Зарплата: правильно закрываем год (О.А. Шаркаева, "Актуальная бухгалтерия", N 1, январь 2012 г.)

Зарплата: правильно закрываем год

Очередной Всероссийский спутниковый онлайн-семинар компании "Гарант" был посвящен трудовым выплатам. Мероприятие провела Ольга Анатольевна Шаркаева, к.э.н., аттестованный профессиональный бухгалтер, аттестованный преподаватель ИПБ России.

Расходы на оплату труда уменьшают базу по налогу на прибыль и по "упрощенному" налогу при объекте "доходы минус расходы". В связи с этим контролеры ИФНС России во время проверок уделяют зарплатным документам повышенное внимание. Такой усиленный контроль обязывает бухгалтера внимательно относиться к ошибкам в учете зарплаты и начислении взносов. Чтобы минимизировать проблемы, нужно привести в порядок все документы, связанные с трудовыми выплатами.

Стоит проверить трудовые договоры, в которых зафиксированы все условия работы и оплаты труда и установлены гарантии в виде отпусков и компенсаций*(1). Также нужно обратить внимание на локальные нормативные акты (коллективный договор) и первичные документы, которые подтверждают расходы на оплату труда (приказы, ведомости, расчетные листы, авансовые отчеты, документы по командировкам и т.д.)*(2).

Во второй части мероприятия Ольга Анатольевна ответила на практические вопросы участников онлайн-семинара.

Мы перечислили зарплату на карточки работников 5-го числа, а НДФЛ заплатили в течение следующих десяти дней. Является ли это ошибкой?

Да. НДФЛ нужно платить в день перечисления денег на банковские карточки работников, то есть 5-го числа*(3). Штрафных санкций не будет, так как налог был уплачен, но вам придется заплатить пени за каждый день просрочки платежа по НДФЛ*(4).

Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком с 1 января по 30 сентября 2011 года. В октябре она вышла на работу.

Можно ли дать ей стандартный налоговый вычет в 400 рублей, если сумма пособия по уходу за ребенком за 9 месяцев составила 42 000 рублей?

Пособие по уходу за ребенком не включается в базу по НДФЛ, поэтому никак не влияет на расчет этого налога. То есть стандартный вычет в 400 рублей нужно предоставлять с октября 2011 года, если сотрудница написала заявление на вычет.

Примечание. Размер пособия по уходу за ребенком не влияет на расчет НДФЛ.

Мы платим аванс 25-го числа каждого месяца. Нужно ли перечислять в этот день НДФЛ с аванса?

Нет. НДФЛ нужно удерживать и перечислять в момент окончательного расчета с сотрудником за отработанный месяц, то есть вместе с выплатой второй части зарплаты*(5).

Сотрудник работает по совместительству 8 часов в неделю. Можно ли установить ему оклад 4000 рублей в месяц, прописав это в трудовом договоре?

Нет, нельзя. Оклад устанавливается не трудовым договором, а штатным расписанием. В трудовом договоре можно предусмотреть только продолжительность рабочей недели (в вашем случае 8 часов).

У сотрудника есть определенная должность, по ней штатным расписанием установлен оклад для 40-часовой рабочей недели. Исходя из этой ставки посчитайте сумму зарплаты для 8-часовой рабочей недели. Если у вас получается 4000 рублей в месяц, то проблем не будет. В противном случае вы нарушите трудовое законодательство.

Примечание. Оклад по должности устанавливается штатным расписанием, а не трудовым договором.

Сотрудник не хочет идти в отпуск, просит выплатить ему денежную компенсацию. Возможно ли это?

Нет. Такую компенсацию сотрудник может получить только при увольнении*(6).

Примечание. Компенсацию за неиспользованный отпуск можно получить только при увольнении.

Компания находится на УСН. Мы выплачиваем сотруднику компенсацию за использование его сотового телефона в рабочих целях. Нужно ли на такую выплату начислять НДФЛ и страховые взносы? Можно ли учесть эту компенсацию в расходах?

Да, в расходах ее учесть можно. Для этого в локальном нормативном акте компании (например, в положении об использовании личного имущества сотрудников) должны быть указаны условия использования сотового телефона и размер компенсации. С сотрудником нужно заключить письменное соглашение об использовании его телефона в рабочих целях*(7). В таком случае страховые взносы и НДФЛ платить не нужно, это не предусмотрено законодательством.

Если же вы не заключите с работником соглашение, а выпустите приказ на выплату компенсации, придется заплатить НДФЛ и взносы, так как приказ не является внутренним нормативным актом компании.

Примечание. Условие использования личного телефона сотрудника нужно прописать в локальном акте.

Можно ли отнести в расходы компенсацию за задержку зарплаты?

Нет, нельзя. Задержка зарплаты - это нарушение Трудового кодекса. Компенсация за задержку платится за счет собственных средств компании и в расходах не учитывается.

Примечание. Компенсацию за задержку зарплаты нельзя учесть в расходах.

Можно ли вернуть излишне удержанный НДФЛ сотруднику наличными деньгами из кассы?

Нет, нельзя. Вернуть излишне удержанный НДФЛ можно только в безналичном порядке (на расчетный счет в банке, карточку либо сберкнижку работника). Если вы выдадите сумму из кассы, придется заплатить штраф, причем со всей суммы НДФЛ, а не только с суммы излишнего удержания налога*(8).

Руководитель компании был в командировке (на выставке), но не проставил печати в командировочном удостоверении. Что нужно написать в отчете о проделанной работе? Как подтвердить расходы?

Организаторы выставок действительно очень редко занимаются проставлением печатей на командировочных удостоверениях посетителей. В данном случае чтобы подтвердить расходы по командировке, нужно представить в бухгалтерию все документы с выставки (билеты, буклеты и раздаточный материал, фотографии). Если сотрудник вел какие-либо переговоры, участвовал в круглых столах или других мероприятиях, проводимых в рамках выставки, ему нужно написать об этом в отчете о проделанной работе. Должны быть также косвенные документы, подтверждающие командировку: на проживание, проезд и т.д.

Примечание. Командировочные расходы можно подтвердить косвенными документами.

По какому курсу считать суточные на загранкомандировку - на день вылета в командировку или на день сдачи авансового отчета?

Суточные признаются доходом сотрудника на дату выплаты, то есть считать их нужно по курсу на дату выдачи денег командированному сотруднику*(9).

О.А. Шаркаева,

аттестованный профессиональный бухгалтер,

аттестованный преподаватель ИПБ России, к.э.н.

"Актуальная бухгалтерия", N 1, январь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 57 ТК РФ

*(2) абз. 2 п. 1 ст. 252, ст. 255 НК РФ

*(3) п. 6 ст. 226 НК РФ

*(4) ст. 75 НК РФ

*(5) п. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ

*(6) ст. 127 ТК РФ

*(7) письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19

*(8) ст. 231 НК РФ

*(9) ст. 226 НК РФ