"Как повысить качество отчетности и сэкономить на оплате труда?" (интервью с И.А. Донец, менеджером по финансовому учету компании DHL Express) (К. Ширинян, "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2012 г.)

"Как повысить качество отчетности и сэкономить на оплате труда?" (интервью с И.А. Донец, менеджером по финансовому учету компании DHL Express)

В целях экономии расходов на оплату труда и организацию рабочих мест компании используют разные способы. Один из них - создание общих центров обслуживания и передача им ряда функций. Какие функции могут быть переданы ОЦО, каковы плюсы и минусы создания таких центров, нам рассказала Ирина Донец, менеджер по финансовому учету компании DHL Express.

Ирина Александровна, расскажите, пожалуйста, для чего создают общие центры обслуживания?

Многие корпорации для улучшения позиций на международных рынках капитала стремятся оптимизировать ряд своих ключевых показателей, достичь или превзойти их средние значения в своей отрасли бизнеса или во всем мире.

В частности, таким показателем является стоимость финансовой функции в корпорации.

После того, как исчерпаны все очевидные внутренние способы снижения затрат корпорации на финансовую функцию, например унификация учетных процессов для всех стран и бизнес-подразделений, начинается внедрение интегрированного учета и отчетности по МСФО и локальным стандартам, внедрение единых ERP-систем, минимизация общего количества систем.

Следующим шагом является внедрение общих центров обслуживания для финансовой функции.

Примечание. Корпорации стремятся увеличить стоимость финансовой функции компании. Один из шагов на пути к этому - создание общих центров обслуживания.

Что надо учитывать при создании ОЦО на сегодняшний момент?

Вариантов создания ОЦО два. Первый - в каждой стране (имеет смысл только для больших государств с развитой бизнес-структурой). Второй - в странах с относительно дешевой и достаточно квалифицированной рабочей силой.

В качестве примера можно привести Малайзию - для всего Азиатско-Тихоокеанского региона, часто - для любого мирового региона; Коста-Рику - для США, Мексики, Канады, стран Центральной Америки; Бразилию - для стран Южной Америки; Словакию, Польшу и Венгрию - для Европы.

Примечание. Можно создать ОЦО в каждой стране, где есть подразделения компании. Или сделать это в странах с дешевой рабочей силой.

Какие именно функции компания обычно передает в ОЦО?

Чаще всего в международные ОЦО передаются финансовые процессы, которые можно стандартизировать, не связанные напрямую с клиентским обслуживанием. Их еще называют "фабрикой данных". Примеры таких процессов:

- выставление счетов и учет выручки;

- казначейство, оплата счетов, учет затрат, внутрикорпоративные расчеты, учет наличных расчетов;

- закрытие периодов, записи в главной книге, начисление резервов, учет внеоборотных активов, формирование отчетности (и управленческой, и публикуемой).

Примечание. В международные ОЦО чаще передают те финансовые процессы, которые не связаны напрямую с клиентским обслуживанием.

Ирина Александровна, расскажите, пожалуйста, какие функции остаются в странах, где находится сама компания?

В странах остаются кредитный контроль, обработка запросов клиентов. Часто - налоговая отчетность, аудит. Всегда - планирование и бюджетирование (как правило, процесс на уровне страны сильно упрощается), контроль финансового результата. Расчеты с персоналом часто переводятся на внешний аутсорсинг.

Итоговая ответственность за результаты работы остается в финансовой структуре каждой страны. ОЦО выступает в роли поставщика услуг, работающего по согласованным правилам.

Примечание. В странах, где находится компания, обычно остаются обработка клиентов, налоговая отчетность, аудит, кредитный контроль.

Есть ли различия в разных регионах при создании ОЦО?

С практической точки зрения перевод финансовых процессов в ОЦО от региона к региону может существенно отличаться.

Если рассмотреть перевод финансовых процессов в международный ОЦО для подразделений корпорации в Западной Европе (в принципе, во всем ЕС), то можно прогнозировать быстрый положительный результат. Основанием для прогноза служат позитивные факторы: повсеместное принятие МСФО, отсутствие локальных стандартов учета и отчетности, лояльное отношение к документации, презумпция необходимости затрат для бизнеса (извлечения прибыли), четкая классификация затрат для целей налогообложения и прозрачный и документально простой подход к трансграничным платежам.

Таким образом, финансовые процессы в ОЦО можно передать просто и быстро, обучение специалистов ОЦО можно четко спланировать.

Налоговые риски будут под контролем. Оценка результатов работы ОЦО может быть формализована и автоматизирована.

Примечание. Если перевести финансовые процессы в международный ОЦО для компаний Западной Европы, можно ожидать скорый положительный результат.

Компания решила создать ОЦО. Какие сложности при его использовании могут возникнуть?

Некоторые трудности могут возникнуть из-за большого количества европейских языков (в ряде случаев необходима документация на языке конкретной страны). Также общий уровень квалификации европейских специалистов может быть выше, чем в ОЦО, и эту разницу трудно нивелировать коротким курсом обучения.

Экономия на оплате труда будет достигнута практически немедленно. Средние затраты на одного финансового специалиста в Дании - около 60 тысяч евро, в Малайзии - около 15 тысяч евро в год.

Примечание. При создании ОЦО могут возникнуть сложности из-за большого количества европейских языков.

Расскажите об опыте DHL при работе с ОЦО.

Для группы компаний Deutsche Post DHL был создан международный ОЦО в Куала-Лумпуре (Малайзия).

В этот центр переведены страны Европы (только часть стран и часть финансовых процессов), Азиатско-Тихоокеанский регион (полностью), Ближний Восток, Африка.

ОЦО в Куала-Лумпуре выполняет следующие функции:

- централизованная поддержка SAP и системы выставления счетов; в DP DHL стандартный план счетов по МСФО и единые правила учета для управленческих целей и целей публикуемой отчетности для всех подразделений;

- оплата счетов поставщиков и учет затрат, выставление счетов, кредитный контроль и получение оплаты (выставление счетов - для всех участников, кредитный контроль - для Азиатско-Тихоокеанского региона), внутрикорпоративные расчеты;

- учет внеоборотных активов, начисление резервов, контроль балансовых счетов;

- формирование отчетности по МСФО;

- формирование локальной бухгалтерской и налоговой отчетности для ряда стран.

Отзывы многих финансовых руководителей о работе ОЦО позитивные. В основном это руководители небольших стран, для которых ОЦО с его стандартизацией процессов повысил прозрачность и качество финансовой отчетности.

Тем не менее в целом качество услуг ОЦО достаточно спорно. Отмечено тотальное повышение качества учета, зачастую путем подмены понятий, когда реальная работа делается в странах, а конечный результат фиксируется в ОЦО.

Примечание. Группа компаний Deutsche Post DHL перевела часть финансовых процессов в международный центр в Малайзии.

На что стоит обратить внимание российским компаниям при создании международного ОЦО?

Российским компаниям надо учитывать некоторые усложняющие факторы.

Первый - большие различия между МСФО и РСБУ (несмотря на то, что стандарты постепенно сближаются):

- классификация активов/пассивов (текущие/долгосрочные и т.п.);

- резервы и начисления (требования к их документированию, резервы на бизнес и налоговые риски в МСФО);

- сроки полезного использования ОС, их классификация;

- отложенный налог.

Второй фактор - существенные отличия налогового учета от МСФО.

Третий - неопределенность ряда формулировок (трактовок) налогового законодательства.

Четвертый - презумпция виновности налогоплательщика: необходимо доказывать деловую цель затрат путем детального документирования.

Пятый - бюрократический подход к документальному оформлению.

Шестой - документальный контроль трансграничных сделок/платежей: высокие штрафы за нарушения положений валютного контроля.

Седьмой - все документы должны быть только на русском языке.

Примечание. Один из усложняющих факторов для российских компаний в работе с ОЦО - большие отличия РСБУ от МСФО. Отличия есть и между налоговым учетом и МСФО.

Какие положительные стороны создания подобного ОЦО?

Главное - потенциальная экономия на оплате труда. При условии, что ОЦО находится в странах с низким уровнем жизни.

С какими проблемами может столкнуться российская компания, создавшая ОЦО?

Основной проблемой будет неконтролируемое увеличение налоговых рисков. Причины следующие. Практически невозможно обеспечить контроль необходимой документации и качество налогового учета в ОЦО при полной передаче туда ввода данных. Несмотря на высокий уровень автоматизации и интегрированный учет (одна транзакция для всех баз данных), ошибки неизбежны. Необходим контроль результата, обратная связь "страна - ОЦО". Остается языковой барьер в отношении документации. По-прежнему существует неоднозначность трактовок налогового законодательства в России. Фактически возникает необходимость удваивания ресурсов финансовой функции для обеспечения налогового учета, а значит, возникает вопрос об экономической целесообразности для налоговых целей затрат на ОЦО (так как услуги ОЦО обычно оформляются контрактом и оплачиваются как бухгалтерские или финансовые услуги).

Примечание. У специалистов ОЦО другой менталитет в отношении документооборота, нет необходимой квалификации и опыта.

Беседу провела

К. Ширинян,

эксперт по финансовому законодательству

"Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2012 г.