Должностная инструкция начальника юридической службы
Статья рассказывает, как правильно составить должностную инструкцию, как закрепить полномочия и ответственность начальника юридической службы.
Что такое должностная инструкция?
Должностная инструкция - это документ, который входит в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 23.04.2009; далее - ОКУД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
Должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу "Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия" (код 52), ее регистрационный номер - 051, контрольное число в ОКУД - 9.
В Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников" сказано, что, несмотря на то что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Принято считать, что должностная инструкция носит обезличенный характер и определяет функцию, а не человека. Это, разумеется, так, а в том случае, когда речь идет о государственном служащем, такой подход вообще не должен допускать никаких исключений. Но надо понимать, что на коммерческом предприятии должностная инструкция пишется и для удобства работника и работодателя. Нанимая на должность нового человека, у которого больше опыта и знаний, чем у прежнего специалиста, назначая ему выше заработную плату, неужели работодатель не намерен воспользоваться этими преимуществами работника и добавить ему должностных обязанностей по сравнению с предыдущим сотрудником, повысить уровень ответственности? Так почему бы и не отразить это в должностной инструкции? Так что, хоть и обезличенная, должностная инструкция вполне может быть написана под конкретного человека.
Кто разрабатывает, кто утверждает
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. Для того чтобы правильно составить пакет должностных инструкций, кадровые службы предприятия могут обратиться как к рекомендациям специалистов, так и к нормативным актам. Нет, никто не контролирует, как коммерческие организации составляют свои инструкции, но ведь существует опыт государственных служб. Так, можно изучить Письмо Минтруда России от 13.03.1996 N 482-ВК "Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти", Приказ ФТС России от 03.12.2004 N 355 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации", Приказ Госнаркоконтроля России от 25.11.2003 N 235 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ".
Руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции (должностные обязанности) для своих заместителей и для руководителей структурных подразделений, а по остальным государственным должностям - типовые. На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным государственным должностям в подразделении.
Содержание должностной инструкции
Реквизиты
Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование документа;
- дату;
- место разработки;
- гриф утверждения;
- визу согласования (если согласование предусмотрено);
- подпись руководителя структурного подразделения;
- расписку работника, подтверждающую ознакомление с инструкцией.
Название документа согласовывается с наименованием должности в родительном падеже (должностная инструкция (кого?) водителя).
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова "Утверждаю" (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова "Утверждено" (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно также согласовать инструкции с начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.
Лист ознакомления является частью должностной инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.
На обороте последнего листа делают запись: "В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью листов" (количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.
Структура
Должностная инструкция состоит из нескольких разделов:
1. Общие положения.
2. Функции работника.
3. Должностные обязанности.
4. Права и полномочия.
5. Ответственность.
Некоторые специалисты по кадровому делопроизводству считают необходимым выделить еще и раздел "Взаимоотношения (связи по должности)" [1].
Раздел "Общие положения". В разделе "Общие положения" указывают:
- наименование должности в соответствии со штатным расписанием;
- название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности;
- подчиненность работника;
- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);
- порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
- уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;
- требования к стажу работы по специальности;
- квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;
- организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.
Подчиненность работника определить в инструкции очень важно. Несмотря на то что в иерархической системе предприятия у работника может быть много вышестоящих руководителей, ему надо знать своего непосредственного начальника. Отсутствие такого указания в инструкции приводит к тому, что работник начинает либо подчиняться всем подряд распоряжениям вышестоящих, в том числе противоречивым, либо самостоятельно выбирать самые приятные распоряжения. То же относится к указанию должностей работников и подразделений, которые, напротив, должны подчиняться сотруднику, которому предназначена должностная инструкция.
Уровень образования и квалификационные требования традиционно включаются в любую должностную инструкцию. Эти пункты совершенно очевидно предназначаются не для работника, а для того, кто его нанимает. Потому что, узнав, что его уровень образования не совпадает с тем уровнем, который указан в должностной инструкции, работник не обязан предпринимать какие-либо действия. Он ведь не принимает на себя обязательств получить высшее образование, если его уже приняли на работу со средним специальным, но в должностной инструкции указано высшее. Или у работника высшее техническое образование, а в инструкции прописано высшее гуманитарное. Приходится признать, что эта часть должностной инструкции предназначена для кадровых служб, руководителей и на нее следует ориентироваться при приеме на работу, а не после подписания приказа. При проведении аттестации может возникнуть проблема, причем при неудачном ее прохождении из-за уровня образования, не совпадающего с указанным в инструкции, у работника будут все основания обратиться в суд. Хотелось бы порекомендовать работодателю либо жестко придерживаться им самим установленных требований, либо, принимая нового, перспективного сотрудника, озаботиться тем, чтобы его уровень образования соответствовал тому, который записан в должностной инструкции, например, провести обучение за счет работодателя.
Для правильной формулировки квалификационных требований пользуются двумя постоянно дополняемыми документами. Это Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих) (ЕТКС); а также Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих). Разряды работ в ЕТКС установлены по их сложности без учета условий труда (за исключением экстремальных случаев, влияющих на уровень сложности труда и повышающих требования к квалификации исполнителя).
Тарифно-квалификационные характеристики каждой профессии имеют два раздела.
Раздел "Характеристика работ" содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.
Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих документов, методов и средств, которые рабочий должен применять.
В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень работ, наиболее типичных для данного разряда профессии рабочего. Этот перечень не исчерпывает всех работ, которые может и должен выполнять рабочий. Работодатель может разрабатывать и утверждать с учетом мнения выборного профсоюзного органа или иного представительного органа работников дополнительный перечень работ, соответствующих по сложности их выполнения тем, которые содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов.
Кроме работ, предусмотренных в разделе "Характеристика работ", рабочий должен выполнять работы по приемке и сдаче смены, уборке рабочего места, приспособлений, инструмента, а также содержанию их в надлежащем состоянии, чистке оборудования, ведению установленной технической документации.
Наряду с требованиями к теоретическим и практическим знаниям, содержащимся в разделе "Должен знать", рабочий должен знать: правила по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности; правила пользования средствами индивидуальной защиты; требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ (услуг), к рациональной организации труда на рабочем месте; сортамент и маркировку применяемых материалов, нормы расхода горюче-смазочных материалов; правила перемещения и складирования грузов; виды брака и способы его предупреждения и устранения; производственную сигнализацию.
Рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в его тарифно-квалификационной характеристике, должен уметь выполнять работы, предусмотренные тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации, а также руководить рабочими более низких разрядов этой же профессии. В связи с этим работы, приведенные в тарифно-квалификационных характеристиках более низких разрядов, в характеристиках более высоких разрядов, как правило, не приводятся.
Квалификационная характеристика каждой должности руководителя имеет три раздела: "Должностные обязанности", "Должен знать", "Требования к квалификации".
Помимо квалификационных требований как таковых существуют еще квалификационные требования к стажу. Так, Указ Президента РФ от 27.09.2005 N 1131 "О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих" (ред. от 26.07.2008) перечисляет следующие требования к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для замещения:
- высших должностей федеральной государственной гражданской службы - не менее шести лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее семи лет стажа работы по специальности;
- главных должностей федеральной государственной гражданской службы - не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа работы по специальности;
- ведущих должностей федеральной государственной гражданской службы - не менее двух лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа работы по специальности;
- старших и младших должностей федеральной государственной гражданской службы - без предъявления требований к стажу.
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.
Раздел "Функции". Это именно тот раздел должностной инструкции, который следует заполнять, ориентируясь на конкретную должность на конкретном предприятии. Можно взять основу из типовой инструкции, но главное - обращать внимание на те действия, которые работник будет совершать как постоянно, так и эпизодически, поскольку именно для этого работника и взяли. Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.
Раздел "Обязанности". Иногда этот раздел объединяют с разделом "Функции", что вполне понятно. Если же работодатель счел нужным написать отдельный раздел, то здесь он определит порядок исполнения функций, видов работ, отдельных, в том числе разовых, поручений, а также этические профессиональные нормы, обязательные для исполнения в ходе трудовой деятельности. Правительство РФ принимает типовые кодексы профессиональной этики для различных отраслей деятельности. Свой кодекс корпоративной этики может быть принят в организации как локальный акт, если только для этого вида деятельности не принят специальный порядок утверждения подобных документов.
Раздел "Права и полномочия". В этом разделе перечислены права работника, а также полномочия в рамках этой должности. Поскольку большая часть прав работников унифицирована и подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции имеет смысл указать только специфические права, принадлежащие только работнику, занимающему эту должность.
Раздел "Ответственность". В настоящем разделе уместно определить меру ответственности работника перед организацией, в том числе материальную. Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то здесь содержится указание на это.
Раздел "Взаимосвязи". Если работодатель считает важным урегулировать процесс взаимодействия сотрудника с другими отделами, а может быть, и со сторонними организациями, то порядок и условия можно вынести в отдельный раздел.
Как оформить изменение
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
Библиографический список
1. Пустозерова В.М. Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2009. - N 11.
2. Санкина Л.В. Правила составления и оформления должностных инструкций // Справочник кадровика. - 2008. - N 2.
3. Пустозерова В.М. Кадровые документы торгового предприятия. М.: Бюро печати, 2006.
4. Усманова Н.Р. Должностные инструкции руководителей, специалистов, технических исполнителей основного штатного состава. М.: Приор, 2000.
Макет должностной инструкции
Наименование организации (1) Утверждаю (2)
(наименование должности) (3) (директор, иное должностное лицо,
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)
_________________________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
00 00.00. N 00 00.00.00
1. Общие положения (4)
1.
2.
3.
II. Функции (5)
1.
2.
3.
III. Должностные обязанности (6)
1.
2.
3.
IV. Права (7)
1.
2.
3.
V. Ответственность (8)
1.
2.
3.
Должностная инструкция разработана в соответствии ____________________(9)
(наименование, номер
и дата документа)
Руководитель структурного подразделения _____________________________(10)
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.00
Согласовано: (11)
Начальник юридического отдела
_______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.00
С инструкцией ознакомлен: (12)
_______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.00
__________________________ ____________________________________
(наименование организации, (директор, иное должностное лицо,
предприятия, учреждения) уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)
Должностная инструкция
начальника юридического ____________________________________
отдела (подпись) (расшифровка подписи)
00.00.00 N 00 00.00.00
I. Общие положения
1.1. Начальник юридического отдела относится к категории
руководителей, принимается на работу и увольняется приказом директора
предприятия по представлению ____________________________________________
________________________________________________________________________.
1.2. На должность начальника юридического отдела назначается лицо,
имеющее высшее профессиональное (юридическое) образование и стаж работы
по специальности не менее 5 лет.
1.3. Начальник юридического отдела непосредственно подчиняется _____
_________________________________________________________________________
(директору предприятия, иному должностному лицу)
1.4. В своей деятельности начальник юридического отдела
руководствуется:
- законодательными и нормативными документами по вопросам
выполняемой работы;
- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
- уставом предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями директора предприятия
(непосредственного руководителя);
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Начальник юридического отдела должен знать:
- законодательные акты, регламентирующие производственно-
хозяйственную и финансовую деятельность предприятия;
- методические и нормативные материалы по правовой деятельности;
- гражданское, трудовое, финансовое, административное право;
- налоговое законодательство;
- экологическое законодательство;
- порядок ведения учета и составления отчетности о
хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;
- порядок заключения и оформления хозяйственных договоров,
коллективных договоров, тарифных соглашений;
- порядок систематизации, учета и ведения правовой документации с
использованием современных информационных технологий;
- основы экономики, организации труда, производства и управления;
- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия начальника юридического отдела его
должностные обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, который несет полную ответственность за качественное,
эффективное и своевременное их выполнение.
II. Функции
На начальника юридического отдела возлагаются следующие функции:
2.1. Обеспечение соблюдения законности в деятельности предприятия.
2.2. Защита правовых интересов предприятия.
2.3. Методическое руководство правовой работой на предприятии.
2.4. Консультирование работников по правовым вопросам.
III. Должностные обязанности
Начальник юридического отдела обязан:
3.1. Обеспечивать соблюдение законности в деятельности предприятия
и защиту его правовых интересов.
3.2. Осуществлять правовую экспертизу проектов приказов,
инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера,
подготавливаемых на предприятии, визировать их, а также участвовать в
необходимых случаях в подготовке этих документов.
3.3. Принимать меры по изменению или отмене правовых актов,
изданных с нарушением действующего законодательства.
3.4. Организовывать подготовку заключений по правовым вопросам,
возникающим в деятельности предприятия, а также проектам нормативных
актов, поступающим на отзыв предприятию.
3.5. Обеспечивать методическое руководство правовой работой на
предприятии, разъяснение действующего законодательства и порядок его
применения, оказание правовой помощи структурным подразделениям в
претензионной работе, подготовку и передачу необходимых материалов в
судебные и арбитражные органы.
3.6. Представлять интересы предприятия в суде, арбитражном суде, а
также в государственных и общественных организациях при рассмотрении
правовых вопросов, осуществлять ведение судебных и арбитражных дел.
3.7. Участвовать в подготовке и заключении коллективных договоров,
отраслевых тарифных соглашений, разработке и осуществлении мероприятий
по укреплению трудовой дисциплины, регулированию социально-трудовых
отношений на предприятии.
3.8. Возглавлять работу по анализу и обобщению результатов
рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, а также практики
заключения и исполнения хозяйственных договоров, разрабатывать
предложения по улучшению контроля за соблюдением договорной дисциплины
по поставкам продукции, устранению выявленных недостатков и улучшению
производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.
3.9. Руководить подготовкой материалов о хищениях, растратах,
недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной
продукции, нарушении экологического законодательства и иных
правонарушениях для передачи их следственным и судебным органам,
принимать меры по возмещению ущерба, причиненного предприятию.
3.10. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий по
укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению
сохранности имущества предприятия.
3.11. Подготавливать заключения по предложениям о привлечении
работников предприятия к дисциплинарной и материальной ответственности.
3.12. Участвовать в рассмотрении материалов о состоянии дебиторской
задолженности с целью выявления долгов, требующих принудительного
взыскания, обеспечивать подготовку заключений по предложениям о списании
безнадежной задолженности.
3.13. Осуществлять контроль за соблюдением на предприятии
установленного законодательством порядка сертификации продукции, приемки
товаров и продукции по количеству и качеству.
3.14. Организовывать систематизированный учет, хранение, внесение
принятых изменений в законодательные и нормативные акты, поступающие на
предприятие, а также издаваемых его руководителем, обеспечивать доступ к
ним пользователей на основе применения современных информационных
технологий, средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.
3.15. Обеспечивать информирование работников предприятия о
действующем законодательстве, а также организацию работы по изучению
должностными лицами предприятия нормативных правовых актов, относящихся
к их деятельности.
3.16. Организовывать оказание юридической помощи общественным
организациям предприятия, консультирование работников по правовым
вопросам.
3.17. Руководить работниками отдела.
IV. Права
Начальник юридического отдела имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
деятельности предприятия по соответствующим вопросам.
4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных
подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые
для выполнения своих должностных обязанностей.
4.5. Привлекать специалистов структурных подразделений к решению
возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о
структурных подразделениях, если нет - с разрешения руководителя).
4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
V. Ответственность
Начальник юридического отдела несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской
Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения - в пределах, определенных действующим административным,
уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии _______________________
(наименование, номер и
дата документа)
Руководитель структурного подразделения _________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.00
Согласовано:
Начальник юридического отдела
_______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.00
С инструкцией ознакомлен:
_______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.00
А. Худяков,
преподаватель курсов кадрового делопроизводства,
начальник отдела кадров ООО "Обучение", Москва
В. Пустозерова,
главный редактор журнала "Юрисконсульт в строительстве"
"Юрисконсульт в строительстве", N 1, январь 2012 г.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Должностная инструкция начальника юридической службы
Авторы
А. Худяков - преподаватель курсов кадрового делопроизводства, начальник отдела кадров ООО "Обучение", Москва
В. Пустозерова - главный редактор журнала "Юрисконсульт в строительстве"
"Юрисконсульт в строительстве", 2012, N 1
С полным содержанием журнала можно ознакомиться на сайте www.panor.ru