Гибкий график работы: учет и документы (И. Гущина, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2012 г.)

Гибкий график: работы учет и документы

Для отдельных категорий работников организации и компании допускают возможность гибкого режима работы. В материале рассказано, чем регулируется этот режим, какие документы нужны при его установлении и отмене.

Как ни странно звучит, но гибкий режим работы это не дань моде. Гибкие графики применяются многими компаниями достаточно давно. Например, компания Trans America Financial Corporation пользуется гибкими графиками для 80-90% сотрудников с 1974 г.

Суть гибких графиков в том, что распорядок дня перестает быть жестким. Сотрудник, основываясь на задачах, которые перед ним стоят, вправе сам планировать время своего рабочего дня, а то и рабочей недели. Есть различные подходы к этому процессу.

Первый подход - это возможность варьировать время прихода и ухода с работы. Например, сотрудник может приходить на работу в период с 8 до 11 часов, и уходить с 16 до 19. Также допускается изменение длительности обеденного перерыва, от 30 мин. до 2-х часов. Понятно, что, сколько бы времени сотрудник ни провел на работе, он обязан выполнить задачу в срок.

Второй подход - это обязательность появления сотрудника в час пик, то есть тогда, когда работы много. А в часы вынужденного перерыва сотрудник не обязан быть в офисе. В России такая схема часто применяется в розничной торговле. Когда покупателей мало, продавцов и кассиров тоже мало. А когда наступает время массового прихода покупателей, продавцов даже больше, чем в тех магазинах, которые работают по обычному графику.

Третий подход - это переработки. Например, для выполнения задачи в срок сотрудник работает не 8 часов, а 9. Переработанное время можно превратить в отдельный выходной, в тот день недели, когда сотруднику нужно и работы для него не так много.

Четвертый подход - это совмещение надомной и офисной работы. Например, сотрудник появляется в офисе только в случае крайней необходимости. А большую часть времени он проводит дома, где и выполняет работу. Учитывая то, что большинство людей имеют дома компьютер, подключенный к Интернету, работодатель практически не несет никаких затрат. В то же время сотрудники, особенно имеющие детей, будут такому работодателю только благодарны.

В любом случае гибкие графики требуют от самого работника высокой самодисциплины, ответственности, контроля, умения распределять свое свободное время и представлять результаты к сроку, установленному руководителем, а от руководителя - изменения мышления, так как нужно менять подходы к постановке задач, контролю и измерению эффективности работы.

Термин "режим рабочего времени" не употреблялся в КЗоТ, хотя и использовался в других нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, а также в правовой литературе. Трудовой кодекс РФ, раскрывая этот термин, позволяет отличать режим рабочего времени работников от режима работы организации, указывает правовые формы, в которых закрепляется режим рабочего времени, и определяет лицо, которое утверждает режим рабочего времени в организации.

В соответствии с изменениями, внесенными в ст. 100 ТК РФ Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ, режим рабочего времени может устанавливаться только правилами внутреннего трудового распорядка, в отличие от действующей прежде нормы, которая позволяла закреплять его в коллективном договоре. Для работников с индивидуальным режимом он устанавливается трудовым договором. Неполное рабочее время выделяется в качестве отдельного режима рабочего времени.

Режим гибкого рабочего времени был введен в 1980-е годы сначала для женщин, имеющих детей, а потом и для других лиц.

При использовании режима в обязательном порядке требуется полная отработка установленного законом суммарного количества рабочих часов в течение учетного периода (рабочего дня, недели, месяца и др.).

Гибкое рабочее время (далее - ГРВ) содержит в себе следующие элементы:

- переменное (гибкое) время в начале и конце рабочего дня (смены), в пределах которого работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению;

- фиксированное время - время обязательного присутствия на работе всех работающих по режиму ГРВ в данном подразделении предприятия. По значимости и продолжительности - это основная часть рабочего дня. Фиксированное время позволяет обеспечивать нормальный ход производственного процесса и осуществлять необходимые служебные контакты. Наряду с фиксированным временем наличие интервалов переменного времени позволяет отработать необходимое общее количество рабочих часов в принятом учетном периоде;

- перерыв для питания и отдыха, который обычно разделяет фиксированное время на две примерно равные части. Фактическая его продолжительность не включается в рабочее время. Согласно ст. 108 ТК РФ, перерывы для отдыха и питания, предоставляемые работнику в течение рабочего дня (смены), должны быть не более 2 час. и не менее 30 мин.;

- продолжительность (тип) учетного периода, определяющая календарное время (месяц, неделя и т.д.), в течение которого каждым работником должна быть отработана установленная законодательством норма рабочих часов.

ГРВ можно применять в следующих вариантах, в зависимости от продолжительности учетного периода:

- учетный период, равный рабочему дню, - когда его продолжительность, установленная законом, полностью отрабатывается в тот же день;

- учетный период, равный рабочей неделе, - когда ее продолжительность, установленная в рабочих часах, полностью отрабатывается в данной рабочей неделе;

- учетный период, равный рабочему месяцу, - когда установленная месячная норма рабочих часов полностью отрабатывается в данном месяце.

Учетный период в большинстве случаев устанавливается недельный или месячный, иногда квартальный. В этот период работник, работающий по гибкому графику, должен отработать установленную законодательством норму рабочего времени.

В отдельных случаях в качестве учетного периода могут применяться также рабочая декада, рабочий квартал с аналогичными условиями отработки, а также другие варианты режимов ГРВ, удобные для предприятия и работников.

Случаи установления режима гибкого рабочего времени

Рабочее время, согласно ст. 91 ТК РФ, - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.

В ст. 102 ТК РФ дано определение такого вида режима рабочего времени, как гибкое рабочее время, при котором начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяются по соглашению сторон. Необходимость установления такого режима рабочего времени может быть вызвана особенностями выполняемой трудовой функции или субъективными обстоятельствами в жизни работника - Трудовой кодекс не делает различия для этих случаев.

К числу первых можно отнести удаленную работу, когда сотрудник работает дома, а в офис приходит лишь для координации действий.

Это агенты по недвижимости и страхованию, менеджеры по продажам и по работе с клиентами, курьеры. Зарплата агентов (или ее часть) зачастую носит сдельный характер, то есть зависит от количества заключенных договоров. Поэтому точный учет их рабочего времени не так важен, как у сотрудников, в работе которых ценится "сам процесс", - например, бухгалтеров, офис-менеджеров, продавцов-консультантов.

Во втором случае необходимость установления рассматриваемого режима рабочего времени связана с личными обстоятельствами в жизни работника: получение второго образования, или прохождение курсов повышения квалификации, которые оплачиваются работником и не связаны непосредственно с уже осуществляемой им деятельностью, или необходимость ухода за ребенком, иным родственником в определенное время и т.д.

Выделим положительные и отрицательные стороны установления режима гибкого рабочего времени (табл. 1).

Таблица 1

Достоинства и недостатки ГВР

Достоинства	Недостатки
Удобен в случаях, когда работодателю важен не процесс, а результат работы (творческие работники)	Появляется необходимость вести суммированный учет рабочего времени, каждый день строго фиксировать время начала и окончания рабочего дня сотрудника (ст. 102, 104 ТК РФ)
Повышается эффективность труда работников, поскольку они сами выбирают удобное время работы	Хотя начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон (ст. 102 ТК РФ), в трудовом договоре могут быть не закреплены конкретные часы прихода на работу (ухода с работы), а например, сказано, что работник должен приходить не позднее 14.00, и закреплена общая продолжительность рабочего дня. Соответственно, работник может прийти и в 11.00, и в 12.00, и т.п. Это обстоятельство снижает контроль работы сотрудников
Повышается мотивация и лояльность работников, поскольку такой режим означает улучшение условий труда, работники расценивают его как знак особого доверия

Вместе с тем такой режим рабочего времени подходит не всем. Нецелесообразно применение режима гибкого рабочего времени в непрерывных производствах, в условиях 3-сменной работы в прерывных производствах, при 2-сменной работе, если отсутствуют свободные рабочие места на стыках смен, а также в ряде случаев, определяемых спецификой производства. Например, если работник связан производственным процессом с другими работниками, работы должны выполняться в специальных производственных помещениях, руководителю необходимы определенные сведения и помощь в подготовке документов и т.д., режим гибкого рабочего времени не подойдет.

Возможности для применения режимов ГРВ на отдельных предприятиях (в их подразделениях) могут также ограничиваться:

- условиями внутрипроизводственной кооперации и внешних связей предприятия;

- особенностями труда отдельных категорий работников и характера выполняемых ими функций;

- отсутствием должного порядка в нормировании труда и учете рабочего времени;

- низким уровнем организации труда и производства, слабой трудовой дисциплиной;

- особыми условиями охраны труда и техники безопасности, а также рядом других условий и особенностей.

В организациях, где существует возможность подобного рабочего времени, должно быть введено Положение о системе работы по режиму гибкого рабочего дня.

Для перехода на работу по режиму гибкого рабочего времени руководители подразделений должны максимально точно составлять своим подчиненным индивидуальные трудовые задания на день, неделю, месяц, квартал, а также осуществлять контроль за их исполнением.

При выполнении фиксированного задания допускается недоработка в течение месяца до 20 часов. Переработанные часы аккумулируются на карточке учета рабочего времени работника и могут быть использованы в качестве отгула в любое время либо присоединены к очередному отпуску.

Главный недостаток этого режима - сложность учета отработанного времени, поскольку работнику предоставляется определенная свобода решать, когда начинать и заканчивать работу. Например, установлено "плавающее" время начала работы - с 09.00 до 11.00. В понедельник сотрудник пришел в 9.30, во вторник - в 10.50, а в среду - в 11.00. Он, конечно, имеет на это полное право, но как в таком случае установить точное количество часов, отработанных за день (неделю, месяц)? Только путем ежедневной строгой фиксации времени прихода-ухода сотрудника.

Работа в режиме ГРВ возможна при наличии проходных или электронных устройств учета рабочего времени.

В пропусках таких работников производится соответствующая отметка или выдается специальный вкладыш к пропуску на предприятие.

Учет времени, отработанного каждым работником, ведется руководителями подразделений, мастерами, бригадирами или специально выделенными работниками. При этом применяются различные методы и средства учета: в одних случаях используются индивидуальные счетчики времени, в других - производятся записи в специальных журналах внутри каждого подразделения и службы по установленной форме. Журнал учета отработанного времени хранится у лица, ответственного за табельный учет в течение года.

Примерный образец

Журнал учета отработанного времени

"___" ______________ 200_ г.

____________________________

(наименование подразделения)

N п/п	ФИО	Приход на работу по нарастающей	Роспись	Причина отсутствия	Время ухода по нарастающей	Роспись	Продолжительность рабочего дня, ч-мин	Итого за неделю, ч-мин
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Ильина	8-45		-	18-00		+15
2	Павлова	8-45		-	18-30		-15
3	Соколов			ком.
4	Котова			б/л			0

Учет рабочего времени при установлении гибкого графика ведется в табеле учета рабочего времени по унифицированной форме N Т-12 или N Т-13, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Например, форма N Т-13 заполняется по следующим правилам: в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы в таком режиме.

Следует помнить, что для государственных служащих режим рабочего времени устанавливается ведомственными правовыми актами, и введение названного режима возможно лишь в заданных ими случаях и пределах.

Например, в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ, действует Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей (далее - Положение), утв. постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 06.06.1984 N 170/10-101, которое допускает установление скользящего (гибкого) графика работы и давно принятым работницам, и тем, кто только принимается на работу, если в связи с необходимостью ухода за детьми они не могут работать по обычному графику, установленному на предприятии. Такой график работы устанавливается по согласованию между администрацией и работницей и согласовывается с профсоюзом, если он имеется (п. 2.1 Положения). Гибкий график работы может быть установлен как на определенный срок (достижение ребенком определенного возраста, на период учебного года), так и без ограничения срока (п. 2.2 Положения). Максимальная суммарная продолжительность рабочего времени в сутки ограничивается 10 часами, а время нахождения на предприятии с момента начала и до окончания смены, включая неоплачиваемые перерывы в ней, не должно превышать 12 час. (п. 3.1 Положения).

Особенности работы в режиме гибкого рабочего времени

В трудовые книжки записи о работе вносятся без упоминания о том, что она осуществлялась в режиме гибкого рабочего времени.

При работе в режиме ГРВ продолжительность рабочего времени остается прежней. Несмотря на то что работник самостоятельно определяет начало, окончание и продолжительность своего рабочего дня, он обязан отработать установленную для него норму рабочего времени (положенное количество часов). Недоработка в одни дни компенсируется более длительной работой в другие дни.

В случае применения режимов гибкого рабочего времени в условиях неполного рабочего времени, норма рабочего времени работников должна быть скорректирована с учетом фактически установленной недельной или месячной его нормы.

В случае выполнения сверхурочных работ лицами с нормированным рабочим днем, переведенными на режим гибкого рабочего времени, почасовой учет этих работ ведется суммарно по отношению к установленному учетному периоду (неделя, месяц), т.е. сверхурочными считаются только часы, переработанные сверх установленного для этого периода нормы рабочего времени. Оплата производится в соответствии с действующим законодательством - в полуторном размере за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, в двойном - за остальные часы сверхурочной работы.

Пример

Организация, оказывающая услуги по охране, установила для своих работников режим работы сутки через трое. По итогам месяца работники перерабатывают норму рабочего времени. Установленный учетный период - год. При этом по итогам года переработка составляет 140 час. Оплата за эти переработанные часы должна быть произведена как за сверхурочную работу.

Обратите внимание, что в соответствии со ст. 99 ТК РФ сверхурочные работы не могут превышать 120 час. в год для каждого работника. Таким образом, организация нарушает трудовое законодательство.

При выполнении работы вне организации (служебная командировка, участие в совещаниях, конференциях, симпозиумах и т.п.) режим гибкого рабочего времени не применяется, а учет рабочего времени ведется, как при обычном режиме работы. При командировке на работника распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он откомандирован.

Применение режима ГРВ не освобождает работников от участия в общих мероприятиях, проводимых в масштабе структурного подразделения (цеха, участка, отдела) и организации в целом.

Оплата труда при режиме гибкого рабочего времени производится за фактически отработанное рабочее время исходя из систем оплаты труда, принятых в организации. Так как при режиме гибкого рабочего времени, как правило, норма рабочего времени отрабатывается в полной мере, работники имеют полное право на получение социальных льгот и гарантий, предусмотренных действующим законодательством. Им должны предоставляться установленные ТК РФ и иными правовыми актами перерывы для отдыха в течение рабочего дня (смены), ежедневный (междусменный) отдых, выходные дни (еженедельный непрерывный отдых), нерабочие праздничные дни и отпуска. Применение гибкого режима работы не отражается на начислении трудового стажа и других трудовых правах.

Гибкий график работы находит применение не только при индивидуальной, но и при бригадной форме организации труда. В таких случаях коллектив бригады разрешает отдельным работникам, в зависимости от их индивидуальных потребностей в свободном времени, начинать и заканчивать рабочий день в более раннее или позднее время.

Введение гибкого графика работы в коллективах или разрешение работать по такому графику отдельным работникам оформляется приказами работодателя с учетом мнения представительного органа работников. В приказе определяется начало и окончание рабочего дня, период обязательного присутствия и гибкая часть рабочего времени.

О нарушениях, связанных с применением ГРВ

Гибкость в организации рабочего времени в случае как полной, так и неполной занятости связана с "плавающим" началом и окончанием работы, продолжительностью обеденного перерыва, его началом и окончанием. При режиме работы, предположим, с 8 до 17 час. работник может прийти на работу в приделах с 8 до 10 час. в любое время, а покинуть работу с 17 до 19 час. также в любое время; обед - 30 мин. - с 12 до 14 час. С 10 до 12 и с 14 до 15 час. он обязательно должен находиться на месте. Отсутствие работника на рабочем месте в период обязательного присутствия считается грубым нарушением трудовой дисциплины.

При нарушении принятого режима ГРВ помимо применения соответствующих дисциплинарных взысканий работники переводятся на общеустановленный режим работы на срок до 3 месяцев, при повторном нарушении - на срок не менее 2 лет.

К нарушениям ГРВ относятся:

- невыполнение производственных заданий и установленных норм выработки;

- повышенный процент брака;

- опоздания на работу в пределах фиксированного времени;

- прогулы;

- неполное использование рабочего времени;

- недоработка рабочих часов за учетный период без уважительных причин и др.

В случае систематического нарушения работниками подразделения правил, регламентирующих работу в условиях ГРВ, руководитель организации должен перевести данное подразделение на общий режим работы.

Установление режима ГРВ при приеме на работу

В каждой организации труд организован в соответствии с определенным режимом, отраженным в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). ПВТР устанавливают продолжительность рабочей недели, начало и окончание рабочего дня, количество и размер перерывов для отдыха.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Если локальными нормативными актами организации установлен строго нормированный рабочий день, а работника необходимо принять на работу в режиме гибкого рабочего времени, особенности его трудового распорядка нужно отразить в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Обязательно составьте для сотрудника индивидуальный график работы и включите его в договор в качестве приложения.

При приеме работника на работу и издании приказа по унифицированной форме N Т-1 в строке "Условия, характер работы" указывается: "Режим гибкого рабочего времени, учетный период - один месяц".

Унифицированная форма N Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 05.01.2004 N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301001  |

                                                            |-----------|

                ЗАО "Персей"                         по ОКПО|  9874657  |

---------------------------------------------------         \-----------/

            наименование организации

                                          /-----------------------------\

                                          |   Номер    |Дата составления|

                                          | документа  |                |

                                          |------------+----------------|

                              Приказ      |    22      |   01.04.2011   |

                          (распоряжение)  \-----------------------------/

                   о приеме работника на работу

                                                    /-------------------\

                                                    |       Дата        |

                           Принять на работу        |                   |

                                            /-------+-------------------|

                                            |   с   |     01.04.2011    |

                                            |-------+-------------------|

                                            |  по   |         -         |

                                            \---------------------------/

                                                    /-------------------\

                                                    |  Табельный номер  |

                                                    |-------------------|

                Соколова Григория Васильевича       |        24         |

------------------------------------------------------------------------/

                         фамилия, имя, отчество

в                          Юридический отдел

  -----------------------------------------------------------------------

                        (структурное подразделение)

                          юрисконсульт

-------------------------------------------------------------------------

  (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

                          квалификации)

   постоянная, основная, на условиях работы в режиме гибкого рабочего

-------------------------------------------------------------------------

                 времени; учетный период - один месяц

-------------------------------------------------------------------------

             (условия приема на работу, характер работы)

  с тарифной ставкой (окладом)      30 000        руб. 00 коп.

                                  ---------------      --

                                   (цифрами)

                     надбавкой         -          руб. -  коп.

                                  ---------------      --

                                   (цифрами)

с испытанием на срок без испытания                  месяца (ев)

                     -----------------------------

Основание:

Трудовой договор от "01"     апреля       2011 г. N 78-ТД

                     --   --------------    --      ------------

Руководитель организации Генеральный директор    Попов     С.И. Попов

                         -------------------- ----------  ---------------

                             (должность)        (личная    (расшифровка

                                                 подпись)     подписи)

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен                Соколов       "01"   апреля    2011 г.

                              ------------------  --  -----------   --

                               (личная подпись)

Перевод на работу в режиме ГРВ по инициативе работника

При необходимости режим гибкого рабочего времени может быть введен уже после заключения трудового договора. В случае согласия работодателя заключается дополнительное соглашение с указанием составных элементов режима гибкого рабочего времени.

Примерный образец

Дополнительное соглашение N 2
к трудовому договору от 13.01.2011 N 12-ТД

21 июня 2011                                                    г. Москва

Закрытое акционерное общество "Орион" (ЗАО "Орион") в лице генерального директора Хохлова Валерия Михайловича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем "Работодатель", с одной стороны, и Чайкина Анна Николаевна, именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Дополнить раздел 1 трудового договора от 13.01.2011 N 12-ТД пунктом 1.6. следующего содержания: "С 01 июля 2011 года Работнику устанавливается гибкий режим рабочего времени. Индивидуальный гибкий график утверждается приказом генерального директора".

2. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 13.01.2011 N 12-ТД и вступает в силу с 1 июля 2011 года.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр соглашения передается Работнику, другой хранится у Работодателя.

Работодатель:

Генеральный директор ______________________________________  А.Н. Чайкина

Работник: _________________________________________________   В.М. Хохлов

Важно отметить, что если возможность установления гибкого графика работы по просьбе сотрудника отражена в ПВТР как обязанность работодателя, то работодатель обязан установить такой график работы. Целесообразно при упоминании в ПВТР об установлении гибкого графика работы предусмотреть и причины установления такого режима.

Если же в ПВТР сказано, что подобный режим работы устанавливается по соглашению сторон, или вообще в них не упоминается, то у работодателя есть некоторый выбор: можно пойти навстречу сотруднику, а можно и отказать, предоставив мотивированное обоснование.

Для установления гибкого рабочего времени сотруднику, уже работающему в фирме, он должен представить письменное заявление с указанием желаемого графика работы и периода времени, на который он устанавливается.

На основании заявления составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, оформляется индивидуальный график работы и издается приказ об утверждении этого графика.

Подобное документальное оформление установления графика работы необходимо, так как режим труда и отдыха, согласно ст. 57 ТК РФ, является обязательным условием трудового договора. И, согласно той же статье ТК РФ, условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Исходя из вышесказанного, подводим итог: в графике необходимо отразить все элементы гибкого рабочего времени.

После того как составлен график работы, нужно определиться с выбором учетного периода. Это период, в течение которого работник должен отработать установленную законодательством норму рабочего времени. Это может быть как год, квартал или месяц, так и один день.

Например, если в качестве учетного периода выбран день, то при пятидневке, работая по графику: понедельник, среда, пятница - с 8 до 17, а вторник, четверг - с 10 до 19, работник полностью выполняет условия договоренности, так как отрабатывает в день свою обычную норму - 8 час.

Если учетный период равен неделе, то все рабочие дни сотрудника могут быть разной продолжительности. Главное при этом, чтобы за недельный период он отрабатывал установленную норму, а именно - 40 час.

В качестве примера приведем индивидуальный график работы с учетным периодом, равным неделе (табл. 2).

Таблица 2

Недельный график работы

День недели	Время начала работы	Время окончания работы	Время обязательного присутствия	Время обеденного перерыва
Понедельник	08.00	18.00	11.00-13.00 14.30-17.00	13.30-14.30
Вторник	08.00	18.00	11.00-13.00 14.30-17.00	13.30-14.30
Среда	11.00	19.00	11.00-13.00 14.30-17.00	13.30-14.30
Четверг	11.00	19.00	11.00-13.00 14.30-17.00	13.30-14.30
Пятница	08.00	17.00	11.00-13.00 14.30-17.00	13.30-14.30

Индивидуальный график работы может быть установлен как без ограничения срока, так и на любой удобный для работника срок.

Форму приказа о введении в действие режима рабочего времени для конкретного работника или для целого подразделения работодатель вправе разработать самостоятельно. В приказе необходимо указать должность, фамилию, имя, отчество работника (или работников подразделения, сектора, отдела), которому устанавливается такой режим, дату введения режима в действие, фиксированное и переменное время, время перерыва для отдыха и питания, продолжительность учетного периода. В основании приказа следует указать дополнительное соглашение с работником. С приказом работник должен быть ознакомлен под роспись.

Примерный образец

Закрытое акционерное общество "Орион"

Приказ

"21" июня 2011 г. N 27-к

______________________________

  (место составления приказа)

Об установлении работнику режима гибкого рабочего времени

Рассмотрев заявление бухгалтера Чайкиной А.Н., руководствуясь ст. 102 Трудового кодекса РФ от 30.06.2006 N 90-ФЗ, Положением о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 06.06.1984 N 170/10-101,

Приказываю:

1. Бухгалтеру Чайкиной А.Н. установить режим гибкого рабочего времени с "01" июля 2011 г.

2. Разрешить изменение времени начала работы в диапазоне с 8.00 до 13.00 и времени окончания работы - с 17.00 до 19.00.

3. Секретарю Максимовой Т.С. обеспечить еженедельный учет рабочего времени Чайкиной А.Н. в пределах установленной продолжительности.

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Основание: дополнительное соглашение N 2 к трудовому договору от 13.01.2011 N 12-ТД.

Директор ____________________________________________________ В.М. Хохлов

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен ___________________________________ "21" июня 2011 г.

Пример

В организации Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) установлен режим работы с 9.00 до 18.00, обед с 13.00 до 14.00. Работник написал заявление с просьбой установить ему следующий режим работы: с 9.00 до 17.40, обед с 13.00 до 13.40. Работодатель согласился. Это оформляется по той же схеме:

- заявление работника;

- дополнительное соглашение к действующему трудовому договору в 2 экз. (по одному для каждой из сторон);

- приказ.

Контроль за своевременным началом и окончанием работы и за правильным использованием рабочего времени в течение рабочего дня должен осуществлять руководитель структурного подразделения.

Индивидуальный график работы может быть оформлен и отдельным документом, который утверждается приказом руководителя предприятия.

Перевод на режим ГРВ по инициативе работодателя

Бывают случаи, когда изменение режима рабочего времени связано не с субъективным пожеланием работодателя, а в силу объективных причин. Например, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника (ч. 1 ст. 74 ТК РФ).

О предстоящих изменениях и о причинах таких изменений работник должен быть уведомлен работодателем в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до их введения (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). При этом, как разъяснено в п. 21 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (ред. от 28.09.2010), на работодателя возложена обязанность доказать, что изменение условий трудового договора явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель, в силу ч. 3 ст. 74 ТК РФ, обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

При отсутствии подходящей работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается согласно п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Если в рассматриваемой ситуации отсутствуют обстоятельства, указанные в ст. 74 ТК РФ, то изменить режим рабочего времени будет возможно только по соглашению сторон трудового договора.

Можно ли перевести на гибкое рабочее время целый отдел? Можно. Если инициатива исходит от сотрудников, обязательным документом будет коллективное заявление с подписями всех желающих перейти на новый режим. Если же гибкий график вводится по инициативе администрации, то действовать нужно по правилам ст. 74 ТК РФ, то есть предупредить сотрудников об изменении условий труда не менее чем за 2 месяца.

Пример

У нас режим рабочего времени прописан в ПВТР: "...начало рабочего дня в 08.00, окончание в 17.00". В связи с наступлением зимнего периода директор хочет перевести всех (временно до перехода на летнее время) работать с 07.00 до 16.00. Нужно ли вносить изменения в ПВТР или достаточно приказа по предприятию и ознакомления с ним работников? Обязательны ли заявления работников о согласии или допсоглашения делать? А что делать, когда перейдем на летнее время, и надо будет вернуть прежний режим рабочего времени?

Режим рабочего времени установлен в организации Правилами внутреннего трудового распорядка. Вправе ли работодатель изменить режим рабочего времени, установленный Правилами внутреннего трудового распорядка, без получения согласия работника?

Если работодатель выступает с инициативой изменить режим рабочего времени, ему, прежде всего, необходимо внести соответствующие изменения в Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 190 ТК РФ, Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются, а значит, и изменяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ, для принятия локальных нормативных актов.

Представительным органом работников может выступать первичная профсоюзная организация или ее орган (ст. 30 ТК РФ). Если первичная профсоюзная организация в организации отсутствует, то представление интересов работников может быть поручено иному представительному органу, избранному на общем собрании (конференции) работников в соответствии со ст. 31 ТК РФ. Отметим, что, если в организации представительный орган отсутствует, то работодатель утверждает локальный акт самостоятельно. Такой вывод позволяет сделать буквальное толкование части второй ст. 8 ТК РФ.

В новой редакции ПВТР необходимо указать новый режим рабочего времени (время начала и окончания работы, время перерывов в работе), а также дату, с которой он вводится. В силу части второй ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Следовательно, все работники организации должны быть ознакомлены под роспись с новой редакцией Правил внутреннего трудового распорядка.

Однако работодателю для установления нового режима рабочего времени недостаточно только утвердить новую редакцию Правил внутреннего трудового распорядка и ознакомить с ней всех работников под роспись.

По смыслу закона режим рабочего времени всегда является условием трудового договора, даже когда он не отличается от общих правил, и поэтому может не указываться непосредственно в тексте договора. В силу ст. 72 ТК РФ изменение любых определенных сторонами условий трудового договора, в том числе и не подлежащих обязательному включению в трудовой договор, допускается только по письменному соглашению сторон этого трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Поэтому для установления нового режима рабочего времени работодателю необходимо заключить со всеми работающими сотрудниками соглашения в письменной форме, дополняющие трудовой договор условием о новом режиме работы. В соглашении указываются: новое время начала и окончания работы, новое время обеденного перерыва, а также другие изменившиеся условия. Соглашение будет действовать с момента его подписания работником и работодателем или с иного дня, указанного в соглашении. До подписания указанных соглашений новый режим рабочего времени, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, будет распространяться только на вновь принимаемых работников.

Если сотрудник при гибком графике отрабатывает дневную норму рабочих часов (8 час.) в тот же день, то учетным периодом будет один день. Если у него получается соблюдать только недельную норму рабочих часов (40 час.), а в дневную норму он не укладывается, учетным периодом будет неделя и т.п. О таких составных частях гибкого графика работы говорится в разделе 2 Рекомендаций, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС от 30.05.1985 N 162/12-55.

Что может происходить с выходными при режиме ГРВ? Режим ГРВ не существует, как правило, сам по себе. Он как бы вписан в основные виды рабочей недели: пяти- и шестидневную рабочую неделю с предоставлением выходных дней по скользящему графику, а поэтому выходные дни предоставляются по общим правилам. То есть, если речь идет о пятидневной рабочей неделе, то должно быть предоставлено два выходных дня, при этом общий выходной день - воскресенье (ст. 111 ТК РФ).

Представляется, что возможен и третий вариант - скользящий график, то есть рабочая неделя с предоставлением выходных дней по специальному графику. Например, вы работаете по 5-дневной рабочей неделе, но одну неделю с понедельника по пятницу с выходными в субботу и воскресенье, вторую - со вторника по субботу с выходными днями в воскресенье и понедельник и т.д. При этом также должен использоваться суммированный учет рабочего времени, например, за месяц, так как не удается соблюдать норму, установленную в ст. 110 ТК РФ: продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов.

Таким образом, выходные дни в обычном порядке предоставляются при 5-дневной и 6-дневной рабочей неделе - в субботу и воскресенье. При наличии оснований и соблюдении рабочего времени за учетный период организации могут вводить иные режимы рабочего времени. При этом выходные дни предоставляются работнику по графику, и они необязательно могут совпадать с выходными днями по календарю (праздничные дни - это отдельный разговор). Каждый работник имеет право на время отдыха, в том числе и выходные. Соблюдение этого права обеспечивается составлением графиков: сменности, гибкого рабочего времени, скользящих выходных дней. А поэтому, если работа производится в выходной день, который является выходным для большинства работников по стране, но по графику - это рабочий день у данного сотрудника, - оплата производится в обычном порядке. Если же работника привлекают к работе именно в его выходной день, то должна быть обеспечена и повышенная оплата, если работа производилась сверх месячной нормы (ч. 1 ст. 153 ТК РФ). По желанию работника, работавшего в выходной день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ч. 2 ст. 153 ТК РФ).

Перевод на общий режим

По окончании периода, на который был установлен гибкий режим рабочего времени, дополнительные документы составлять не нужно, работник автоматически переходит на общий режим работы.

Если же гибкий график вводился без указания срока действия или понадобилось перевести сотрудника на общий режим досрочно, нужно действовать в том же порядке, что и при установлении гибкого рабочего времени: затребовать от сотрудника письменное заявление с указанием мотивов, оформить соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ, отменяющий гибкий режим работы.

Однако следует помнить, что отменить условия договоренности о гибком режиме рабочего времени до окончания срока договоренности это право, а не обязанность работодателя. И если по каким-то соображениям организации невыгодно идти навстречу просьбе работника, то на вполне законном основании можно ему в этом отказать.

Поскольку при необходимости режим гибкого рабочего времени может быть установлен сотруднику как при приеме на работу, так и введен уже после заключения трудового договора, приведенная ниже схема поможет определить, какие документы нужно оформить и какие действия предпринять для установления гибкого (индивидуального) режима работы (рис. 1.).

          /------------------------------------------------------------\

          |         Действия работодателя при установлении             |

          |             индивидуального режима работы                  |

          \------------------------------------------------------------/

/------------------------------------\/------------------------------------------\

|Устанавливается при приеме на работу|| Устанавливается уже работающему работнику|

\------------------------------------/\------------------------------------------/

/------------------------------------\/------------------------------------------\

|Припишите условия индивидуального   ||    Возьмите от работника заявление об    |

|режима работы в трудовом договоре   ||   установлении индивидуального графика   |

| и приведите в нем график работы    ||                                          |

\------------------------------------/\------------------------------------------/

/------------------------------------\/------------------------------------------\

|В приказе о приеме на работу укажите||  Заключите с работником дополнительное   |

|условия и характер работы в         ||  соглашение у трудовому договору новым   |

| соответствии с трудовым договором  ||    режимом работы и рабочим графиком     |

\------------------------------------/\------------------------------------------/

Рис. 1. Действия работодателя при установлении индивидуального режима работы

Основания для установления ГВР

Гибкий (скользящий) график можно установить любому сотруднику по его просьбе или с его согласия.

Расчет зарплаты

Заработная плата при гибком графике исчисляется исходя из почасовой тарифной ставки или из месячного оклада.

Когда для расчета зарплаты используется почасовая тарифная ставка, то берем отработанные часы и умножаем на ставку.

Если для расчета используется месячный оклад и если месячная норма отработана полностью, то зарплата равна месячному окладу. В случаях, когда работник не отработал месячную норму, то месячный оклад делим на нормативное количество рабочих часов в месяце и умножаем на фактически отработанные часы.

При установлении гибкого графика работы применяется суммированный учет рабочего времени (ст. 109 ТК РФ). При суммированном учете рабочего времени, как правило, применяется повременная система оплаты труда - часовые тарифные ставки или должностные оклады в зависимости от того, что организация считает наиболее целесообразным. Элементы системы оплаты труда - размеры тарифных ставок, окладов, премий и иных поощрительных выплат - устанавливаются коллективным договором или положением об оплате труда.

Примечание. Правовая база для установления гибкого графика работы

Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 06.06.1984 N 170/10-101. Рекомендации по применению гибкого рабочего времени утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС от 30.05.1985 N 162/12-55 "Об утверждении рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства" (в дальнейшем - Рекомендации). Документ применяется в части, не противоречащей ТК РФ. Постановление Правительства РФ от 10.12.2002 N 877 "Об особенностях рабочего времени и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющих особый характер работы".

Приказ Минтранса России от 20.08.2004 N 15 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей".

Приказ МПС РФ от 05.03.2004 N 7 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда отдельных категорий работников железнодорожного транспорта, непосредственно связанных с движением поездов" (ред. от 28.03.2007). Приказ Минтранса России от 30.01.2004 N 10 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников, осуществляющих управление воздушным движением гражданской авиации Российской Федерации". Приказ Росгидромета от 30.12.2003 N 272 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников оперативно-производственных организаций Росгидромета, их структурных подразделений, имеющих особый характер работы". Приказ Минсвязи РФ от 08.09.2003 N 112 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников связи, имеющих особый характер работы".

Приказ Роскомрыболовства РФ от 08.08.2003 N 271 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха отдельных категорий работников рыбохозяйственного комплекса, имеющих особый характер работы".

Приказ Минтранса РФ от 16.05.2003 N 133 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников плавающего состава судов внутреннего водного транспорта". Приказ Минобороны РФ от 16.05.2003 N 170 "Об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха членов экипажей (гражданского персонала) судов обеспечения Вооруженных Сил Российской Федерации". Приказ Минфина РФ от 02.04.2003 N 29н "Об утверждении положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников организаций, осуществляющих добычу драгоценных металлов и драгоценных камней из россыпных и рудных месторождений". Постановление Минтруда РФ от 12.07.1999 N 22 "Об установлении продолжительности рабочей недели членам экипажей воздушных судов гражданской авиации".

Постановление Минтруда РФ от 20.02.1996 N 11 "Об утверждении положения о рабочем времени и времени отдыха работников плавающего состава судов морского флота".

Влияние гибкого рабочего времени на производительность труда

За рубежом десятки миллионов человек работают в режиме гибкого рабочего дня. При этом производительность труда поднялась от 3 до 12%, нет опозданий на работу, разгружен общественный транспорт в часы пик. Значительно уменьшились прогулы, сократилась текучесть кадров, улучшился психологический климат.

При невозможности в нашей стране в современных экономических условиях обеспечить справедливую и достаточно высокую оплату труда большое значение приобретают методы нематериального стимулирования. Основными мотивирующими льготами при этом является свободный режим работы.

Внедрение гибких графиков достаточно трудоемкая операция для руководителя. Высока вероятность ошибок на первом этапе, и появляется желание отказаться от этой идеи. Однако, когда работа наладится, результаты не заставят себя долго ждать. Экономия ресурсов и даже фонда оплаты труда, повышение производительности труда, заинтересованность сотрудников работать именно в вашей компании обязательно компенсируют возможные ошибки и потери. А руководитель получит бесценный опыт и возможность дальнейшего совершенствования системы управления организацией для повышения эффективности своего бизнеса.

Библиографический список

1. Васина Ю.А. Кадровые документы: инструкции по заполнению. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Индекс Медиа, 2008.

2. Грудцына Л.Ю. Настольная книга инспектора по кадрам: Практ. руководство. - 4-е изд., испр. и доп. - М.: Эксмо, 2010.

3. Настольная книга кадровика / Под ред. Г.Ю. Касьяновой (6-е изд., перераб. и доп.). - М.: АБАК, 2011.

4. Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практ. пособие. - М.: Юридическая фирма "Контракт", 2011.

И. Гущина,

преподаватель Института туризма и гостеприимства

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2012 г.