Информационный менеджмент в период нестабильности
В условиях экономической нестабильности руководителям государственных и муниципальных учреждений предстоит повысить эффективность управления наиболее ценным ресурсом - людьми. Ведь неопределенность, обусловленная подобными макроэкономическими явлениями, способна вызвать беспокойство, тревогу и стресс даже у наиболее активных сотрудников. Какую информационную политику целесообразно выстроить внутри организации, чтобы обеспечить стабильность ее деятельности?
Тревога и потеря сотрудниками самообладания могут усилить такие черты характера, которые они в обычной жизни не проявляют. В подобных обстоятельствах прежние стратегии, цели, планы, задачи кажутся недостижимыми, перспективы - туманными, а привычный ход жизни нарушается. Поэтому руководителю важно усилить информационное взаимодействие с коллективом, сделать акцент на управлении эмоциональными ресурсами организации, благодаря чему можно повысить эффективность рабочего процесса.
Выстраиваем информационные потоки
Прежде всего сотрудникам необходимо видеть, что руководитель спокоен и уверен в себе. Если данное условие соблюдено, то и весь коллектив успокоится и сосредоточится на работе. Когда же идет непрерывный процесс выдачи-отмены распоряжений или усиливается замкнутость руководителя, у трудового коллектива начинает формироваться впечатление, что организация находится далеко не в лучшем положении. А вот открытость и честность поможет руководителю заручиться доверием подчиненных.
Другой признак открытости - предоставление сотрудникам достоверной информации, характеризующей реальное положение дел в учреждении. Если важнейшие вопросы, связанные, например, с предстоящим сокращением кого-либо из сотрудников, замалчиваются, персонал, охваченный тревогой за будущее, будет занят исключительно "нагнетанием обстановки" и станет улавливать любую информацию о текущем положении дел в организации, не всегда правильно ее интерпретируя. Понятно, что в таких условиях об эффективности трудовой деятельности не может быть и речи. Поэтому выстраивание и поддержание вертикальных и горизонтальных информационных связей должно стать ежедневной задачей руководителя.
Так, существует пять основных целей нисходящих (направленных сверху вниз, от руководителя к подчиненному) коммуникаций:
1) постановка конкретных задач по выполнению работы;
2) ознакомление с существующей в подразделении или отделе практикой работы;
3) разъяснение смысла исполняемой работы;
4) оценка качества работы подчиненных ("обратная связь");
5) предоставление идеологической информации для облегчения понимания целей.
В то же время для повышения эффективности восходящих (от подчиненного к руководителю) коммуникаций необходимо вовлекать работников в процесс управления и наделять их полномочиями. Сознательная передача полномочий подчиненным способна мотивировать их, наладить плодотворные контакты персонала с руководством учреждения.
В целом информацию, предоставляемую сотрудниками своему руководителю, можно разделить на два вида:
1) личная - о мыслях, настроениях, состоянии сотрудников;
2) техническая - "обратная связь" относительно производственной деятельности.
Определяем принципы контроля
Получая информацию от сотрудников и принимая на ее основе управленческие решения, руководитель тем самым осуществляет функцию контроля. В качестве примера приведем основные принципы и составляющие внутреннего контроля в образовательном учреждении. К ним относятся:
1. Принцип сравнения. При этом до начала осуществления контроля должны быть определены:
- объект контроля;
- параметры сравнения (что, с чем, как);
- критерии оценки деятельности;
- цели сравнения: ответить на вопросы, зачем необходима та или иная деятельность, каков ее результат.
2. Принцип доброжелательности. Он в совокупности с принципом уважительного отношения обеспечивает взаимное обогащение контролирующей и контролируемой сторон. Здесь важны следующие установки: нужно слышать и уважать друг друга, общаться на равных.
3. Принцип уважительного отношения к сотрудникам, в отношении которых осуществляется контроль. Только уважающий себя и ощущающий уважение других педагог добьется результата.
Поэтому психологическая задача контроля в образовательном учреждении - помочь педагогу уважать себя. Система контроля должна быть выстроена так, чтобы педагогический работник мог демонстрировать свои притязания, а администрация учреждения в процессе контроля была бы нацелена не на поиск недостатков, а на выявление успешных решений и определение перспектив профессионального роста сотрудника.
4. Принцип четкого информирования. Полная и ясно изложенная информация, поступающая от сотрудника, должна стать основой для контроля, анализа и коррекции ситуации.
5. Мотивация к самоконтролю. Контроль должен осуществляться не для администрации учреждения, а для педагога, который должен быть сам в нем заинтересован. Поэтому важной составляющей контроля необходимо сделать самоанализ, проводимый сотрудниками. Здесь главная задача - сформировать потребность в самоконтроле, распространить эту привычку от администрации к педагогу, от педагога - к ученику (воспитаннику, студенту).
6. Принцип результативности контроля. По его итогам важно ответить на следующие вопросы:
- чему научились сотрудники;
- что было исправлено и улучшено;
- от чего отказались и что развили;
- каков уровень профессионального мастерства педагогов и как контроль помог в его повышении?
Выясняем настроение коллектива
При анализе восходящих информационных потоков руководителю также следует определить настроение коллектива. Доминировать у сотрудников могут следующие состояния.
Появление уныния провоцирует усталость от неудач, демотивирующего стиля руководства, ощущение бесперспективности, бессилия сотрудников изменить что-либо.
Тревожность возникает при неопределенности, слухах о непонятных реорганизациях, перемещениях, изменениях в оплате труда, ужесточении требований к работникам.
Равнодушие характеризуется тем, что каждого сотрудника интересует только его собственное положение. Работники не интересуются делами коллег и организации в целом, большинство из них не держатся за свои места и готовы покинуть их при подходящей возможности.
Надежда проявляется как ожидание персоналом новых возможностей, настроенность на улучшения в делах организации и положении сотрудников. Она возникает вследствие принятых к реализации пози
