И хотя до апреля еще далеко, пора начинать подготовку этого отчета, ведь в процессе подготовки и выверки всех данных, возможно, возникнет необходимость перерасчетов НДФЛ, которые удобнее выполнить в течение отчетного налогового периода, т.е. до конца 2011 года.
Проверка полноты заполнения сведений для формирования отчета
Подготовка к формированию отчета - хороший повод провести ревизию в настройках параметров учета, проверить, не изменились ли за прошедший год реквизиты организации, убедиться, что обособленные подразделения выделены, занести изменения паспортных данных и адресов регистрации в справочник физических лиц, удостовериться в наличии всех документов для предоставления льгот.
Предлагаем вам пошаговую инструкцию проверки готовности системы к формированию годовой отчетности.
1. Проверим, не изменились ли сведения об организации.
Рабочий стол программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" -> меню Предприятие -> Наши организации -> редактируем организацию -> закладка Основные.
Обратим внимание на сокращенное наименование (Поле Наименование сокращенное). Оно должно соответствовать учредительным документам. Смотрим, не изменились ли ИНН и КПП.
ОКАТО проверяем на закладке Коды.
2. Просмотрим структуру организации.
Если в структуре есть обособленные подразделения - проверим, внесены ли для них значения ОКАТО и КПП.
Рабочий стол программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" -> закладка Предприятие -> Подразделения -> редактируем подразделение -> закладка Обособленное подразделение.
Важно! При внесении изменений в ОКАТО и КПП подразделений вам придется перепровести все документы, связанные с расчетом НДФЛ.
3. Работаем со справочником Физические лица.
В течение года сотрудники могли менять паспорт и место регистрации. Попросите их обновить сведения. Проверьте, установлен ли КЛАДР (классификатор адресов), использовали ли его при занесении адресов в базу программы.
Рабочий стол программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8"-> закладка Предприятие -> Внизу См. Также -> редактируем физлицо -> закладка Общее.
Для отчета 2-НДФЛ должно быть заполнено поле "адрес по прописке физ. лица".
Обратите внимание на паспортные данные в графе Удостоверение. Серия паспорта гражданина РФ состоит из двух групп цифр через пробел.
В справочнике Физические лица вверху по кнопке НДФЛ перейдем к проверке сведений, необходимых для расчета НДФЛ.
4. Проверим наличие права на стандартные вычеты у сотрудников и внесение данных о них в программу.
Сопоставим заявления на предоставление стандартных вычетов сотрудникам и указание в программе на закладке Вычеты.
Вы можете удвоить детский вычет, если второй родитель, имеющий право на вычет, напишет отказное заявление (письмо ФНС России от 03.11.2011 N ЕД-3-3/3636).
На закладке Статус налогоплательщика устанавливается признак резидента (по умолчанию установлен признак - резидент).
Если сотрудник работает не с 1 января и принес заявление на вычеты, то на закладке Доходы на предыдущих местах работы проверим, что сведения из справки с предыдущего места работы внесены. Если отсутствует заявление или справка с предыдущего места работы, то нет оснований для предоставления вычетов.
На основании Федерального закона от 21.11.2011 N 330-ФЗ установите сотрудникам, имеющим троих и более детей (по их заявлению) новый вычет в размере 3 000 руб. с 01.01.2011.
Чтобы облегчить замену вычетов на третьих и последующих детей, начиная с версии 2.5.42 в конфигурацию включен Помощник редактирования вычетов на детей.
Рабочий стол программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8"-> закладка Налоги -> Редактирование вычетов на детей и в меню Расчет зарплаты организаций - Налоги и взносы (рис. 1).
![РИС. 1 (К СТАТЬЕ quot;ИЗМЕНЕНИЕ И quot;НЕИЗМЕННОСТИquot; ЕЖЕГОДНОГО...quot;)]( "РИС. 1 (К СТАТЬЕ quot;ИЗМЕНЕНИЕ И quot;НЕИЗМЕННОСТИquot; ЕЖЕГОДНОГО...quot;)")
"Рис. 1"
5. Уточним имущественные вычеты.
Напомним, что названный налоговый вычет может быть предоставлен налогоплательщику до окончания налогового периода при его обращении к работодателю. Он предоставляется на основании уведомления, выданного налоговым органом и подтверждающего право налогоплательщика на вычет. Действующая с января 2011 года норма (п. 4 ст. 220 НК РФ) определяет порядок возврата НДФЛ в случае, когда работодатель после получения от сотрудника в установленном порядке заявления на получение имущественного налогового вычета и соответствующего уведомления удержал налог без учета данного вычета.
Образовавшаяся при этом переплата подлежит возврату налогоплательщику в порядке, установленном в статье 231 НК РФ, которая вступила в силу с 1 января 2011 года (возврат налога осуществляет налоговый орган).
Рабочий стол программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" -> закладка Налоги -> Подтверждение права на имущественный вычет (рис. 2).
![РИС. 2 (К СТАТЬЕ ИЗМЕНЕНИЕ И quot;НЕИЗМЕННОСТИquot; ЕЖЕГОДНОГО...quot;)]( "РИС. 2 (К СТАТЬЕ ИЗМЕНЕНИЕ И quot;НЕИЗМЕННОСТИquot; ЕЖЕГОДНОГО...quot;)")
"Рис. 2"
6. Проверка соответствия исчисленного, удержанного и перечисленного налога.
Для начала проверим, что занесены все коды доходов.
Рабочий стол программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" -> закладка Расчет Зарплаты -> см. также -> Основные начисления и Дополнительные начисления (внизу рабочего стола).
У тех доходов, которые рассчитывались в программе, нужно проверить коды дохода.
О прочих доходах, о которых есть информация, следует занести сведения или в документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН или зарегистрировать разовые начисления с соответствующим кодом дохода в натуральной форме, в зависимости от необходимости удержать при очередном расчете НДФЛ.
Теперь убедимся, что НДФЛ рассчитан, удержан и перечислен.
Сумма налога исчисленная - сколько налога было начислено к удержанию из доходов физического лица. Она может быть зарегистрирована документами:
- Начисление зарплаты работникам организаций (закладка НДФЛ);
- Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН (закладки НДФЛ налоги и доходы (9% и 35%);
- НДФЛ по ставке 13%;
- Начисление дивидендов организаций;
- Перенос данных.
Сумма налога удержанная - сколько налога было фактически удержано при выплате дохода физическому лицу. Регистрация этой суммы зависит от установки флажка При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный.
Рабочий стол программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" -> закладка Предприятие -> Параметры учета -> закладка Расчет зарплаты.
Если флажок установлен то документы:
- Начисление зарплаты работникам организаций;
- Начисление дивидендов организаций
регистрируют "удержано" одновременно с "исчислено".
Если флажок не установлен, т.е. налог удерживается на основании пункта 4 статьи 226 НК РФ, согласно которой налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, то удержанный НДФЛ регистрируется платежными документами:
- Депонирование организаций;
- Зарплата к выплате организаций;
- Платежное поручение исходящее;
- Расходный кассовый ордер;
- Начисление дивидендов организаций.
Что касается документов Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН, то "уплачено" регистрируется независимо от установок флажка - по факту заполнения закладки НДФЛ удержанный.
Если состояние
