Проверка правоустанавливающих документов организации (Н. Фиш, "Налоги и налоговое планирование", N 1, январь 2012 г.)

Проверка правоустанавливающих документов организации

Последствия нарушений, допускаемых при оформлении правоустанавливающих документов

Проверка правоустанавливающих документов позволяет подтвердить статус хозяйственного общества, выявить ошибки, которые могут привести к его ликвидации, определить последствия выявленных нарушений законодательства Российской Федерации и в случае, если это возможно, дать рекомендации по их устранению.

Иногда случается, что общество не может подтвердить полномочия руководителя. Что это означает? Все договоры, подписанные таким (неуполномоченным) руководителем, заключены от его имени [ст. 183 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ)], то есть от имени физического лица. Налоговая инспекция, проводя выездную налоговую проверку и выявив подобное нарушение, может признать неправомерным включение обществом затрат по такому договору в расходы при исчислении налога на прибыль. Подтверждение полномочий руководителя общества имеет прямые налоговые последствия.

Достаточно часто (в 30% случаев) в ходе проверок выявляются нарушения в учредительных документах организации, что может повлечь иск о ликвидации юридического лица (ст. 61 ГК РФ). Согласно ст. 7 Закона РФ от 21.03.91 N 943-I "О налоговых органах Российской Федерации", такой иск может быть заявлен налоговыми органами. Возможными последствиями данного нарушения являются также неполучение лицензии, отказ контрагента от подписания договора.

Правоустанавливающие документы

Комплект правоустанавливающих документов в каждом конкретном случае индивидуален и зависит от организационно-правовой формы проверяемой организации, ее хозяйственной деятельности.

Учредительными документами организации являются устав (например, для акционерных обществ) или устав и учредительный договор (например, для обществ с ограниченной ответственностью). В рамках аудиторской проверки проводится анализ учредительных документов и изменений к ним на соответствие законодательству. Проверяются вопросы формирования уставного капитала, состава органов управления, назначения руководителя организации, ограничения его полномочий [например, одобрение сделок общим собранием акционеров (участников)] и срока, на который назначается (избирается) руководитель общества. Такая проверка позволяет выявлять нарушения, связанные с порядком формирования (увеличения) уставного капитала, факты заключения договоров неуполномоченным лицом.

Во время проверки устанавливается факт наличия: свидетельства о государственной регистрации юридического лица, свидетельства о постановке на налоговый учет, уведомления о постановке на учет во внебюджетных фондах, информационного письма об учете в Статрегистре Росстата. Данные о наименовании компании и адресе ее места нахождения проверяются на соответствие данным, содержащимся в учредительных документах. Подобная проверка дает возможность сформулировать рекомендации по устранению технических ошибок, допущенных при выдаче документов, подтверждающих регистрацию компании (ее постановку на учет).

В случае если компания представляет для проверки выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), то данные, содержащиеся в выписке, сопоставляются с данными, указанными в учредительных документах и свидетельствах о регистрации.

Очень важна информация о руководителе, содержащаяся в выписке из ЕГРЮЛ. Компания нередко "забывает" сообщить о смене генерального директора в регистрирующий орган, что влечет не только административную ответственность для должностных лиц компании, но и негативные налоговые последствия для ее контрагентов.

Во время проверки у компании должен запрашиваться документ, подтверждающий полномочия ее руководителя. Анализ этого документа позволяет исключить риски, связанные с подписанием договоров неуполномоченным лицом.

По мнению автора, к правоустанавливающим документам нужно отнести также лицензию, подтверждающую право юридического лица заниматься лицензируемым видом деятельности.

Регистрация организации

Процедура регистрации компании, существующая в настоящее время, допускает возможность нарушения законодательства Российской Федерации. Как правило, такие нарушения устранить нельзя.

Довольно распространена ситуация, при которой порядок формирования уставного капитала организации не соответствует законодательству РФ. Так, согласно ст. 16 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО) каждый учредитель общества должен полностью внести свой вклад в уставный капитал общества в течение срока, который определен учредительным договором и не может превышать одного года с момента государственной регистрации общества. На момент государственной регистрации общества его уставный капитал должен быть оплачен учредителями не менее чем наполовину.

Пример

Государственная регистрация организации состоялась 13.09.2009. Из представленных на проверку документов следовало, что на момент государственной регистрации уставный капитал не был оплачен в необходимом размере. Была представлена также справка, выданная банком 07.11.2010, о том, что на временный накопительный счет поступила сумма в размере 78 500,69 евро, эквивалент 2700 тыс. руб., в качестве взноса в уставный капитал. Согласно уставу организации уставный капитал общества составлял 6300 тыс. руб.

Последствия. Налоговый орган предъявил в арбитражный суд иск о ликвидации организации (ст. 61 ГК РФ).

Кроме того, существует административная и уголовная ответственность за представление в регистрирующий орган недостоверных данных.

В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (далее - Закон о государственной регистрации юридических лиц) государственная регистрация юридического лица осуществляется на основании заявления о государственной регистрации юридического лица (далее - заявление), форма которого (N Р11001) утверждена постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 439. Согласно тексту заявления заявитель подтверждает, что при создании юридического лица соблюден установленный для юридических лиц данной организационно-правовой формы порядок их учреждения, в том числе оплаты уставного капитала (уставного фонда, складочного капитала, паевого фонда) на момент государственной регистрации.

При подаче документов налоговые органы не проверяют факта оплаты уставного капитала организации.

В силу ст. 14.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) представление в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов, содержащих заведомо ложные сведения, если такое действие не содержит уголовно наказуемого деяния, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере пяти тысяч рублей или дисквалификацию на срок до трех лет.

Согласно ст. 171 Уголовного кодекса Российской Федерации (УК РФ) представление в регистрирующий орган документов, содержащих заведомо ложные сведения, если это деяние причинило крупный ущерб гражданам, организациям или государству либо сопряжено с извлечением дохода в крупном размере, наказывается штрафом в размере до триста тысяч рублей, или в размере заработной платы, или иного дохода осужденного за период до двух лет, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

На практике сложился четкий порядок создания общества с ограниченной ответственностью, уставный капитал которого оплачивается денежными средствами. Оплата 50% уставного капитала производится после принятия учредителями решения о создании компании и утверждения (подписания) учредительных документов и до заверения нотариусом подписи заявителя на заявлении. Денежные средства вносятся на накопительный счет. Нарушение этого порядка может повлечь для компании и заявителя негативные последствия.

Ограничения деятельности организации

В законодательстве Российской Федерации установлены ограничения деятельности компании, нарушение которых также способно привести к ликвидации компании в судебном порядке. Однако во время аудиторской проверки не всегда удается документально подтвердить факт нарушения.

Пример

На проверку была представлена выписка из торгового реестра в отношении иностранной компании - учредителя проверяемого общества. Исходя из выписки невозможно было определить количество акционеров (участников) иностранной компании.

В соответствии со ст. 7 Закона об ООО общество не может иметь в качестве единственного участника другое хозяйственное общество, состоящее из одного лица.

Последствие. Нарушение вышеназванной нормы способно повлечь для проверяемой организации негативные последствия вплоть до ее ликвидации на основании ст. 61 ГК РФ.

Рекомендации. Можно порекомендовать проверяемой организации запросить у иностранной компании документ, подтверждающий состав ее участников (акционеров).

На момент государственной регистрации собственник компании должен выбрать адрес ее места нахождения, который указывается в учредительных документах. Довольно часто в ходе проверки выясняется, что сотрудники компании фактически находятся по другому адресу.

Пример

В уставе акционерного общества был указан адрес места нахождения организации, по которому она состояла на налоговом учете. Фактически организация создала стационарные рабочие места по другому адресу. Это свидетельствовало о создании обособленного подразделения [ст. 11 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ)]. Во время проверки не было представлено уведомление о постановке на налоговый учет по месту нахождения обособленного подразделения.

Последствия. Согласно ст. 83 НК РФ организация, в состав которой входят обособленные подразделения, расположенные на территории Российской Федерации, обязана встать на учет в налоговом органе по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения, если эта организация не состоит на учете в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения по основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом. Постановка на налоговый учет должна быть осуществлена в течение одного месяца после создания обособленного подразделения (п. 4 ст. 83 НК РФ). Нарушение налогоплательщиком установленного НК РФ срока подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе, по общему правилу, влечет взыскание штрафа в размере 5 тыс. руб. Если нарушение вышеуказанного срока составляет более 90 календарных дней, взыскивается штраф в размере 10 тыс. руб. (ст. 116 НК РФ).

Ведение деятельности организацией или индивидуальным предпринимателем без постановки на учет в налоговом органе влечет взыскание штрафа в размере 10% от доходов, полученных в течение этого времени в результате такой деятельности, но не менее 20 тыс. руб. То же нарушение, имеющее место более 90 календарных дней, наказывается штрафом в размере 20% доходов, полученных в период деятельности без постановки на учет более вышеназванного срока, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 117 НК РФ).

Кроме того, организация нарушила Закон о государственной регистрации юридических лиц. Исполнительный орган общества не находился по адресу, указанному в уставе общества. Таким образом, сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, не соответствовали фактическим обстоятельствам. Налоговый орган вправе привлечь общество к ответственности на основании ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ: непредставление или несвоевременное представление, или представление недостоверных сведений о юридическом лице или об индивидуальном предпринимателе в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, если такое предоставление предусмотрено законом, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере 5 тыс. руб.

Рекомендации. Процесс изменения адреса места нахождения, как правило, влечет проведение налоговой проверки. В большинстве случаев организации не следует изменять своего места нахождения. Иногда можно рекомендовать организации вставать на налоговый учет по месту нахождения обособленного подразделения.

Полномочия действовать от имени организации

Согласно ст. 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.

Документами, подтверждающими полномочия руководителя организации, являются:

1) протокол общего собрания участников или совета директоров в зависимости от того, к чьей компетенции отнесено назначение исполнительного органа общества в обществе с ограниченной ответственностью;

2) протокол общего собрания акционеров или совета директоров в зависимости от того, к чьей компетенции отнесено назначение исполнительного органа общества, в акционерном обществе;

3) протокол коллегиального органа в некоммерческой организации. Например, в общественной организации им может быть только правление (ст. 30 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях"). В этом случае члены правления избирают председателя правления и оформляют это протоколом, который является документом, подтверждающим полномочия руководителя организации.

Назовем характерные ошибки, которые встречаются во время проверки, наличие которых позволяет сделать вывод об отсутствии у руководителя полномочий.

1. В уставе организации определен срок полномочий руководителя (например, один год). Срок полномочий руководителя истекает. С этого момента физическое лицо перестает быть руководителем организации. Во время аудиторской проверки выясняется факт отсутствия протокола, подтверждающего назначение (избрание) руководителя на новый срок.

2. В момент назначения (избрания) руководителя акционеры общества забывают, к чьей компетенции относится данный вопрос: общего собрания акционеров (участников) или совета директоров. Протокол неуполномоченного органа о назначении (избрании) руководителя не может рассматриваться как документ, подтверждающий полномочия конкретного физического лица действовать от имени организации без доверенности. Аналогичная ситуация возникает, если согласно уставу организации вопрос о назначении (избрании) руководителя одновременно относится к компетенции и общего собрания акционеров (участников), и совета директоров. В этом случае требуется протокол общего собрания акционеров (участников).

Устав организации иногда содержит ограничения полномочий руководителя по заключению сделок.

Пример

Полномочия генерального директора организации ограничены уставом, в силу которого предварительного принятия решения правлением общества требуют такие действия генерального директора, как:

- заключение любых договоров или совершение односторонних правовых действий;

- получение и предоставление займов, кредитов;

- установление уполномоченных лиц или прокуристов;

- привлечение к ответственности работников, советников, консультантов и т.д. независимо от формы трудовых отношений, повышение вознаграждения или иных платежей в пользу работников;

- обращение в суд или административные органы.

Таким образом, полномочия генерального директора (в том числе на совершение сделок от имени организации) ограниченны. На проверку не были представлены документы, подтверждающие предварительное принятие правлением решения по вопросу совершения сделок, заключенных организацией в проверяемый период.

Последствия. В соответствии со ст. 174 ГК РФ если полномочия лица на совершение сделки ограничены договором либо полномочия органа юридического лица - его учредительными документами по сравнению с тем, как они определены в доверенности, в законе (либо как они могут считаться очевидными из обстановки, в которой совершается сделка), и при ее совершении такое лицо или орган вышли за пределы этих ограничений, то сделка может быть признана судом недействительной по иску лица, в интересах которого установлены ограничения, лишь в случае, если будет доказано, что другая сторона в сделке знала или заведомо должна была знать об указанных ограничениях.

Когда ограничения полномочий органа юридического лица установлены учредительными документами, названным лицом по смыслу ст. 174 ГК РФ является само юридическое лицо. В случаях, прямо установленных в законе, данные иски вправе заявлять и другие лица (в том числе учредители).

Лицо, в интересах которого установлены ограничения, вправе впоследствии одобрить сделку, совершенную с пороками, упомянутыми в ст. 174 ГК РФ. Поскольку данная норма не содержит положений об одобрении сделок, в силу ст. 6 ГК РФ к таким отношениям следует применять п. 2 ст. 183 настоящего Кодекса, регулирующий сходные отношения (аналогия закона).

При этом нужно иметь в виду, что одобрением сделки может быть признан, в частности, факт принятия истцом исполнения по оспариваемой сделке, свидетельствующий о том, что сделка была одобрена в том числе уполномоченным органом юридического лица*(1).

Выводы и рекомендации. Организации следует исключить негативные последствия, связанные с превышением руководителем своих полномочий. Для предотвращения судебного разбирательства необходимо одобрение сделок протоколом правления.

По мнению автора, ограничения руководителя организации, содержащиеся в уставе, должны быть эффективными и не препятствовать нормальному осуществлению организацией своей хозяйственной деятельности.

В случае назначения (избрания) на новый срок руководителем другого физического лица компании не стоит забывать об обязанности уведомить об этом регистрирующий орган.

Пример

На проверку было представлено решение единственного участника общества от 04.07.2010 следующего содержания:

- освободить 04.07.2010 от должности генерального директора А.Д. Сидорова;

- назначить с 05.07.2010 по 16.07.2010 временно исполняющим обязанности генерального директора А.И. Зорькина;

- назначить с 17.07.2010 генеральным директором А.Е. Иванова.

На проверку не было представлено доказательство направления организацией в регистрирующий орган уведомления о назначении генерального директора организации.

Последствия. В соответствии со ст. 5 Закона о государственной регистрации юридических лиц юридическое лицо в течение трех дней с момента изменения фамилии, имени, отчества и должности лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, обязано сообщить об этом в регистрирующий орган по месту своего нахождения.

Неисполнение или ненадлежащее исполнение вышеназванной обязанности влечет наступление административной ответственности по ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ.

Выводы и рекомендации. В подобной ситуации организация должна уведомлять регистрирующий орган о назначении генерального директора. Поскольку срок уведомления пропущен, возможно наложение административного штрафа на должностное лицо.

Как уже отмечалось ранее, данные, отраженные в выписке из ЕГРЮЛ, должны совпадать со сведениями, содержащимися в иных правоустанавливающих документах. Если информация о руководителе компании не подтверждается выпиской из ЕГРЮЛ, у организации возникают сложности при нотариальном заверении копий, открытии счета в банке, заключении договора с новыми контрагентами.

Лицензируемый вид деятельности

Организации, осуществляющие лицензируемый вид деятельности, как правило, отдают документы на получение лицензии практически сразу после создания организации. В период получения лицензии организация не вправе заниматься лицензируемым видом деятельности. В противном случае наступают негативные последствия осуществления деятельности без лицензии, а именно: ликвидация организации в судебном порядке (ст. 61 ГК РФ), привлечение должностных лиц к уголовной ответственности (ст. 171 УК РФ), административная ответственность (ст. 14.1 КоАП РФ), признание сделки недействительной (ст. 173 ГК РФ). Следует обратить особое внимание организации на то, что ст. 14.1 КоАП РФ предусмотрено административное наказание в виде конфискации изготовленной продукции, орудий производства и сырья.

По мнению автора, вопрос лицензирования, как и вопрос государственной регистрации, сопряжен с повышенной степенью риска наступления отрицательных следствий для организации.

Качественное и своевременное проведение аудита учредительных документов во многих случаях позволяет проверяемой организации устранить уже имеющиеся нарушения законодательства Российской Федерации, а также избежать их повторения в будущем. Собственники и руководство организации получают возможность планировать и вести хозяйственную деятельность с учетом выявленных нарушений, когда их устранение не представляется возможным.

Н. Фиш,

аудитор

"Налоги и налоговое планирование", N 1, январь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Пункт 7 постановления Пленума ВАС РФ от 14.05.1998 N 9 "О некоторых вопросах применения статьи 174 Гражданского кодекса Российской Федерации при реализации органами юридических лиц полномочий на совершение сделок".