Новый порядок ведения кассовых операций (В.А. Кузнецова, "Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2012 г.)

Новый порядок ведения кассовых операций

С 01.01.2012 действует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П). Одновременно в соответствии с Указаниями ЦБ РФ от 13.12.2011 N 2750-У признаются утратившими силу документы, применявшиеся до этого*(1). Как мы и предполагали*(2), в новом положении теперь упоминаются индивидуальные предприниматели. Рассмотрим основные нормы данного документа.

Напомним, Президиум ВАС в Постановлении от 29.06.2010 N 1411/10 пришел к выводу, что нормативные акты ЦБ РФ, касающиеся оприходования в кассу денежной наличности, порядка хранения свободных денежных средств, на индивидуальных предпринимателей не распространяются, поскольку в данных документах они не упомянуты. Соответственно, нет и основания для привлечения их к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ. Позже к этой точке зрения присоединился Минфин (Письмо от 29.09.2011 N 03-01-15/6-115).

В новом документе ЦБ РФ исправил свою "оплошность", и теперь в силу п. 1.1 Положения N 373-П оно распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с установленными требованиями, на юридических лиц, перешедших на УСНО, и на индивидуальных предпринимателей.

Лимит остатка наличных денег рассчитываем самостоятельно

Для ведения кассовых операций юридическое лицо и индивидуальный предприниматель устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в Кассовой книге (ф. 0310004)*(3) остатка наличных денег на конец рабочего дня, иначе говоря, лимит остатка наличных денег (п. 1.2 Положения N 373-П). Обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, у которого открыт расчетный счет в банке, лимит устанавливает также в соответствии с данным положением. Этот лимит должен быть утвержден приказом, хранящимся в порядке, определенном руководителем юридического лица, предпринимателем или иным уполномоченным лицом.

Как мы помним, ранее лимит ежегодно утверждался банком на основании представленных организацией расчетов (п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ N 14-П). И пересчитать его в течение года банк мог лишь по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.).

Определяется лимит в соответствии с приложением к Положению N 373-П (п. 1.3). При этом юридические лица, у которых есть подразделения, лимит устанавливают с учетом наличных денег, хранящихся в них, за исключением случая, когда в подразделениях открыты свои счета в банке.

В частности, при расчете лимита учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданные - исходя из ожидаемого поступления наличных денег). Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

, где:

L - лимит остатка наличных денег (в руб.);

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары (работы, услуги) за расчетный период (в руб.), с учетом наличных денег, принятых за проданные товары (работы, услуги) подразделениями юридического лица, если у подразделения нет своего расчетного счета;

Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары (работы, услуги) (в рабочих днях). При его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений денег за аналогичные периоды прошлых лет. Он составляет не более 92 рабочих дней;

- период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары (работы, услуги) (в рабочих днях). Этот период не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица, предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней. Например, если деньги в банк сдаются один раз в три дня, этот показатель будет равен 3 рабочим дням. При его определении также могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (например, режим работы).

Если поступление наличных денег отсутствует, при подсчете лимита остатка учитывается объем выдач наличных денег (ожидаемый объем выдач), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам. При этом лимит остатка рассчитывается по формуле:

, где:

L - лимит остатка наличных денег (в руб.);

R - объем выдач наличных денег за расчетный период (в руб.). Юридическое лицо, в состав которого входят подразделения, при определении этого объема учитывает наличные деньги, хранящиеся в них, за исключением случаев, когда подразделения имеют свои счета;

Р - расчетный период (в рабочих днях). При его определении могут учитываться периоды пиковых объемов и динамика объемов выдач денег за аналогичные периоды прошлых лет. Он составляет не более 92 рабочих дней;

- период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом, предпринимателем наличных денег (в рабочих днях), за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам. Он не должен превышать 7 рабочих дней, а при отсутствии в населенном пункте банка, - 14 рабочих дней.

Соответственно, деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическое лицо и предприниматель обязаны хранить в банке (п. 1.4 Положения N 373-П). Нахождение денег в кассе сверх лимита допустимо в дни выплат заработной платы, стипендий, других выплат, относящихся к фонду заработной платы, выплат социального характера, включая день получения в банке денег на эти цели, а также в выходные, нерабочие праздничные дни, в случае ведения юридическим лицом и предпринимателем в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка денег не допускается.

Как и раньше, наличные деньги для зачисления их на расчетный счет организации, предпринимателя сдаются либо в банк, либо инкассаторам, либо на почту (п. 1.5 Положения N 373-П). Аналогичным образом могут поступить в обособленном подразделении, у которого открыт свой расчетный счет.

Порядок ведения кассовых операций

В организации и у предпринимателя такие операции ведутся кассовым или иным работником (кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под подпись (п. 1.6 Положения N 373-П). При наличии нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Также кассовые операции может проводить и руководитель.

Осуществляемые организацией и предпринимателем кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310001, 0310002). При этом должна быть обеспечена сохранность этих и других кассовых документов в течение установленных законодательством об архивном деле в РФ сроков (п. 1.8, 1.9 Положения N 373-П). Можно вести операции и с применением программно-технических комплексов.

Юридическое лицо и предприниматель должны определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций и их транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег (п. 1.11 Положения N 373-П).

Кассовые документы организации и предпринимателя оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания соответствующего приказа (далее - бухгалтер);

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В документах указывается основание для их оформления с перечислением подтверждающих документов (например, расчетно-платежные ведомости (ф. 0301009), заявления, счета), никакие исправления в них не допускаются (п. 2.1 Положения N 373-П). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, при их отсутствии - руководителем, кассиром, а расходный - руководителем и главным бухгалтером или бухгалтером, при их отсутствии - руководителем, кассиром (п. 2.2 Положения N 373-П).

Если имеется старший кассир, передача денег между ним и кассирами в течение рабочего дня отражается старшим кассиром в Книге принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005), запись в которую вносится в момент передачи денег (п. 2.4 Положения N 373-П).

Оформление документов на компьютере. Если кассовые документы ведутся с применением технических средств, они должны быть распечатаны (п. 2.5 Положения N 373-П). Если Кассовая книга (ф. 0310004) и Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) ведутся на компьютере, необходимо обеспечить сохранность содержащихся в них данных и исключить возможность несанкционированного их изменения. Листы в книгах нумеруются автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Также руководитель по своему усмотрению может решить, распечатывать ли лист Книги учета (ф. 310005) при каждой операции по передаче денег между старшим кассиром и кассирами, или нет. Если лист распечатывается, то на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров, а если нет - проставляется электронно-цифровая подпись (ЭЦП) либо иной аналог собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Кассовая книга (ф. 0310004), оформляемая на компьютере, распечатывается в конце рабочего дня в двух экземплярах. Распечатанные листы обеих книг подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год. Листы Кассовой книги (ф. 0310004), которая ведется в обособленном подразделении, подбираются и брошюруются отдельно. Если же книги ведутся на бумажном носителе, они брошюруются и пронумеровываются до начала их ведения. Заверительная надпись о количестве листов книг подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется печатью.

Контроль за ведением данных книг осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель (п. 2.6 Положения N 373-П).

Порядок приема наличных денег

Прием наличных денег, в том числе от работников, оформляется организацией, предпринимателем Приходным кассовым ордером (ф. 0310001) (п. 3.1 Положения N 373-П). Кассир при его получении проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (руководителя) и ее соответствие имеющемуся образцу, соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме денег, указанной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в нем (п. 3.2 Положения N 373-П). Далее кассир пересчитывает деньги таким образом, чтобы вноситель мог наблюдать за этим процессом. Сверив полученный результат с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает этот документ, а также квитанцию к нему и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. При этом квитанция к приходному кассовому ордеру выдается вносителю денег.

Если кассовые операции ведутся с применением ККТ, по окончании их проведения Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) на основании показаний ККТ оформляется на общую сумму принятых наличных денег (п. 3.3 Положения N 373-П). Возврат остатка неиспользованных "подотчетных" денег тоже оформляется приходным кассовым ордером (п. 3.4 данного положения). Деньги, сдаваемые уполномоченным представителем обособленного подразделения, юридическое лицо также принимает по приходному кассовому ордеру (п. 3.5 Положения N 373-П).

Порядок выдачи наличных денег

Под отчет организацией и предпринимателем деньги выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), а для выплат заработной платы, стипендий и других аналогичных сумм: по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), расчетно-платежным ведомостям (ф. 0301009), платежным ведомостям (ф. 0301011) (п. 4.1 Положения N 373-П).

Деньги кассир выдает непосредственно получателю, указанному в этих документах, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо по доверенности и документу, удостоверяющему личность (п. 4.2 Положения N 373-П). Кассир и в этом случае проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм денег, проставленных цифрами, суммам, указанным прописью. При выдаче денег по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в этом документе, соответствие Ф.И.О. получателя денег, указанных в расходном ордере, данным документа, предъявляемого в качестве удостоверения личности.

Если деньги выдаются по доверенности, в ведомостях (ф. 0301009, 0301011) перед подписью лица, которому доверено получить деньги, кассир пишет "по доверенности". Сама доверенность прилагается к документу, на основании которого выдаются деньги (ф. 0310002, 0301009, 0301011).

При выдаче денег по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) получатель денег указывает в нем получаемую сумму прописью (копейки - цифрами) и подписывает его (п. 4.3 Положения N 373-П). Деньги к выдаче кассир готовит таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями. Получатель денег должен пересчитать их под наблюдением кассира, в противном случае претензии по сумме не принимаются. После выдачи денег кассир подписывает Расходный кассовый ордер (ф. 0310002).

Для выдачи денег работнику под отчет расходный кассовый ордер организацией и предпринимателем оформляется на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме денег и о сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату (п. 4.4 Положения N 373-П). Отчитаться подотчетное лицо должно в течение 3 дней после истечения срока, на который выданы деньги, или со дня выхода его на работу, предъявив авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. В срок, установленный руководителем, главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии - руководитель) проверяют отчет, руководитель его утверждает, и по нему производится окончательный расчет. Под отчет деньги выдаются только при условии полного погашения задолженности по ранее полученной сумме.

Срок выдачи денег для выплат заработной платы, стипендий и на другие цели определяется руководителем и указывается в Ведомости (ф. 0301009 или 0301011) (п. 4.6 Положения N 373-П). Продолжительность срока выдачи денег на эти цели не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег на эти цели в банке). При выдаче денег работникам они пересчитываются кассиром таким образом, чтобы работник мог наблюдать за этим, в свою очередь работник также должен пересчитать сумму под наблюдением кассира (в противном случае претензии от него не принимаются). В последний день выдачи денег кассир ставит в ведомости оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не выданы деньги, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет эти суммы с итоговой суммой по ведомости.

Далее он оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм, в котором указываются наименование (фирменное наименование) юридического лица, Ф.И.О. предпринимателя, дата оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, номер Ведомости (ф. 0301009 или 0301011), Ф.И.О. работника, не получившего деньги, его табельный номер (при наличии), сумма, итоговая сумма по реестру, подпись и расшифровка подписи кассира. Нумерация таких реестров ведется в хронологической последовательности с начала календарного года. Заверенные подписью кассира ведомость и реестр депонированных сумм передаются главному бухгалтеру (бухгалтеру, руководителю), который сверяет их и подписывает.

На фактически выданные по ведомости деньги оформляется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002), номер и дату которого кассир проставляет на последней странице Ведомости (ф. 0301009 или 0301011).

Порядок ведения кассовой книги

Кассовая книга (ф. 0310004) предназначена для учета наличных денег, поступающих в кассу юридического лица и предпринимателя и выдаваемых из кассы (п. 5.1-5.5 Положения N 373-П). Записи в ней ведутся кассиром по каждому приходному, расходному кассовым ордерам, оформляемым на полученные (выданные) наличные деньги. Данные, содержащиеся в кассовой книге, сверяются с данными кассовых документов и в книге выводится сумма остатка денег на конец рабочего дня, подтверждаемая подписью кассира, после чего все данные сверяются и подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем). Если операций в течение дня не было, остатком денег на конец дня будет остаток, выведенный за предшествующий рабочий день.

Обособленное подразделение после выведения остатка на конец рабочего дня передает юридическому лицу за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня лист Кассовой книги (ф. 0310004) (п. 5.6 Положения N 373-П). При ведении книги в бумажном виде передается отрывной второй экземпляр листа книги, а при оформлении на компьютере - распечатанный на бумаге второй экземпляр листа книги. Такая передача может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством РФ. При этом передачу листа книги на бумаге следует организовать в соответствии с утвержденными юридическим лицом правилами документооборота.

* * *

Итак, как мы видим, лимит остатка наличных денег утверждается теперь самой организацией. Отсутствуют в данном документе требования, касающиеся оборудования помещения кассы, проведения ревизии кассы. В связи с отменой старых документов получается, что кредитные организации теперь не будут проводить проверки соблюдения кассовой дисциплины. Кто будет выступать в качестве контролирующего органа? Возможно, ответ появится в новых нормативных актах.

Для индивидуальных предпринимателей новый документ - повод для головной боли. Как известно, они не обязаны иметь расчетный счет, их денежные средства не делятся на личные денежные средства и используемые для предпринимательской деятельности. Заметим, что в отличие от юридических лиц индивидуальные предприниматели по своим обязательствам отвечают всем своим имуществом (ст. 24 ГК РФ). И в связи с этим непонятно, почему они должны отчитываться, куда потратили свои деньги. Абсурдным является и то, что, например, предприниматель, не имеющий работников, будет издавать приказ в отношении самого себя об установлении лимита остатка наличных денег. Ему придется научиться правильно оформлять кассовые документы или нанимать для этих целей работника. И такие вопросы возникают практически по каждому пункту положения.

При этом, как мы помним, согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. Согласно примечанию к ст. 2.4 КоАП РФ предприниматели, совершившие правонарушения, несут административную ответственность как должностные лица, если настоящим кодексом не установлено иное.

Учитывая, что контролирующие органы давно хотели заставить предпринимателей соблюдать кассовую дисциплину, проверяющих, скорее всего, долго ждать не придется. В сложившейся ситуации выход один - снова обращаться за поддержкой в суд. Хотя в связи с тем, что индивидуальные предприниматели поименованы теперь в Положении N 373-П, позицию арбитров предсказать сложно. Ранее они вставали на сторону предпринимателей, в том числе и потому, что в отмененных документах о них ничего не говорилось.

В.А. Кузнецова,

эксперт журнала "Предприятия общественного питания:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. Банком России 22.09.1993 N 40, Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П.

*(2) См. статью "Президиум ВАС встал на сторону предпринимателей в вопросе о кассовой дисциплине", N 9, 2010, стр. 76.

*(3) Здесь и далее в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299.