Как оформить и отразить в налоговом учете результаты инвентаризации основных средств (П.Г. Панина, "Российский налоговый курьер", N 23, декабрь 2011 г.)

Как оформить и отразить в налоговом учете результаты инвентаризации основных средств

В ходе инвентаризации, которая проводится перед составлением годовой отчетности, компания может выявить не только ранее не учтенные или отсутствующие МПЗ*(1), но и основные средства. Какие документы нужно оформлять в подобных ситуациях? Как оприходовать обнаруженные объекты, а также списать недостачу?

В отношении основных средств инвентаризация должна проводиться не реже чем один раз в три года, хотя организация может установить в учетной политике и более частый период ее проведения (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н). В состав проверяемого имущества входят не только собственные, но и арендованные основные средства, а также имущество, находящееся на ответственном хранении.

В целях налогового учета к основным средствам относится имущество первоначальной стоимостью более 40 000 руб., используемое в качестве средств труда для производства и реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также для управления организацией. К таким объектам, в частности, относятся здания, сооружения, машины и оборудование, транспортные средства, инструменты, вычислительная техника, производственный и хозяйственный инвентарь. Малоценные основные средства стоимостью до 40 000 руб. включаются в состав материальных расходов на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ.

Напомним, общие правила инвентаризации установлены соответствующими Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 N 49 (далее - Методические указания).

Так, перед проведением инвентаризации компания должна удостовериться в наличии у нее документов на имущество. Необходимо проверить наличие заполненных инвентарных карточек, технических паспортов, свидетельств о праве собственности на объекты, накладных и прочих правоустанавливающих документов (см. также врезку справа).

Руководитель организации издает приказ по форме N ИНВ-22, в котором указываются сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, а также перечисляется имущество, подлежащее осмотру и пересчету.

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью по форме N ИНВ-1, сличительной ведомостью по форме N ИНВ-18, а также итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме N ИНВ-26 по всему имуществу компании (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88 и от 27.03.2000 N 26).

Составление перечисленных выше первичных документов является обязательным для всех налогоплательщиков. В противном случае организация не сможет обосновать свои расходы и доходы в целях налогового и бухгалтерского учета.

Инвентаризационная опись основных средств - форма N ИНВ-1

Она применяется для фиксирования данных инвентаризации основных средств. Инвентаризационная опись оформляется в двух экземплярах по каждому месту хранения ценностей, один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица.

Описи составляются отдельно по следующим группам основных средств:

- производственного назначения;

- непроизводственного назначения;

- арендованные;

- принятые на ответственное хранение.

Перед началом проведения инвентаризации форма N ИНВ-1 выдается комиссии с заполненными графами - с 1-й по 9-ю. А также от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка, которая включается в заголовочную часть формы. При заполнении описи нужно учесть следующие особенности:

- основные средства вносятся в опись по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта;

- машины, оборудование и транспортные средства заносятся индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения и мощности;

- однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов;

- графа 9 "Номер паспорта" заполняется только на объекты, содержащие драгоценные металлы и камни;

- если основные средства в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации или в капремонте, то они инвентаризуются до момента их временного выбытия. К таким объектам могут относиться морские и речные суда, отправленные в рейс, железнодорожные составы, автомашины и различное оборудование.

Справка. Инвентарный номер основного средства

Для контроля за сохранностью каждому объекту основных средств при принятии его к учету должен присваиваться соответствующий инвентарный номер. Он может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, наклейки, нанесен краской или иным способом на усмотрение организации.

Для удобства проверки организация может воспользоваться новой технологией штрихкодирования и считывать данные с объекта специальным устройством - сканером. Инвентарный номер сохраняется за объектом на весь период его нахождения в организации.

Номера выбывших объектов не рекомендуется присваивать вновь принятым к учету объектам в течение пяти лет после выбытия (п. 11 Методических указаний по бухучету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.03 N 91н).

При невозможности обозначения инвентарного номера на объекте в связи с требованием эксплуатации его можно отразить только в соответствующих регистрах, без нанесения на сам объект (например, на медицинские приборы).

Инвентаризационная комиссия заполняет графу 10 "Фактическое наличие" объектов. На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию, а также причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.д.).

Стоимость, по которой объекты отражаются в описи, законодательством не установлена. При этом логично считать, что раз проверка нацелена на установление достоверности статей баланса, то и стоимость имущества следует отражать по балансовой, то есть остаточной стоимости. В этом случае объекты, которые полностью самортизированы, но продолжают функционировать и приносить прибыль компании, будут отражены в инвентаризационной описи по нулевой стоимости.

Имущество других лиц и имущество, требующее госрегистрации. В ходе проведения инвентаризации комиссия может обнаружить излишек не только собственного имущества организации, но и другого лица (например, когда сотрудник использует свой личный компьютер в служебных целях). Либо дорогостоящие подарки от партнеров, которые не были отражены в учете и не подтверждены документально. В подобных ситуациях комиссия устанавливает причину нарушения и порядок дальнейших действий с найденным объектом. В описи нужно обязательно сделать пометку об отсутствии правоустанавливающих документов.

Напомним, использование имущества сотрудника в служебных целях должно быть оформлено документально, а его износ возмещен путем выплаты компенсации или арендной платы (если имущество используется согласно договору аренды). В противном случае принадлежность указанного объекта имущества придется доказывать или он может быть квалифицирован как безвозмездно полученный, с вытекающими негативными налоговыми последствиями.

Кроме того, в учете компании могут числиться основные средства, права на которые требуют обязательной государственной регистрации. Если по таким объектам необходимые документы отсутствуют или не поданы на госрегистрацию, то и эксплуатировать их нельзя. В частности, это могут быть здания, котельная, нефтяные вышки, газопроводы и прочее имущество. Об этом также обязательно нужно сделать отметку в инвентаризационных документах.

Нередко организация имеет на балансе сложные активы, состоящие из нескольких частей, которые в свою очередь могут быть использованы отдельно друг от друга, являясь самостоятельными инвентарными объектами с присвоенным номером (офисная мебель). В этом случае в опись вносится каждый инвентарный объект.

При выявлении объектов, которые ошибочно не были отражены в учете, они должны быть оприходованы по решению инвентаризационной комиссии (п. 3.3 Методических указаний).

Капвложения, не отраженные в учете. Если по некоторым объектам в учете отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по ним. К примеру, по следующим объектам должна быть указана такая информация:

- по зданиям - назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;

- по мостам - местонахождение, использованные материалы и размеры;

- по дорогам - тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна.

Если комиссия установит, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и указать в описи данные о произведенных изменениях. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Примечание. Недостроенные объекты, а также прочие не введенные в эксплуатацию основные средства должны инвентаризоваться вместе с остальным имуществом ежегодно. Для них нужно самостоятельно разработать форму инвентаризационной описи.

Вместе с тем на балансе организации на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы" могут числиться суммы, формирующие стоимость недостроенных, а также прочих объектов основных средств, которые не были приняты к учету. Отметим, что такие внеоборотные активы в отличие от основных средств должны инвентаризоваться вместе с остальным имуществом ежегодно.

В соответствии с пунктом 3.32 Методических указаний инвентаризационная комиссия по незавершенному капитальному строительству в ведомости указывает наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду, конструктивным элементам, оборудованию и др. При этом проверяется:

- не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, который фактически не начат;

- состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов. Выявляются причины и основание для их консервации.

На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, ввод в действие которых документально не оформлен, а также на законченные, но по каким-либо причинам не введенные в эксплуатацию объекты составляются особые описи (п. 3.33 Методических указаний). В связи с тем что формы документов для таких объектов законодательством не предусмотрены, организации необходимо разработать и утвердить их в учетной политике самостоятельно.

Имущество, находящееся на ответственном хранении и арендованное. Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются также и объекты, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. На такие объекты составляется отдельная опись в трех экземплярах обособленно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. В ней дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов (п. 3.7 Методических указаний). Один экземпляр данной описи высылают в адрес арендодателя.

Инвентаризация арендованных основных средств у арендатора начинается с проверки копий инвентарных карточек, переданных арендодателем, или инвентарных карточек, открытых арендатором, в оценке, указанной в договоре аренды, по арендодателям и по каждому арендованному объекту.

Проверка основных средств, переданных в аренду, у арендодателя ноя сит документальный характер. Поскольку имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя и в течение всего срока аренды учитывается на его балансе, инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость. Исключением из общего правила является аренда организации как имущественного комплекса, а также лизинг.

Так, при аренде имущественного комплекса основные средства учитываются на балансе арендатора, а при лизинге - у любой из сторон согласно договору лизинга. Сведения переданных в аренду основных средств арендодатель сверяет с данными описи, полученной от арендатора.

Поскольку договором аренды могут быть предусмотрены работы по реконструкции и иному улучшению арендатором объекта, полученного в аренду, в ходе инвентаризации проверяются данные улучшения. Отделимые улучшения по общему правилу являются собственностью арендатора, а неотделимые - признаются собственностью арендодателя и переходят к нему по окончании срока аренды.

Опись подписывается членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность основных средств. На каждой странице указывается прописью число вошедших порядковых номеров, общая численность и стоимость объектов.

Примечание. В ходе инвентаризации проверяются объекты неотделимых и отделимых улучшений, произведенных арендатором согласно договору в отношении предмета аренды.

Сличительная ведомость по форме N ИНВ-18

Данная ведомость применяется для отражения результатов инвентаризации основных средств или нематериальных активов, по которым комиссия выявила отклонения от данных бухучета. В ней указываются расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Если обнаружена недостача, то по ней устанавливаются сумма, причины возникновения, виновные лица, а также определяются способы погашения или списания недостачи, которые затем фиксируются в общей инвентаризационной ведомости по форме N ИНВ-26.

На первой странице сличительной ведомости организация перечисляет основные средства, указывает их краткую характеристику, год приобретения, номер паспорта, а также заводской и инвентарный номера. Отдельные сличительные ведомости составляются на ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные).

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам. В остальном порядок заполнения указанного документа не отличается от оформления инвентаризационной ведомости для ТМЦ, которое уже было рассмотрено.

Примечание. До 1 января 2009 года выявленные при инвентаризации объекты не признавались амортизируемым имуществом и принимались на учет по нулевой стоимости, так как налоговое законодательство не содержало норм по установлению стоимости таких объектов.

Пример 1

Организация, занимающаяся полиграфией, в октябре 2011 года провела инвентаризацию основных средств, в ходе которой было установлено следующее:

- недостача фотооборудования - 1 шт., учетная стоимость которого - 1 000 000 руб.;

- неучтенный ноутбук - 1 шт., его рыночная стоимость - 50 000 руб.;

- количество лазерных принтеров соответствует учетным данным - 20 шт., стоимость каждого - 45 000 руб. Их общая стоимость - 900 000 руб.

Остаточная стоимость фотооборудования на момент проведения инвентаризации составляла 916 666,67 руб. Лица, виновные в хищении имущества, не установлены.

Основные средства компании были застрахованы. Страховая выплата согласно договору в размере 500 000 руб. перечисляется на расчетный счет организации в момент получения от следственных органов документов о проведенном расследовании.

Таким образом, организация в октябре 2011 года в налоговом учете отразила в составе амортизируемого имущества ноутбук и одновременно признала внереализационный доход в размере его первоначальной стоимости - 50 000 руб. С ноября 2011 года она вправе начать начислять амортизацию по данному объекту.

В месяце получения документа от следственных органов об отсутствии виновных лиц компания отразит в составе внереализационных расходов сумму недостачи, связанную с хищением фотооборудования, в размере остаточной стоимости данного объекта - 916 666,67 руб., а также внереализационный доход в виде страхового возмещения в сумме 500 000 руб.

Фрагменты заполненных описи и ведомости по формам N ИНВ-1 и ИНВ-18 приведены выше.

Рисунок 1. Фрагмент инвентаризационной описи основных средств по форме N ИНВ-1

2-я страница формы N ИНВ-1

Номер по порядку	Наименование, назначение и краткая характеристика объекта	Документ, подтверждающий принятие объекта на ответственное хранение (аренду)			Год выпуска (постройки, приобретения)	Номер			Фактическое наличие		Поданным бухгалтерского учета
						инвентарный	заводской	паспорта (документа о регистрации)	количество, шт.	стоимость, руб. коп.	количество, шт.	стоимость, руб. коп.
		наименование	дата	номер
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
1	Ноутбук	-	-	-	2011	00003	LTN141X		22	1 100 000	21	1 050 000
2	Принтер лазерный	-	-	-	2009	00001	IRS2645	IR82645	20	900 000	20	900 000
3	Фотооборудование	-	-	-	2010	00002	KS56S	KS568	1	1 000 000	2	2 000 000
Итого									43	3 000 000	43	3 950 000

Итого по странице:

               а) количество порядковых номеров       Три

                                                   _____________

                                                    (прописью)

               б) общее количество единиц фактически  Сорок три

                                                    _____________

                                                       (прописью)

               в) на сумму фактически   Три миллиона

                                   ______________________________

                                                    (прописью)

                                            руб.    00      коп.

   ----------------------------------------      ----------

Рисунок 2. Фрагмент сличительной ведомости по форме N ИНВ-18

Оборотная сторона формы N ИНВ-18

Номер по порядку	Наименование и краткая характеристика объекта	Арендодатель, срок аренды	Год выпуска (постройки, приобретения)	Номер			Результаты инвентаризации
				инвентарный	заводской	паспорта (документа о регистрации)	излишек		недостача
							количество, шт.	стоимость, руб. коп.	количество, шт.	стоимость, руб. коп.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	Ноутбук	-	2011	00003	LTN141X	LT9N141X	1	50 000	-	-
2	Фотооборудование	-	2010	00002	KS56S	KS56S	-	-	1	1 000 000
Итого							1	50 000	1	1 000 000

                     Бухгалтер   Иванова       Иванова Е.А.

                              ____________  _______________________

                                (подпись)    (расшифровка подписи)

С результатами сличения согласен(ны):

                                        начальник

                                      производственного

                                         отдела            Сидоров      Сидоров И.А.

Материально ответственное(ые) лицо(а) __________________ __________ _____________________

                                         (должность)     (подпись)  (расшифровка подписи)

                                      __________________ _________  _____________________

                                         (должность)     (подпись)  (расшифровка подписи)

Как учитывать излишки по основным средствам, выявленным в ходе инвентаризации

В налоговом учете выявленные объекты ОС признаются амортизируемым имуществом при соблюдении общеустановленных условий (ст. 256 НК РФ). Согласно пункту 20 статьи 250 НК РФ их рыночная стоимость включается в состав внереализационных доходов на дату принятия к учету. Аналогичное мнение изложено в письме Минфина России от 06.06.08 N 03-03-06/4/42.

В соответствии с пунктом 1 статьи 257 НК РФ первоначальной стоимостью данного объекта имущества будет также являться его рыночная стоимость без учета НДС и акцизов (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ). Организация вправе начать начислять амортизацию по таким ОС в общеустановленном порядке с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию. При этом амортизационная премия по этому объекту не применяется, поскольку отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на его создание и приобретение (письмо Минфина России от 29.12.09 N 03-03-06/1/829).

Отметим, выявленное при инвентаризации имущество может быть оценено по стоимости ниже 40 000 руб. Такой объект подлежит включению в состав материальных расходов на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ.

Реализация выявленных излишков основных средств

Выручка от продажи основного средства, оприходованного в результате инвентаризации, включается в состав доходов от реализации в общеустановленном порядке (п. 1 ст. 248 и п. 1 ст. 249 НК РФ). Одновременно организация отражает в расходах его остаточную стоимость и затраты, непосредственно связанные с реализацией: расходы по оценке, хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемого объекта.

Если при продаже ОС организация получила убыток, то она сможет учесть его в расходах не единовременно, а равными долями в течение оставшегося срока полезного использования объекта (п. 3 ст. 268 НК РФ).

Пример 2

Компания в октябре 2011 года в ходе инвентаризации выявила неучтенный компьютер, рыночная стоимость которого - 41 000 руб. (без учета НДС). В налоговом учете в этом же месяце она ввела данный объект в эксплуатацию, а также признала внереализационный доход в сумме 41 000 руб. Срок полезного использования этого основного средства - 3 года (36 месяцев). Амортизацию организация начисляет линейным методом, поэтому с ноября 2011 года ежемесячная сумма амортизации составляет 1138,88 руб. (41 000 руб. : 36 мес.).

Предположим, данный компьютер продан 1 декабря 2011 года за 35 000 руб. (включая НДС 5338,98 руб.). Сумма амортизации, начисленная за ноябрь 2011 года, равна 1138,88 руб. Остаточная стоимость основного средства на момент реализации - 39 861,12 руб. (41 000 - 1138,88).

Таким образом, убыток от реализации компьютера составляет 10 200,1 руб. (39 861,12 - 29 661,02). Часть суммы убытка, подлежащая отнесению на расходы в декабре и следующих месяцах, равна 291,43 руб. [10200,01 руб. : (36 мес. - 1 мес.)].

Примечание. При выявлении недостачи основных средств порядок списания недостачи зависит от того, установлены виновные лица или нет.

Налоговый учет недостачи основных средств

В целях налогообложения прибыли недостача основных средств отражается следующим образом. Если виновные лица не установлены, то ущерб, равный остаточной стоимости объекта, учитывается во внереализационных расходах на дату получения документа от следственных органов об отсутствии виновных лиц (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ и письмо Минфина России от 27.08.10 N 03-03-06/4/81).

При наличии виновных лиц убытки от недостачи основных средств также могут быть включены в состав внереализационных расходов. Но только одновременно с отражением во внереализационных доходах суммы компенсации, которую организация получит от виновного лица в счет возмещения ущерба (п. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 и подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ). Моментом признания этих доходов при методе начисления является дата признания должником суммы ущерба или дата вступления в законную силу решения суда при взыскании ущерба в принудительном порядке (см. также врезку справа).

Кстати. Если похищенное основное средство вернули

Списанное в качестве недостачи основное средство может быть возвращено или найдено организацией самостоятельно спустя некоторое время после инвентаризации.

В подобной ситуации налогоплательщику следует пересчитать налогооблагаемую прибыль за прошлый период, исключив из учета расход в размере недостачи. Если организация согласно разъяснениям финансового ведомства восстановила НДС, то она должна представить уточненную налоговую декларацию за период, в котором налог был восстановлен (письмо Минфина России от 01.11.07 N 03-07-15/175). Кроме того, в связи с пересчетом сумм налогов у организации может возникнуть недоимка и как следствие этого - пени.

Предположим, похищенное имущество было застраховано и страховая компания возместила организации убытки от его потери, а затем было установлено виновное лицо. Тогда в соответствии со статьей 965 ГК РФ к страховой компании переходит в пределах выплаченной суммы право требования, которое организация-страхователь имеет к виновному лицу. Поэтому если по решению суда виновное в хищении лицо будет обязано возместить ущерб потерпевшему, то данная сумма в пределах выплаченного страхового возмещения должна быть перечислена страховой компании. Следовательно, у налогоплательщика повторно в доходы указанная сумма включаться не будет. В этом случае организация вправе учесть в составе расходов стоимость похищенного имущества (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), не покрытую суммой страхового возмещения.

Отметим, не удастся списать убыток в расходы, если:

- виновное лицо установлено, но работодатель решил не взыскивать ущерб;

- нет документов, подтверждающих отсутствие виновных лиц.

В ходе инвентаризации может возникнуть ситуация, когда недостающее имущество уже полностью самортизировано, но продолжает числиться в учете, так как оно еще способно приносить доход. В данном случае у организации отсутствуют как доходы, так и расходы в виде остаточной стоимости основного средства, а упущенную выгоду, то есть неполученную прибыль в будущем от этого объекта, с виновного работника взыскать нельзя. Основание - статья 238 ТК РФ.

Как быть с "входным" НДС по недостающим объектам основных средств

По мнению контролирующих органов, в случае утраты ОС следует руководствоваться подпунктом 2 пункта 3 статьи 170 НК РФ. А значит, сумму налога, ранее правомерно предъявленную к вычету, в периоде списания объекта следует восстановить пропорционально его остаточной стоимости. При этом восстановленный НДС учитывается в качестве прочих расходов согласно статье 264 НК РФ (письма Минфина России от 29.01.09 N 03-07-11/22, от 15.05.08 N 03-07-11/194 и от 14.08.07 N 03-07-15/120).

Однако суды указывают, что пункт 3 статьи 170 НК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев восстановления НДС и такое основание, как хищение имущества, в нем не указано. Также списание ОС по названным причинам не предполагает их дальнейшего использования для каких бы то ни было операций, в том числе для операций, перечисленных в пункте 2 статьи 170 НК РФ. Поэтому при наступлении указанных событий налог восстанавливать не надо (решение ВАС РФ от 23.10.06 N 10652/06). Однако, если организация не восстановит налог, то свою позицию ей придется отстаивать в суде.

П.Г. Панина,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 23, декабрь 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) О документах, которые нужно оформить при проведении инвентаризации ТМЦ, читайте в РНК, 2011, N 22, с. 64.