именно так и поступают некоторые из вас, обращаясь за подсказками в редакцию нашего журнала. На сей раз решения для возникших в вашей практике ситуаций предлагает эксперт журнала "Практическая бухгалтерия" Юлия Терновка.

Проводка для невернувшихся подотчетных сумм

Ситуация: Списаны не возвращенные в установленные сроки подотчетные суммы с целью их взыскания. Как поступить в данном случае и какую проводку составить?

Решение: - взыскать деньги с сотрудника, удержав из зарплаты;

- отразить эту операцию в учете.

Неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, ранее выданный сотруднику под отчет, работодатель вправе удержать из заработной платы указанного сотрудника. Сделать это необходимо не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Такое решение нужно оформлять приказом руководителя.

Проводки будут иметь следующий вид:

Дебет 94 Кредит 71

- отражена не израсходованная в срок подотчетная сумма;

Дебет 20 Кредит 70

- начислена заработная плата;

Дебет 70 Кредит 68

- удержан НДФЛ с заработной платы;

Дебет 70 Кредит 94

- удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 50

- выплачена заработная плата.

Если работник уже уволился, но за ним числятся невозвращенные суммы, выданные под аванс, то организация может признать его задолженность безнадежной к взысканию и списать в расходы в сумме, в которой она была отражена в бухучете (п. 14.3 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н).

Задолженность с истекшим сроком исковой давности подлежит списанию:

- либо за счет резерва по сомнительным долгам (в случае, если он создан): Дебет 63 Кредит 71;

- либо на финансовые результаты организации: Дебет 91 Кредит 71.

"Упрощенное" списание расходов на ремонт авто сотрудника

Ситуация: Организация находится на УСН "доходы минус расходы". Заключили договор на ремонт автомобилей с автосервисом. В договоре указаны как автомобили в собственности предприятия, так и автомобили сотрудников. Как списать расходы на ремонт автомобиля сотрудника?

Решение: - подготовить документальное подтверждение факта использования в деятельности автомобиля сотрудника;

- определиться с величиной компенсации за использование автомобиля;

- отразить величину потраченных сумм в качестве расходов.

В случае, если компания помимо собственного транспорта использует автомобили сотрудников, нужно закрепить в трудовом или коллективном договоре компенсацию за использование их личного имущества при выполнении трудовых обязанностей. В таком случае сумму компенсаций можно учесть в целях налогообложения в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Напомним, что для легковых машин с объемом двигателя до 2000 куб. см сумма компенсации составляет 1200 рублей, свыше 2000 куб. см - 1500 рублей.

В данную сумму входят любые затраты, связанные с использованием автомобиля. Среди них:

- расходы на бензин;

- техническое обслуживание;

- ремонт.

Суммы в части превышения указанных лимитов не подлежат принятию в качестве затрат.

Минфин и налоговые органы настаивают на том, что для учета выплаченных компенсаций должны быть заполнены путевые листы, которые свидетельствуют, что транспортом распоряжались в производственных целях. В частности, подобная позиция выражена в письмах Минфина России от 13 апреля 2007 г. N 14-05-07/6 и УФНС России по г. Москве от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016776.

Рекомендуем заключить с этими сотрудниками договор аренды автомобиля без экипажа. В этом договоре указать, что все расходы по содержанию машины несет арендатор. Впрочем, арендатор обязан нести эксплуатационные расходы по автомобилю, арендованному без экипажа, даже в том случае, когда в договоре об этом ничего не сказано (ст. 646 ГК РФ).

Что касается документов, необходимых для подтверждения оправданности расходов на компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях при налогообложении, таковые должны быть оформлены надлежащим образом. То есть на предприятии должны присутствовать организационно-распорядительные документы, в частности, приказы о выплате сумм компенсации, документы, свидетельствующие о наличии транспортного средства, документы, подтверждающие использование личного транспорта в служебных целях. Также нужно оформлять путевые листы.

Ю. Терновка,

эксперт журнала "Практическая бухгалтерия"

"Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2011 г.