Работнику учреждения переплатили зарплату (А.Ю. Тьевар, "Зарплата", N 12, декабрь 2011 г.)

Работнику учреждения переплатили зарплату

На практике случается, что сотруднику учреждения излишне выплачивают зарплату. В статье вы прочитаете, какие нюансы нужно учесть при ее возврате, и узнаете, какие записи в бюджетном учете следует сделать.

В Трудовом кодексе предусмотрено несколько случаев, в которых с работника можно взыскать излишне выплаченную зарплату. Они перечислены в статье 137 Трудового кодекса. В их числе:

- счетная ошибка;

- признание органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

- выплата работнику излишней заработной платы в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Очень часто лишние суммы выплачивают работнику в результате счетной ошибки.

Что такое счетная ошибка

Понятие счетной ошибки не определено законодательством. По мнению представителей Минздравсоцразвития России, к ней относят:

- механическую ошибку при вводе данных в бухгалтерскую программу (если, к примеру, размер оклада введен в большей сумме, чем следовало бы, или пропущена цифра, неправильно набрано какое-либо число);

- ошибку, вызванную сбоем в программе;

- ошибку, которая связана с арифметическими действиями при расчете зарплаты (получен неверный результат при сложении составных частей заработной платы (оклада, доплат, премий), которые по отдельности были исчислены правильно).

А к несчетной ошибке можно отнести:

- неправильное применение законодательства. К примеру, оплачен отпуск большей продолжительности, чем положено, в результате сумма отпускных оказывается завышенной;

- двойная выплата заработной платы;

- неправильное применение нормативно-правовых актов учреждения (например, была ошибочно выплачена премия без соответствующего распоряжения).

Алгоритм действий

В зависимости от того, является ошибка счетной или нет, будут разными и действия, которые нужно предпринять для возврата ошибочно выплаченных сумм. На схеме на с. 99 приведен алгоритм действий для исправления счетной и несчетной ошибок. Схема разработана для сотрудника, который продолжает работать в учреждении. Если же он уволился на момент обнаружения переплаты, то алгоритм будет почти такой же. Единственная разница: на заключительном этапе (при невозвращении переплаты) учреждению придется подать в налоговую инспекцию сведения о доходе бывшего работника и неудержанной сумме НДФЛ.

Схема. Способы взыскания с работающего сотрудника сумм вследствие бухгалтерской ошибки

/----------------------------------------------\ /---------------------------------\

|                Счетная ошибка                | |        Несчетная ошибка         |

\----------------------------------------------/ \---------------------------------/

/-----------------------\ /--------------------\ /---------------\ /---------------\

|Сотрудник не оспаривает| |Сотрудник оспаривает| |  Возвращает   | |  Не согласен  |

| основание удержания и | |основание удержания | |сумму переплаты| |    вернуть    |

|    сумму переплаты    | | и сумму переплаты, | | по требованию | |   переплату   |

|                       | | срок для удержания | | работодателя  | |               |

\-----------------------/ \--------------------/ \---------------/ \---------------/

                                                                         |

/-----------------------\ /--------------------------------------\         |

|Работодатель удерживает| |   Работодатель обращается в суд за   |         |

| переплату из будущей  | |         взысканием переплаты         |         |

|  зарплаты сотрудника  | |                                      |--------/

|    (либо сотрудник    | |                                      |

| возвращает переплату  | |                                      |

|      наличными)       | |                                      |

\-----------------------/ \--------------------------------------/

            |                                           

            |             /--------------------\ /---------------\

            |             |Суд вынес решение о | |Суд отказал во |

            |             |     взыскании      | |   взыскании   |

            |             \--------------------/ \---------------/

/----------------------------------------------\ /---------------------------------\

|    Возвращенная сумма не облагается НДФЛ,    | |     Невозвращенная сумма не     |

|   страховыми взносами, не учитывается при    | |учитывается при расчете налога на|

|          расчете налога на прибыль           | |прибыль, не облагается страховыми|

|                                              | |взносами, но облагается НДФЛ, его|

|                                              | |   удерживают с других доходов   |

|                                              | |           сотрудника            |

\----------------------------------------------/ \---------------------------------/

Готовим документы

Учреждение должно зафиксировать факт ошибки в акте специально назначенной комиссии (указывают, счетная ошибка или нет). Далее, если работник вернет ошибочно выплаченные суммы, инцидент будет исчерпан.

В противном случае для удержания переплаты из зарплаты следует составить (если сотрудник не оспаривает основание и сумму переплаты):

- уведомление. В нем указывают срок удержания переплаты (не более одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неправильно исчисленных выплат). В документе сотрудник проставляет свое согласие (несогласие) на удержание;

- приказ об удержании переплаты (издается, если получено согласие сотрудника и срок удержания не истек).

Если срок принятия решения об удержании истек или работник отказывается добровольно вернуть излишне полученные суммы, взыскивать переплату работодателю придется в судебном порядке.

Все перечисленные документы оформляются в произвольном виде. Их образцы вы найдете в статье "Работнику излишне выплачена зарплата" ("Зарплата", 2009, N 8). Там же представлен и пакет необходимых документов для случая, когда сотрудник уже уволился. В статье рассказано и о налогообложении переплаты.

Бюджетный учет*(1)

Проводки, которые должен сделать бухгалтер при обнаружении переплаты зарплаты (других выплат) работнику, зависят от вида ошибки бухгалтера, от виновности (или отсутствии таковой) работника и т.д.

Отражая операции в учете, бюджетные учреждения должны руководствоваться приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению".

Первый случай - работник возвращает переплату при обнаружении счетной ошибки

Рассмотрим данный случай на примере.

Пример 1. Сотрудник учреждения А.К. Павлов занят в деятельности, приносящей доход, и получает заработную плату за счет этой деятельности. Сотруднику за ноябрь 2011 года была выплачена заработная плата в сумме 15 900 руб. (произошла счетная ошибка). При этом положенная ему сумма выплат - 15 000 руб. Переплата равна 900 руб. Работник самостоятельно возвращает сумму переплаты в кассу учреждения. Как бухгалтеру отразить возврат переплаты?

Решение. Записи, которые необходимо сделать бухгалтеру учреждения показаны в табл. 1.

Таблица 1. Возврат переплаты при счетной ошибке

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Исправлена ошибка, связанная с выявлением переплаты заработной платы (метод "Красное сторно")	2 401 20 211 "Расходы по заработной плате"	2 302 11 730 "Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате"	900
	2 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"	2 206 11 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по оплате труда"	900
Поступили суммы переплаты от работника в кассу учреждения	2 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения"	2 206 11 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по оплате труда"	900
Отражено выбытие возвращенной суммы переплаты из кассы для зачисления на лицевой счет учреждения	2 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам"	2 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения"	900
Поступили денежные средства на лицевой счет учреждения	2 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства"	2 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам"	900

Заметим, здесь и далее указывают:

- КРБ - 1-17-й разряды кода классификации расходов бюджетов по соответствующим принятым обязательствам;

- КДБ - 1-17-й разряды соответствующего кода классификации доходов бюджета 000 3 02 01000 00 0000 130 "Доходы от оказания услуг".

Обратите внимание: доходы, полученные от такой деятельности, и приобретенное за счет этих доходов имущество поступают в самостоятельное распоряжение учреждения (п. 3 ст. 298 ГК РФ). Поэтому дальнейших действий с переплатой производить не нужно.

Важен также следующий момент. В Плане счетов, утвержденном приказом Министерства финансов Российской Федерации от 16.12.2010 N 174н, нет счета 0 206 11 000 "Расчеты по авансам по оплате труда". Поэтому учреждение может в рамках формирования учетной политики ввести в состав рабочего плана счетов дополнительную аналитическую группу по синтетическому счету 20600 "Расчеты по выданным авансам" (п. 204 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н).

Второй случай - работник возвращает переплату, произошедшую по его вине

Пример 2. Воспользуемся данными примера 1. Но предположим, что переплата произошла по вине А.К. Павлова и это подтверждено решением суда. Работник возвращает задолженность в кассу. Как в этом случае отразить возврат переплаты заработной платы?

Решение. Все необходимые записи показаны в табл. 2 на с. 103.

Таблица 2. Возврат переплаты, произошедшей по вине работника (1)

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена задолженность за А.К. Павловым	2 205 31 560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг"	2 401 10 130 "Доходы от оказания платных услуг"	900
Поступила в кассу учреждения возмещаемая сумма	2 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения"	2 205 31 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг"	900
Отражено выбытие возвращенной суммы переплаты из кассы для зачисления на лицевой счет учреждения	2 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам"	2 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения"	900
Поступили денежные средства на лицевой счет учреждения	2 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства"	2 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам"	900

При этом заметим, если бы сотрудник перечислял переплату непосредственно

в банк, бухгалтер сделал бы проводки, которые приведены в табл. 3 (с. 104).

Таблица 3. Возврат переплаты, произошедшей по вине работника (2)

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена задолженность за А.К. Павловым	2 205 31 560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг"	2 401 10 130 "Доходы от оказания платных услуг"	900
Поступили денежные средства на лицевой счет учреждения	2 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства"	2 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам"	900
Поступила в кассу учреждения возмещаемая сумма	2 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения"	2 205 31 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг"	900

Третий случай - переплату удерживают из заработной платы работника

До этого мы рассмотрели проводки, которые нужно сделать, если сотрудник сам возвращает необоснованно полученные им суммы. Теперь же разберем другой случай: переплату удерживают из заработной платы работника.

Пример 3. Воспользуемся данными примера 1, с той лишь разницей, что работодатель удерживает переплату из заработной платы А.К. Павлова. Каковы в этом случае проводки?

Решение. Все необходимые записи показаны в табл. 4 на с. 104.

Таблица 4. Удержание переплаты из заработной платы

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена задолженность за А.К. Павловым	2 205 31 560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг"	2 401 10 130 "Доходы от оказания платных услуг"	900
Произведено удержание суммы переплаты из заработной платы сотрудника бюджетного учреждения А.К. Павлова	2 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"	2 304 03 730 "Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда"	900

А.Ю. Тьевар,

старший научный

редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 12, декабрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Все примеры записей в бюджетном учете согласованы со специалистами Минфина России. - Примеч. ред.