Вход
Авансовый отчет (Ю.Л. Терновка, "Практическая бухгалтерия", N 2, февраль 2012 г.)
-
Авансовый отчет (Ю.Л. Терновка, "Практическая бухгалтерия", N 2, февраль 2012 г.)
-
Для чего нужен
-
Форма
-
Требования к заполнению
Авансовый отчет
Так или иначе каждая компания сталкивается с необходимостью выдать денежные средства своим сотрудникам. К примеру, чтобы приобрети канцелярские товары или для поездки в командировку. По ним в дальнейшем сотрудник должен отчитаться, представив в бухгалтерию организации авансовый отчет. Даже при том, что документ, казалось бы, прост в заполнении, организации нередко допускают неточности. Попробуем разобраться во всех нюансах.
Для чего нужен
Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Форма
В течение трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные средства, работник организации, их получивший, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55). Составляться может как на бумаге, так и в электронном виде, но всегда в одном экземпляре. Заполняется подотчетным лицом и работником бухгалтерской службы организации. К авансовому отчету необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.
Если в отведенные сроки авансовый отчет не сдан, то, возможно, при проверке контролеры будут настаивать на включении подотчетных сумм в доход сотрудника со всеми вытекающими отсюда последствиями, в частности с удержанием НДФЛ, начислением страховых взносов и т.д.
Напомним, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Требования к заполнению
На лицевой стороне авансового отчета указывается название организации, дата и номер составления документа, фамилия, имя, отчество подотчетного лица, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессия (должность) и назначение аванса. Далее указываются сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.
Необходимо отразить информацию, если денежные средства выдаются сотруднику в иностранной валюте.
Далее заполняется таблица "Бухгалтерская запись". В ней указываются корреспондирующие счета и суммы, затем проверяются оправдательные документы и указывается их количество. Далее ставится отметка о том, что отчет проверен. Ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым денежные средства выдаются или вносятся в кассу.
Затем следует расписка бухгалтера о том, что отчет принят к проверке, со всеми прилагательными документами и их количество.
На оборотной стороне расписывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (товарные чеки, чеки ККТ, квитанции, проездные билеты и иные документы), а также суммы затрат по ним. Документы, которые прикладываются к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В конце отчета ставится подпись подотчетного лица.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Неиспользованный остаток аванса сдается в кассу (оформляется приходный кассовый ордер). Перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.
Унифицированная форма N АО-1
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 01.08.2001 N 55
/---------\
| Код |
|---------|
Форма по ОКУД | 0302001 |
|---------|
ЗАО "Актив" по ОКПО | 15328751|
----------------------------------------------------- \---------/
наименование организации
/-----------------------\
| Номер | Дата |
|-----------+-----------|
Авансовый отчет | 15 |24.01.2012 |
\-----------------------/
/-----------\
| Код |
|-----------|
Структурное подразделение отдел продаж | 03 |
--------------------------------- |-----------|
Подотчетное лицо Петров И.И. Табельный номер| 154 |
--------------------------- \-----------/
фамилия, инициалы
Профессия (должность) менеджер Назначение аванса командировочные расходы
--------- -----------------------
/--------------------------------\ /------------------------------------\
| Наименование | Сумма, | | Бухгалтерская запись |
| показателя |руб. коп.| | |
|----------------------+---------| |------------------------------------|
| | остаток |25 000=00| | дебет | кредит |
|Предыдущий | | | | | |
| аванс |----------+---------| |-----------------+------------------|
| |перерасход| - | | счет,| сумма, | счет, | сумма, |
| | | | |субсчет|руб. коп.|субсчет |руб. коп.|
|----------------------+---------| |-------+---------+--------+---------|
|Получен аванс 1. из | | | 71 |25 000=00| 50-1 |25 000=00|
|кассы | | | | | | |
|----------------------+---------| |-------+---------+--------+---------|
| 1а. в валюте | | | | 19 | 1086=00 | 60 | 1086=00 |
| (справочно) | | | | | | | |
|----------------------+---------| |-------+---------+--------+---------|
| 2. | | | 44 |21 214=00| 60 |21 214=00|
|----------------------+---------| |-------+---------+--------+---------|
| | | | 50-1 | 2700=00 | 71 | 2700=00 |
|----------------------+---------| |-------+---------+--------+---------|
|Итого получено |25 000=00| | | | | |
|----------------------+---------| |-------+---------+--------+---------|
|Израсходовано |22 300=00| | | | | |
|----------------------+---------| |-------+---------+--------+---------|
|Остаток | 2700=00 | | | | | |
|----------------------+---------| |-------+---------+--------+---------|
|Перерасход | - | | | | | |
\--------------------------------/ \------------------------------------/
Приложение 3 документов на 3 листах
-------- ------------
Отчет проверен. К утверждению в сумме Двенадцать тысяч триста -----------
-----------------------------------
сумма прописью
------------------------- руб. 00 коп. (12 300 руб. 00 коп.)
-------------------------- ---- ------ --
Главный бухгалтер Смирнова О.Д. Смирнова
------------ ------------------------------------------
подпись расшифровка подписи
Бухгалтер Потапенко Л.Г. Потапенко
------------ ------------------------------------------
подпись расшифровка подписи
/--------\ /------\
Остаток внесен | | | |
---------------- в сумме | 2700 | руб.| 00 | коп. по кассовому ордеру
Перерасход выдан | | | |
\--------/ \------/
N 98 от "24" января 2012 г.
--- -- -------------- --
Бухгалтер (кассир) Потапенко Л.Г. Потапенко "24" января 2012 г.
--------- ----------------------- -- -------- --
подпись расшифровка подписи
_________________________________________________________________________
л и н и я о т р е з а
Расписка. Принят к проверке от Петрова И.И.
------------------------------------------
авансовый отчет N 15 от "24" января 2012 г.
--- -- -------------- --
на сумму Двенадцать тысяч триста руб. 00 коп., количество документов 3
---------------------------- -- -
на 3 листах
-
Бухгалтер Потапенко Л.Г. Потапенко "24" января 2012 г.
----------- ----------------------- -- -------------- --
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
N п/п | Документ, подтверждающий производственные расходы | Наименование документа (расхода) | Сумма расхода | Дебет счета, субсчета | ||||
по отчету | принятая к учету | |||||||
дата | номер | в руб. коп. | в валюте | в руб. коп. | в валюте | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
1 | 16.01.2012 | - | авиационные билеты | 13 780=00 | - | 13 780=00 | - | |
2 | 17.03.2007 | 1782 | счет гостиницы | 1086 | - | 1086 | - | - |
3 | 17.03.2007 | 3682 | чек КЕМ на оплату услуг гостиницы | 6034=00 | - | 6034=00 | - | |
- | 19.03.2007 | - | суточные | 1400=00 | - | 1400=00 | - | |
Итого | 22 300=00 | - | 22 300=00 | - | ||||
Подотчетное лицо Петров Петров И.И.
----------------- --------------------------------------
подпись расшифровка подписи
Ю.Л. Терновка,
редактор-эксперт
"Практическая бухгалтерия", N 2, февраль 2012 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Практическая бухгалтерия"
ООО "Агентство бухгалтерской информации"
Название Журнала говорит само за себя: в нем есть все, что нужно бухгалтеру-практику.
В каждом номере подробно, на конкретных примерах (с проводками и числовыми расчетами) рассматриваются проблемные вопросы налогового и бухгалтерского учета, типичные и нестандартные ситуации, публикуются комментарии специалистов к наиболее интересным для бухгалтера документам, даются конкретные практические рекомендации и советы по вопросам оптимизации бухучета и налогообложения.
Журнал выходит 1 раз в месяц.