Исправляем ошибки прежних работодателей в трудовой книжке (Е. Степина, "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2012 г.)

Исправляем ошибки прежних работодателей в трудовой книжке

Если в трудовой книжке работника обнаружены ошибки, которые допустил его прежний работодатель, их нужно исправить. Делается это на основании документов и их копий, представленных с прошлого места работы человека.

Ошибки в трудовой книжке, допущенные на предыдущих местах работы человека, нужно исправить. Есть два варианта внесения исправлений. Либо работник самостоятельно обращается к прежнему работодателю, и там ошибку исправляют в установленном порядке. Либо компания, в которой сотрудник работает сейчас, посылает на его старое место работы запрос и исправляет ошибку на основании официального ответа.

Делать корректирующие записи в трудовой книжке, опираясь на слова сотрудника, нельзя. Чтобы исправить ошибки, нужно получить от предыдущего работодателя необходимые документы*(1). Это могут быть копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т.д.).

Напомним, что в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" не допускается зачеркивание или исправление записей с помощью корректирующих средств. Неверные записи нужно признать недействительными*(2). Исправлению подлежат все обнаруженные ошибки (в т.ч. грамматические). Порядок исправления ошибок см. в схеме на с. 117. Так нужно исправлять все неверные или неточные записи в трудовой книжке: о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях сотрудника.

Порядок исправления ошибочной записи

/-------------\    /----------------\   /-----------\   /------------\

|В графах 1, 2|    |   В графе 3    |   | В этой же |   | В графе 4  |

|  поставить  |    |написать "Запись|   |  графе 3  |   |  указать   |

|    номер    |    | за номером "х" |   |  сделать  |   | реквизиты  |

| по порядку  |    |недействительна"|   |правильную |   | документа  |

|   и дату    |---|                |--|   запись  |--|(или копии) |

|             |    |                |   |           |   |на основании|

|             |    |                |   |           |   |  которого  |

|             |    |                |   |           |   |   внесено  |

|             |    |                |   |           |   |исправление |

|-------------|    |----------------|   |-----------|   |------------|

|      1      |    |       2        |   |     3     |   |     4      |

\-------------/    \----------------/   \-----------/   \------------/

Пример

Сотрудница работает в ООО "Актив" бухгалтером с 23.12.2011. В ее трудовой книжке обнаружена неверная запись в разделе "Сведения о работе", которая была сделана предыдущим работодателем - ЗАО "Пассив". При приеме на работу ошибочно была указана должность "офис-менеджер", что не соответствует Классификатору профессий. Вместо нее нужно написать "секретарь руководителя".

Менеджер по кадрам ООО "Актив" направил в ЗАО "Пассив" запрос с просьбой представить документы, подтверждающие прием сотрудницы на работу. Кадровая служба ЗАО "Пассив" прислала копию приказа о приеме на работу, на основании которой 18.01.2012 в трудовую книжку было внесено исправление (см. рис. 1).

Рис. 1

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Сведения о работе

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество "Пассив" (ЗАО "Пассив")
1	14	03	2011	Принята на должность офис-менеджера	Приказ от 14.03.2011 N 10-к
<...>
				Общество с ограниченной ответственностью "Актив" (ООО "Актив")
4	23	12	2011	Принята на должность бухгалтера	Приказ от 23.12.2011 N 15-2-к
5	18	01	2012	Запись за номером 1 недействительна. Принята на должность секретаря руководителя	Копия приказа от 14.03.2011 N 10-к

Если компания, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник (или текущий работодатель направляет правопреемнику запрос на документы, чтобы внести исправления)*(3). Если предыдущий работодатель ликвидирован, исправления должны быть сделаны по новому месту работы сотрудника на основании официального документа (например, выписки из ЕГРЮЛ).

Пример

Петров А.К. в 2009 г. работал в ЗАО "Актив" курьером, откуда уволился по собственному желанию в январе 2010 г. После этого работал еще в двух местах.

В январе 2012 г. он устроился на работу в ООО "Пассив" на должность менеджера по продажам. Специалист кадровой службы ООО "Пассив" обнаружил ошибку в старой записи об увольнении из ЗАО "Актив": неверно указана статья Трудового кодекса (вместо п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ указана ст. 78 Кодекса).

В 2011 г. ЗАО "Актив" было реорганизовано (присоединено к ОАО "Альфа"). Специалист кадровой службы ООО "Пассив" обратился с запросом к правопреемнику - ОАО "Альфа" для получения подтверждающих документов об увольнении.

ОАО "Альфа" направило по запросу копии приказа об увольнении и личной карточки сотрудника.

В раздел "Сведения о работе" 01.02.2012 внесено исправление (см. рис. 2).

Рис. 2

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Сведения о работе

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество "Актив" (ЗАО "Актив")
1	20	05	2009	Принят на должность курьера	Приказ от 20.05.2009 N 05-к
2	15	01	2010	Трудовой договор прекращен по инициативе работника, статья 78 Трудового кодекса Российской Федерации Начальник кадровой службы Иванова Иванова О.Д. М.П. Петров А.К.	Приказ от 15.01.2010 N 12-6-у
<...>
				Общество с ограниченной ответственностью "Пассив" (ООО "Пассив")
7	18	01	2012	Принят на должность менеджера по продажам	Приказ от 18.01.2012 N 17-9-8-к
8	01	02	2012	Запись за номером 2 недействительна. Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Копия приказа от 18.01.2010 N 12-6-у

Е. Степина,

эксперт по финансовому законодательству

Мнение. Выдавать трудовую книжку на руки нельзя

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Выдача работнику трудовой книжки предусмотрена лишь в случае его увольнения. Если в период работы сотруднику понадобится трудовая книжка, он может получить только заверенную копию или выписку из трудовой книжки.

Дело в том, что ответственность за организацию работы по ведению и хранению трудовых книжек возлагается на компанию-работодателя, а не на сотрудника. Даже если работник напишет заявление или расписку о том, что взял трудовую книжку для определенных целей, при утере документа виновным будет признан работодатель или ответственное за ведение и хранение трудовых книжек лицо.

Если человек не устроился на новую работу, а трудовая книжка, в которой обнаружена ошибка, находится у него на руках, он может самостоятельно обратиться на прежнее место работы и там ошибочную запись исправят. Если же трудовая книжка отдана в кадровую службу по новому месту работы, сотрудник может обратиться к бывшему работодателю с заявлением о выдаче ему документа, свидетельствующего об неверной записи, представить его своему текущему работодателю, который и внесет исправления.

Исправление нужно вносить в порядке, предусмотренном пунктом 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Мнение. Если прежний работодатель ликвидирован

Ирина Щербинина, ведущий юрисконсульт общеправового отдела Юридического управления "ГазпромНефтехим Салават"

В случае ликвидации компании, которая допустила ошибки в записях трудовой книжки, исправления придется вносить кадровикам фирмы, в которой человек трудится в настоящее время. При этом новому работодателю лучше заручиться заявлением работника. В заявлении нужно указать, что прежний работодатель ликвидирован, поэтому сотрудник просит настоящего работодателя внести в его трудовую книжку исправления.

Текст заявления может быть, например, таким: "Прошу внести исправления в запись N ____ в моей трудовой книжке, указав правильной запись ______. ООО "Ромашка" ликвидировано с _______ г.". При этом работник прикладывает к нему выписку из ЕГРЮЛ (она подтвердит ликвидацию прежнего работодателя), а также документы, доказывающие ошибочность внесенных записей (если они имеются). Выписку из государственного реестра сотрудник может получить сам, обратившись в налоговую инспекцию, в которой состоял на учете прежний работодатель.

Данное заявление работника и выписка из ЕГРЮЛ будут основанием для издания текущим работодателем соответствующего приказа, реквизиты которого в последующем кадровик укажет в трудовой книжке работника при исправлении ошибочных сведений и внесении правильных записей.

"Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 27 Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

*(2) п. 30 Правил.

*(3) п. 28 Правил.