Инструкция, как составить регламент проверки контрагентов (А.А. Кафтанников, "Российский налоговый курьер", N 1-2, январь 2012 г.)

Инструкция, как составить регламент проверки контрагентов

С 19 декабря 2011 года введена уголовная ответственность за создание фирм-однодневок. То есть борьба государства с ними переходит на новый уровень. В связи с этим еще актуальнее стал вопрос о том, как компаниям проверять контрагентов. Многие эксперты рекомендуют разработать собственный регламент.

Каждая организация, исходя из специфики деятельности и количества поставщиков и исполнителей, самостоятельно решает, будет она разрабатывать документ, регламентирующий порядок проверки контрагентов, или нет. Он необходим, если по разным партнерам или видам совершаемых сделок компания собирает разный набор сведений.

Чтобы оптимизировать проверочные мероприятия, все виды заключаемых сделок рекомендуем разделить на три категории: сделки с высокой, средней или низкой степенью риска. Порядок отнесения сделки к одной из указанных категорий можно закрепить в том же регламенте проверки контрагентов или утвердить отдельным документом*(1).

За создание фирм-однодневок теперь установлена уголовная ответственность

С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен статьями 173.1 и 173.2, предусматривающими уголовную ответственность за создание фирм-однодневок и за незаконное использование для этого персональных данных физических лиц и документов, удостоверяющих личность. Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.11 N 419-ФЗ.

Итак, образование, создание или реорганизация юридического лица через подставных лиц наказывается (ч. 1 ст. 173.1 УК РФ):

- штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от семи месяцев до одного года;

- принудительными работами на срок до трех лет;

- лишением свободы на тот же срок.

Причем под подставными лицами понимаются учредители, участники или руководители юридического лица, которые были введены в заблуждение для того, чтобы образовать, создать или реорганизовать это юрлицо.

За те же деяния, совершенные с использованием служебного положения либо группой лиц по предварительному сговору, предусмотрены (ч. 2 ст. 173.1 УК РФ):

- штраф в размере от 300 000 до 500 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет;

- обязательные работы на срок от 180 до 240 часов;

- лишение свободы на срок до пяти лет.

Уголовная ответственность установлена также для граждан, которые предоставили документ, удостоверяющий личность, или выдали доверенность для образования, создания или реорганизации юридического лица в целях совершения одного или нескольких преступлений, связанных с финансовыми операциями либо сделками с денежными средствами или иным имуществом. Указанные граждане наказываются (ч. 1 ст. 173.2 УК РФ):

- штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от семи месяцев до одного года;

- обязательными работами на срок от 180 до 240 часов;

- исправительными работами на срок до двух лет.

В свою очередь приобретение документа, удостоверяющего личность, или использование персональных данных, полученных незаконным путем, для образования, создания или реорганизации юридического лица в целях совершения одного или нескольких из указанных выше преступлений влечет уголовную ответственность в виде (ч. 2 ст. 173.2 УК РФ):

- штрафа в размере от 300 000 до 500 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет;

- принудительных работ на срок до трех лет;

- лишения свободы на тот же срок.

Под приобретением документа, удостоверяющего личность, понимается его получение за плату или на безвозмездной основе, присвоение найденного или похищенного документа, а также завладение им путем обмана или злоупотребления доверием.

Возможно, введение уголовной ответственности заставит фирмы-однодневки более тщательно камуфлироваться под обычные компании. Распознать их еще на стадии заключения договора поможет тщательная проверка контрагентов.

Примечание. Если налоговики заподозрят, что поставщик или исполнитель является фирмой-однодневкой, они исключат расходы по сделкам с ним и откажут в вычете НДС по приобретенным у него товарам, работам или услугам.

Что следует включить в регламент проверки контрагентов

Перечень сведений, собираемых о контрагенте. Прежде всего в регламенте проверки контрагентов необходимо максимально подробно изложить, какие документы и какой набор сведений следует собирать по каждой группе сделок или контрагентов. Нужно также конкретизировать, какая информация о контрагенте должна быть собрана до заключения с ним договора и какие данные будут контролироваться во время исполнения договора.

Пример регламента приведен на с. 116-118. Этот документ обычно утверждается генеральным директором организации. Содержание регламента необходимо под роспись довести до сведения всех работников, которые занимаются поиском клиентов и покупателей, поддерживают контакты с партнерами и сопровождают сделки. Кроме того, с регламентом следует ознакомить руководителей основных подразделений компании, а также сотрудников, непосредственно проводящих проверку контрагентов или участвующих в этом процессе.

Рисунок 1. Образец регламента проверки контрагентов

                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                      Генеральный директор ООО "Компания"

                                                     Иванов (Н.И. Иванов)

                                                 -----------

                                                     28 декабря 2011 года

Регламент проверки контрагентов

I. Общие положения

1. Настоящий регламент проверки контрагентов (далее - регламент) является неотъемлемой частью Положения о договорной работе, действующего в ООО "Компания". Цель разработки регламента - установить четкий порядок проверки контрагентов, выполнение которого позволит снизить хозяйственные, налоговые и иные риски при заключении и исполнении договоров.

2. Регламент применяется начиная с 1 января 2012 года.

3. Положения регламента обязательны для всех работников ООО "Компания", занимающихся заключением и исполнением договоров с контрагентами, а также для работников, ответственных за проверку контрагентов.

4. Проверке в соответствии с регламентом подлежат все поставщики любой продукции и товаров, исполнители, подрядчики и субподрядчики, арендодатели, лизингодатели и иные контрагенты, отгружающие в адрес ООО "Компания" товарно-материальные ценности, выполняющие работы или оказывающие услуги. Обязательной проверке подлежат как новые, так и постоянные контрагенты.

В случае необходимости проверка может быть проведена в отношении покупателей, заказчиков, арендаторов, лизингополучателей и иных лиц.

5. Проверку контрагентов проводит служба безопасности ООО "Компания" совместно с юридическим отделом и бухгалтерией (в пределах компетенции каждого из указанных подразделений).

Отделы снабжения и продаж обязаны оказывать максимально возможное содействие указанным подразделениям в получении необходимых документов и сведений о контрагентах. При этом требования сотрудников службы безопасности, юридического отдела и бухгалтерии, проводящих проверку контрагента, являются обязательными для всех работников ООО "Компания".

II. Категории сделок, заключаемых с контрагентами

6. Глубина проверки контрагента, то есть количество собираемых по нему сведений и документов зависит от категории, к которой относится заключаемая с ним сделка.

7. В зависимости от степени возможных рисков все сделки с контрагентами подразделяются на три категории:

- высокорисковые;

- среднерисковые;

- низкорисковые.

7.1. К высокорисковым сделкам относятся:

- договоры поставки или купли-продажи на сумму свыше 1 млн. руб., в том числе договоры, заключенные через посредников;

- договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн. руб. (за исключением договоров перевозки, договоров на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг и договоров на проведение ремонтных работ);

- договоры перевозки на сумму свыше 300 000 руб.;

- договоры на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500 000 руб.;

- договоры на проведение ремонтных работ на сумму свыше 100 000 руб.;

- любые договоры независимо от их предмета и суммы, расчеты по которым производятся векселем или через третьих лиц;

- любые договоры независимо от их предмета и суммы, в которых предусмотрены нетипичные условия, отличающиеся от существующих обычаев делового оборота, в частности предоставление отсрочки платежа на длительный срок, отгрузка крупных партий товаров без предоплаты, применение штрафных санкций, не сопоставимых с последствиями нарушения условий договоров.

7.2. К низкорисковым сделкам относятся договоры, заключенные непосредственно:

- с общеизвестными российскими и иностранными компаниями;

- градообразующими предприятиями;

- государственными и муниципальными унитарными предприятиями (ФГУП и МУП), государственными и муниципальными учреждениями.

Если сделка с контрагентом, указанным в настоящем пункте, совершена через посредника - комиссионера, поверенного, дилера, дистрибьютора и т.п., она не является низкорисковой. Категория, к которой относится такая сделка, определяется в зависимости от ее предмета и суммы.

7.3. К среднерисковым сделкам относятся все остальные сделки, которые не соответствуют признакам высоко- и низкорисковых.

8. Категория сделки в зависимости от степени риска присваивается сотрудником службы безопасности ООО "Компания" при получении на согласование договора или проекта договора, который планируется заключить с контрагентом.

Категория сделки заносится в лист согласования договора и в отчет о проверке контрагента.

III. Порядок проверки контрагента до заключения с ним сделки

9. В зависимости от категории, к которой отнесена сделка с контрагентом, сотрудник службы безопасности на стадии согласования договора обязан собрать по нему определенные сведения и провести следующие проверочные мероприятия.

Вся информация, полученная из интернета, должна быть сохранена как скриншот (снимок экрана), распечатана и заверена подписью сотрудника службы безопасности, проводившего проверку контрагента.

Название файла, содержащего скриншот, должно состоять из наименования компании или ФИО предпринимателя, по которым он получен, вида информации (например, лицензия, дисквалификация) и даты ее получения в формате дд.мм.гг.

Все сведения, полученные о контрагенте, сотрудник службы безопасности обязан отражать в соответствующих пунктах отчета о проверке контрагента.

10. По низкорисковым сделкам сотрудник службы безопасности обязан проверить соответствие сведений, представленных контрагентом, сведениям о нем, имеющимся на сайтах самого контрагента и ФНС России (www.nalog.ru) в разделе "Проверь себя и контрагента".

Если выявлены какие-либо расхождения, сотрудник службы безопасности должен запросить у контрагента пояснения и подтверждающие документы. Такой запрос направляется контрагенту через менеджера, сопровождающего данную сделку.

11. По среднерисковым сделкам сотрудник службы безопасности обязан:

11.1. провести все проверочные мероприятия, предусмотренные в пункте 10 для низкорисковых сделок;

11.2. получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о контрагенте через базу данных "Контрагент" (www.k-agent.ru) или иной интернет-ресурс, предоставляющий такие сведения. Выписку необходимо сохранить в корпоративной почте службы безопасности в почтовом ящике egrul@postavschik5017.ru;

11.3. проверить соответствие сведений в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП сведениям, представленным контрагентом, и сведениям о нем, имеющимся на сайте ФНС России. В случае выявления расхождений запросить у контрагента пояснения и копии учредительных документов (через менеджера, сопровождающего сделку);

11.4. проверить, указан ли в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП код по ОКВЭД, соответствующий тому виду деятельности, который контрагент обязуется осуществлять по условиям договора;

11.5. запросить у начальника или заместителя начальника юридического отдела ООО "Компания" информацию о том, необходима ли контрагенту для выполнения обязательств по заключаемому с ним договору лицензия, какое-либо специальное разрешение или членство в СРО.

Если лицензия, разрешение или членство в СРО необходимы, юридический отдел должен самостоятельно проверить на сайте лицензирующего органа или СРО их наличие у контрагента. Результаты поиска фиксируются скриншотами и пересылаются сотруднику службы безопасности, проводящему проверку контрагента. Этот сотрудник обязан сделать соответствующую отметку в отчете о проверке контрагента.

12. По высокорисковым сделкам сотрудник службы безопасности обязан:

12.1. провести проверочные мероприятия и собрать все сведения и документы, предусмотренные в пункте 11 для среднерисковых сделок;

12.2. проверить на сайте ФНС России, не числится ли контрагент в следующих базах данных, имеющихся в разделе "Проверь себя и контрагента":

- сообщения юридических лиц о ликвидации и реорганизации, опубликованные в журнале "Вестник государственной регистрации";

- сведения о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ по решению налоговых органов, опубликованные в журнале "Вестник государственной регистрации";

- адреса, по которым зарегистрировано несколько юридических лиц;

- перечень юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.

Если контрагент обнаружен в какой-либо из указанных баз данных, у него необходимо запросить пояснения и дополнительные документы (через менеджера, сопровождающего сделку);

12.3. проанализировать информацию о контрагенте, имеющуюся в интернете. В частности, необходимо проверить, есть ли у контрагента собственный сайт, размещает ли он информацию о себе по заявленным видам деятельности на специализированных интернет-площадках;

12.4. получить от контрагента (через менеджера, сопровождающего сделку) копию паспорта его руководителя, а если договор или другие документы будет подписывать по доверенности другое лицо - копию и его паспорта;

12.5. запросить у начальника или заместителя начальника юридического отдела ООО "Компания" сведения об участии контрагента в судебных спорах.

Найденные судебные акты сотрудник юридического отдела обязан сохранить в электронном виде, распечатать, кратко указать суть спора и направить распечатанные документы в службу безопасности. Отдельно необходимо выделить судебные дела, в которых контрагент фигурировал как фирма-однодневка либо обвинялся в связях с такими фирмами.

13. Если по результатам проверки контрагента у сотрудника службы безопасности возникли сомнения в его благонадежности, он обязан запросить у контрагента (через менеджера, сопровождающего сделку):

- бухгалтерскую отчетность на последнюю отчетную дату;

- копии деклараций по НДС и налогу на прибыль за последний отчетный период (с отметкой налоговой инспекции о принятии);

- другие необходимые сведения.

Полученная бухгалтерская отчетность и налоговые декларации передаются главному бухгалтеру ООО "Компания" или его заместителю, которые должны проанализировать их показатели и дать свое заключение о состоянии финансово-хозяйственной деятельности контрагента.

14. По завершении проверочных мероприятий сотрудник службы безопасности должен незамедлительно передать собранные сведения и документы начальнику службы безопасности, который в тот же день обязан принять решение о возможности заключения договора с контрагентом.

IV. Сроки проведения проверки

15. Проверка контрагента должна быть проведена и по ее результатам начальник службы безопасности обязан вынести свое заключение:

- по низкорисковой сделке - в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения службой безопасности договора на согласование;

- среднерисковой сделке - в течение двух рабочих дней, следующих за днем получения службой безопасности договора на согласование;

- высокорисковой сделке - в течение пяти рабочих дней, следующих за днем получения службой безопасности договора на согласование.

16. Сроки, указанные в пункте 15 регламента, могут быть продлены лишь в исключительных случаях по решению генерального директора ООО "Компания" или его заместителя.

V. Порядок действий после проведения проверки

17. Без проверки контрагента заключение договора с ним, проведение расчетов, подписание каких-либо документов, передача или получение товарно-материальных ценностей и имущества запрещены.

18. Договор с контрагентом может быть заключен только при наличии на то письменного разрешения начальника службы безопасности. Такое разрешение фиксируется в отчете о проверке контрагента. Дача устного разрешения не допускается.

19. Если по итогам проверки контрагент признан неблагонадежным, для продолжения переговоров с ним необходимо получить разрешение генерального директора ООО "Компания" или его заместителя.

20. Если по итогам проверки контрагент признан сомнительным, менеджер, сопровождающий сделку, вправе запросить у него дополнительные документы и сведения и представить их в службу безопасности ООО "Компания" для проведения повторной проверки. Перечень запрашиваемых сведений необходимо согласовать с начальником службы безопасности или его заместителем.

VI. Порядок проверки контрагента во время исполнения сделки

21. Проверку контрагентов на стадии исполнения договоров проводит бухгалтерия ООО "Компания" на основании документов, представленных менеджером, сопровождающим сделку, - счетов на оплату, счетов-фактур, накладных, актов выполненных работ или оказанных услуг, отчетов исполнителя и др.

22. По любым сделкам независимо от уровня их рискованности сотрудник бухгалтерии обязан сверить сведения о контрагенте в представленных документах со сведениями, размещенными на сайтах ФНС России, лицензирующих органов или СРО, по состоянию на момент поставки товаров, подписания акта выполненных работ или оказанных услуг.

23. По средне- и высокорисковым сделкам следует также сопоставить сведения, указанные в счете-фактуре, - ИНН, наименование и адрес продавца - со сведениями на сайте ФНС России и в выписке из ЕГРЮЛ.

Кроме того, по указанным сделкам сотрудник бухгалтерии должен сопоставить ФИО руководителя контрагента в счете-фактуре и выписке из ЕГРЮЛ.

24. В случае выявления каких-либо расхождений сотрудник бухгалтерии обязан незамедлительно уведомить менеджера, сопровождающего сделку, и службу безопасности ООО "Компания".

До выяснения причин несоответствия исполнение договора с таким контрагентом временно приостанавливается. Оно возобновляется только после устранения расхождений или представления контрагентом документов, подтверждающих изменение его реквизитов.

VII. Порядок и сроки хранения сведений о контрагенте

25. Отчеты о проверке контрагента и все документы и сведения, собранные в ходе проведения проверки, хранятся в ООО "Компания" не менее 4 (четырех) лет по истечении срока действия договора.

В течение такого же срока хранятся документы и сведения, полученные в электронном виде, а также переписка с контрагентами по электронной почте, включая переписку до заключения договора и в период его действия.

Ответственный за сохранность - начальник службы безопасности ООО "Компания".

26. Если по контрагенту была получена выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП и с контрагентом впоследствии был заключен договор, распечатка этой выписки прикладывается к договору.

VIII. Меры поощрения и ответственность работников

27. Сотруднику, выявившему неблагонадежного контрагента (фирму-однодневку), заключение договора с которым могло повлечь существенные риски для ООО "Компания", выплачивается премия в размере 2% от его должностного оклада. Премия начисляется в месяце обнаружения неблагонадежного контрагента.

Премирование не распространяется на сотрудников службы безопасности, в должностные обязанности которых входит проверка контрагентов.

28. За неисполнение или ненадлежащее исполнение требований регламента работники ООО "Компания" привлекаются к дисциплинарной ответственности:

- за однократное нарушение - выговор и лишение премии за месяц (депремирование);

- за повторное в течение трех месяцев нарушение - увольнение на основании пункта 5 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Если в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения работником требований регламента по его вине компании причинен ущерб, сумма нанесенного ущерба взыскивается с виновного работника в порядке, предусмотренном статьями 238-250 ТК РФ.

Приложение: лист ознакомления сотрудников ООО "Компания" с содержанием регламента.

Примечание. Расходы на получение выписок из ЕГРЮЛ и ЕГРИП по контрагентам, с которыми планировали, но так и не заключили договор, можно учесть при расчете налога на прибыль.

Ответственные лица. В регламенте следует определить, кто конкретно занимается проверкой контрагентов. Можно указать ФИО или должность ответственного лица, например менеджер по поиску клиентов, либо закрепить эту обязанность за соответствующим подразделением - службой безопасности, юридическим отделом или бухгалтерией.

Как правило, всю работу, связанную с проверкой контрагента, можно условно поделить на следующие этапы:

- сбор необходимых документов и сведений о контрагенте (в зависимости от степени рискованности заключаемой с ним сделки);

- анализ и сопоставление собранных сведений;

- запрос или самостоятельное получение дополнительных данных о контрагенте (в случае выявления несоответствия в имеющихся сведениях);

- оценка возможных рисков: правовых, налоговых, хозяйственных и др.;

- принятие решения о возможности заключения договора с контрагентом.

В зависимости от организационной структуры компании выполнение каждого из перечисленных этапов проверки может быть поручено разным сотрудникам или подразделениям. Полномочия и круг обязанностей каждого из участников проверочных мероприятий необходимо отразить в регламенте.

Примечание. Проверять сведения о контрагенте необходимо не только до заключения с ним договора, но и во время исполнения этого договора.

Сроки проверки контрагента. В большинстве случаев для качественного проведения проверочных мероприятий требуется определенное время. Нередко сотрудники отделов снабжения и сбыта настаивают на необходимости заключения договора с контрагентом, не дожидаясь результатов проверки.

Чтобы не возникало подобных внутрифирменных конфликтов, а затем и налоговых последствий, в регламенте проверки целесообразно установить сроки ее проведения. При этом необходимо исходить из того, что длительность проверочных процедур напрямую зависит от объема запрашиваемой информации, то есть от степени риска планируемой сделки. Чем выше риск доначислений налогов по сделке, тем больше информации о контрагенте необходимо запросить, получить и проанализировать. Значит, тем больше времени потребуется на проверку контрагента.

Оформление результатов проверки. По завершении проверочных мероприятий сотрудник компании или коллегиальный орган, которому предоставлены такие полномочия, принимает решение о том, можно или нет заключить договор с контрагентом. Порядок оформления этого решения следует закрепить в регламенте проверки.

Проще всего основные этапы проверки контрагента фиксировать в специальном отчете или юридическом заключении (примерная форма такого отчета приведена на с. 122-123). В нем же можно отразить возможные риски и рекомендации по их минимизации, а также привести итоговое заключение о благонадежности партнера и возможности заключения с ним договора.

Рисунок 2. Образец отчета о проверке контрагента

Отчет
о проверке контрагента

Проверка начата: 16 января 2012 года Проверка завершена: 18 января 2012 года

г. Москва

N п/п	Показатель	Результат проверки
1	Наименование контрагента	ООО "Поставщик"
2	Сделка (договор), которую планируется заключить с контрагентом	Договор поставки линолеума. Поставки на регулярной основе, договор сроком на один год с возможностью последующей пролонгации
3	Сумма сделки	Ежемесячный объем поставки от 300 000 до 500 000 руб.
4	Категория заключаемой сделки (согласно регламенту)	Среднерисковая
Для низкорисковых сделок
5	Реквизиты контрагента на сайте ФНС России: - ИНН	5017000123
	- КПП	501701001
	- ОГРН	1035000123456
	- дата регистрации юридического лица	11.08.08
	- юридический адрес	Московская область, г. Истра, ул. Юбилейная, д. 33, стр. 6
6	ФИО руководителя контрагента и его должность	Васильев Геннадий Петрович, генеральный директор
7	ФИО уполномоченного представителя контрагента и реквизиты его доверенности (если договор будет подписывать не генеральный директор контрагента)	Договор будет подписывать генеральный директор лично
8	Адрес сайта контрагента в интернете и дата его последнего обновления	www.postavschik5017.ru 10.01.12
9	Совпадают ли реквизиты, указанные на сайте ФНС России, с реквизитами, представленными контрагентом (указать, какие реквизиты не совпадают и в чем расхождение)	Да
10	Совпадают ли реквизиты, указанные на сайте ФНС России, с реквизитами на сайте контрагента (указать, какие реквизиты не совпадают и в чем расхождение)	Да
Для среднерисковых сделок
11	Наличие выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП и дата, на которую она составлена	Имеется по состоянию на 16.01.12
12	Совпадают ли реквизиты, указанные в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, с реквизитами, представленными контрагентом (указать, какие реквизиты не совпадают и в чем расхождение)	Да
13	Совпадают ли реквизиты, указанные в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, с реквизитами на сайте ФНС России (указать, какие реквизиты не совпадают и в чем расхождение)	Да
14	Есть ли в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП код по ОКВЭД, соответствующий тому виду деятельности, который контрагент обязуется осуществлять по условиям договора	Да
15	Необходима ли контрагенту лицензия, специальное разрешение на ведение деятельности или членство в СРО	Нет
Для высокорисковых сделок
16	Не является ли адрес контрагента адресом массовой регистрации (по данным, указанным на сайте ФНС России)	-
17	Не включен ли контрагент в перечень юридических лиц, в руководстве которых есть дисквалифицированные лица (по данным, указанным на сайте ФНС России)	-
18	Не планируется ли исключение контрагента из ЕГРЮЛ по решению налоговых органов как недействующего юридического лица (по данным, указанным на сайте ФНС России)	-
19	Не принимал ли контрагент решение о ликвидации или реорганизации (по данным, указанным на сайте ФНС России)	-
20	Результат поиска и анализа информации о контрагенте, имеющейся в интернете	Не проводился
21	Наличие копии паспорта руководителя или уполномоченного представителя контрагента (указать, копия паспорта кого из указанных лиц имеется)	Нет
22	Результат поиска и анализа судебной практики по контрагенту	Не проводился
23	Наличие бухгалтерской отчетности контрагента (указать, на какую дату)	Не запрашивалась
24	Результат анализа бухгалтерской отчетности контрагента	Не проводился
25	Наличие налоговой отчетности контрагента (указать, по каким налогам есть декларации и за какие периоды)	Не запрашивалась
26	Результат анализа налоговой отчетности контрагента	Не проводился
27	Наличие у контрагента офиса, мебели, персонала, складов, оборудования и имущества, необходимого для исполнения условий заключаемого с ним договора	-
28	Другие существенные сведения о контрагенте	-

Решение   службы  безопасности: по итогам проведенной проверки контрагент

            ООО "Поставщик"

-------------------------------------------------------------------------

           (наименование контрагента)

признан    благонадежным

       ------------------------------------------------------------------

       (возможные варианты: благонадежный, сомнительный, неблагонадежный)

Заключение с ним договора поставки линолеума разрешаю.

Начальник службы безопасности ООО "Компания"   Степанов   (А.В. Степанов)

18 января 2012 года

Хранение собранных данных. Поскольку проведение проверки контрагента заключается в сборе и анализе сведений о нем, эти сведения необходимо хранить не менее трех лет по истечении срока действия договора, то есть в течение общего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ). Причем речь идет как о документах на бумажном носителе, так и о различных данных в электронном виде. Например, это могут быть выписки из ЕГРЮЛ, переписка с представителями контрагента по электронной почте, скриншоты (снимки экрана) интернет-страниц, содержащих информацию о контрагенте.

Вместе с тем рекомендуем хранить указанные сведения не три, а как минимум четыре года. Дело в том, что проверка контрагента необходима прежде всего для минимизации налоговых рисков, то есть в целях налогообложения. А документы налогового учета и другие документы, связанные с исчислением, удержанием и уплатой налогов, налогоплательщики обязаны хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Причем четырехлетний срок считается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 18.10.05 N 03-03-04/2/83.

Помимо срока хранения отчета о проверке контрагента, собранных о нем документов и сведений, в регламенте необходимо также закрепить место и порядок их хранения и назначить лицо, ответственное за их сохранность.

Примечание. С особо пристальным вниманием налоговики относятся к договорам на оказание консультационных, информационных, маркетинговых и юридических услуг, выполнение ремонтных и субподрядных работ.

Меры поощрения. Компания вправе включить в регламент проверки условие о том, что сотруднику, выявившему неблагонадежного контрагента, выплачивается разовая премия (ст. 191 ТК РФ). Она может предусмотреть и другие способы и основания для поощрения работников, отличившихся при проверке контрагентов и оценке возможных налоговых рисков.

Ответственность сотрудников. В регламенте проверки целесообразно также установить ответственность сотрудников за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований этого документа. Прежде всего речь идет о применении к ним мер дисциплинарной и материальной ответственности. Напомним, что за недобросовестное исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности, то есть сделать ему замечание, вынести выговор или даже уволить (ст. 192 ТК РФ).

Если из-за нарушения требований регламента работодателю был причинен ущерб, виновный работник привлекается к материальной ответственности (ст. 238 ТК РФ). Чаще всего с такого сотрудника можно взыскать лишь часть прямого действительного ущерба, которая не превышает его среднего заработка за месяц (ст. 241 ТК РФ). Получить с работника всю сумму ущерба можно, лишь если он был причинен (ст. 243 ТК РФ):

- умышленно;

- в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

- в результате совершения сотрудником преступления или административного правонарушения;

- не при исполнении работником трудовых обязанностей;

- в результате разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную).

Отметим, что неполученные работодателем доходы, то есть упущенную выгоду, с сотрудника взыскать нельзя (ч. 1 ст. 238 ТК РФ).

Расходы на проверку контрагентов можно признать в налоговом учете

Плату за предоставление выписок из ЕГРЮЛ или ЕГРИП по имеющимся и потенциальным контрагентам, а также иные подобные документально подтвержденные о расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Такие услуги относятся к информационным. Значит, расходы на их оплату уменьшают налогооблагаемую прибыль на основании подпункта 14 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Примеров из арбитражной практики по данному вопросу найти не удалось. Однако возможность учета указанных расходов косвенно подтверждают и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 31.10.07 N 20-12/104579).

А.А. Кафтанников,

руководитель департамента налоговой безопасности

ЗАО "Аудиторская фирма "Аудит-Классик"

"Российский налоговый курьер", N 1-2, январь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее о возможном ранжировании сделок в зависимости от степени риска читайте в статье "Как проверить, что новый контрагент не однодневка, и убедить в этом инспектора" // РНК, 2011, N 20, с. 64.