Должен ли ИП соблюдать кассовую дисциплину? (Е.С. Казаков, "Индивидуальный предприниматель: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2012 г.)

Должен ли ИП соблюдать кассовую дисциплину?

В течение многих лет действовал Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации*(1) (далее - Порядок). В пункте 1 данного документа говорилось, что он применяется в отношении предприятий, поэтому предприниматели не очень-то обращали на него внимание, полагая, что он на них не распространяется.

Однако с 01.01.2012 вместо Порядка введено Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение). В нем указано, что оно действует и в отношении индивидуальных предпринимателей. Есть ли у них повод для волнения?

ЦБР хочет проверять предпринимателей?

Очевидно, ЦБР уверен, что он получил право контролировать кассовые операции, которые проводят предприниматели. Для этого, как считают чиновники, достаточно было ввести в нормативный документ упоминание о предпринимателях. Правда, отсутствие такового в Порядке не мешало банкирам и раньше думать так же (см., например, Письмо Банка России от 17.11.2010 N 02-29-1/5337), ведь на практике банки и до 2012 года нередко требовали от предпринимателей соблюдения Порядка.

При этом другие чиновники (из Минфина) считали иначе. Так, в Письме от 29.09.2011 N 03-01-15/6-115 сказано: поскольку Порядок не содержит прямого указания на то, что кредитные организации обязаны осуществлять проверку соблюдения кассовой дисциплины индивидуальными предпринимателями, то он на них не распространяется. По этому поводу отметим, что в Положении вообще не упоминалось об обязанности банкиров заниматься такими проверками в отношении любых лиц.

Но, вероятно, этого и не нужно, так как об этом говорится в п. 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П*(2). Согласно ему учреждения банков не реже одного раза в два года проверяют соблюдение определенного Банком России порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью. Должностные лица учреждений банка обязаны передавать сведения о нарушениях в налоговые органы, которые и принимают решения о наказании.

Но и в этой норме речь идет только о проверке предприятий, а не индивидуальных предпринимателей. Соответствующие предприятия определяются руководителем учреждения банка в зависимости от объема налично-денежного оборота и имеющейся в банке информации о соблюдении предприятиями установленного порядка работы с денежной наличностью (приложение 7 к данному документу).

Здесь следует напомнить о том, что согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб. В соответствии со ст. 2.4 КоАП РФ предприниматели в данном случае несут ответственность наравне с должностными лицами.

Учитывая это, ЦБР постоянно пытался распространить на предпринимателей действие Порядка. Последние первоначально не смогли даже оспорить эти попытки в ВС РФ (см. Решение ВС РФ от 15.09.2008 N ГКПИ08-1000 и Определение ВС РФ от 04.12.2008 N КАС08-620, которым указанное решение было оставлено без изменения).

Предприниматель, подавший в этот судебный орган заявление, настаивал на признании частично недействующими п. 1, 3-7, 9, 13, 14, 19, 22-29 Порядка в той мере, в какой они могли бы касаться индивидуальных предпринимателей. В качестве доказательства он указывал, что у граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, нет обязанности по ведению бухгалтерского учета доходов и расходов, ведению первичной учетной документации по учету доходов и расходов (приходного и расходного кассовых ордеров, кассовой книги). Распространение на этих граждан положений Порядка, утвержденного для предприятий, учреждений, организаций, противоречит нормам КС РФ, ГК РФ, НК РФ и Закона о бухгалтерском учете*(3), чем нарушает право индивидуального предпринимателя на свободное использование своих способностей и своего имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом деятельности.

Например, согласно ст. 4 Закона о бухгалтерском учете граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством РФ. Тут имеется в виду Приказ Минфина России N 86н, МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002 "Об утверждении Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей". В нем действительно ничего не говорится об указанных обязанностях ИП, которые приравнивали бы их к предприятиям.

Те предприниматели, которые перешли на УСНО, должны руководствоваться Приказом Минфина России от 31.12.2008 N 154н. Но там тоже ничего не сказано о том, что предприниматели должны придерживаться каких-либо норм, установленных для предприятий.

Верховный суд отказался признать Порядок недействующим в какой-либо части. Но из аргументов, которые он привел, стало понятно, что он поддерживает позицию ЦБР.

Так, судьи сослались на п. 5 ст. 346.26 НК РФ, согласно которому налогоплательщики, уплачивающие ЕНВД, обязаны соблюдать порядок ведения расчетных и кассовых операций в наличной и безналичной формах, установленный в соответствии с законодательством РФ. Заявитель являлся именно "вмененщиком".

По логике судей, круг хозяйствующих субъектов, которые должны применять Порядок, определяется не им же, а другими различными нормативными актами, причем отдельно для разных категорий этих субъектов, как ни странно это звучит.

Например, обратившись к Федеральному закону N 54-ФЗ*(4), они указали, что он распространяется на организации и индивидуальных предпринимателей при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (п. 1 ст. 2 данного закона).

К сведению. С 21.07.2009 плательщики ЕНВД могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Соответствующее изменение в Федеральный закон N 54-ФЗ внесено согласно ст. 1 Федерального закона от 17.07.2009 N 162-ФЗ.

На том основании, что Федеральный закон N 54-ФЗ требует применять ККТ, судьи сделали тот же вывод: предприниматели должны в полной мере соблюдать Порядок, поскольку согласно ст. 5 данного закона при применении ККТ необходимо обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию.

Какая именно документация имеется в виду, арбитры указали, сославшись на п. 11 и 12 Положения по применению ККТ*(5). Это контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами).

Из данных норм следует, что под другими документами, подтверждающими проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), подразумеваются именно документы, связанные с работой на ККТ или заменяющие их, как, например, бланки строгой отчетности, а не те, о которых говорится в Порядке, тем более что Федеральный закон N 54-ФЗ распространяется не на всех предпринимателей. Исключением являются те из них, которые не применяют ККТ потому, что они не ведут наличные расчеты с покупателями (клиентами), а с недавних пор и "вмененщики".

И еще об одном аргументе судей. Согласно п. 3 ст. 23 ГК РФ к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, применяются правила настоящего кодекса, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.

Арбитрам показалось важным, что Порядок не противоречит данной норме. С этим никто и не спорит, но им следовало признать, что на предпринимателей распространяются только правила ГК РФ, касающиеся предпринимательской деятельности юридических лиц, а не каких-либо других нормативных актов. А о регулировании кассовых операций в Гражданском кодексе ничего не говорится.

Таким образом, по нашему мнению, все перечисленные аргументы судей не доказывают необходимость распространения Порядка на предпринимателей. Конечно, теперь вполне вероятно, что банки будут вынуждены активнее заниматься проверками предпринимателей в этой части и передавать налоговикам для привлечения их к ответственности материалы о выявленных, как они считают, нарушениях. Тем более последние готовы к этому. Так, налоговая служба в Письме от 14.06.2011 N АС-4-2/9386@ сообщила, что ЦБР разрабатывает Положение, которое будет распространяться на предпринимателей. В то же время ФНС, основываясь на Постановлении Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 N 1411/10, в данном письме твердо заявила, что применять Порядок в отношении предпринимателей нельзя (см. также Письмо Минфина России от 17.08.2011 N 03-11-11/208). Посмотрим, можно ли сделать такой же вывод после выхода Положения, ведь в случае привлечения предпринимателя к ответственности за его несоблюдение ему придется обратиться именно в арбитражный суд.

Арбитражный суд - за предпринимателей

Итак, судьи напомнили, что согласно п. 12 Порядка кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом по согласованию с ЦБР и Минфином.

Такие формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Это приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. В пункте 2 данного постановления предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций распространяются на юридических лиц всех форм собственности, кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц. О предпринимателях там ничего не сказано.

Заметим, в Положении также сказано, что соблюдение порядка кассовых операций подразумевает применение приходного и расходного кассовых ордеров, заполнение кассовой книги и (при необходимости) книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (п. 1.8, 2.4, 2.5). При этом не указывается (в отличие от Порядка), что эти формы утверждаются Госкомстатом. То есть получается, что в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете можно пользоваться другими формами, лишь бы они содержали все обязательные реквизиты и необходимую информацию.

Однако каждому из перечисленных кассовых документов в Положении присвоен цифровой код, соответствующий ОКУД ОК 01193 *(6). Под такими же кодами они приводятся в Постановлении Госкомстата России N 88. По нашему мнению, это должно означать, что применять самостоятельно разработанные кассовые документы нельзя. Следует ожидать, что Госкомстат решит эту проблему, выпустив кассовые формы, разработанные специально для предпринимателей.

И совсем ничего не изменилось в отношении второго аргумента ВАС, который звучит так: хотя согласно п. 2 ст. 4 Закона о бухгалтерском учете граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством, но надо учитывать, что налоговое законодательство определяет порядок ведения учета доходов и расходов только для целей налогообложения.

Что же получается? Принципиальный предприниматель может не обращать внимание на Положение, но в случае проверки ему, скорее всего, придется искать правду в суде. Будем надеяться, что позиция ВАС не изменится, во всяком случае, не находим для этого оснований.

Тем предпринимателям, которым не нужны судебные хлопоты, укажем на следующие моменты. Если внимательнее прочитать п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, то можно заметить, что он предусматривает наказание не за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в общем, а за конкретные нарушения:

- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

- накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Положением регулируются только два последних. Что касается хранения свободных денежных средств, то (в отличие от Порядка) согласно п. 1.11 Положения предприниматель сам определяет мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, при их хранении и транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег. Нет специальных указаний, невыполнение которых ведет к административному штрафу.

Несколько сложнее обстоит дело с несоблюдением порядка хранения свободных денежных средств. Из совокупности норм Положения следует, что хранить денежные средства можно только в пределах установленного лимита, а то, что сверх него, сдавать в банк.

Есть немало предпринимателей, при осуществлении деятельности которых объем и характер операций не вызывает необходимости открывать расчетный счет. При этом надо различать личный (текущий) счет предпринимателя и расчетный счет, используемый в предпринимательских целях, хотя все денежные средства, находящиеся на них, являются его личной собственностью. Личный счет он открывает как физическое лицо (в Положении указывается, что на физических лиц, не относящихся к ИП, оно не распространяется) для совершения расчетных операций, не связанных с предпринимательской деятельностью*(7), а расчетный счет - именно как предприниматель. То есть сверхлимитную выручку следует сдавать только на расчетный счет.

Положение прямо не требует от предпринимателя открывать расчетный счет. Но, как мы помним, банк должен проверить, как предприниматель соблюдает кассовую дисциплину. Как и кто же это сделает, если счет не открыт? Полагаем, данная проблема не является причиной для обязательного открытия расчетного счета. Однако не исключаем, что в законодательство будут внесены изменения, согласно которым такие проверки поручат, например, налоговикам.

А что если счет в банке открыт? Для того чтобы со стороны банка не поступали претензии, необходимо будет завести кассовую книгу (напомним, ее следует отличать от книги кассира-операциониста), а все операции с наличными оформлять в приходных и расходных кассовых ордерах.

В первую очередь именно по кассовой книге проверяющие будут определять, не произошло ли нарушение порядка хранения денежных средств. Ее отсутствие, равно как и оформление прихода и расхода наличных документами, не соответствующее требованиям, предъявляемым к приходным и расходным кассовым ордерам, будет расцениваться как нарушение кассовой дисциплины.

Записи в кассовую книгу вносятся по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Кассовые ленты, товарные чеки и т.п. являются лишь приложениями к этим ордерам, о чем в них делается отметка, записи в кассовой книге по ним не делаются (п. 5.2 Положения).

На конец дня в кассовой книге выводится сумма остатка наличных денежных средств. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не вносились, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции (п. 5.3, 5.5. Положения).

Именно этот остаток на конец дня в соответствии с п. 1.2 Положения и является лимитом остатка наличных денег. Если он превышен по сравнению с расчетным лимитом и этот факт установил банк в ходе проверки, появляется основание для наложения на ИП штрафа в соответствии с п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Штрафа не будет, если всю сумму превышения сдать на расчетный счет.

Лимит рассчитывайте сами

В отличие от того, как было установлено п. 5 Порядка, в п. 1.2 и 1.3 Положения предусмотрено, что предприниматель сам составляет расчет, из которого и определяется лимит. Как это сделать, описано в приложении к Положению.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L - лимит остатка наличных денег (в руб.);

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период (в руб.);

Р - расчетный период, определяемый индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней индивидуального предпринимателя);

- период времени между днями сдачи в банк индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.

Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы он определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня равен трем рабочим дням.

При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги предприниматель учитывает ожидаемый объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

При этом для расчета вместо используется , то есть период времени между днями получения по денежному чеку в банке индивидуальным предпринимателем наличных денег, также за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Как видим, указывается лишь максимальная длительность расчетного периода - 92 рабочих дня, причем этот период не обязательно должен непосредственно предшествовать тому, на который устанавливается лимит. Можно взять расчетный период, в который поступления наличных денег были очень высокими, и исходить из него.

Обратите также внимание на то, что в формуле расчета учитывается, как часто предполагается сдавать выручку в банк. Согласно приложению к Положению предприниматель решает это сам. Накопленная в промежутке между сдачами в банк наличка не должна выходить за пределы лимита.

Пример

Наличная выручка с 24 августа по 31 декабря 2011 г., то есть за 92 раб. дн., составила 12 млн. руб., в том числе в период с 15 по 31 декабря - 3 млн. руб. Выручка сдается в банк каждые 2 дн.

В данном случае предприниматель может в качестве расчетного периода выбрать именно вторую половину декабря. Если делать расчет за все 92 раб. дн., то лимит остатка наличных денег будет равен 260 869,57 руб. (12 млн. руб. / 92 раб. дн. х 2 дн.). Из-за сезонного повышения выручки в период с 15 по 31 декабря 2011 года ежедневный остаток наличной выручки увеличивается, и это надо учесть. Таким образом, утвердить следует лимит в размере 500 000 руб. (3 млн. руб. / 12 раб. дн. х 2 дн.).

Если расчет произведен правильно и основан на фактических данных, можно не опасаться, что банк его оспорит, считая завышенным. Положение не дает ему такого права.

Срок действия определенного таким образом лимита Положением не устанавливается, но рекомендуем оперативно отслеживать изменение фактической и предполагаемой выручки в разные периоды и в случае необходимости пересматривать его.

Поскольку при расчете лимита объем выдач наличных денег за расчетный период не должен включать суммы наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий, выплат работникам, входящих в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, то в дни таких выплат, считая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, допускается накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита.

Так же можно поступать в выходные, нерабочие праздничные дни, если предприниматель ведет в эти дни кассовые операции, но образованную в результате сверхлимитную наличность надо сдать в первый же рабочий день после выходного или праздничного дня.

Положение не ограничивает срок, в течение которого можно хранить деньги на подобные выплаты, но определяет, что превышение лимита допускается именно в дни, когда они производятся. Правда, предприниматель должен определить, в какой срок должны быть выданы денежные средства на эти цели по конкретной платежной ведомости, указав это в ней. Такой срок не может превышать 5 дней (п. 4.6 Положения).

Значения лимита и периода сдачи выручки предприниматель закрепляет в своем распоряжении, к которому прикладывает расчет лимита.

Как расходуются наличные

В пункте 7 Порядка указывалось, что предприятия, имевшие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могли расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Подразумевалось, что другие предприятия так делать не могут. При этом в п. 1 Письма Банка России от 17.02.1994 N 14-4/35 туманно разъяснялось, что под имеющими постоянную выручку предприятиями понимаются те, которые реализуют товары (услуги) за наличные деньги и систематически их получают. Ими могут быть предприятия, занимающиеся одновременно производственной и торговой деятельностью, в кассу которых ежемесячно поступают значительные суммы наличных денег, а также предприятия, имеющие на своем балансе магазины, ларьки, палатки с постоянной (ежедневной) выручкой, которые сдают ее в кассу предприятия.

В Положении подобной нормы нет, что, по нашему мнению, можно трактовать как отсутствие запрета на осуществление таких действий любым хозяйствующим субъектом. Определенно нужно сдавать на расчетный счет только сверхлимитную выручку.

Нет в Положении и другого ограничения, аналогичного имеющемуся в п. 4 Порядка. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, следовало расходовать строго на цели, указанные в чеке. Теперь это необязательно. То есть выручку и средства, снятые с расчетного счета, предприниматель может расходовать на любые цели, в том числе на личные. В этом смысле его расчетный счет ничем не отличается от личного. Из пункта 2 ст. 209 ГК РФ следует, что ИП вправе по своему усмотрению распоряжаться доходами от предпринимательской деятельности (см. письма УФНС по г. Москве от 28.05.2009 N 20-14/2/054094, Минфина России от 25.11.2008 N 03-04-05-01/441). Так можно поступить и в отношении денежных средств, превышающих установленный лимит (таким образом, чтобы остаток на конец дня остался в его пределах).

Кроме того, предприниматель может выдать наличные денежные средства под отчет своему работнику. Для этого подотчетное лицо должно написать заявление, а предприниматель на нем написать разрешение, указать срок, на который выдаются подотчетные суммы, и поставить свою подпись. Если предприниматель сам, например, закупает товары, то все равно он также должен придерживаться указанного порядка (п. 4.4 Положения): написать на свое имя заявление и разрешить самому себе использовать наличные под отчет. На основании заявления надо оформить расходный кассовый ордер.

Подотчетное лицо в течение трех дней после дня окончания срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу должно представить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы.

Подотчетные суммы, использованные не полностью, должны быть возвращены. Только при этом условии Положение допускает выдачу другого аванса под отчет. Очевидно, что это касается и самого предпринимателя. Формально надо оформить возврат не использованных им подотчетных сумм по приходному кассовому ордеру до того, как он возьмет под отчет снова.

В отличие от п. 10 и 11 Порядка в Положении не конкретизируется, на какие хозяйственные цели можно выдавать средства под отчет. Главное, чтобы они были связаны с предпринимательской деятельностью.

Расходный кассовый ордер оформляется также при выдаче наличных стороннему лицу, как иному предпринимателю, так и представителю юридического лица по доверенности, которая прилагается к указанному ордеру.

Если у предпринимателя есть работники, то для выплаты заработной платы оформляется расчетно-платежная или платежная ведомость. На всю сумму, полагающуюся к выплате по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер на самого предпринимателя, если он выдает зарплату лично, или на иное лицо, назначенное для этого предпринимателем. Если в установленный срок не все указанные в ведомости работники получили зарплату, на разницу оформляется приходный кассовый ордер. Позднее для выдачи зарплаты таким работникам можно оформить отдельные расходные кассовые ордера (п. 4.1 и 4.2 Положения). Напротив фамилий работников, которым не выданы наличные деньги, ставится надпись "депонировано".

Если вместо работника заработную плату за него получает другое лицо, соответствующую доверенность надо приложить к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Еще несколько замечаний

Любое поступление наличных денег в процессе предпринимательской деятельности оформляется приходным кассовым ордером. В подтверждение приема наличных денег их вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, а на ней ставится штамп, подтверждающий проведение кассовой операции.

Если для приема наличных применяется ККТ, на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег (п. 3.3 Положения).

Кассовые документы оформляются главным бухгалтером или бухгалтером, если они работают у предпринимателя, или им самим при их отсутствии. Внесение исправлений в кассовые документы не допускается (п. 2.1 Положения).

Из пункта 1.6 Положения следует, что функции кассира по распоряжению предпринимателя может исполнять любой работник предприятия, в том числе сам предприниматель. Необходимо понимать, что такой работник необязательно освобождается от выполнения своих основных функций.

При этом в Положении ничего не говорится о необходимости заключения с кассиром договора о полной материальной ответственности. Вероятно, такое решение принимается на усмотрение предпринимателя. Напомним, что согласно приложению 1 к Постановлению Минздравсоцразвития России от 31.12.2002 N 85 работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности с кассиром, контролером, кассиром-контролером (в том числе старшим), а также с другим работником, выполняющим обязанности кассира (контролера).

В соответствии с п. 2.3 Положения надо обязательно утвердить образцы подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы (кроме случая, когда кассовые операции ведет руководитель). Кроме того, определено, что на этих документах следует проставлять оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В случае ведения кассовых операций предпринимателем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Кассовые документы и кассовая книга могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, с последующей распечаткой на бумажном носителе (п. 2.5 Положения). Листы кассовой книги при этом распечатываются в конце рабочего дня в двух экземплярах, они нумеруются автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года и брошюруются не реже одного раза в календарный год.

Если кассовая книга ведется только в бумажном варианте, она до начала ведения брошюруется, пронумеровывается, заверяется подписями предпринимателя и главного бухгалтера (если он имеется), а также печатью предпринимателя.

В пункте 1.9 Положения говорится, что кассовые и другие документы, оформляемые при ведении кассовых операций, хранятся в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ.

К сведению. Согласно ст. 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения*(8) кассовые документы и книги хранятся в течение 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).

При составлении кассовой книги автоматизированным способом должна обеспечиваться сохранность содержащихся в таком документе данных на электронном носителе информации и исключаться возможность несанкционированного изменения указанных данных. Смысл этого требования неясен, ведь все равно подготовленную с использованием технических средств кассовую книгу надо распечатать на бумажном носителе. Тем не менее придется сохранять данные на электронном носителе в течение того же срока, что установлен для хранения кассовых документов.

Е.С. Казаков,

эксперт журнала "ИП: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Индивидуальный предприниматель: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утвержден Решением Банка России от 22.09.1993 N 40.

*(2) Утверждено Протоколом Совета директоров Банка России от 19.12.1997 N 47.

*(3) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

*(4) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(5) Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечень отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745.

*(6) Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

*(7) Пункт 2.2 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".

*(8) Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.