Сколько хранить документы (А.Ю. Тьевар, "Зарплата", N 12, декабрь 2011 г. )

Сколько хранить документы

Осенью официально вступил в силу приказ Минкультуры России, которым утверждены сроки хранения управленческих документов. Этому событию предшествовало судебное разбирательство, закончившееся в Высшем арбитражном суде Российской Федерации. Подробности дела и важные для всех организаций последствия судебного решения вы узнаете из статьи.

Обязанность по хранению документов

На организацию разными нормативными актами возложена обязанность хранить документы, которые образуются в процессе ее деятельности. Об этом свидетельствуют, в частности:

- подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и подпункт 5 пункта 3 статьи 24 Налогового кодекса;

- пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ);

- пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень управленческих документов), приведенный в разделе II приложения к приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - приказ N 558).

В отношении применения последнего документа произошло серьезное судебное разбирательство.

О чем спорили представители фирмы и чиновники

Суть судебного спора. Организация посчитала, что положения Перечня управленческих документов не распространяются на коммерческие предприятия. Один из главных аргументов в поддержку данного утверждения - нормативный акт не был официально опубликован в полном виде.

Документ состоит из двух частей - самого приказа и приложения, в котором содержится Перечень управленческих документов с указанием сроков их хранения. В сентябре 2010 года был опубликован лишь приказ, а длинное приложение чиновники публиковать не стали.

Что считать официальным опубликованием нормативного акта. Существуют определенные правила, которые связаны со вступлением в силу нормативного документа. Они установлены в пункте 9 Указа Президента РФ от 23.05.96 N 763. В нем сказано, что нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти подлежат официальному опубликованию:

- в "Российской газете";

- а также в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти издательства "Юридическая литература" Администрации Президента РФ. Официальным также является указанный Бюллетень, распространяемый в машиночитаемом виде научно-техническим центром правовой информации "Система".

Вердикт судей. В итоге служители Фемиды признали, что Перечень управленческих документов не был официально опубликован. Следовательно, он не вступил в силу и поэтому не влечет правовых последствий для организаций (решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11).

Дата вступления в силу Перечня управленческих документов

Перечень управленческих документов был опубликован в полном объеме в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 19 сентября 2011 года. Через 10 дней он вступил в силу (а именно 30 сентября 2011 года). Именно с этой даты и начинают действовать положения данного документа.

Что изменилось в перечне управленческих документов

До принятия Перечня управленческих документов действовал Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 года.

По сравнению с ним в Перечне управленческих документов в большинстве случаев увеличены сроки хранения ряда значимых документов. Кроме того, добавилась новая статья, касающаяся документов (заявлений работника о согласии на обработку персональных данных, сведений, уведомлений) о субъекте персональных данных (ст. 666 Перечня управленческих документов). Организация обязана хранить их не менее 75 лет.

На практике возник вопрос, как поступить с документами, у которых в 2011 году по старым правилам истекает срок хранения, а согласно Перечню управленческих документов их нужно хранить гораздо дольше.

По мнению редакции, новые порядок и сроки хранения документов применяются как для вновь передаваемых на хранение документов, так и в отношении уже хранящихся.

Пример 1. В ООО "Ростовский веник" с 2007 года хранятся положения об оплате труда и премировании работников. Когда истекает срок хранения документов?

Решение. По старым правилам срок хранения документов истек бы через пять лет, в 2011 году. Однако теперь Перечень управленческих документов обязывает компании хранить подобные бумаги постоянно (ст. 411 Перечня управленческих документов).

Сколько хранить кадровые документы и документы по расчетам с персоналом

Перечень управленческих документов обязаны применять все организации независимо от формы собственности. Об этом сказано в пункте 1 статьи 17 и пункте 1 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, а также в приказе N 558.

Как найти нужную информацию

Перечень управленческих документов приведен в приложении к приказу N 558. Оно состоит из двух частей:

- часть I "Общие положения";

- часть II - Перечень управленческих документов (12 разделов). Информацию о хранении кадровых документов, документов, связанных с трудовой деятельностью, вы найдете в разделах 1, 4, 7, 8.

Порядок исчисления сроков хранения

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 части I "Общие положения" приложения к приказу N 558).

Пример 2. Сотрудник уволился 31 января 2011 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Решение. Личные карточки хранятся 75 лет (ст. 658 раздела II Перечня управленческих документов). Отсчет срока следует начать с 1 января 2012 года. Соответственно карточка должна храниться до 31 декабря 2086 года.

К сведению. В процессе деятельности организации оформляются различные документы. Информация о сроках их хранения содержится не только в нормативных актах, перечисленных в статье. В настоящее время действуют также:

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182);

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.88).

Обозначения для сроков хранения

Часть сроков определена в Перечне управленческих документов числовыми показателями, например 5 или 75 лет. Для некоторых документов время хранения точно не прописано. Срок указан словами, буквенными обозначениями. Разберемся, как слова перевести в годы.

"Постоянно" означает, что продолжительность хранения не может быть менее 10 лет. Это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

Срок хранения "до минования надобности" не может быть менее одного года.

Отметка "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК") означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

Такие правила установлены в Перечне управленческих документов (в сносках после таблицы).

Минимальные сроки хранения

Перечень управленческих документов не является единственным нормативным актом, который регулирует сроки хранения документов.

Так, например, налоговым законодательством установлен минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Он составляет не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Согласно пункту 1 статьи 17 Закона N 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета не менее пяти лет.

Полезная таблица

Для вашего удобства редакция подготовила аналитическую таблицу (с. 113). В ней приведена информация о сроках хранения документов, связанных с персоналом организации.

Таблица. Сроки хранения документов

Наименование документа	Срок хранения (количество лет)	Ссылка на пункт Перечня управленческих документов (если не указаны другие документы)
1	2	3
1. Трудовые отношения
1.1. Прием на работу
Заявление работника	75	656
Трудовой договор	75	657
Приказ	75	656
Личная карточка	75	658
Трудовая книжка	До востребования	664
Журнал учета бланков трудовых книжек	5	695
Заявления работника о согласии на обработку персональных данных	75	666
1.2. Отпуска
График отпусков	1	693
Заявление на отпуск	75	656
Заявление о переносе отпуска	75	656
Уведомление об отсутствии возможности выплатить отпускные и о переносе отпуска	75	656
Приказ об отпуске	75	656
Записка-расчет	5	665
1.3. Командировка
Служебная записка:		669
- командировка по России	5
- командировка за пределы России	10
План командировок:		669
- командировка по России	5
- командировка за пределы России	10
Приказ о направлении работника в командировку	75	656
Служебное задание:		669
- командировка по России	5
- командировка за пределы России	50
Командировочное удостоверение:		668
- командировка не в районы Крайнего Севера;	5
- командировка в районы Крайнего Севера	75
Отчет о выполнении служебного задания:		669
- командировка по России	5
- командировка за пределы России	10
Авансовый отчет	5	362
Журнал учета работников, прибывших к месту командировки	5	695
Журнал учета работников, выбывающих в командировки	5	695
1.4. Неполное рабочее время
Приказ о введении режима неполного рабочего времени	75	656
Уведомление профсоюзной организации	5	665
Уведомление службы занятости	5	665
Уведомление работника	75	656
Дополнительное соглашение к трудовому договору	75	657
Приказ об отмене режима неполного рабочего времени	75	656
1.5. Сверхурочная работа
Служебная записка	75	656
Обращение к работнику	75	656
Приказ	75	656
Справка о сумме заработка для расчета	5	597
1.6. Организация труда и служебной деятельности
Переписка по вопросам трудоустройства, например письменное приглашение на работу	5	564
Предложения органов власти о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот	Постоянно	566
Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда:
- по месту разработки и утверждения	Постоянно
- в других организациях	До замены новыми	571
Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий	5	573
Коллективные договоры	Постоянно	576
Коллективные договоры, присланные для сведения	До минования надобности
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения	Постоянно	577
1.7. Увольнение
По собственному желанию работника
Заявление работника	75	656
Приказ	75	656
По соглашению сторон трудового договора
Предложение работодателя	75	656
Ответ работника	75	656
Протокол согласования интересов сторон	75	656
Соглашение сторон	75	657
Приказ	75	656
По сокращению штата
Протокол собрания учредителей	Постоянно	52
Приказ о сокращении	75	656
Уведомление службы занятости	5	650
Уведомление профсоюзного комитета	5	650
Протокол заседания комиссии по сокращению	5	650
Уведомление работника	75	656
Акт об отказе работника получить уведомление о сокращении	75	656
Приказ об изменении штатного расписания	Постоянно	71
Приказ об увольнении по сокращению	75	656
2. Нормирование и оплата труда
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:		598
- по месту разработки и утверждения	Постоянно
- в других организациях	До замены новыми
Положение об оплате труда и премировании работников	Постоянно	411
Табель учета рабочего времени:		586
- нормальные условия труда	5
- тяжелые, вредные и опасные условия труда	75
Расчетно-платежная ведомость	5	412
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников	5	600
3. Учет страховых взносов
Карточка индивидуального учета	6	Пункт 6 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ
Платежные поручения на перечисление страховых взносов
Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов
Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС РФ и РСВ-1 ПФР)
4. НДФЛ
Налоговая карточка по учету НДФЛ	5	394
Справка по форме 2-НДФЛ	5	396
4.1. Налоговые вычеты
Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)	5	362
Заявление об отказе от вычета	5	362
Заявление о последовательности применения вычетов	5	362
4.2. Недоимка по НДФЛ
Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ	5	382
Пояснительная записка налогового агента в ИФНС	5	382
Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ	5	382
5. Пособия
Листок нетрудоспособности	5	896
Журналы регистрации листков нетрудоспособности	5	897
Заявление о выплате пособия	5	415
6. Документы для ФСС России
Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму	5	635
План мероприятий по предупреждению производственного травматизма	5	635
План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний	5	635
Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму	5	635
7. Документы для ПФР
7.1. Персонифицированный учет
Индивидуальные сведения	75	905
7.2. Софинансирование пенсии
Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов	5	362
Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)	5	382

Таблица подготовлена на базе Перечня управленческих документов. В ней также учтены минимальные сроки хранения документов, установленные Налоговым кодексом и Законом N 129-ФЗ.

Ответственность за нарушение сроков хранения документов

При нарушении сроков хранения компании грозит штраф.

Нормы Налогового кодекса

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, они вправе наложить на организацию штраф в размере (ст. 120 НК РФ):

- 10 000 руб. - если нарушения совершены в течение одного налогового периода;

- 30 000 руб. - если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода.

Нормы КоАП РФ

В Кодексе об административных правонарушениях предусмотрено несколько статей, в которых говорится о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Так, нарушение акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью сроков хранения документов наказывается штрафом:

- от 2500 до 5000 руб. - для должностных лиц;

- от 200 000 до 300 000 руб. - для юридических лиц.

Об этом говорится в статье 13.25 КоАП РФ.

Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, санкции будут возложены на должностных лиц. Им придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: никто не может нести административную ответственность дважды за одно и то же административное правонарушение (ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ).

Чтобы не давать повода проверяющим для начисления штрафа, документы нужно правильно сохранить. В следующих номерах вы прочитаете о том, как передать документы в архив.

А.Ю. Тьевар,

старший научный

редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 12, декабрь 2011 г.