Кассовые операции по новым правилам (М. Зарипова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2012 г.)

Кассовые операции по новым правилам

С 01.01.2011 государственные (муниципальные) учреждения осуществляют ведение бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией N 157н*(1). Нормы данной инструкции регламентируют ведение кассовых операций согласно порядку, утвержденному ЦБ РФ. Перед Новым годом вышел документ, касающийся порядка ведения указанных операций с банкнотами и монетами ЦБ РФ. О том, что следует знать о нем финансовым работникам силовых министерств и ведомств, расскажем в статье.

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденный ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П (далее - Порядок N 373-П), вступил в силу 01.01.2012. В силу п. 1.1 Порядка N 373-П нормы документа распространяются на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением ЦБ РФ).

Получатели бюджетных средств при ведении операций по приему наличных денег, включая их пересчет, выдаче наличных денег руководствуются Порядком N 373-П, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Сравнительную информацию по новому документу и старому Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40*(2) (далее - Порядок N 40), представим в таблице.

Объект	Указания Порядка N 373-П	Указания Порядка N 40
Общие положения
Лимит остатка кассы	Для ведения кассовых операций юридическое лицо устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте проведения кассовых операций, определенном руководителем данного юридического после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Обособленное подразделение (филиал) юридического лица, для совершения операций которого юридическим лицом в кредитной организации или ЦБ РФ открыт банковский счет, устанавливает лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренном Положением N 373-П для юридического лица. Для определения лимита остатка наличных денег учреждение должно учесть объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное учреждение - ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги). Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле, приведенной в приложении к Порядку N 373-П (п. 1.3 Порядка N 373-П)	В соответствии с п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П, утвержденного Советом директоров ЦБ РФ 19.12.1997 N 47 (далее - Положение N 14-П), лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства, устанавливаются учреждениями ЦБ РФ или уполномоченными кредитными организациями органам Федерального казначейства с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы в этом случае представляется органами Федерального казначейства с учетом распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства в установленном порядке. Нормы Положения N 14-П утратили силу согласно Указу N 2750-У, следовательно, порядок установления лимита остатка наличных денежных средств для получателей средств федерального бюджета, к которым относятся казенные учреждения, изменится
В силу п. 1.4, 4.6 Порядка N 373-П лимит остатка наличных денежных средств кассы организации может быть превышен в течение пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета) в дни выдачи заработной платы, стипендий и иных выплат социального характера
Лицо по ведению кассовых операций	Кассовые операции ведутся у юридического лица кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа своих работников, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. При наличии у юридического лица нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (п. 1.6 Порядка N 373-П). Требований о заключении договора о материальной ответственности Порядок N 373-П не содержит	Пунктом 32 Порядка N 40 установлено, что после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Таким образом, в старом документе содержались нормы, прямо предписывающие заключать договор о материальной ответственности
В силу ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (п. 2 ст. 243 ТК РФ), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество
Оформление кассовых операций	Кассовые операции, проводимые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, оформляются Приходным кассовым ордером (ф. 0310001), Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) (п. 1.8 Порядка N 373-П). Для учета поступающих в кассу наличных денег учреждение должно вести кассовую книгу. В соответствии с п. 2.5 Порядка N 373-П листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель (п. 2.6 Порядка N 373-П)	Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утверждаемыми Госкомстатом (п. 12 Порядка N 40). Такими формами являются Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) и Расходный кассовый ордер (ф. 0310002), которые утверждены Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н и рекомендованы для применения в государственных (муниципальных) учреждениях. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия (п. 26 Порядка N 40)
Применение программных комплексов	Пункт 1.10 Порядка N 373-П разрешает при проведении кассовых операций использовать программно-технические комплексы, в том числе оснащенные функцией приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности юридическому лицу. При этом указано, что при оформлении кассовых операций применяются унифицированные формы первичных учетных документов	В соответствии с п. 21 Порядка N 40 регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. Аналогично п. 25 Порядка N 40 разрешается вести кассовую книгу с применением средств автоматизации
Укрепленность кассы	Пункт 1.11 Порядка N 373-П указывает, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом самостоятельно. Таким образом, ответственность за сохранность денежных средств возлагается на организацию, и она вправе решать, каким образом будет осуществляться охрана помещения кассы	В соответствии с п. 29 Порядка N 40 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, эти руководители несут ответственность в установленном законодательством порядке
Организация работы по ведению кассовых операций
Внесение исправлений	Кассовые документы юридического лица оформляет: - главный бухгалтер; - бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица. В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета, другие документы). Внесение исправлений в кассовые документы не допускается (п. 2.1 Порядка N 373)	Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (п. 19 Порядка N 40)
Прием наличных денег в кассу	В соответствии с п. 3.1 Порядка N 373-П при получении приходного кассового ордера кассир должен проверить: - наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера по имеющемуся образцу подписи; - соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью; - наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Наличные деньги должны приниматься кассиром полистным, поштучным пересчетом и таким образом, чтобы вносящее наличные деньги лицо могло наблюдать за действиями кассира. В подтверждение приема наличных денег вносящему наличные деньги лицу выдается квитанция к приходному кассовому ордеру	В силу п. 20 Порядка N 40 при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить: - наличие на документах и подлинность подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных; - правильность оформления документов; - наличие перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года)
Выдача наличных денег из кассы	В силу п. 4.2 Порядка N 373-П наличные деньги из кассы должны выдаваться непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность. Согласно п. 4.3 Порядка N 373-П выдача наличных денежных средств, как и их прием, осуществляется таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. Наличные денежные средства выдаются получателю полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере	В соответствии с п. 16 Порядка N 40 выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя (п. 17 Порядка N 40)
Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по их сумме, если тот не пересчитал их под его наблюдением (п. 4.3 Порядка N 373-П). Таким образом, Порядок N 373-П больше внимания уделяет самому процессу приема наличных денежных средств и выдачи из нее, что не предусматривал Порядок N 40
Выдача денежных средств в подотчет	Пункт 4.4 Порядка N 373-П предписывает выдавать наличные денежные средства в подотчет только при наличии полного отчета по предыдущим выданным суммам. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем	В соответствии с п. 11 Порядка N 40 организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу
Сроки выдачи заработной платы и социальных выплат	В силу п. 4.6 Порядка N 373-П продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты)	В соответствии с п. 9 Порядка N 40 организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке
Таким образом, положительным моментом в Порядке N 373-П является увеличения срока для выдачи заработной платы и иных социальных выплат, соответственно, в эти дни может быть превышен лимит остатка кассы

В заключение отметим, что Порядок N 373-П более лоялен, нежели Порядок N 40. В нем отсутствуют такие нормы, как обязанность проводить внеплановые ревизии по проверке кассы, а также в случае смены кассиров (ранее указанная норма содержалась в п. 37 Порядка N 40), нет четких регламентаций по хранению дубликатов ключей от помещения кассы, не установлен запрет на хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих учреждению. Отсутствует норма, изложенная в п. 41 Порядка N 40, касающаяся проведения проверок ЦБ РФ порядка ведения кассовых операций. Однако, несмотря на послабляющие действия со стороны ЦБ РФ, не следует забывать об административной ответственности, установленной ст. 15.1 КоАП РФ, в соответствии с которой на организации и должностных лиц могут быть наложены штрафные санкции.

М. Зарипова,

эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Указание ЦБ РФ от 13.12.2011 N 2750-У "О признании утратившими силу отдельных нормативных актов Банка России" с 01.01.2012 (далее - Указ N 2750-У).