Учет мягкого инвентаря в образовательных учреждениях (И. Зернова, "Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2011 г.)

Учет мягкого инвентаря в образовательных учреждениях

В таких образовательных учреждениях, как детские сады, школы-интернаты, детские дома-школы, школы-интернаты для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, а также в определенных структурных подразделениях (общежитиях, поликлиниках, профилакториях, лагерях, туристических базах и т.д.) широко используется мягкий инвентарь. Кроме того, отдельные образовательные учреждения должны обеспечивать форменной одеждой учащихся и специальной одеждой и обувью работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением. В этой статье рассмотрим порядок отражения операций в бухгалтерском учете по принятию и выбытию мягкого инвентаря.

Общие положения

Прежде всего определимся с тем, что относится к мягкому инвентарю. В этих целях обратимся к п. 118 Инструкции N 157н в котором указано, что таким инвентарем является:

- белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.);

- постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т.п.);

- одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т.п.);

- обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т.п.);

- спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т.п.);

- прочий мягкий инвентарь.

В состав специальной одежды входит: специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы и др.).

Образовательные учреждения, использующие в своей деятельности мягкий инвентарь, должны выдавать его по нормам, утвержденным следующими нормативными документами:

- Постановлением Правительства РФ от 07.11.2005 N 659 в части обеспечения одеждой, обувью и другими предметами мягкого инвентаря детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, обучающихся и воспитывающихся в федеральных государственных образовательных учреждениях, несовершеннолетних, обучающихся и воспитывающихся в федеральных государственных образовательных учреждениях - специальных профессиональных училищах открытого и закрытого типа и федеральном государственном учреждении "Сергиево-Посадский детский дом слепоглухих Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию", утвержден перечень и количество предметов мягкого инвентаря, которыми должен быть обеспечен каждый воспитанник, в нем же установлены сроки их эксплуатации;

- Письмом Минобразования РФ от 22.09.1993 N 164-М в отношении обеспечения мягким инвентарем детских садов, учреждений среднего профессионального образования, воспитанников общеобразовательных школ-интернатов общего типа и школ-интернатов для детей, имеющих недостатки в физическом или умственном развитии, детских домов, а также учащихся, находящихся в интернатах при школах на полном государственном обеспечении;

- Распоряжением Правительства РФ от 03.07.1996 N 1063-р в части обеспечения постельными принадлежностями общежитий;

- Постановлением Минтруда РФ от 25.12.1997 N 66 в отношении бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам высших учебных заведений;

- Постановлением Минтруда РФ от 29.12.1997 N 68, предусматривающим отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам организаций здравоохранения и социальной защиты населения, медицинских научно-исследовательских организаций и учебных заведений, производств бактерийных и биологических препаратов, материалов, учебных наглядных пособий, по заготовке, выращиванию и обработке медицинских пиявок;

- Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.10.2008 N 541н, утвердившим типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением. Статьей 221 ТК РФ предусмотрено, что учреждения имеют право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и своего финансово-экономического положения устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также от особых температурных условий или загрязнения.

Организация учета выданного в эксплуатацию мягкого инвентаря

Указанными выше документами установлены перечни мягкого инвентаря, предназначенного для обеспечения им воспитанников, учащихся, работников образовательных учреждений и обособленных подразделений, и определен период, на который он выдается. Что возлагает на образовательные учреждения обязанность по организации соответствующего учета, позволяющего своевременно обеспечивать названный контингент мягким инвентарем.

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 N 290н, в частности в них указано, что выдача работникам и сдача ими средств индивидуальной защиты (СИЗ) должны фиксироваться записью в личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в приложении к данным правилам (п. 13). Таким образом, учет СИЗ должен быть организован по каждому работнику индивидуально.

Работодатель вправе организовать учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ.

При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

В отношении учета иного мягкого инвентаря нужно соблюдать положения Методических указаний об организации учета и инвентаризации имущественно-материальных ценностей у материально ответственных лиц в учреждениях системы Минпроса СССР, утвержденных Приказом Минпроса СССР от 28.01.1986 N 45 (этот документ действующий). Из них, в частности, следует, что:

- выдачу белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви нужно производить с занесением записи в арматурную карточку, заполняемую кастеляншей на каждого воспитанника (учащегося) (приложение 6). Такие карточки хранятся у кастелянши и служат для учета вещей, находящихся у воспитанников (учащихся);

- белье, принадлежащее конкретному воспитаннику, должно содержать индивидуальные метки;

- белье, выданное в столовую, на кухню, в другие подразделения учреждения, должно учитываться кастеляншей за соответствующими должностными лицами (шеф-поваром, заведующим производством и т.п.) в описях, с распиской в получении.

Бухгалтерский учет

Пунктами 118, 119 Инструкции N 157н предусмотрены некоторые особенности учета мягкого инвентаря:

- в образовательном учреждении должен быть организован аналитический учет мягкого инвентаря по группам (видам), наименованиям, сортам и количеству, материально ответственным лицам и местам хранения;

- для учета нужно использовать карточки количественно-суммового учета (ф. 0504041);

- материально-ответственные лица должны вести учет мягкого инвентаря в Книге учета материальных ценностей по наименованиям, сортам, количеству (ф. 0504042) (Карточке по ф. 05042043);

- весь поступающий в учреждение мягкий инвентарь подлежит маркировке материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии. В этих целях используется специальный штамп с указанием наименования учреждения и несмываемая краска. Маркировка на изделиях проставляется с таким учетом, чтобы не портился их внешний вид;

- непосредственно при выдаче мягкого инвентаря в эксплуатацию должна производиться дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи его со склада.

Порядок отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению, выдаче и списанию мягкого инвентаря будем рассматривать в соответствии с инструкциями, утвержденными приказами Минфина:

- от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 162н) - в отношении получателей бюджетных средств;

- от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);

- от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 183н).

В бухгалтерском учете для формирования информации в денежном выражении о наличии мягкого инвентаря и хозяйственных операций с ним применяются следующие счета:

Номер и наименование счета	Применение счетов в соответствии с инструкциями
	N 162н	N 174н	N 183н
0 105 25 000 "Мягкий инвентарь - особо ценное движимое имущество учреждения"	-	+	+
0 105 35 000 "Мягкий инвентарь - иное движимое имущество учреждения"	+	+	+

Поступление мягкого инвентаря. Рассмотрим порядок отражения операций по приобретению мягкого инвентаря в зависимости от способа его поступления.

Если мягкий инвентарь поступает в образовательное учреждение в рамках государственного (муниципального) договора, то принятие его к учету по фактической стоимости на основании первичных документов отражается следующими проводками:

Пункт 23 Инструкции N 162н		Пункт 34 Инструкции N 174н		Пункт 34 Инструкции N 183н
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
0 105 35 340	0 302 34 730 0 208 34 660 0 304 04 340	0 105 25 340 0 105 35 340	0 302 34 730 0 208 34 660 0 304 04 340	0 105 25 000 0 105 35 000	0 302 34 000 0 208 34 000 0 304 04 340

Когда мягкий инвентарь приобретается по нескольким договорам (например, отдельно оплачиваются доставка, консультационные или посреднические услуги), то для формирования его фактической стоимости используются следующие счета:

Номер и наименование счета	Применение счетов в соответствии с инструкциями
	N 162н	N 174н	N 183н
0 106 24 000 "Вложения в материальные запасы - особо ценное движимое имущество учреждения"	-	+	+
0 106 34 000 "Вложения в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"	+	+	+

Все затраты, связанные с приобретением мягкого инвентаря, собираются на указанных счетах и затем по его фактической стоимости, сформированной таким образом, принимают к учету в качестве материальных запасов. Данные операции необходимо отразить в бухгалтерском учете следующими записями:

Инструкция N 162н		Инструкция N 174н		Инструкция N 183н
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Формирование фактической стоимости мягкого инвентаря, приобретаемого по нескольким договорам
п. 32		п. 51		п. 51
0 106 34 340	0 302 34 730	0 106 24 340	0 208 34 660	0 106 24 000	0 208 34 000
	0 208 34 660	0 106 34 340	0 302 34 730	0 106 34 000	0 302 34 000
Принятие к учету мягкого инвентаря по сформированной фактической стоимости
п. 23		п. 34		п. 34
0 105 35 340	0 106 34 340	0 105 25 340	0 106 24 340	0 105 25 000	0 106 24 000
		0 105 35 340	0 106 34 340	0 105 35 000	0 106 34 000

Иногда мягкий инвентарь поступает в образовательные учреждения безвозмездно от организаций и физических лиц. У бюджетного и автономного учреждения операции по принятию к бухгалтерскому учету мягкого инвентаря в этом случае будут выглядеть следующим образом:

Пункт 34 Инструкции N 174н		Пункт 34 Инструкции N 183н
Дебет	Кредит	Дебет		Кредит
При закреплении права оперативного управления
4 105 24 340 4 105 34 340	4 401 10 180 4 210 06 660		4 105 24 000 4 105 34 000		4 401 10 180 4 210 06 000
От резидентов РФ и физических лиц - нерезидентов РФ
2 105 25 340 2 105 35 340	2 401 10 180		2 105 25 000 2 105 35 000		2 401 10 180
От наднациональных организаций, правительств иностранных государств
2 105 25 340 2 105 35 340	2 401 10 152		2 105 25 000 2 105 35 000		2 401 10 152
От международных финансовых организаций
2 105 25 340 2 105 35 340	2 401 10 153		2 105 25 000 2 105 35 000		2 401 10 153

У казенных учреждений операции по безвозмездному поступлению мягкого инвентаря будут отражены записями (п. 23 Инструкции N 162н):

Содержание операции	Дебет	Кредит
Безвозмездное поступление мягкого инвентаря:
- в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств;		0 304 04 340
- в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств одного уровня бюджета, между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств в рамках приносящей доход деятельности, а также при получении от государственных и муниципальных организаций, от иных организаций (за исключением государственных и муниципальных) и от физических лиц;	0 105 35 340	0 401 10 180
- в рамках движения объектов между бюджетными учреждениями разных уровней бюджетов		0 401 10 151

Перемещение мягкого инвентаря внутри учреждения. Отражение в учете операций по перемещению и передаче в эксплуатацию мягкого инвентаря осуществляется в регистрах аналитического учета путем изменения материально ответственного лица на основании Требования-накладной (ф. 0315006).

Выбытие мягкого инвентаря. Как было указано выше, мягкий инвентарь выдается в эксплуатацию по утвержденным нормам и на определенный срок, с учетом которого инвентарь, не пригодный к дальнейшей эксплуатации, подлежит списанию с регистров бухгалтерского учета на основании надлежаще оформленного Акта о списании мягкого инвентаря (ф. 0504143).

Списание мягкого инвентаря в образовательных учреждениях может также производиться по причине:

- недостач, хищений и потерь;

- произошедших стихийных бедствий, иных бедствий, природного явления, катастрофы;

- безвозмездных передач.

Согласно п. 108 Инструкции N 157н мягкий инвентарь списывается с регистров бухгалтерского учета по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости (выбранный метод утверждается учетной политикой учреждения).

Приведем проводки по отражению операций списания мягкого инвентаря в зависимости от причин его выбытия:

Пункт 26 Инструкции N 162н		Пункт 37 Инструкции N 174н		Пункт 37 Инструкции N 183н
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет		Кредит
Списание по причине непригодности к дальнейшей эксплуатации
0 401 20 272	0 105 35 440	0 401 20 272	0 105 25 440 0 105 35 440		0 401 20 272		0 105 25 000 0 105 35 000
Списание по причине физического износа
0 401 10 172	0 105 35 440*	0 401 10 172	0 105 25 440 0 105 35 440		0 401 10 172		0 105 25 000 0 105 35 000
Списание при выявленных недостачах, хищениях
0 401 10 172	0 105 35 440	0 401 10 172	0 105 25 440 0 105 35 440		0 401 10 172		0 105 25 000 0 105 35 000
Списание вследствие стихийных бедствий, иных бедствий, природного явления, катастрофы
0 401 20 273	0 105 35 440	0 401 20 273	0 105 25 440 0 105 35 440		0 401 20 273		0 105 25 000 0 105 35 000
* Данной проводки в Инструкции N 162н не предусмотрено, по мнению автора, операцию по списанию мягкого инвентаря по причине физического износа можно отразить аналогичной проводкой, приведенной в Инструкции N 174н.

Списание мягкого инвентаря при безвозмездной передаче отражается в бухгалтерском учете бюджетных и автономных учреждений следующими проводками:

Содержание операции	Пункт 37 Инструкции N 174н		Пункт 37 Инструкции N 183н
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Списание при передаче мягкого инвентаря в рамках расчетов между головной организацией и обособленным подразделением	0 304 04 340	0 105 25 440 0 105 35 440	0 304 04 340	0 105 25 000 0 105 35 000
Списание при передаче органу власти, государственному (муниципальному) учреждению	0 401 20 241	0 105 25 440 0 105 35 440	0 401 20 241	0 105 25 000 0 105 35 000
Списание в рамках движения объектов при их передаче иной государственной (муниципальной) организации	0 401 20 241	0 105 25 440 0 105 35 440	0 401 20 241	0 105 25 000 0 105 35 000
Списание при безвозмездной передаче объектов организациям, за исключением государственных и муниципальных	0 401 20 242	0 105 25 440 0 105 35 440	0 401 20 242	0 105 25 000 0 105 35 000
Списание при безвозмездной передаче объектов наднациональным организациям и правительствам иностранных государств	0 401 20 252	0 105 25 440 0 105 35 440	0 401 20 252	0 105 25 000 0 105 35 000
Списание объектов при передаче международным организациям	0 401 20 253	0 105 25 440 0 105 35 440	0 401 20 253	0 105 25 000 0 105 35 000

В бухгалтерском учете казенных учреждений операции по безвозмездной передаче мягкого инвентаря будут отражены проводками (п. 26 Инструкции N 162н):

Содержание операции	Дебет	Кредит
Безвозмездная передача мягкого инвентаря:
- в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств;	0 304 04 340
- в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств одного уровня бюджета, между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств в рамках приносящей доход деятельности, а также при передаче государственным и муниципальным организациям;	0 401 20 241	0 105 35 440
- организациям, за исключением государственных и муниципальных;	0 401 20 242
- в рамках движения объектов между бюджетными учреждениями разных уровней бюджетов;	0 401 20 251
- наднациональным организациям и правительствам;	0 401 20 252
- международным организациям	0 401 20 253

Пример

За месяц в казенном учреждении (школе-интернате) произведены следующие операции:

- приобретены за счет бюджетных средств постельные принадлежности на сумму 30 000 руб.;

- получена и выдана кастелянше одежда для воспитанников, поступившая от физических лиц в рамках безвозмездного пользования, - 42 000 руб.;

- списано белье в связи с физическим износом на основании акта списания материальных ценностей - 25 000 руб.;

- оприходована ветошь, полученная от списания белья, - 500 руб.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующей корреспонденцией счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражено поступление постельных принадлежностей на склад	1 105 35 340 (м. о. л. склада)	1 302 34 730	30 000
Принята на складской учет одежда, полученная в рамках безвозмездной помощи	2 105 35 340 (м. о. л. склада)	2 401 10 180	42 000
Отражена передача кастелянше поступившей одежды	2 105 35 340 (кастелянша)	2 105 35 340 (м. о. л. склада)	42 000
Списано белье в связи с физическим износом	1 401 10 172	1 105 35 440 (кастелянша)	25 000
Оприходована ветошь, полученная от списания белья	1 105 36 340	1 401 10 180	500

И. Зернова,

редактор журнала "Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.